IT職位描述的原則與方法

1、公司職位描述的原則與方法0課程的目的1. 掌握分析的方法2. 了解職位說(shuō)明書(shū)的作用3. 掌握職位說(shuō)明書(shū)的描寫(xiě)方法與原則 課程內(nèi)容1.職位說(shuō)明書(shū)的作用2.職位描述的方法3.職位描述的原則1一、職位說(shuō)明書(shū)的作用2職位說(shuō)明書(shū) 工作關(guān)系： 請(qǐng)列出該職位的上級(jí)職位，同僚職位及下屬職位的名稱(chēng) （上級(jí)職位名稱(chēng)）（該職位名稱(chēng)）同僚職位名稱(chēng)直接下屬職位名稱(chēng)業(yè)務(wù)下屬職位名稱(chēng) 部門(mén)職責(zé)：請(qǐng)描繪該職位所屬的最小部門(mén)的主要職責(zé)(摘自任命文件) 職位目的：簡(jiǎn)要地介紹該職位的主要目的，突出該職位組織獨(dú)一無(wú)二的貢獻(xiàn)。 職位名稱(chēng)： 工作地點(diǎn)：所屬大部門(mén)： 所屬最小部門(mén)：職位類(lèi)型： 職位等級(jí)：擬訂人簽字： 審 核：上級(jí)部門(mén)主管審

2、批： 評(píng)審代表簽字： 生效日期：3職位說(shuō)明書(shū) 4321衡量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)負(fù)責(zé)任重要性主要應(yīng)負(fù)責(zé)任：主要應(yīng)負(fù)責(zé)任： 請(qǐng)描述職位 48項(xiàng)應(yīng)付責(zé)任，包括主要活動(dòng)和要達(dá)到的成果，每一應(yīng)付責(zé)任請(qǐng)依其重要性排列，從（ 1）開(kāi)始，而（1）代表最重要。 衡量標(biāo)準(zhǔn)可以是數(shù)量、質(zhì)量、成本、時(shí)間、人員反應(yīng)等等，應(yīng)盡可能客觀、量化數(shù)據(jù)易采集。該單位總?cè)藬?shù)：該職位直接下屬： 間接下屬： 業(yè)務(wù)下屬：下屬人員類(lèi)別：管理人員： 專(zhuān)業(yè)人員： 技術(shù)人員： 其它人員：其它指標(biāo)：直接控制的預(yù)算額：職位范圍： 請(qǐng)列出與該職位工作之范圍與程度有關(guān)的資料，譬如，下屬數(shù)目、直接控制的預(yù)算額，與直接負(fù)責(zé)或作出建議的開(kāi)支項(xiàng)目。下屬人員類(lèi)別參照“華為職位

3、族劃分”。4職位說(shuō)明書(shū) 主要填寫(xiě)任命文件 ,開(kāi)展工作所依據(jù)的文件、規(guī)章制度等，應(yīng)包括文件簽發(fā)日期、簽發(fā)部門(mén)、簽發(fā)文號(hào)和文件名 工作依據(jù)： 請(qǐng)?jiān)斄谐龃寺毼蛔畹托枰恼J(rèn)可專(zhuān)業(yè)資格、學(xué)歷、特殊訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)等。素質(zhì)要求的填寫(xiě)請(qǐng)參照“素質(zhì)名稱(chēng)及含義”。 學(xué)歷：學(xué)歷： 專(zhuān)業(yè)：專(zhuān)業(yè)： 工作經(jīng)驗(yàn)：工作經(jīng)驗(yàn)： 必備的知識(shí)與技能：必備的知識(shí)與技能： 素質(zhì)要求：素質(zhì)要求： 任職要求：5職位說(shuō)明的作用 ORGANIZATION PURPOSESTRATEGYSTRUCTUREJOBS/ROLES組織目標(biāo)戰(zhàn)略結(jié)構(gòu) 職位概念：職位：組織機(jī)構(gòu)的最小單元6職位說(shuō)明書(shū)的作用 Career/Succession Planne

