華為時(shí)間管理法

1、目錄緒緒 論論第一章：自省法則第一章：自省法則分析時(shí)間的使用方式分析時(shí)間的使用方式第二章：目標(biāo)法則第二章：目標(biāo)法則用用SMART標(biāo)準(zhǔn)提高效率標(biāo)準(zhǔn)提高效率第三章：方圓法則第三章：方圓法則一切按規(guī)則做事一切按規(guī)則做事目錄第四章：四象限法則第四章：四象限法則在正確的時(shí)間做正確的事在正確的時(shí)間做正確的事第五章：精簡法則第五章：精簡法則優(yōu)化工作流程和細(xì)節(jié)優(yōu)化工作流程和細(xì)節(jié)第六章：韻律法則第六章：韻律法則讓每一分鐘都有價(jià)值讓每一分鐘都有價(jià)值第七章：第七章：80/20法則法則把時(shí)間用于少數(shù)重要的事把時(shí)間用于少數(shù)重要的事 緒緒 論論 課程簡介 本課程介紹了華為時(shí)間管理七大法則自省法則、目標(biāo)法則、方圓法則、四象

2、限法則、精簡法則、韻律法則和80/20法則，并通過案例、經(jīng)驗(yàn)、技巧的介紹，對七大法則分別加以解釋，引導(dǎo)并幫助學(xué)員總結(jié)日常工作中在時(shí)間管理上常見的誤區(qū)，采取行之有效的處理方法。 學(xué)習(xí)目標(biāo)：學(xué)習(xí)目標(biāo)： 1. 學(xué)會正確的時(shí)間分配并充分有效地利用時(shí)間，在今后的工作中減少浪費(fèi)時(shí)間現(xiàn)象。 2. 學(xué)會制定SMART的工作目標(biāo) 。 3. 掌握制定有效工作計(jì)劃的方法和過程。 第一章：自省法則第一章：自省法則分析時(shí)間的使用方式分析時(shí)間的使用方式問問自己 你經(jīng)常不吃早餐嗎？ 每周你不止一次把工作帶回家做嗎？ 會出現(xiàn)有時(shí)會很緊張，而有時(shí)又會覺閑的悶得慌嗎？ 你需要5分鐘甚至更多的時(shí)間在電腦里找一份文件嗎？ 你的文具總

3、是在你需要的時(shí)候不翼而飛嗎？ 你是否總覺得計(jì)劃趕不上變化？ 你是否覺得不受打擾，專心工作的時(shí)間越來越短了？ 你在某件工作上耗費(fèi)的時(shí)間總是大于之前的預(yù)計(jì)？ “沒時(shí)間”是你的口頭禪嗎？ 你忘記了重要承諾和約會。 如果你有如果你有5 5個問題回答是肯定的！你就需要學(xué)個問題回答是肯定的！你就需要學(xué)習(xí)如何有效地進(jìn)行時(shí)間管理！習(xí)如何有效地進(jìn)行時(shí)間管理！案例分享：時(shí)間特性時(shí)間的獨(dú)特性供給毫無彈性：每一個人都應(yīng)該去探索如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)，延長自己的有效生命。案例分享 時(shí)間特性假設(shè)：有一家銀行每天早上都在你的帳戶里存入￥86,400，可是每天的帳戶余額都不能結(jié)轉(zhuǎn)到明天，一到結(jié)算時(shí)間銀行就會

4、把你當(dāng)日未用盡的款項(xiàng)全數(shù)刪除這種情況下你會怎么做？當(dāng)然：每天不留分文地全數(shù)提領(lǐng)是最佳選擇！你可能不曉得其實(shí)我們每個人都有這樣的一個銀行，它的名字是時(shí)間(Time)每天時(shí)間銀行會為你在帳戶里自動存入86,400秒時(shí)間的獨(dú)特性無法儲蓄：時(shí)間不像其它資源那樣可以積蓄儲藏。我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以無法節(jié)流。時(shí)間的獨(dú)特性無法取代：任何一項(xiàng)活動都有賴于時(shí)間的堆砌。因此，時(shí)間是無法取代的。無法失而復(fù)得：時(shí)間一旦喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。倘若揮霍了時(shí)間，無法象失物一樣失而復(fù)得。 令工作更輕松，更富有成效！ 增加成就感！ 更多的時(shí)間享受生活！??！時(shí)間正啊！時(shí)間正在死亡在死亡時(shí)間供給沒有彈性時(shí)間供給沒有彈性時(shí)間無法蓄積

