公司合同管理制度

1、 深航合同管理制度深航合同管理制度 主講：林嵩泉支持性文件：1、深圳航空有限責(zé)任公司合同管理辦法（深航發(fā)20135號(hào)）2、深圳航空有限責(zé)任公司授權(quán)管理辦法（深航發(fā)201195號(hào)）3、深圳航空有限責(zé)任公司分公司合同管理規(guī)定（深航發(fā)2015248號(hào)）4、深圳航空有限責(zé)任公司合同專用章管理規(guī)定（深航發(fā)2015249號(hào)）5、深圳航空有限責(zé)任公司合同審核管理規(guī)定（即將發(fā)布） 一、合同概述二、合同審批三、合同簽署、用章四、合同存檔五、常見(jiàn)問(wèn)題一、合同概述一、合同概述合同的定義 本辦法所稱合同是指公司與其他法人、組織或自然人簽訂的為明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議、意向書(shū)、備忘錄等書(shū)面文件。公司勞動(dòng)合同不適用本辦

2、法。-合同管理辦法第3條合同的級(jí)別 深圳航空有限責(zé)任公司合同分級(jí)分類及審批權(quán)限表合同分類合同級(jí)別合同審批程序合同簽署權(quán)限一級(jí)合同二級(jí)合同三級(jí)合同合同承辦單位意見(jiàn)會(huì)簽部門(mén)意見(jiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)公司辦公室（法律事務(wù)）財(cái)務(wù)部專業(yè)審核部門(mén)意見(jiàn)分管副總裁級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)總會(huì)計(jì)師總裁單位負(fù)責(zé)人經(jīng)公司授權(quán)的其他人員分管副總裁級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)總裁飛機(jī)、發(fā)動(dòng)機(jī)及模擬機(jī)財(cái)產(chǎn)類飛機(jī)、發(fā)動(dòng)機(jī)、模擬機(jī)選型、購(gòu)買(mǎi)、出售合同、飛機(jī)、模擬機(jī)租賃合同是發(fā)動(dòng)機(jī)租賃合同500萬(wàn)以上200萬(wàn)以上200萬(wàn)以下飛機(jī)改裝是飛機(jī)、發(fā)動(dòng)機(jī)及部件修理及改裝合同500萬(wàn)以上200萬(wàn)以上200萬(wàn)以下模擬機(jī)航材采購(gòu)合同30萬(wàn)以上30萬(wàn)以下上述相關(guān)協(xié)議總協(xié)議（含航材采購(gòu)

3、總協(xié)議）是金融類飛機(jī)保險(xiǎn)、擔(dān)保、貸款及融資合同是二、合同審批二、合同審批提起合同審批前，承辦部門(mén)須完成以下工作：1、審查對(duì)方單位資質(zhì)材料：負(fù)責(zé)對(duì)簽約單位主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力和簽字人簽約資格進(jìn)行審查和核準(zhǔn)。-合同管理辦法第6條2、確定合同文本 合同承辦單位在選擇合同文本時(shí)，優(yōu)先適用公司合同范本；無(wú)公司合同范本的，適用工商行政管理部門(mén)或行業(yè)主管部門(mén)頒布的標(biāo)準(zhǔn)合同或參考文本。 無(wú)上述合同文本或未使用上述合同文本的，由合同承辦單位自擬合同文本或使用合同對(duì)方提供的合同文本，但合同承辦單位應(yīng)在提交審核時(shí)作出說(shuō)明。 使用公司合同范本的，如對(duì)范本條款有增加、修改、刪除之處，合同承辦單位在提交審核時(shí)應(yīng)以

4、明顯的形式作出標(biāo)識(shí)。-合同審核管理規(guī)定第5、6條分公司合同管理規(guī)定第9條公司合同范本查閱方法3、合同文本的初步審核 合同承辦單位應(yīng)在合同主要條款（包括附件）與合同對(duì)方達(dá)成一致后，對(duì)合同文本進(jìn)行初步審核。合同承辦單位初步審核內(nèi)容包括：合法性、嚴(yán)密性、可行性三個(gè)方面。-合同審核管理規(guī)定第7、8條4、根據(jù)合同級(jí)別提交合同審批程序 根據(jù)合同管理辦法的附表合同分級(jí)分類及審批權(quán)限表確定合同的級(jí)別，不得以單價(jià)、月租等代替總額或有意分拆合同降低合同級(jí)別。對(duì)于無(wú)具體合同總額的協(xié)議，應(yīng)按照歷史數(shù)據(jù)、預(yù)測(cè)估值等合理認(rèn)定合同總額及相應(yīng)級(jí)別。-合同審核管理規(guī)定第9條 一、二級(jí)合同，合同承辦單位應(yīng)在公司內(nèi)網(wǎng)提起合同審核流

