文書學文檔系統(tǒng)的建立復習思考題答案

1、第六章文檔系統(tǒng)的建立【本章案例分析】1 某局使用“年代機構(gòu)保管期限”進行文件分類，但同時又單獨設(shè)計了“統(tǒng)計報表類”，將本局編制或報送的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報表等歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？錯, 采用復式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法;該局采用了“年度機構(gòu)保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機構(gòu)分類，又按問題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。2 某公司一個案件的處理工作從1998年開始至2003年結(jié)束，前后整整持續(xù)了5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員每年6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文件，這樣做是否正確？為什么？上述工作形成的全部歸檔文件

2、，原則上應在工作結(jié)束年即2003年一并整理歸檔。在分類時，將這些文件全部歸入2003年這一年度，將來在檔案管理和提供利用時，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對此也不能機械理解，要同時考慮機關(guān)文件歸檔制度和這項工作每年的文件形成量。如果機關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到5個年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應掌握同一尺度，保證查找時的方便。此外，如果這項工作每年的文件形成量較大，如果不及時歸檔就有可能會影響到這些文件的齊全完整并加大平時管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個年度內(nèi)歸檔。3 某大學召開第三屆教代會

3、，在整理會議文件時，將此次會議文件形成的若干文件作為會議決議的附件來處理，集中裝訂成為一“件”，以保持同一事由文件的聯(lián)系性。這樣做可以嗎？為什么？會議文件具有成套性，可以排列在一起；但其附件均具有獨立性，獨立件號，應單獨裝訂。4 某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大，該局對本機關(guān)的收發(fā)文采用文號、級別分類排列的方法，將本機關(guān)的收文全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號依次排列。你認為這種分類方法是否合適？為什么？不合適，（按細則要求，不允許使用除年度、保管期限和組織機構(gòu)（問題）之外的其他分類方法。其原因是，無論級別、文號還是其他分類方法，都不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，反而會割裂歸檔文件之間

4、的歷史聯(lián)系，造成同一事由文件的分散，從而違背“事由原則”。實際工作中，使用這兩種分類方法的機關(guān)都存在著提供利用方面的困難。5某局為貫徹歸檔文件整理規(guī)則，于2001年3月18號召開了由辦公室張主任主持、各部門專兼職檔案人員參加的全局檔案工作會議，會上由檔案室的業(yè)務人員講授了新規(guī)則的新做法，并要求各個部門將自身形成積累的文件分為永久、長期、短期三個期限，按照新規(guī)則要求整理2000年的文書檔案。會后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整理其歸檔文件：（1） 按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護文件。（2） 將其全部歸檔文件分為永久、長期、短期三個期限。（3） 將三個期限的文件分別按照本

5、部門、上級領(lǐng)導指導單位、下級單位、平級單位的文件，依次分類排列。（4） 按照排列順序，在文件首頁的右下角逐件對文件編制件號。（5） 填寫一式二份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊，另一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。（6） 將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。請問，該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件的方法再否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請指出并予以改正。分類法：機構(gòu)-年度-保管期限第一， 不需為每一份文件加封面和封底；第二， 保管期限應定為永久、定期（30或10年）；第三， 在最低一級類目下應按事由原則排列；第四， 件號位置應在文件首頁上方空白處；第五， 檔案盒只是歸檔文件的保管裝具，

6、而不再是一級整理單位。提供利用時，檔案人員是根據(jù)歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、件號”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的起止件號找到相應檔案盒需要抽取的實體。在每盒內(nèi)設(shè)置“卷內(nèi)文件目錄”，對檢索并無意義。6 某局使用“年代機構(gòu)保管期限”進行文件分類，但同時又單獨設(shè)計了“重大請示類”，將本局局長簽發(fā)的重大請示類文件歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？為什么？錯, 采用復式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法;該局采用了“年度機構(gòu)保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機構(gòu)分類，又按問題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。7 指出下列歸檔文件目錄中項