5、時(shí)間無法蓄積時(shí)間無法取代時(shí)間無法取代時(shí)間無法失而復(fù)得時(shí)間無法失而復(fù)得如果平均如果平均8080歲壽命歲壽命?1-20、60-80忽略不計(jì)，余40 1年為1寸 睡眠 小時(shí) 年 一日三餐 小時(shí) 年 交通 小時(shí) 年電話 小時(shí) 年看電視、上網(wǎng) 小時(shí) 年看報(bào)、聊天 小時(shí) 年刷牙、洗臉、洗澡 小時(shí) 年休假、白日夢 鬧情緒、身體不適小時(shí) 年 ?平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計(jì)，余40 1年為1寸 睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5交通 1.5小時(shí) 2.5年 20電話 1小時(shí) 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3看報(bào)、聊天 3小時(shí)

6、 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時(shí) 3.3年 3.33.3認(rèn)識時(shí)間管理 時(shí)間管理時(shí)間管理 如何面對時(shí)間的流失而進(jìn)行自我的管理，其如何面對時(shí)間的流失而進(jìn)行自我的管理，其所持的態(tài)度是將過去做為現(xiàn)在改善的參考，把未所持的態(tài)度是將過去做為現(xiàn)在改善的參考，把未來做為現(xiàn)在努力的方向，立刻去運(yùn)用正確的方法來做為現(xiàn)在努力的方向，立刻去運(yùn)用正確的方法做正確的事。做正確的事。自自 律律自自 律律 Self Self DisciplinedDisciplined自自 我我 管管 理理自自 我我 管管 理理Self Self ManagedManaged自自

7、我我 激激 勵勵自自 我我 激激 勵勵 Self Self MotivatedMotivated 自自 我我 學(xué)學(xué) 習(xí)習(xí)自自 我我 學(xué)學(xué) 習(xí)習(xí)Self Self LearningLearning 自自 我我 完完 善善 自自 我我 完完 善善Self Self FulfilledFulfilled “ “ 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理 ” ”時(shí)間管理的定位與價(jià)值 一起來做個小測試，看看你的時(shí)間觀念吧！個人時(shí)間觀念的測試 續(xù) 表 結(jié)果解釋v A偏多 您的時(shí)間觀念較強(qiáng)。v B偏多 您的時(shí)間觀念偏弱，有待加強(qiáng)。v C偏多 您的中性作風(fēng)過強(qiáng)，不隨意浪費(fèi)時(shí)間，也不太在意時(shí)間。耗時(shí)因素分析 續(xù) 表 使用說明 請

8、在上述耗時(shí)因素清單中找出您在時(shí)間損失發(fā)最經(jīng)常出現(xiàn)、最浪費(fèi)時(shí)間的5個因素！1. 2.3.4.5. 浪費(fèi)時(shí)間的根本原因還在于你自己！時(shí)間管理誤區(qū) 之 工作缺乏計(jì)劃因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考；不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；不了解做計(jì)劃的好處；計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失信心；不知如何做計(jì)劃；誤區(qū)一時(shí)間管理誤區(qū) 之 組織工作不當(dāng)職責(zé)權(quán)限不請，工作內(nèi)容重復(fù)事必躬親，親力親為溝通不良工作時(shí)斷時(shí)續(xù)誤區(qū)二案例分享：忙人的惡性循環(huán)案例分享 忙人的惡性循環(huán)時(shí)間管理誤區(qū) 之 時(shí)間控制不夠習(xí)慣拖延時(shí)間不擅處理不速之客的打擾不擅處理無端電話的打擾泛濫的“會議病”困擾誤區(qū)三案例分享：拖延商

9、數(shù)測驗(yàn)案例分享 拖延商數(shù)測驗(yàn)請據(jù)實(shí)選擇以下每一個陳述最切合你的答案：A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。我對重要的行動計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會。試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。案例分享 拖延商數(shù)測驗(yàn)我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時(shí)

10、，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。 10.在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 “非常同意”評4分 “略表同意”評3分 “略表不同意”評2分 “極不同意”評1分 總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。 總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。 總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。 第二章：目標(biāo)法則第二章：目標(biāo)法則用用SMART標(biāo)準(zhǔn)提高效率標(biāo)準(zhǔn)提高效率SMARTSMART原則原則S S-Specific -Specific 具體，不能籠統(tǒng)；M M-Measurable -Measurable 可度量，A A-Attainable