5、程并由法律、財(cái)務(wù)及其他相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專業(yè)審核。三級(jí)合同，合同承辦單位自行審核。-合同審核管理規(guī)定第11條分公司合同管理規(guī)定第11條 一、二級(jí)合同審批單入口 綜合業(yè)務(wù)-（部門(mén)類）【辦公室】合同審核 可選部門(mén)會(huì)簽經(jīng)辦人提交 OR？ 必選部門(mén)會(huì)簽必選部門(mén)：財(cái)務(wù)部、公司辦公室法律事務(wù)室可選部門(mén)：除財(cái)務(wù)、法律之外需要簽批意見(jiàn)的部門(mén)反饋環(huán)節(jié)的意見(jiàn)填寫(xiě) 合同承辦單位應(yīng)按審核意見(jiàn)與合同對(duì)方協(xié)商并修改合同文本。合同承辦單位如無(wú)法按審核意見(jiàn)修改，又確有必要簽署合同的，應(yīng)在合同審核流程的反饋環(huán)節(jié)由合同承辦人員作出無(wú)法修改的情況說(shuō)明，并經(jīng)合同承辦單位負(fù)責(zé)人同意。-合同審核管理規(guī)定第14條分公司合同管理規(guī)定第12條一、二

6、級(jí)合同對(duì)應(yīng)的公司領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn) 一級(jí)合同由公司分管副總裁、總會(huì)計(jì)師審批同意后結(jié)束流程； 二級(jí)合同由公司分管副總裁審批同意后結(jié)束流程。-合同管理辦法第15條須報(bào)總裁審批同意的幾類一級(jí)合同：（1）飛機(jī)、發(fā)動(dòng)機(jī)以及模擬機(jī)的選型、購(gòu)買(mǎi)、出售合同和飛機(jī)、模擬機(jī)租賃類合同；（2）金融衍生品交易（如油料套期保值，匯率套期保值）類合同；（3）公司重大資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、互換、出資、贈(zèng)與類合同；（4）建設(shè)工程中的拆遷、土地購(gòu)租合同以及標(biāo)的額500萬(wàn)以上建設(shè)工程中的土建、安裝、設(shè)備采購(gòu)及安裝等施工類合同；（5）公司對(duì)外投資合同、股權(quán)合同、資產(chǎn)收購(gòu)及出讓類合同；（6）入盟類協(xié)議。-合同管理辦法第15條三級(jí)合同審批單 各單位必須

7、參照公司一級(jí)、二級(jí)合同審批程序自行制定三級(jí)合同的審批流程并執(zhí)行，審批流程應(yīng)符合內(nèi)控及風(fēng)險(xiǎn)管理的有關(guān)要求。 三級(jí)合同審批必須經(jīng)本單位內(nèi)部業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)、相關(guān)審核部門(mén)和本單位領(lǐng)導(dǎo)共同參與。各單位履行財(cái)務(wù)（含財(cái)務(wù)管理員）和法律（含合同管理員）等相關(guān)職能的人員必須參與本單位的合同談判和審核。-合同管理辦法第15條示例三、合同簽署、用章三、合同簽署、用章各級(jí)合同對(duì)應(yīng)的簽署人 一級(jí)合同由公司法定代表人、經(jīng)授權(quán)的公司總裁或分管副總裁級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字；二級(jí)合同由經(jīng)授權(quán)的各單位負(fù)責(zé)人或分管副總裁級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字；三級(jí)合同由經(jīng)授權(quán)的各單位負(fù)責(zé)人或由經(jīng)公司授權(quán)的其他人員簽字。-合同管理辦法第25條合同簽署人須已取得公司授