4、r 職業(yè)職業(yè)/發(fā)展發(fā)展 計(jì)劃者計(jì)劃者Job Analysis職位分析職位分析- a process of under-standing jobs了解職位的流程了解職位的流程Trainer培訓(xùn)師培訓(xùn)師Appraiser評(píng)估人評(píng)估人 Jobholder任職人任職人Organization Planner組織計(jì)劃者組織計(jì)劃者Line Manager直線經(jīng)理直線經(jīng)理Job Evaluator職位評(píng)估人職位評(píng)估人Recruiter招聘人招聘人誰(shuí)需要它？7職位說(shuō)明的作用 職位分析,職位評(píng)估和級(jí)別系統(tǒng)支撐起一套有效的薪酬管理體系- 了解工作了解工作- 測(cè)量職位的大小和重要性測(cè)量職位的大小和重要性- 為相似的

5、職位群制定公平的級(jí)別為相似的職位群制定公平的級(jí)別- 建立級(jí)別范圍和管理政策建立級(jí)別范圍和管理政策8職位說(shuō)明的應(yīng)用報(bào)酬怎樣報(bào)酬員工？績(jī)效管理何為績(jī)效考察重點(diǎn)繼任計(jì)劃?rùn)C(jī)構(gòu)的繼任要求評(píng)估怎樣評(píng)估員工？選拔/再分配怎樣判斷候選人資格？職位培訓(xùn)職位的培訓(xùn)需求職職位位說(shuō)說(shuō)明明9二、職位描述的方法10職位描述的內(nèi)容基礎(chǔ)信息基礎(chǔ)信息目的陳述目的陳述這個(gè)職位為什么要存在這個(gè)職位為什么要存在?職位范圍職位范圍對(duì)下列的描述對(duì)下列的描述 :工作是如何進(jìn)行的工作是如何進(jìn)行的? (工作環(huán)境工作環(huán)境/組織結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu))為滿(mǎn)足主要的職位職責(zé)為滿(mǎn)足主要的職位職責(zé),需要涉及到哪些方面需要涉及到哪些方面?11職位描述的內(nèi)容職位的主

6、要應(yīng)負(fù)責(zé)任需要從職位任職者那里得到的最終結(jié)果的羅列衡量指標(biāo)（KPI）做一些統(tǒng)計(jì),以便用來(lái)描述被這個(gè)職位所影響的行動(dòng)的深度和廣度組織結(jié)構(gòu)職位的工作關(guān)系素質(zhì)/技能要求任職者的資格要求12職位的基礎(chǔ)信息 職位名稱(chēng) 職位所屬部門(mén)（大部門(mén)，小部門(mén)） 職位類(lèi)型 職位定級(jí)：暫不填 擬定人（該職位的直接主管或最了解該職位的人） 審核人（該職位的間接主管或該職位的直接主管） 審批（人力資源委員會(huì)） 生效日期 評(píng)審代表簽字13職位的目的對(duì)一個(gè)職位所期望達(dá)到“什么”及“如何達(dá)到”的簡(jiǎn)短準(zhǔn)確的表述。一般只有1-2句話，在組織中僅有少數(shù)職位的目的超過(guò)一句話，也就是那些有“多種職務(wù)角色”的職位。這個(gè)職位為組織整體目標(biāo)的完

7、成承擔(dān)了什么？該職位對(duì)組織的獨(dú)一無(wú)二的貢獻(xiàn)是什么？到底我們?yōu)槭裁葱枰@個(gè)職位？14職位的目的（舉例）銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人配合市場(chǎng)及利潤(rùn)策略，計(jì)劃、指導(dǎo)及控制銷(xiāo)售部門(mén)，確保實(shí)現(xiàn)全世界范圍內(nèi)所有產(chǎn)品的銷(xiāo)售目標(biāo)。15職位的范圍大小獲得對(duì)職位有直接或間接影響的定量描述了解職位的本質(zhì)與范圍顯示與工作相關(guān)聯(lián)的活動(dòng)的范圍16職位的范圍大小以數(shù)字的形式進(jìn)行概括（大部分為財(cái)務(wù)方面），例如：u年度預(yù)算年度預(yù)算u年度花費(fèi)年度花費(fèi)u運(yùn)營(yíng)成本運(yùn)營(yíng)成本u年度銷(xiāo)售額年度銷(xiāo)售額u年度凈收入年度凈收入 經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)u下屬的數(shù)量（直接與間接）下屬的數(shù)量（直接與間接）u下屬的類(lèi)型（管理、專(zhuān)業(yè)、技術(shù)或下屬的類(lèi)型（管理、專(zhuān)業(yè)、技術(shù)或

