秘書領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排

1、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排 之日程安排之日程安排一領(lǐng)導(dǎo)日程安排一領(lǐng)導(dǎo)日程安排v（一）領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)與日程安排（一）領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)與日程安排v1、領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)的范圍各種各種接待接待走訪走訪慰問(wèn)慰問(wèn)慶典慶典儀式儀式出席出席會(huì)議會(huì)議參觀參觀考察考察商務(wù)商務(wù)旅行旅行會(huì)見(jiàn)會(huì)見(jiàn)會(huì)談會(huì)談其他其他活動(dòng)活動(dòng)2、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則v 領(lǐng)導(dǎo)日程安排：是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日常活動(dòng)的時(shí)間領(lǐng)導(dǎo)日程安排：是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)的時(shí)間和程序進(jìn)行統(tǒng)籌計(jì)劃和組織的過(guò)程。和程序進(jìn)行統(tǒng)籌計(jì)劃和組織的過(guò)程。（1）統(tǒng)籌兼顧）統(tǒng)籌兼顧 以分管領(lǐng)導(dǎo)為主，其他領(lǐng)導(dǎo)者適當(dāng)分擔(dān)；以分管領(lǐng)導(dǎo)為主，其他領(lǐng)導(dǎo)者適當(dāng)分擔(dān)； 布局合理，兼顧領(lǐng)導(dǎo)者的特點(diǎn)。布局合

2、理，兼顧領(lǐng)導(dǎo)者的特點(diǎn)。（2）區(qū)分輕重緩急）區(qū)分輕重緩急（3）圍繞中心，突出重點(diǎn)）圍繞中心，突出重點(diǎn)（4）力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí)）力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí)（二）日程表的種類與編制（二）日程表的種類與編制v1 1、日程表的種類、日程表的種類v（1 1）年計(jì)劃表）年計(jì)劃表 如一年一度的董事會(huì)、年會(huì)、早就接到邀請(qǐng)的如一年一度的董事會(huì)、年會(huì)、早就接到邀請(qǐng)的學(xué)術(shù)報(bào)告、出國(guó)訪問(wèn)等學(xué)術(shù)報(bào)告、出國(guó)訪問(wèn)等v（2 2）月計(jì)劃表）月計(jì)劃表 如每月一兩次的工作例會(huì)、預(yù)先通知的上級(jí)檢如每月一兩次的工作例會(huì)、預(yù)先通知的上級(jí)檢查、兄弟省市單位的經(jīng)驗(yàn)交流、友好訪問(wèn)等查、兄弟省市單位的經(jīng)驗(yàn)交流、友好訪問(wèn)等v（3 3）周計(jì)劃表）周計(jì)劃表 如

3、經(jīng)常性的工作、業(yè)務(wù)等如經(jīng)常性的工作、業(yè)務(wù)等v（4 4）日志）日志 如各種臨時(shí)性活動(dòng)等如各種臨時(shí)性活動(dòng)等2000年年度計(jì)劃表年年度計(jì)劃表一月一月 8日日 廠慶廠慶 15日日 董事會(huì)董事會(huì)二月二月 3日日 廠長(zhǎng)辦公會(huì)廠長(zhǎng)辦公會(huì) 10日日 展銷會(huì)展銷會(huì) 20日日 廠長(zhǎng)某某出訪韓國(guó)廠長(zhǎng)某某出訪韓國(guó)三月三月 、 、 、 、 、 、 周次周次七月份七月份八月份八月份九月份九月份第一周上海會(huì)議周一上午：面試3位營(yíng)銷員（小會(huì)議室）休假第二周上海會(huì)議香港會(huì)議休假第三周周二：銷售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神（大會(huì)議室）第四周周五（上午）部門會(huì)議周三：公司辦公會(huì)議（公司大會(huì)議室）周五（上午）部門會(huì)議周五（上午）部門會(huì)議圖

