公司采購管理制度及流程

1、公司采購管理制度及流程一、目前公司采購工作狀況：因多種原因，目前公司許多采購工作不能按照正規(guī)流程進(jìn)行，多由物資所需部門或技術(shù)部門單獨(dú)確定供應(yīng)商采購， 公司采購部門人員有被架空的趨勢， 導(dǎo)致許多采購工作失去其作用， 并直接導(dǎo)致公司競爭被動、效率低下、成本上升。由于其他崗位人員的談判技巧及方法上的非專業(yè)性，容易導(dǎo)致物資采購成本過高， 成本核算較慢，影響公司整體工作的開展等情況。公司考慮到新的制度實(shí)施，大家有個適應(yīng)過程， 因此在以較緩的速度等待大家理解并推行。 但不希望公司的苦心給大家形成誤解。 在采購制度的推行上， 公司的決心是堅(jiān)定不移的； 分工與要求是明明確確的； 對每一筆采購發(fā)生是否合規(guī)，管理

2、者時刻都在關(guān)注著。 20XX 年，公司辛苦運(yùn)作的個別工程項(xiàng)目都是因操作無章法甚而違規(guī)， 致使公司在競爭中極其被動， 只得在付出了更大的努力乃至舍掉利潤后才拿下了項(xiàng)目， 教訓(xùn)慘痛而深刻。因此，希望公司全體管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)并自覺踐行、并在工作中不斷改善。 不合理的采購行為是注定要被停止的。 利益所在， 眾目關(guān)注， 望大家都能堅(jiān)定自覺的按規(guī)而行， 而非迎風(fēng)搖曳！二、目的：統(tǒng)一采購流程， 對采購過程進(jìn)行規(guī)范和控制， 確保產(chǎn)品質(zhì)量前提下，提高工作效率。節(jié)省人力資源成本與降低資金采購成本，保障企業(yè)經(jīng)營活動的健康有序進(jìn)行。三、適用范圍：公司各部門所有經(jīng)營產(chǎn)品、工程物資、辦公資產(chǎn)類、其他臨時用物資、經(jīng)營中所需

3、要的服務(wù)等。均需依照采購原則與流程，統(tǒng)一由采購部門負(fù)責(zé)。四、采購部職責(zé)：1、采購部負(fù)責(zé)公司所需物資與服務(wù)的采購。2、采購部負(fù)責(zé)確保采購物資的質(zhì)優(yōu)價廉以及供貨的及時率。3、采購部應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)狀況合理使用資金。4、采購人員努力鍛煉、學(xué)習(xí)相關(guān)工作能力：如成本意識與價值分析能力、預(yù)測能力、表達(dá)能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識。5、采購工作由采購部經(jīng)理具體組織，并按相關(guān)原則及流程報(bào)批。6、每一項(xiàng)具體采購工作，采購部門可以接受其他相關(guān)部門的建議，但不受其他部門撐控。采購部不可違反貨比三家的原則。7、一次性采購額度超過3000 元，必須經(jīng)過采購部門批準(zhǔn)；業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門均無權(quán)單獨(dú)決定采購額度超過30

4、00 元以上的業(yè)務(wù)。五、采購部介入業(yè)務(wù)流程的時機(jī)：1、常規(guī)類辦公用品：由各部門每月月初提出采購申請，采購部按采購申請單集中進(jìn)行采購， 相關(guān)費(fèi)用由物品使用部門獨(dú)自承擔(dān)。2、項(xiàng)目及工程類：業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備引進(jìn)新產(chǎn)品或新項(xiàng)目，品牌確定前需提三天以上向采購部門下供應(yīng)商備選單或詢價單 （見附表一）。采購部依據(jù)詢價單所描數(shù)的要求對供應(yīng)商進(jìn)行詢價、議價、索求技術(shù)方案。3、按要求對公司預(yù)算內(nèi)的物資進(jìn)行采購。除應(yīng)急采購?fù)?，采購部有義務(wù)對超出預(yù)算的采購行為向相關(guān)部門進(jìn)行提醒并核實(shí)超出預(yù)算原因。六、細(xì)責(zé)：1、責(zé)任與要求：公司所有物資與服務(wù)的采購與事宜必需由采購部負(fù)責(zé)并主持。沒有采購部經(jīng)理簽字的采購付款，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷和