8、操作類(lèi)）操作類(lèi)） 非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)17主要應(yīng)負(fù)責(zé)任著重于職位所需的最終結(jié)果它回答以下問(wèn)題：為實(shí)現(xiàn)該職位目的，要在哪些主要領(lǐng)域獲得最終結(jié)果？應(yīng)負(fù)責(zé)任：全面的，綜合的。注重結(jié)果不受時(shí)間影響清晰的可衡量的體現(xiàn)職位特點(diǎn)的，與職位有關(guān)18主要責(zé)任（格式）期望的最終結(jié)果期望的最終結(jié)果通過(guò)行動(dòng)而實(shí)現(xiàn)主要活動(dòng)主要活動(dòng)期望“什么樣”的結(jié)果“如何”達(dá)到（行為動(dòng)詞+目標(biāo)）19最終結(jié)果與具體行為的比較最終結(jié)果是里程碑式的，發(fā)生在特定的時(shí)間內(nèi)是任職者的輸出是最終結(jié)果其本身具體行為是任職者大部分時(shí)間做的事是任職者的輸入是達(dá)成最終結(jié)果的手段20期望的最終結(jié)果期望的最終結(jié)果主要活動(dòng)主要活動(dòng)制定信息服務(wù)計(jì)劃制定信息服務(wù)

9、計(jì)劃通過(guò)了解組織的業(yè)務(wù)需求，同時(shí)通過(guò)了解組織的業(yè)務(wù)需求，同時(shí)與信息技與信息技術(shù)研發(fā)保持同步術(shù)研發(fā)保持同步提供硬件設(shè)備提供硬件設(shè)備通過(guò)預(yù)測(cè)硬件能力需求及通過(guò)預(yù)測(cè)硬件能力需求及在設(shè)備安裝方面在設(shè)備安裝方面指導(dǎo)下屬指導(dǎo)下屬提供軟件解決方案提供軟件解決方案通過(guò)與直線經(jīng)理召開(kāi)會(huì)議以了解通過(guò)與直線經(jīng)理召開(kāi)會(huì)議以了解他們及直他們及直線下屬在軟件解決方案設(shè)線下屬在軟件解決方案設(shè)計(jì)方面的需求。計(jì)方面的需求。最大限度使用信息技術(shù)提高生產(chǎn)率最大限度使用信息技術(shù)提高生產(chǎn)率通過(guò)為所有員工準(zhǔn)通過(guò)為所有員工準(zhǔn)備和進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)備和進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)關(guān)鍵的應(yīng)付責(zé)任（舉例）關(guān)鍵的應(yīng)付責(zé)任（舉例）21行為動(dòng)詞（舉例）政策制定政策

10、制定/目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)設(shè)定工作的執(zhí)行工作的執(zhí)行較低的任務(wù)較低的任務(wù)制定指導(dǎo)建立控制計(jì)劃準(zhǔn)備分析達(dá)到估價(jià)實(shí)施評(píng)估預(yù)測(cè)確認(rèn)落實(shí)提高增加安裝維護(hù)監(jiān)控談判建議回顧明確訂立查驗(yàn)校對(duì)分配收集運(yùn)作加工生產(chǎn)提供提交22關(guān)鍵衡量標(biāo)準(zhǔn) “職位的產(chǎn)出”可以衡量任職者在職位上如何有效地體 現(xiàn)績(jī)效 可以是定量的，也可以是定性的 名詞，而非形容詞 著重于最主要的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)23職位組織結(jié)構(gòu)圖 直接主管本職位同僚直接下屬24任職者的資格條件學(xué)歷與專(zhuān)業(yè)學(xué)歷/專(zhuān)業(yè)資格要求某領(lǐng)域的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)工作經(jīng)驗(yàn)與本職位工作相關(guān)的工作的內(nèi)容工作的時(shí)間知識(shí)與技能要?jiǎng)偃伪韭毼粦?yīng)掌握的知識(shí)要?jiǎng)偃伪韭毼粦?yīng)具備的技能素質(zhì)（個(gè)性或行為）在本職位所需達(dá)到的最低水平要