4、圖為為某某高高校校周周安安排排表表 2 2、編制日程表注意事項(xiàng)、編制日程表注意事項(xiàng)簡(jiǎn)潔明了簡(jiǎn)潔明了; ;彈性安排、彈性安排、v在以下這些時(shí)候不要為上司安排約會(huì)：v（1）上司快要下班的時(shí)候。v（2）上司出差剛回來(lái)。v（3）節(jié)假日過(guò)后上司剛剛上班。v（4）上司連續(xù)召開(kāi)重要會(huì)議或活動(dòng)。v（5）上司的身體狀況不是太好的時(shí)候。v（6）如果安排了這次會(huì)談，上司進(jìn)入下一項(xiàng)預(yù)定的工作的時(shí)間己不足十分鐘了?！局R(shí)應(yīng)用】知識(shí)應(yīng)用】 總經(jīng)理王長(zhǎng)春下午點(diǎn)要和業(yè)務(wù)部共同討論如總經(jīng)理王長(zhǎng)春下午點(diǎn)要和業(yè)務(wù)部共同討論如何進(jìn)行某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項(xiàng)銷售工作的何進(jìn)行某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項(xiàng)銷售工作的成敗關(guān)系到公司今年度

5、的銷售預(yù)算是否能夠達(dá)到。成敗關(guān)系到公司今年度的銷售預(yù)算是否能夠達(dá)到。下午點(diǎn)，王總又要和一位客戶商洽一筆重要的交下午點(diǎn)，王總又要和一位客戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個(gè)小時(shí)的時(shí)間和這個(gè)客戶談判，易，他希望花一個(gè)小時(shí)的時(shí)間和這個(gè)客戶談判，點(diǎn)結(jié)束。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政點(diǎn)結(jié)束。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府單位的臨時(shí)開(kāi)會(huì)的通知書，開(kāi)會(huì)的時(shí)間是下午府單位的臨時(shí)開(kāi)會(huì)的通知書，開(kāi)會(huì)的時(shí)間是下午點(diǎn)，而且必須由王總親自參加，通知書上又沒(méi)有寫點(diǎn)，而且必須由王總親自參加，通知書上又沒(méi)有寫清楚會(huì)議結(jié)束的時(shí)間。你要是王總的秘書，該怎么清楚會(huì)議結(jié)束的時(shí)間。你要是王總的秘書，該怎么辦呢？辦呢？【案

6、例思考】【案例思考】 李秘書在一家效益很好的外貿(mào)公司工作，他的秘書工李秘書在一家效益很好的外貿(mào)公司工作，他的秘書工作一向很出色。一天，他突然接到了一個(gè)日本客戶的電話作一向很出色。一天，他突然接到了一個(gè)日本客戶的電話，電話中日本客戶很生氣地說(shuō)道：，電話中日本客戶很生氣地說(shuō)道：“請(qǐng)問(wèn)你們經(jīng)理在不在請(qǐng)問(wèn)你們經(jīng)理在不在？我已在？我已在酒店等了你們經(jīng)理分鐘了，不知道貴公酒店等了你們經(jīng)理分鐘了，不知道貴公司還有沒(méi)有合作的誠(chéng)意。司還有沒(méi)有合作的誠(chéng)意?！睕](méi)等李秘書說(shuō)話，對(duì)方已將電沒(méi)等李秘書說(shuō)話，對(duì)方已將電話掛斷。李秘書根本不知道經(jīng)理與日本客戶約會(huì)這回事，話掛斷。李秘書根本不知道經(jīng)理與日本客戶約會(huì)這回事，但接到