7、目填寫的不規(guī)范之處，并予以改正。件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注10本局20008號通知20003918小張借走未還上課講過8.小李是某公司文件歸檔人員，公司某次重要會議后，他在將會議文件作為成套文件歸檔后，簡化了整理環(huán)節(jié)，沒有逐一填寫歸檔文件目錄。他這種做法是否正確？為什么？ 不正確。會議文件作為成套文件可排列在一起，保持文件間的有機聯(lián)系，但每一件需單獨編件號，并逐一填寫歸檔文件目錄。9為某機關(guān)編制歸檔文件目錄時，習慣將項目中的“責任者”一欄填入承辦部門的名稱，這種做法是否正確？不正確。承辦部門有時不一定是文件的發(fā)文者。如承辦部門的代擬稿，雖然由承辦部門擬稿，但發(fā)文機關(guān)名稱是本機關(guān)，故責任者要

8、填寫本機關(guān)。為某單位擬制一份歸檔文件整理的流程圖。10舉出若干例由承辦人負責立卷的專門文件11判斷以下歸檔文件所屬的年度。（1）1995年形成的19962000年工作規(guī)劃應歸入1995（2）1997年形成的1996年機關(guān)工作總結(jié)應歸入1997（3）2004年8月28日通過，2005年4月1日起實行的電子簽名法的定稿、存本應歸入2004 （4）某單位一個房地產(chǎn)糾紛案件材料是跨年度形成文件（從20002004年），分類時歸入。2004（5）幾份文件作為一件時, “件”的日期應以裝訂時應以日期為準。排在最前面的文件（6）某機關(guān)一部分內(nèi)部文件(白頭文件)文件沒有標注日期，歸卷時應歸類?？疾煳募?nèi)容，判

9、斷文件大致形成日期歸類。（7）大學以學年為單位進行工作，形成的教學文件應該按分類，其他的文件仍按分類。綜合管理時可將這兩種年度的文件。12.某大學的歸卷文件整理中，請分別確定以下文件的立卷分工。（1） 以校黨委或黨組起草或討論決定, 以學校行政名義的發(fā)文歸入。校辦（2） 業(yè)務部門教務處起草而以該大學名義的發(fā)文一般應歸入；確有必要，也可歸入。大學綜合部門，教務處（3） 該大學黨政聯(lián)合行文的原件由整理(立卷)歸檔, 其他機關(guān)保存或其他形式的文件副本。黨辦，復本（4） 會議文件以該大學名義召開的多個機構(gòu)召開的綜合性會議，歸入；以學校名義召開的招生工作專業(yè)會議，歸入。大學綜合部門，學校招辦（5） 兼職

10、文件 本學校黨委書記兼任省人大常委會副主任，在履行兼職職務時形成的文件，由整理歸檔。省人大常委會【本章討論題及答案提示】1.為何規(guī)則將分類層次限定為2-3級?【答案提示】 基于計算機管理條件下新檢索方式的考慮,無須通過細分屬類即可滿足檢索要求.2. 某局使用“年度機構(gòu)保管期限”進行文件分類，但同時又單獨設(shè)計了“統(tǒng)計報表類”，將本局編報的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報表等歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？【答案提示】 錯, 采用復式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法;該局采用了“年度機構(gòu)保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機構(gòu)分類，又按問題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索

11、。3. 由檔案室集中整理歸檔文件的大型機關(guān)是否可以采用“年度保管期限”分類方法？【答案提示】 大型機關(guān)無論選擇在哪個環(huán)節(jié)整理歸檔，都不宜選用此分類法，因為不利于“隨辦隨歸”；也未體現(xiàn)出形成規(guī)律和聯(lián)系，給今后的檔案管理和提供利用造成困難。4. 為什么將保管期限作為一項分類標準?【答案提示】 是規(guī)則首次提出, 此前僅作為排列要求。現(xiàn)首先要進行價值鑒定，使同一期限的檔案相對集中；同一事由文件因價值不同分存，就要求計算機發(fā)揮其特有作用，實現(xiàn)相關(guān)文件的族性檢索，在手工管理中應編制專題目錄。5. 可否使用文號、級別等其他分類方法?【答案提示】 按規(guī)則不允許使用除年度、保管期限和組織機構(gòu)（問題）之外的其他分類方法。因為其他方法不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，違背“事由原則”，提供利用困難。6. 某項工作從19982003年持續(xù)5