5、支付。2、工程招標(biāo)期供應(yīng)商的選擇及詢價：1）公司所有采購工作必須在公司指定的供應(yīng)庫中選擇，業(yè)務(wù)部門、 采購部門偏重于供應(yīng)商的價格、 經(jīng)營的長期穩(wěn)定性等商務(wù)性談判， 技術(shù)部門偏重于技術(shù)問題的解決及質(zhì)量的可靠性談判。 遇有分歧及特殊情況， 由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人決定取舍。 公司采購部門負(fù)責(zé)人須向所有供應(yīng)商明確此點(diǎn)根本要求。2） 具體業(yè)務(wù)中， 客戶需求或要求的產(chǎn)品公司供應(yīng)庫中不具備，根據(jù)業(yè)務(wù)緊急程度， 可由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人牽頭，按公司采購流程匯同技術(shù)部門、 采購部門共同確定采購品牌與型號。 采購部門同時將選定的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)庫。3）具體流程如下：（ 1 ）由相關(guān)業(yè)務(wù)分公司技術(shù)責(zé)任人提供相關(guān)產(chǎn)品要求（如技

6、術(shù)參數(shù)等）以書面形式報(bào)給本部門內(nèi)勤人員，再轉(zhuǎn)發(fā)至采購部 （見附表一） ， 如對相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)及參數(shù)等不好確定，則需直接將用戶相關(guān)需求情況以書面形式轉(zhuǎn)至采購部。（2）由采購部轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)供應(yīng)商， 并將挑選出的供應(yīng)商根據(jù)相關(guān)部門技術(shù)的需要提供給相關(guān)部門確認(rèn)技術(shù)細(xì)節(jié)，采購部同時進(jìn)行詢價、議價。期間， 供應(yīng)商不明確事宜， 由采購部協(xié)調(diào)對應(yīng)部門技術(shù)人員對供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)答疑。 （ 3） 采購部確定2-3 套方案報(bào)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門參考技術(shù)部及采購部意見最終選定。 產(chǎn)品品牌選定權(quán)必須牢牢掌控在相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人手中，以便掌控市場競爭局面。技術(shù)及采購部門人員需從公司大局出發(fā)深刻理解此競爭點(diǎn)的意義。同時技術(shù)

7、部門和采購部門可分別根據(jù)技術(shù)參數(shù)是否達(dá)到要求及采購過程是否符合采購原則行使否決權(quán)。（4）業(yè)務(wù)情況特殊，上述規(guī)定不易執(zhí)行，則由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人會同技術(shù)部門、 采購部門相關(guān)人員集體商議，最終由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人拍板決定。（ 5）整個流程運(yùn)作，由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)推動。（6）嚴(yán)禁業(yè)務(wù)、技術(shù)、采購任意一個部門不按上述規(guī)定以各種形式、 借口、 以各種提前造成既定的事實(shí)的方式操控供應(yīng)商的選擇及采購工作。 采購部負(fù)責(zé)人每月末需同時將本月重大項(xiàng)目采購制度執(zhí)行情況以書面形式報(bào)至公司審計(jì)部門。 （7） 凡用來競標(biāo)的品牌以確定，要求供應(yīng)商報(bào)備并申請?zhí)厥獾膬r格保護(hù)，以便在競爭中取得最大優(yōu)勢。3、采購申請A 采購物資與供應(yīng)商確定后

8、，由使用人提出申請，報(bào)部門經(jīng)理審核，再由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。通過后報(bào)總經(jīng)理審批，最后交采購部實(shí)施采購。 大宗物資的采購應(yīng)提前通知采購部， 避免因供貨周期過長導(dǎo)致工程或銷售的延誤。B 項(xiàng)目現(xiàn)場的零星采購、急采在采購部經(jīng)理授權(quán)后由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)， 且應(yīng)在采購?fù)瓿珊蠹皶r將采購清單及供應(yīng)商名片上交給采購部，由采購部對所采買的物品進(jìn)行核價，登記。4、采購實(shí)施A 采購經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的采購申請組織采購員進(jìn)行詢價、對比、貨比三家后選擇最佳供應(yīng)商；與供應(yīng)商確認(rèn)價格、到貨周期、結(jié)算方式、賬期、返利政策、方案支持等事宜；負(fù)責(zé)與供應(yīng)商關(guān)系的維護(hù)，努力與供應(yīng)商建立互惠互利的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。 采購人員或內(nèi)勤人員如能從供應(yīng)商

9、處為公司帶來生意，工程類按利潤的10%、商品類按利潤的5%對相關(guān)人員及部門進(jìn)行獎勵。B 采購過程中及時與工程、技術(shù)部門溝通。以免造成產(chǎn)品質(zhì)量與型號的差錯。C 盡量集中采購，以免造成不必要的浪費(fèi)（如人工、運(yùn)輸車費(fèi)等）。D、工程項(xiàng)目類采購設(shè)備提前10-20天預(yù)算，預(yù)報(bào)采購部門及財(cái)務(wù)部門。5、定點(diǎn)集中采購與檔案建設(shè)管理A（ 1）對于工程類常用產(chǎn)品（監(jiān)控、報(bào)警、樓宇、網(wǎng)線、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、背景音樂等）需要定點(diǎn)采購；（ 2）對于門市及工程等業(yè)務(wù)部門常用的消耗類產(chǎn)品需要定點(diǎn)集中采購；（3）各部門臨時性的小額采購管理，由各部門內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)。相關(guān)管理辦法另行制定。額度在 3000 元以上的采購必須由公司采購部統(tǒng)一管