11、求對(duì)任職者內(nèi)在特征、品質(zhì)和行為方式的要求現(xiàn)實(shí)可操作并具體明確是本職位所需達(dá)到的最低要求而不是理想要求。25三、職位描述的原則26任職者與職位： “職位描述職位描述”所反映的是職位本身，而非任職者，面所反映的是職位本身，而非任職者，面向任務(wù)，而不是面向人向任務(wù)，而不是面向人 任職者的個(gè)人素質(zhì)可能會(huì)影響在職位中要作什么和怎任職者的個(gè)人素質(zhì)可能會(huì)影響在職位中要作什么和怎樣做樣做 當(dāng)任職者改變，該職位可能需要重新定義，反映新任當(dāng)任職者改變，該職位可能需要重新定義，反映新任職者的工作職者的工作 只要機(jī)構(gòu)的使命沒(méi)有改變，需要完成的工作是一樣的只要機(jī)構(gòu)的使命沒(méi)有改變，需要完成的工作是一樣的27機(jī)構(gòu)與職位要了

12、解職位，先要了解環(huán)繞該職位的組織要了解職位，先要了解環(huán)繞該職位的組織職位不是孤立的職位不是孤立的組織架構(gòu)的基本單位組織架構(gòu)的基本單位屬于組織屬于組織重視結(jié)果重視結(jié)果動(dòng)態(tài)的動(dòng)態(tài)的任職者正從事的任務(wù)及活動(dòng)組合任職者正從事的任務(wù)及活動(dòng)組合28職位信息的來(lái)源 原有的職位原有的職位 說(shuō)明書(shū)說(shuō)明書(shū) 職位設(shè)計(jì)者職位設(shè)計(jì)者 人事分析人員的知識(shí)和了解人事分析人員的知識(shí)和了解 任職者任職者 任職者的上司或下屬任職者的上司或下屬29對(duì)職位的描述 分析而非羅列分析而非羅列 針對(duì)的是職位而非人針對(duì)的是職位而非人 事實(shí)而非判斷事實(shí)而非判斷 職位的目前情況職位的目前情況30四、職位分析31職位分析您分析的是崗位, 而不是崗

13、位上的任職者“這個(gè)崗位應(yīng)該達(dá)到什么產(chǎn)出”32職位分析職位信息的來(lái)源：. 本人；. 主管；. 委員會(huì)；. 組織設(shè)計(jì)部門(mén)；. 合作伙伴。33職位分析 對(duì)職位的了解：. 組織機(jī)構(gòu)；. 環(huán)境；. 職位的主要活動(dòng)；. 下屬活動(dòng)的性質(zhì)；. 框架和范圍；. 工作關(guān)系；. 挑戰(zhàn)；. 人員要求。34職位分析組 織機(jī)構(gòu)35職位分析 找出該機(jī)構(gòu)這一部門(mén)提交什么東西以及向誰(shuí)提交。背景信息技術(shù)、市場(chǎng)、地理、法規(guī)、歷史等等它們構(gòu)成整個(gè)大背景；產(chǎn)品、服務(wù)。環(huán) 境36職位分析 找出該職位的主要活動(dòng)及占用大部分時(shí)間活動(dòng)是什么。即：任職者提供的服務(wù)或產(chǎn)品是什么？通過(guò)什么工作來(lái)提供這些產(chǎn)品或服務(wù)的？該職位專(zhuān)業(yè)、技術(shù)和管理方面的內(nèi)容

14、；該職位的創(chuàng)造革新 部分。職位的主要活動(dòng)37職位分析分析員應(yīng)找出哪些職位向該任職者報(bào)告及其目的是什么。還有：他們與任職者打交道的性質(zhì)和范圍；如何管理和控制下屬的活動(dòng)。下屬（直接下屬、業(yè)務(wù)下屬）活動(dòng)的性質(zhì)下屬（直接下屬、業(yè)務(wù)下屬）活動(dòng)的性質(zhì)38職位分析框架和范圍39職位分析這是有關(guān)該職位主要接觸者的信息：上級(jí)；向上提交的問(wèn)題和決定，及上級(jí)界定和限制所述職位的方式；該職位任職者向誰(shuí)匯報(bào)問(wèn)題？該部門(mén)之內(nèi)的其他人，如同事、其他部門(mén)；該部門(mén)之外的人。工作關(guān)系40職位分析 分析員應(yīng)詢(xún)問(wèn)該職位的任職者：“ 在這個(gè)職位上你遇到的最大的挑戰(zhàn)是什么？” ，從而了解所遇到的困難的性質(zhì)。挑 戰(zhàn)41職位分析 要了解該職