7、此電話后李秘書已經(jīng)感覺(jué)到客戶的不滿，于是他立但接到此電話后李秘書已經(jīng)感覺(jué)到客戶的不滿，于是他立即和經(jīng)理取得電話聯(lián)系。原來(lái)，經(jīng)理確實(shí)是在上個(gè)月的經(jīng)即和經(jīng)理取得電話聯(lián)系。原來(lái)，經(jīng)理確實(shí)是在上個(gè)月的經(jīng)貿(mào)會(huì)上與這位日本客戶有過(guò)口頭約會(huì)，只是由于他當(dāng)時(shí)很貿(mào)會(huì)上與這位日本客戶有過(guò)口頭約會(huì)，只是由于他當(dāng)時(shí)很忙，忘記將此事告知李秘書，而自己又忘記赴約。經(jīng)理很忙，忘記將此事告知李秘書，而自己又忘記赴約。經(jīng)理很遺憾，也很著急，因?yàn)檫@關(guān)系到公司的發(fā)展和利益。遺憾，也很著急，因?yàn)檫@關(guān)系到公司的發(fā)展和利益。 請(qǐng)問(wèn)李秘書是否該對(duì)此次事件負(fù)有責(zé)任？若你是李秘請(qǐng)問(wèn)李秘書是否該對(duì)此次事件負(fù)有責(zé)任？若你是李秘書，你又該怎么做才能

8、挽回局面？書，你又該怎么做才能挽回局面？（三）日程表的落實(shí)與調(diào)整（三）日程表的落實(shí)與調(diào)整a.a.電話電話文書文書( (重要會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的預(yù)定計(jì)劃重要會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的預(yù)定計(jì)劃) )；b.b.提前一二天再次聯(lián)系落實(shí)；提前一二天再次聯(lián)系落實(shí)； c.c.秘書定期與領(lǐng)導(dǎo)者核對(duì)日程；秘書定期與領(lǐng)導(dǎo)者核對(duì)日程； d.d.領(lǐng)導(dǎo)者主持的會(huì)議，提前二三天落實(shí)會(huì)議室，并再次落實(shí)參領(lǐng)導(dǎo)者主持的會(huì)議，提前二三天落實(shí)會(huì)議室，并再次落實(shí)參會(huì)的上級(jí)人員；會(huì)的上級(jí)人員；e.e.提前一天將領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談所需資料備齊并注意核對(duì)無(wú)誤；提前一天將領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談所需資料備齊并注意核對(duì)無(wú)誤；f.f.會(huì)議、會(huì)談時(shí)間延長(zhǎng)迫近下一預(yù)定計(jì)劃時(shí)，秘書可用

9、恰當(dāng)方會(huì)議、會(huì)談時(shí)間延長(zhǎng)迫近下一預(yù)定計(jì)劃時(shí)，秘書可用恰當(dāng)方式向領(lǐng)導(dǎo)提出；式向領(lǐng)導(dǎo)提出； 原定原定4點(diǎn)會(huì)見(jiàn)張科長(zhǎng)，還讓他在接待室等候嗎？是點(diǎn)會(huì)見(jiàn)張科長(zhǎng)，還讓他在接待室等候嗎？是 否否 或還會(huì)見(jiàn)某某科長(zhǎng)嗎？或還會(huì)見(jiàn)某某科長(zhǎng)嗎？ 是是 否否g.領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)用車落實(shí)及與司機(jī)的聯(lián)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)用車落實(shí)及與司機(jī)的聯(lián)絡(luò).2、 日程表的變更和調(diào)整日程表的變更和調(diào)整 案例：會(huì)談超時(shí)案例：會(huì)談超時(shí) 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點(diǎn)半到按昨天下午下班之前定好的日程安排，老總今上午九點(diǎn)半到十點(diǎn)一刻與大地公司的劉總會(huì)談，確定聯(lián)合開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品的一些原十點(diǎn)一刻與大地公司的劉總會(huì)談，確定聯(lián)合開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問(wèn)題；從

