辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定

1、辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定第一條為使公司辦公物資采購及發(fā)放工作規(guī)范化，依據(jù)公司預(yù)算計劃制度和倉儲管理制度特制訂本規(guī)定。第二條辦公物資的采購及發(fā)放須遵從“保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支”的原則。采購要從實(shí)際需要出發(fā)，嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設(shè)備時要珍惜愛護(hù)，杜絕破壞和浪費(fèi)。第三條本規(guī)定所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家俱器具，電話機(jī)、傳真機(jī)、計算機(jī)、打印機(jī)等辦公機(jī)具設(shè)備，電扇、空調(diào)等家電設(shè)備。第四條各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計劃，納入年度預(yù)算計劃當(dāng)中，經(jīng)批準(zhǔn)后，按月制訂具體計劃。第五條辦公物資的采購及發(fā)放實(shí)行集中管理，由總務(wù)部負(fù)責(zé)，具體細(xì)則如下：（一）辦公物資的月度采

2、購。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費(fèi)用預(yù)算，結(jié)合本部門的實(shí)際需要，填寫“月度采購申請單”，將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月30日報至管理會計部，管理會計部審查是否在預(yù)算之內(nèi)。如在預(yù)算外，管理會計部要求各部門重新填單，如在預(yù)算內(nèi)，管理會計部簽署意見后轉(zhuǎn)總務(wù)部后勤組，后勤組根據(jù)庫存情況和各部門的緩急需要編制“月度采購計劃”，報總務(wù)部經(jīng)理審核和行政總監(jiān)審批后，由采購員實(shí)施采購，同時“月度采購計劃”報財務(wù)會計部一份，由財務(wù)會計部負(fù)責(zé)采購資金的準(zhǔn)備。（二）辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預(yù)算外需要而申請采購時，應(yīng)填寫“采購申請單”（本單一式四聯(lián)，一聯(lián)本部門留存，一聯(lián)報財務(wù)會計部，一聯(lián)交采購

3、員，一聯(lián)交物資管理員。），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽準(zhǔn)，然后視采購所需金額報相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。財務(wù)會計部負(fù)責(zé)采購資金的準(zhǔn)備及對某些物品的比價工作。（三）申請采購的審批權(quán)限。1、預(yù)算內(nèi)單項(xiàng)資金使用審批權(quán)限：1000元（含）以內(nèi)由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；1000元以上2000元（含）以內(nèi)由系統(tǒng)總監(jiān)批準(zhǔn)；2000元以上由總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、預(yù)算外單項(xiàng)資金使用審批權(quán)限：2000元（含）以內(nèi)由總經(jīng)理批準(zhǔn)；2000元以上由董事長批準(zhǔn)。3、動用1000元（含）以下資金由財務(wù)會計部經(jīng)理核準(zhǔn)；1000元以上由財務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)。第六條采購工作細(xì)則。（一）采購物資單價在100元（含）以下的，由采購員直接采買。采購物資單價超過100元的，采購員須

4、事先進(jìn)行市場尋價，填寫“尋價單”。單價在200元以下的尋價結(jié)果由后勤組組長確認(rèn)；單價在200元（含）以上尋價結(jié)果由總務(wù)部經(jīng)理確認(rèn)。采購員根據(jù)確認(rèn)的尋價結(jié)果，辦理具體的采購業(yè)務(wù)。（二）采購員在實(shí)施采購業(yè)務(wù)時，應(yīng)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求，要做到貨比三家，保證物美價廉。采購后要及時辦理入庫手續(xù)并登記采購臺帳。第七條物資管理員負(fù)責(zé)辦理采購物資的驗(yàn)收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理。（一）采購員在辦理入庫手續(xù)時，物資管理員應(yīng)根據(jù)“采購申請單”進(jìn)行認(rèn)真核對，仔細(xì)檢查品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求，如不符合要求，有權(quán)拒絕入庫并督辦采購員辦理退貨。如果符合要求，應(yīng)填寫“入庫單”（本單一

5、式兩聯(lián)，一聯(lián)物資管理員留存，一聯(lián)交采購員辦理請款或報銷手續(xù)并留存于會計室。），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù)量帳（二）物資管理員應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防四檢”：1、八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2、四檢：上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。經(jīng)常檢查庫內(nèi)溫度、濕度，保持通風(fēng)。檢查易燃、易爆物品是否單獨(dú)存儲、妥善保管。（三）物資管理員應(yīng)合理有效地使用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（四）物資管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫保管工作紀(jì)律。倉庫保管工作紀(jì)律內(nèi)容如下：1、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸

6、煙、動用明火。2、嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。3、嚴(yán)禁在倉庫堆放雜物。4、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)存放私人物品。5、嚴(yán)禁私領(lǐng)、私分倉庫物品。6、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)談笑、打罵。7、嚴(yán)禁隨意挪動倉庫的消防器材。8、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)私拉亂接電源電線。（五）物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點(diǎn)，做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任，寫出書面報告，呈報總務(wù)部經(jīng)理和財會部門。第八條辦公物資的發(fā)放采用集中時間辦理：定于每周二、四下午2時至5時。第九條各部門要指定專人負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計工作，需要時負(fù)責(zé)同管理會計部核對。領(lǐng)用時由指定專人填寫“物品領(lǐng)用單”（本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領(lǐng)用部門存根，一聯(lián)物資管理員留存，一

7、聯(lián)報會計室。）如系以舊換新或?qū)兕A(yù)算內(nèi)或經(jīng)申購采買的物品，由部門經(jīng)理簽準(zhǔn)。如系預(yù)算外則視具體領(lǐng)用物品金額報相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，領(lǐng)用批準(zhǔn)權(quán)限同申請采購時的規(guī)定。第十條物資管理員要認(rèn)真核對“物品領(lǐng)用單”所列項(xiàng)目和審批手續(xù)，準(zhǔn)確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表”（本表一式三份，一份自存，一份報后勤組組長，一份報總務(wù)部經(jīng)理。），同時按部門別匯總統(tǒng)計各部門本月辦公物資的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報管理會計部）。管理會計部根據(jù)物資管理員上報的“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”審核各部門的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預(yù)算，視情況采取相應(yīng)的措施。第十一條對家俱器具、辦公設(shè)備和家電設(shè)備的登記與管理，按公司財產(chǎn)管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十二條凡純屬人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費(fèi)的70%-100%，造成報廢或丟失的視情況由責(zé)任人賠償原值的70%-100%。如責(zé)任人不清，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50%，保管人承擔(dān)另