8、權(quán) 公司二、三級(jí)合同的簽署應(yīng)辦理長(zhǎng)期授權(quán)委托，被授權(quán)人應(yīng)為各單位的正職總經(jīng)理及以上公司領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有正職的部門(mén)被授權(quán)人可為主持工作的副職總經(jīng)理。長(zhǎng)期授權(quán)委托的期限一般為一年（含）以上，二年（含）以下。-授權(quán)管理辦法第12、13條合同簽署人須已取得公司授權(quán) 公司一級(jí)合同的簽署應(yīng)采取一事一申請(qǐng)的方式辦理短期授權(quán)委托，短期授權(quán)委托的期限一般為一年以下。-授權(quán)管理辦法第12、14條合同專用章使用需滿足以下條件：（一）合同文本為填寫(xiě)完整的清潔文本，合同已經(jīng)公司授權(quán)簽字人簽字且寫(xiě)明簽字時(shí)間。若合同對(duì)方已簽章的，簽章文本應(yīng)為原件；（二）提交的合同審批單級(jí)別正確，相應(yīng)數(shù)據(jù)資料填寫(xiě)準(zhǔn)確、完整，會(huì)簽單位完備，會(huì)簽意見(jiàn)

9、得到落實(shí)；（三）合同份數(shù)符合合同約定；（四）提交合同對(duì)方的資質(zhì)材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（或個(gè)人身份證復(fù)印件）、組織機(jī)構(gòu)代碼證、合同簽字人的授權(quán)委托書(shū)；涉及特殊行業(yè)的，還需提供相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)等級(jí)證書(shū)等相關(guān)資料；合同對(duì)方如與公司具有關(guān)聯(lián)關(guān)系，可無(wú)需提供上述材料，但仍須提供授權(quán)委托書(shū)（五）若為一級(jí)合同，須按深圳航空有限責(zé)任公司授權(quán)管理辦法第十四條的規(guī)定完成授權(quán)審批流程，并提供授權(quán)審批流程打印頁(yè)；-合同專用章使用管理規(guī)定第9條分公司用章 各分公司以自身名義對(duì)外簽署合同的，可使用分公司合同專用章。 對(duì)于確有必要以深航名義簽訂的合同，分公司應(yīng)將合同主體一方列明為“深圳航空有限責(zé)任公司”，并按照合同

10、專用章管理規(guī)定加蓋深航合同專用章。-合同專用章使用管理規(guī)定第3條分公司合同管理規(guī)定第16條分公司合同專用章刻制 公司合同專用章的首次刻制應(yīng)以公司呈批件形式經(jīng)保衛(wèi)部、審計(jì)監(jiān)察部、公司辦公室會(huì)簽，報(bào)分管副總裁批準(zhǔn)后，依照行政機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行審批或備案。 分公司首次刻制合同專用章依照本條第一款的規(guī)定辦理，分公司已有的合同專用章繼續(xù)沿用。-合同專用章管理規(guī)定第5條確保合同文本無(wú)誤 合同承辦單位應(yīng)對(duì)提請(qǐng)蓋章的合同文本與合同審核定稿文本的一致性負(fù)責(zé)。合同承辦單位擅自修改、變更審核定稿文本的，由公司進(jìn)行通報(bào)，并按照有關(guān)規(guī)定追究合同承辦單位主管領(lǐng)導(dǎo)及直接責(zé)任人員的責(zé)任。-合同審核管理規(guī)定第17條合同專用章管理規(guī)

11、定第13條四、合同存檔四、合同存檔合同存檔的時(shí)間要求 合同原則上依照“對(duì)方為先、公司為后”的順序簽章。合同對(duì)方先行簽章的，合同專用章管理員用章后應(yīng)即時(shí)歸檔一份合同原件。不能即時(shí)歸檔的合同，合同承辦人員應(yīng)于用章后兩周內(nèi)將雙方簽訂的合同原件交公司辦公室歸檔一份，同時(shí)在合同用章登記表上簽字確認(rèn)。-合同專用章使用管理規(guī)定第10條分公司合同清單報(bào)備 分公司合同管理員應(yīng)以季度為周期，在每季度首月15號(hào)之前將上季度加蓋分公司合同專用章（以分公司名義簽署）的所有合同明細(xì)清單交公司辦公室備案。-分公司合同管理規(guī)定第17條五、常見(jiàn)問(wèn)題五、常見(jiàn)問(wèn)題1、合同倒簽 釋義：合同倒簽是指雙方事實(shí)履行在前，而簽署合同文本在后