10、十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟海洋公司的李總見(jiàn)面，解決產(chǎn)品則問(wèn)題；從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟海洋公司的李總見(jiàn)面，解決產(chǎn)品代銷過(guò)程中的一些問(wèn)題。十點(diǎn)一刻，海洋公司的李總已經(jīng)到了，代銷過(guò)程中的一些問(wèn)題。十點(diǎn)一刻，海洋公司的李總已經(jīng)到了，總經(jīng)理秘書于雪請(qǐng)李總在會(huì)客室稍等，自已以給客人加水的名義總經(jīng)理秘書于雪請(qǐng)李總在會(huì)客室稍等，自已以給客人加水的名義來(lái)到老總的辦公室，向老總暗示另外的客人已到；可老總對(duì)于雪來(lái)到老總的辦公室，向老總暗示另外的客人已到；可老總對(duì)于雪的暗示一點(diǎn)反映也沒(méi)有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年的暗示一點(diǎn)反映也沒(méi)有，還是從足球到汽車，前五百年后八百年地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會(huì)。到十點(diǎn)四十了

11、，見(jiàn)李地與劉總在窮侃，似乎完全忘了另有約會(huì)。到十點(diǎn)四十了，見(jiàn)李總等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來(lái)到老總辦公室，她遞給總等得有些不耐煩了，于雪只好又一次來(lái)到老總辦公室，她遞給了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法：了老總一張紙條。紙條有這么幾種寫法： a a、“老總，李總已到。你已經(jīng)超過(guò)老總，李總已到。你已經(jīng)超過(guò)3030分鐘了！分鐘了！” ” b b、“老總，李總已到。還讓李總等多久？老總，李總已到。還讓李總等多久？” ” c c、“老總，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答老總，李總已到。李總已經(jīng)等得有些不耐煩了，我怎么答復(fù)人家？復(fù)人家？” ” d d、“老總，李總已到。你去接待李總吧，

12、劉總我來(lái)接待。老總，李總已到。你去接待李總吧，劉總我來(lái)接待。” ” e e、“老總，李總已到。我怎么向他解釋？老總，李總已到。我怎么向他解釋？” ” 案例：老總朝令夕改案例：老總朝令夕改 公司與秦皇島恒發(fā)公司就合作開(kāi)發(fā)新型壓縮機(jī)項(xiàng)目己談了大半公司與秦皇島恒發(fā)公司就合作開(kāi)發(fā)新型壓縮機(jī)項(xiàng)目己談了大半年了，由于就專利技術(shù)轉(zhuǎn)讓的估價(jià)問(wèn)題分歧較大，項(xiàng)目進(jìn)展緩慢。年了，由于就專利技術(shù)轉(zhuǎn)讓的估價(jià)問(wèn)題分歧較大，項(xiàng)目進(jìn)展緩慢。根據(jù)事先約定，今天下午兩點(diǎn)半繼續(xù)談。上午十一點(diǎn)半，恒發(fā)公司根據(jù)事先約定，今天下午兩點(diǎn)半繼續(xù)談。上午十一點(diǎn)半，恒發(fā)公司張總的秘書劉小姐給公司老總秘書于雪來(lái)電話，再次確認(rèn)下午會(huì)談張總的秘書劉小

13、姐給公司老總秘書于雪來(lái)電話，再次確認(rèn)下午會(huì)談的事，說(shuō)他們馬上開(kāi)車出發(fā)。放下電話于雪馬上向老總作了匯報(bào)。的事，說(shuō)他們馬上開(kāi)車出發(fā)。放下電話于雪馬上向老總作了匯報(bào)。 下午二點(diǎn)于雪去給胡總給材料時(shí)，提起下午二點(diǎn)半與恒發(fā)公司談下午二點(diǎn)于雪去給胡總給材料時(shí)，提起下午二點(diǎn)半與恒發(fā)公司談判的事；聽(tīng)于雪這么一說(shuō)，老總說(shuō)自己差點(diǎn)把這事忘了，并說(shuō)不想判的事；聽(tīng)于雪這么一說(shuō)，老總說(shuō)自己差點(diǎn)把這事忘了，并說(shuō)不想見(jiàn)恒發(fā)的張總，讓于雪自己處理一下。下午快三點(diǎn)了恒發(fā)公司的張見(jiàn)恒發(fā)的張總，讓于雪自己處理一下。下午快三點(diǎn)了恒發(fā)公司的張總他們才到。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么總他們才到。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如