11、 -Attainable 可實(shí)現(xiàn)，指付出努力的情況下 可以實(shí)現(xiàn)，避免過高或過低的目標(biāo)。R R-Realistic -Realistic 現(xiàn)實(shí)性，指目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的。T T-Time bound -Time bound 時(shí)限，完成目標(biāo)的期限。制定目標(biāo)目標(biāo)是指你想或期望通過努力而取得的一個確切的、明確的結(jié)果。聰明的目標(biāo)：具體 對以下所述具體目標(biāo)進(jìn)行評估。這些目標(biāo)是否詳細(xì)地表明了期望達(dá)到的結(jié)果？請?jiān)谶m當(dāng)?shù)目崭裉幪钌嫌浱?。聰明的目?biāo)：能夠衡量聰明的目標(biāo)：能夠衡量 對以下所述的能夠衡量的目標(biāo)進(jìn)行評估，這些目標(biāo)是否可計(jì)量？是否有一種比較的方法表示目標(biāo)已經(jīng)達(dá)到？請?jiān)谶m當(dāng)?shù)目崭駜?nèi)填上記號。聰明的目標(biāo)：時(shí)間和資

12、源約束聰明的目標(biāo)：時(shí)間和資源約束 對以下有關(guān)時(shí)間和資源限制的句子進(jìn)行評估，是否清楚地表示了目標(biāo)完成的范圍？請?jiān)谶m當(dāng)?shù)目崭裉幪钌嫌浱枴Ｂ斆髂繕?biāo)的要素聰明目標(biāo)的要素 找出以下每個聰明目標(biāo)中的主要的要素： 在2012年7月1日前開發(fā)5個新客戶、將稅前銷售額增加到20,000美元，費(fèi)用預(yù)算控制在5,000美元之內(nèi)。表示動作的詞語:可衡量的結(jié)果:時(shí)間的約束:資源的約束: 在2014年12月31日前將市場份額擴(kuò)大到5，同時(shí)廣告費(fèi)用不超過現(xiàn)在的標(biāo)準(zhǔn)。表示動作的詞語：可衡量的結(jié)果：時(shí)間的限制：資源的約束:聰明的目標(biāo)聰明的目標(biāo) 以下所述是否是聰明的目標(biāo)，如果不是，請重新改寫，將它們變成聰明的目標(biāo)。1、廚房用具的

13、損耗率應(yīng)被控制在最小限度。2、在10月1日之前消除現(xiàn)有電腦維護(hù)編碼軟件錯誤，成本不超過40個工作小時(shí)。3、在1月1日之前降低正常的營運(yùn)成本。4、迅速接聽電話，必要時(shí)記錄留言。5、在年底前明顯降低由于意外事故造成的時(shí)間損失。6、不增加費(fèi)用的前提下，在6月1日前增加冰箱銷售額10。 將大目標(biāo)子目標(biāo)化寫下一個大目標(biāo)寫下一個大目標(biāo)寫出實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所有的必要條件及充分條件，作寫出實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所有的必要條件及充分條件，作為小目標(biāo)，即第一層樹杈為小目標(biāo)，即第一層樹杈寫出實(shí)現(xiàn)每個小目標(biāo)所需的必要條件及充分條件，寫出實(shí)現(xiàn)每個小目標(biāo)所需的必要條件及充分條件，變成第二層樹杈變成第二層樹杈如此類推，直到畫出所有的樹葉如此

14、類推，直到畫出所有的樹葉-即時(shí)目標(biāo)為止，即時(shí)目標(biāo)為止，才算完成該目標(biāo)多杈樹的分解才算完成該目標(biāo)多杈樹的分解 時(shí)間計(jì)劃舉例第第 39 周周工工作作計(jì)計(jì)劃劃姓姓名名：張張虹虹制制訂訂日日期期： 9月月25日日事事項(xiàng)項(xiàng)序序號號工工作作事事項(xiàng)項(xiàng)優(yōu)優(yōu)先先順順序序協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)人人消消耗耗工工時(shí)時(shí)完完成成時(shí)時(shí)間間備備注注1辦理員工檔案、學(xué)生協(xié)議63本周2三季度考核方案的制定及實(shí)施1部門經(jīng)理6本周3考核制度的修改3部門經(jīng)理8本周初稿試行4中層經(jīng)理考核的實(shí)施2全體6本周5考核前的培訓(xùn)4部門經(jīng)理66安排對員工的法律培訓(xùn)74周三7在“大學(xué)生就業(yè)”上登廣告的相關(guān)工作82本周三8與交通醫(yī)院聯(lián)系復(fù)查及帳務(wù)結(jié)算92本周9與德勤

