飯店會議接待流程

1、會議接待流程為進一步做好會議項目的開發(fā)和接待工作，確保會議客人從入住到撤離全方位的服務過程準確、到位、順暢和協(xié)調，根據(jù)飯店實際情況，制定會議接待相關規(guī)定如下：一、責任分工1、總負責人：營銷部經(jīng)理。會議接待工作由營銷部負總責，負責協(xié)調和處理會議接待全程中的各類工作事項。2、總跟進人： 營銷部指定的營銷代表為會議總跟進協(xié)調人，負責會議全程跟蹤，組織、協(xié)調、檢查、督促會議接待各項工作落實情況。具體職責：A、負責處理和接洽客戶預訂；B、根據(jù)預訂信息對接待任務提出具體安排意見，制定并印發(fā)會議接待計劃；C、組織、協(xié)調會議所涉及的各部門工作；D、于會議召開前的有效準備時間內(nèi)， 對各相關部門工作完成情況進行檢

2、查和驗收；E、協(xié)調解決會議進程中的各類事項，滿足客人的合理需求，確保會議接待質量；F、跟辦會議結賬工作，確保飯店結賬安全；G、征求客戶意見，填寫意見反饋，對會議接待工作進行總體評價。3、接待員 ：負責會議背景幕、條幅、指示牌、會簽、宣傳品的設計和制作工作。4、餐飲 / 客房部：負責會議室準備、會議服務、會議用餐工作。A、根據(jù)營銷部會議接待計劃要求和營銷代表的要求，準備會議室的各類用品，對會議室進行衛(wèi)生清潔，按規(guī)范要求進行擺臺和布置；B、安排會議服務人員，迎送會議賓客，在會議進程中進行有效服務；C、按會議訂單要求組織后廚準備會議用餐；D、負責安排和組織會議用餐服務。5、客房部： 負責會議客人用房

3、準備和服務工作，負責公共區(qū)域衛(wèi)生清潔。6、前廳部：負責會議客人接待引領及相關服務工作，關注來賓情況，妥善處理客人投訴。7、保安部： 維持酒店正常經(jīng)營秩序，檢查和關注會議期間所有營業(yè)場所的安全和保衛(wèi)工作。9、工程部： 解決相關部門提出的保修指令，保證會議期間的設施設備的正常運行。10、財務部：負責客人結賬工作，確認結賬方式，做好結賬統(tǒng)計，與營銷部和各接待部門密切聯(lián)絡，確保酒店結賬安全。11、行政部：負責會議接待質檢工作，處理酒店內(nèi)部投訴，對大型會議人力資源進行調配。二、會議接待標準1、大型會議（ 100300 人）A、地點：飯店三樓多功能廳B、總跟進人： 營銷部經(jīng)理親自接待跟進，多名營銷員協(xié)調配

4、合跟進工作。C、會場布置：酒店外圍：根據(jù)客人需要設彩虹門、空飄。LED屏：根據(jù)客人需要設固定字幕或游動字幕。大堂：設接待臺，根據(jù)客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、禮品臺等物品。接待臺大堂門口設指示牌。會場入口處：設立指示牌，營銷代表和會場服務人員負責迎送。主席臺：設背景幕，主席臺前擺放鮮花，頂額掛會議橫幅，根據(jù)會議需要設立式講臺或課桌式講臺，準備有線麥克和無線麥克，根據(jù)會議需要安設啟航輪。臺形：根據(jù)會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規(guī)范標準擺放茶具、礦泉水、便箋、茶墊、口巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套

5、。綠植花卉：干凈無塵，無黃葉，擺放于會場四周，整齊對稱，有觀賞性，盡可能準備紅色系花卉。D、工作安排迎送：營銷部經(jīng)理、前廳部經(jīng)理須親自帶領營銷員、禮賓員在大堂入口處迎送賓客。接待：安排1-2 名營銷代表配合客戶發(fā)放資料，提供會議問詢、引領服務。會場服務：根據(jù)會議實際需要安排服務人員，會議接待主管和領班全程跟蹤指導會場服務，餐飲部經(jīng)理親自檢查會場準備和服務情況。營銷部經(jīng)理和跟進營銷員全程跟蹤會議。翻臺：會議和用餐均在千人宴時，利用客人休息時間及時翻臺。會議協(xié)調：連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，營銷人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調改進工作。2、小型會議（ 50 人以下）A、飯店四、五、十一

6、樓會議室B、會議總跟進人：營銷部指定營銷代表C 、會場布置：臺形：根據(jù)客人需要按回形或U 形擺放，懸掛會議條幅，準備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具綠植花卉：擺放于回形、 U 形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據(jù)客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。翻臺：會議和用餐在同一場地，利用客人休息時間及時翻臺。會場服務：根據(jù)會議需要安排會議服務人員，會議接待領班檢查指導會議服務情況。營銷代表全程跟蹤會議服務。三、具體要求1、各部門要顧全大局，相互配合，密切協(xié)作，特別是各有關部門要配合好營銷部的工作，接受營銷部的組織、協(xié)調、安排和指揮。2、各有關部門相關人員在會議接待工作中，要善于

7、發(fā)現(xiàn)問題， 及時排查會議接待可能出現(xiàn)的漏洞，除按計劃要求做好相應準備工作外，還要結合本部門崗位工作實際做好接待預案，相互提醒。對于接待計劃未予明確要求、部門未有預見， 在會議接待中出現(xiàn)責任問題，問題出現(xiàn)在哪個部門，哪個部門與營銷部共同承擔責任。所有參與接待人員要熟知會議相關事項。3、營銷部要詳細、 準確地了解會議各項信息及主辦方的要求，會議接待計劃要準確、詳細，原則上至少提前兩天印發(fā)會議接待計劃，大型會議提前一個星期印發(fā)，4、對于會議接待過程中不確定性事項，營銷人員要勤與客人溝通聯(lián)絡，準確掌握會議動態(tài)和變更信息，及時通知各有關部門，妥善處理和協(xié)調酒店內(nèi)部與會議接待相關的各項工作。對于接待過程中

8、的變更信息，各部門要認真對待，急客人所急，克服困難，盡己所能滿足客人的合理需求，提高酒店美譽度。5、各部門要指定會議接待人，負責與營銷部營銷人員工作對接。會議接待人名單報至營銷部和總經(jīng)辦，有變動做到隨時通知。6、做好會議信息對接， 營銷部會議總跟進人要把各部門的接洽人介紹給會議主辦方，以方便客人隨時解決相關接待事項。對于會議主辦方的需求，各部門相關接洽人要妥善解決，并及時將主辦方需求信息反饋給總跟進人，確保飯店賬款安全。7、營銷部對客賬結算工作負總責，須將會議訂房標準及數(shù)量、訂臺標準及數(shù)量、有償提供物品、結賬人、結賬方式等賬務信息提前告之各有關部門。出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今

9、天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費祎、董允等，此皆良實，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補闕漏，有所廣益。將軍向寵，性行淑均，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰“能 ”，是以眾議舉寵為督：愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計日而待也。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當世之事，由是感激，遂許先帝以驅馳。后值傾覆，受任于敗軍之際，奉命于危難之間，爾來二十有一年矣。先帝知臣謹慎，故臨崩寄臣以大事也。受命以來，夙夜憂嘆，恐托付不效，以傷先帝之明；故五月渡瀘，深入不毛。今南方已定，兵甲已足，當獎率三軍，北定中原，庶竭駑鈍