10、理。B 對每個供應(yīng)商建立長期、詳實(shí)的（高、中、低檔）管理檔案（包括產(chǎn)品型號、質(zhì)量、價格等）；建立相應(yīng)的產(chǎn)品庫，同時進(jìn)行動態(tài)化管理，及時跟蹤產(chǎn)品型號、價格等情況的變動情況。為以后的采購工作做好準(zhǔn)備（見附表二）。6、貨物驗(yàn)收由物資使用部門與采購部共同驗(yàn)收產(chǎn)品， 必要時可請技術(shù)部人員協(xié)助完成。7、采購報(bào)銷A 貨物驗(yàn)收合格后，采購人員憑采購清單（發(fā)票）、交由庫管員輸入庫手續(xù)。憑入庫單、采購清單及采購申請單辦理報(bào)銷手續(xù)，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理審批， 簽字、 通過后方能前往財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷；B 項(xiàng)目經(jīng)理的零星采購也應(yīng)在報(bào)銷里提供票據(jù)；C 如有手續(xù)不齊全，年月日、大小寫不相符的等情況，財(cái)務(wù)部有權(quán)不予報(bào)銷。8

11、、后續(xù)考核A 采購部定期對所購大型物資進(jìn)行跟蹤、調(diào)查。比較產(chǎn)品的優(yōu)劣，以便對供應(yīng)商及產(chǎn)品進(jìn)行測評。B 由業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部對采購工作進(jìn)行考核，評價采購部工作的優(yōu)劣。 財(cái)務(wù)部有權(quán)利和義務(wù)調(diào)查采購人員是否有徇私舞弊行為七、采購流程中各部門職責(zé)：序號部門權(quán)利與職責(zé)北訊通工程分公司、搜尋者、龍石1、明晰客戶需求的產(chǎn)品、需實(shí)現(xiàn)的功能及供貨期； 2 、與技術(shù)部確認(rèn)產(chǎn)品功能是否符合用戶需求； 3、根據(jù)客戶情況、公司技術(shù)部門及采購部門意見確定方案品牌及確定報(bào)價； 4、與倉庫保管人員確認(rèn)所需采購產(chǎn)品的庫存數(shù)量，確定是否需要采購；5、與采購負(fù)責(zé)人確認(rèn)訂購明細(xì)及到貨周期；6、填制需訂購產(chǎn)品的采購單。7、推動、協(xié)

12、調(diào)整個流程的運(yùn)行。技術(shù)部1、協(xié)助業(yè)務(wù)部門確認(rèn)客戶需求并制定相應(yīng)的技術(shù)方案。 2、當(dāng)功能實(shí)現(xiàn)不確定不明朗時，制作方案咨詢單傳遞至采購部門。 3、對供應(yīng)商技術(shù)答疑，確保供應(yīng)商明晰產(chǎn)品及系統(tǒng)要求。 3、協(xié)助采購及倉庫保管人員采購、驗(yàn)收特定的有一定技術(shù)含量的貨物。財(cái)務(wù)部1、對采購單內(nèi)容的確認(rèn)； 2、負(fù)責(zé)及時結(jié)算貨款； 3、出具開發(fā)票信息； 4、采購資金籌集；5、采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)付賬款的合理支付；6、每月與各供應(yīng)商進(jìn)行財(cái)務(wù)對賬，并把對賬單提供給采購部與供應(yīng)商核實(shí)； 7、采購成本控制； 8 對采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督?？偨?jīng)理對采購訂單內(nèi)容的確認(rèn)，出具最終審核意見。八、罰責(zé)：1、嚴(yán)禁其他部門人員跨越采購部門直接確定品牌或采購，違反者視情節(jié)嚴(yán)重與否給予 50-200 元罰款。未按流程進(jìn)行簽字審批的管理人員，罰款100 元。2、財(cái)務(wù)部一定要嚴(yán)把付款關(guān)。沒有采購部經(jīng)理簽字的采購付款禁止付款。違反規(guī)定每次罰款50元。3、技術(shù)、銷售及采購負(fù)責(zé)人提供采購產(chǎn)品主要型號、參數(shù)與 客戶方的需求不符，而供貨方又不能提供退貨支持，致使設(shè)備積壓造成損失。如能確定責(zé)任人，相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)100元/臺的損失費(fèi)用，如責(zé)任不清的三方各