15、聯(lián)系薪資調(diào)查一事5部門經(jīng)理4本周其其他他1新員工的上崗培訓(xùn)2周一、周四2勞動合同的簽訂及發(fā)放2周五34 第三章：方圓法則第三章：方圓法則一切按規(guī)則做事一切按規(guī)則做事工作方法三段論工作方法三段論目標(biāo)目標(biāo)方法方法行動行動計(jì)劃計(jì)劃 計(jì)劃是計(jì)劃是從目標(biāo)到從目標(biāo)到方法的橋方法的橋梁梁 安排時(shí)間計(jì)劃制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計(jì)劃；同時(shí)從長期和短期的角度考慮，計(jì)劃每天應(yīng)完成的任務(wù)，一次應(yīng)制定出數(shù)周甚至數(shù)月的時(shí)間安排。 整體思路：目標(biāo)任務(wù)總體工作計(jì)劃工作事項(xiàng)短期具體工作計(jì)劃。 帶上你的待辦事項(xiàng)清單，需要時(shí)對照查詢，以保證你至少完成了當(dāng)天的首要任務(wù)。 在一天結(jié)束時(shí)對計(jì)劃進(jìn)行復(fù)核。獎賞自己按計(jì)劃完成

16、了某些任務(wù)，并在一周剩下的時(shí)間內(nèi)對計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整。 謹(jǐn)記，像堅(jiān)持計(jì)劃這樣的新習(xí)慣一開始是很難保持的。習(xí)慣成自然，實(shí)踐得越多，保持起來就會越容易。利用意料之外的空閑時(shí)間：下列多種因素會導(dǎo)致出現(xiàn)意料之外的空閑時(shí)間：旅行延遲、會議取消、約會延遲。這些時(shí)間經(jīng)常會被浪費(fèi)掉。要養(yǎng)成利用這些空余時(shí)間處理事務(wù)的習(xí)慣：5分鐘：安排一個約會，寫張便條，更新代辦單；10分鐘：打一個簡短的電話，為某次會議準(zhǔn)備議題，閱讀并回復(fù)電子郵件，安排即將來臨的旅行 ；30分鐘：瀏覽刊物、雜志和安排每周計(jì)劃，撰寫一份報(bào)告提綱，填寫一份開支報(bào)告。 第四章：四象限法則第四章：四象限法則在正確的時(shí)間做正確的在正確的時(shí)間做正確的事事第

17、三象限第三象限（輕）（輕）第一象限第一象限（急）（急）第四象限第四象限（緩）（緩）第二象限第二象限(重重)急迫急迫重要重要不重要不重要不急迫不急迫干擾，一些電話干擾，一些電話一些會議一些會議一些緊急事件一些緊急事件湊熱鬧的活動湊熱鬧的活動危機(jī)危機(jī)急迫的問題急迫的問題有限期的任務(wù)，會議的有限期的任務(wù)，會議的 準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)細(xì)瑣的工作細(xì)瑣的工作浪費(fèi)時(shí)間的閑聊浪費(fèi)時(shí)間的閑聊無關(guān)緊要的信件無關(guān)緊要的信件看太多的電視看太多的電視準(zhǔn)備及預(yù)防工作準(zhǔn)備及預(yù)防工作計(jì)劃計(jì)劃關(guān)系的建立關(guān)系的建立培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新急迫急迫重要重要不重要不重要不急迫不急迫偏重于第一象限結(jié)果：偏重于第一象限結(jié)果： 壓力壓

18、力 筋疲力竭筋疲力竭 危機(jī)處理危機(jī)處理 忙于收拾殘局忙于收拾殘局偏重于第三象限結(jié)果：偏重于第三象限結(jié)果： 短視近利短視近利 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 危機(jī)處理危機(jī)處理 輕視目標(biāo)與計(jì)劃輕視目標(biāo)與計(jì)劃偏重于要第四象限結(jié)果：偏重于要第四象限結(jié)果： 全無責(zé)任感全無責(zé)任感 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生 危機(jī)處理危機(jī)處理 忙于收拾殘局忙于收拾殘局結(jié)果：結(jié)果： 有遠(yuǎn)見，有理想有遠(yuǎn)見，有理想 平衡，紀(jì)律，自制平衡，紀(jì)律，自制 少有少有危機(jī)危機(jī) 第五章：精簡法則第五章：精簡法則優(yōu)化工作流程和細(xì)節(jié)優(yōu)化工作流程和細(xì)節(jié)改善工作環(huán)境 將所有可以吸引你視線的東西全挪開 將你每天必須用的文具