12、的情形。 合同履行日期原則上不應(yīng)早于合同簽章日期。如合同履行日期早于簽章日期兩個(gè)月以上，合同承辦人員應(yīng)提交加蓋部門(mén)章的書(shū)面說(shuō)明。-合同專用章使用管理規(guī)定第9條2、合同簽署人錯(cuò)誤 現(xiàn)狀： a.合同無(wú)簽署人簽字 b.有簽署人，但簽署人錯(cuò)誤要求： a.合同必需先經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，再進(jìn)行用章 b.簽署人必需與合同級(jí)別相對(duì)應(yīng)。一級(jí)合同通常對(duì)應(yīng)公司分管副總裁；二級(jí)、三級(jí)合同通常對(duì)應(yīng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人3、合同級(jí)別錯(cuò)誤 現(xiàn)狀： 合同對(duì)應(yīng)級(jí)別時(shí)有弄錯(cuò)，導(dǎo)致合同審批程序與合同風(fēng)險(xiǎn)把控程度不相稱。要求： 嚴(yán)格按照合同管理辦法附件一的規(guī)定對(duì)合同分級(jí)，區(qū)分一、二、三級(jí)合同，提相應(yīng)的審批流程。4、合同專用章與公章的使用問(wèn)題現(xiàn)狀：

13、 a.公章和合同專用章混合使用 b.合同中約定為“加蓋公章后生效”要求： 簽訂合同原則上應(yīng)使用公司合同專用章，不得以公司公章、部門(mén)章、財(cái)務(wù)章、營(yíng)業(yè)部章等印章代替，有關(guān)法律法規(guī)、政府主管部門(mén)另有要求以及合同管理辦法另有規(guī)定的除外。-合同專用章使用管理規(guī)定第3條5、合同審批流程與呈批件流程的區(qū)別 兩者在功能、會(huì)簽部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點(diǎn)方面都存在區(qū)別，二者不能互相替代。 合同審批單是對(duì)合同文本內(nèi)容審核的流程，呈批件則是對(duì)相關(guān)項(xiàng)目基本情況的報(bào)批。合同審核要求財(cái)務(wù)、法律必須作為會(huì)簽部門(mén)參與文本審核，呈批件則無(wú)此要求。合同審核流程根據(jù)不同級(jí)別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點(diǎn)有不同的要求，呈批件則無(wú)此要求。6、簽約對(duì)方資質(zhì)材料問(wèn)題現(xiàn)狀現(xiàn)

14、狀： a.用章時(shí)遺忘提交對(duì)方資質(zhì)材料。 b.以續(xù)簽合同、長(zhǎng)期合作、已經(jīng)提交過(guò)等原因?yàn)橛刹惶峤粚?duì)方資質(zhì)材料。要求要求： 僅限于對(duì)方單位為我司的關(guān)聯(lián)公司的情況下可以不提交資質(zhì)材料，其余情形合同用章時(shí)必須提交對(duì)方的基本資質(zhì)材料。 7、合同審核流程結(jié)束后需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行更改要求： a.需界定更改的內(nèi)容是否屬于“實(shí)質(zhì)性條款”，如修改合同實(shí)質(zhì)性條款，須重新提起合同審批程序；如修改合同非實(shí)質(zhì)性條款，須提交加蓋部門(mén)章的書(shū)面說(shuō)明 b.“實(shí)質(zhì)性條款”是指合同的主體、標(biāo)的、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決等影響合同雙方權(quán)利義務(wù)的條款。-合同管理辦法第35條合同專用章使用管理規(guī)定第13條 8、合同作廢 區(qū)分已生效合同與未生效合同兩種情形： 已加蓋公司合同專用章（對(duì)方尚未簽字蓋章）但合同文本確需作廢的，由合同承辦單位向公司辦公室提交作廢說(shuō)明，加蓋單位印章并經(jīng)其單位負(fù)責(zé)人（重大合同作廢須報(bào)分管副總裁級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)）確認(rèn)后提供相應(yīng)份數(shù)的合同原件，交回公司辦公室定期予以銷(xiāo)毀。合同已經(jīng)各方簽訂的，按本辦法第六章關(guān)于合同解除之規(guī)定辦理。-