15、位要求什么條件，而非現(xiàn)在的任職者可能具備什么條件， “ 如果你到外邊為這一職位進(jìn)行招聘，你會(huì)找什么樣的人？”人員要求42職位分析訪談全面的職位分析訪談在這種情況下，分析員訪談任職者以取得對(duì)職位的全面了解，使他們能起草或編寫(xiě)一份職位說(shuō)明書(shū)。然后可同任職者進(jìn)一步探討這份草稿，使職位說(shuō)明書(shū)的描述盡量準(zhǔn)確并得以確認(rèn)。分析員對(duì)編寫(xiě)職位說(shuō)明應(yīng)負(fù)首要責(zé)任。 咨詢(xún)性訪談在這種情況下，任職者（或知道并了解該職位的經(jīng)理或人士）編寫(xiě)一份職位說(shuō)明，而分析員提供建議和幫助，以確保職位說(shuō)明書(shū)的一致性和質(zhì)量。43職位分析訪談 訪談之前 開(kāi)始訪談 收集事實(shí)并使訪談繼續(xù)下去 促進(jìn)訪談詢(xún)問(wèn)態(tài)度、不要誘導(dǎo)但可試探、回詢(xún)問(wèn)態(tài)度、不要

16、誘導(dǎo)但可試探、回顧、傾聽(tīng)埋怨但不表態(tài)、聽(tīng)清言外之顧、傾聽(tīng)埋怨但不表態(tài)、聽(tīng)清言外之意、平等意、平等 作筆記 結(jié)束訪談職位分析訪談職位分析訪談44職位分析訪談 必須確保訪談安排得恰當(dāng)合理。 分析員應(yīng)事先了解一下任職者所在部門(mén)的相關(guān)背景知識(shí)。在訪談之前45職位分析訪談 你必須要預(yù)計(jì)到訪談對(duì)象可能會(huì)很緊張，你應(yīng)在訪談一開(kāi)始就沒(méi)法克服影響有效交流的任何障礙。務(wù)必使訪談對(duì)象了解訪談的原因、預(yù)期的結(jié)果及其最終目的，并禮貌地解答訪談對(duì)象提出的任何問(wèn)題，消除他的疑慮。強(qiáng)調(diào)你的作用是協(xié)助任職者闡明該職位的全部工作范圍，而不是判斷工作的準(zhǔn)確性或價(jià)值。開(kāi)始訪談46職位分析訪談訪談的要點(diǎn)：提出開(kāi)放式問(wèn)題什么？怎么樣？為

17、什么？提供保障回聲反饋明確非語(yǔ)言式的言辭47職位分析訪談訪談的要點(diǎn)：避免提出有傾向性的問(wèn)題澄清含混不清的話將專(zhuān)業(yè)細(xì)節(jié)減到最少聽(tīng)證實(shí)理解歸檔48職位分析訪談你問(wèn)一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)采取一種詢(xún)問(wèn)態(tài)度，而不應(yīng)是咄咄逼人的態(tài)度。你不應(yīng)該表現(xiàn)出贊成或不贊成而應(yīng)表現(xiàn)出好奇心和對(duì)其人的狀況的關(guān)心。注意不要問(wèn)誘導(dǎo)性問(wèn)題暗示希望獲得某種回答的總是有些人總想給予他們認(rèn)為你想要的回答，而不是在不受誘導(dǎo)時(shí)他們會(huì)真正作出的回答。但是，當(dāng)你感到你尚末充分掌握一個(gè)主題或活動(dòng)的意義時(shí)，也不要怕提出試探性的補(bǔ)充問(wèn)題。你的目的是要對(duì)職位有充分的了解。如果你“ 回顧” 你是如何看待這項(xiàng)職位那就是檢查你的印象并確信你自己頭腦中并沒(méi)有一幅誤導(dǎo)的圖景，它往往能幫助你進(jìn)行了解，并使任職者感到放心。傾聽(tīng)對(duì)方的埋怨，但要不置可否。你在提問(wèn)時(shí)，要等待回答。不要主宰討論。傾聽(tīng)“ 言外之意” 。那些沒(méi)有說(shuō)出的、只是暗示或是非常委婉地說(shuō)出的事情可能很重要。記住那種非言語(yǔ)交流：姿勢(shì)、手勢(shì)、眼神所有這些都能傳達(dá)信息。設(shè)法作為一個(gè)平等的人而非上級(jí)或下級(jí)那樣去進(jìn)行訪談即使訪談對(duì)象可能意識(shí)到你在機(jī)構(gòu)中的地位