19、放在上面 ( 電話, 時(shí)間表, 筆記本, 日歷, 筆座.) 將你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方管理你的Email 處理 Email 的時(shí)間安排 主要還是根據(jù)個人特性處理 一般情況下 公務(wù)Email處理放在工作時(shí)間的兩端處理 私人Email放在晚上時(shí)間處理 做好Email資料夾的分類 一目了然 分類分項(xiàng)管理你的Email先問自己以下幾個問題1、你一天花多少時(shí)間在看 Email？2、你進(jìn)Email會不會看小說？3、你看Email的時(shí)間是連續(xù)的，還是片斷的？4、你的Email有沒有做分類？5、你回信時(shí)是邊看邊回，還是分類集中回信？6、你進(jìn)Email

20、信箱，是先看信還是先發(fā)信？善善用用省省時(shí)時(shí)工工具具 電話 移動電話 E-mail 網(wǎng)址 傳真 交通系統(tǒng) 電腦 手提電腦 PDA 語音系統(tǒng)案例分享 混亂的辦公室 第六章：韻律法則第六章：韻律法則讓每一分鐘都有價(jià)值讓每一分鐘都有價(jià)值 韻律原則韻律原則 包括兩個方面的內(nèi)容： 一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學(xué)會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-mail），要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等； 二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習(xí)慣等。 記錄自己日常工作習(xí)慣，連續(xù)記上一個星期，也許你就發(fā)現(xiàn)記錄自己日常工作習(xí)慣，連續(xù)記上一個星期

21、，也許你就發(fā)現(xiàn)了自己的生物鐘規(guī)律！了自己的生物鐘規(guī)律！ 注意觀察自己，尋找自己生物鐘的規(guī)律，再根據(jù)生物鐘安排自己的工作 掌握自己最有效率的時(shí)間 重要的、復(fù)雜的放在精力高峰期完成 精力低谷用于處理不重要的工作和休息 逐步形成有自己特性的高效能的工作規(guī)律 一般來說每天的情況一般來說每周的情況一般來說每周的情況時(shí)間管理的技巧 符合生理周期了解你的了解你的“興奮興奮”和和“低潮低潮”時(shí)間段并以此為時(shí)間段并以此為依據(jù)制定你每天的工作計(jì)劃。依據(jù)制定你每天的工作計(jì)劃。把需要創(chuàng)造力和智慧的重要工作或活動安排在把需要創(chuàng)造力和智慧的重要工作或活動安排在你精力旺盛的時(shí)間來做。日常的或單調(diào)的事務(wù)則你精力旺盛的時(shí)間來做

22、。日常的或單調(diào)的事務(wù)則應(yīng)放在精力不太旺盛時(shí)處理。應(yīng)放在精力不太旺盛時(shí)處理。保持時(shí)間的系統(tǒng)性 時(shí)間具有系統(tǒng)性時(shí)效能才會提高 時(shí)間效能的殺手之一就是不重要的瑣事 因此 收集日?，嵤?學(xué)會將日?，嵤录刑幚淼牧?xí)慣和能力 第七章：第七章：80/20法則法則把時(shí)間用于少數(shù)重要的事把時(shí)間用于少數(shù)重要的事 80/20原則含義：80%的工作價(jià)值來自于20%的工作事項(xiàng)，而剩下的20%的價(jià)值來自于80%的工作事項(xiàng)。 80/20原則啟示啟示：20%的工作事項(xiàng)創(chuàng)造80%的工作價(jià)值；抓住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保證80%的工作結(jié)果；改進(jìn)這20%的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。誤區(qū)：面面俱到都想做好； 完全主義都想做完； 平均分配時(shí)間和精力?！?080、20”20”法則運(yùn)用法則運(yùn)用先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道圓的面積占圓的面積占正方形面積正方形面積的多少嗎？的多少嗎？ 你知道去掉你知道去掉圓的面積正方圓的面積正方形面積還剩下形面積還剩下多少嗎？多少嗎？結(jié)論：結(jié)論：做重要的