14、何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：幾種選擇： a a、對(duì)不起，由于你們沒(méi)有按時(shí)來(lái)，我們老總己出去辦別的事去、對(duì)不起，由于你們沒(méi)有按時(shí)來(lái)，我們老總己出去辦別的事去了。了。 b b、我們老總覺(jué)得這項(xiàng)目談起來(lái)太艱難，不想再談了。、我們老總覺(jué)得這項(xiàng)目談起來(lái)太艱難，不想再談了。 c c、實(shí)在不好意思，由于上海分公司那邊出了一點(diǎn)意外，我們老、實(shí)在不好意思，由于上海分公司那邊出了一點(diǎn)意外，我們老 總下午六點(diǎn)的飛機(jī)去上海，現(xiàn)在要作些準(zhǔn)備，不能親自談判，如總下午六點(diǎn)的飛機(jī)去上海，現(xiàn)在要作些準(zhǔn)備，不能親自談判，如果可以的話，先跟研發(fā)部的王經(jīng)理談?wù)勗鯓樱抗梢缘脑?，先跟研發(fā)部的王經(jīng)理談?wù)勗鯓樱?d d、實(shí)在不好意思，

15、我們老總今下午太忙，改個(gè)時(shí)間再談好嗎？、實(shí)在不好意思，我們老總今下午太忙，改個(gè)時(shí)間再談好嗎？ e e、實(shí)在不好意思，下午一上班，商務(wù)部的人就來(lái)電話，說(shuō)下午、實(shí)在不好意思，下午一上班，商務(wù)部的人就來(lái)電話，說(shuō)下午 三點(diǎn)半牛司長(zhǎng)要來(lái)公司了解情況，所以只有請(qǐng)張總諒解。三點(diǎn)半牛司長(zhǎng)要來(lái)公司了解情況，所以只有請(qǐng)張總諒解。 v 案例：老總正在談判案例：老總正在談判 v 這天上午十一點(diǎn)左右，老總正在跟一客戶就合同價(jià)格進(jìn)這天上午十一點(diǎn)左右，老總正在跟一客戶就合同價(jià)格進(jìn)行激烈的討價(jià)還價(jià)。這時(shí)公司另一個(gè)重要客戶打來(lái)電話，要行激烈的討價(jià)還價(jià)。這時(shí)公司另一個(gè)重要客戶打來(lái)電話，要求將原定今下午一點(diǎn)半在本公司舉行的合同談判

16、改到他們公求將原定今下午一點(diǎn)半在本公司舉行的合同談判改到他們公司去，理由似乎很充分，并要求馬上答復(fù)，否則談判只能無(wú)司去，理由似乎很充分，并要求馬上答復(fù)，否則談判只能無(wú)限期推遲。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有限期推遲。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：這么幾種選擇： v a a、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)，您看怎么辦？并要求現(xiàn)在答復(fù)，您看怎么辦？ v b b、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。我覺(jué)得

17、他們這是在故意找茬！并要求現(xiàn)在答復(fù)。我覺(jué)得他們這是在故意找茬！ v c c、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談。、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談。我覺(jué)得您還是得去，否則生意會(huì)黃了！我覺(jué)得您還是得去，否則生意會(huì)黃了！ v d d、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。要不您來(lái)打這個(gè)電話？并要求現(xiàn)在答復(fù)。要不您來(lái)打這個(gè)電話？ v e e、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，、老總，某某公司來(lái)電話讓您下午一點(diǎn)半去他們公司談，并要求現(xiàn)在答復(fù)。我剛才琢磨了一下，覺(jué)得他們說(shuō)的有一定并要求現(xiàn)在

18、答復(fù)。我剛才琢磨了一下，覺(jué)得他們說(shuō)的有一定的道理，可以考慮答應(yīng)他們，您看如何？的道理，可以考慮答應(yīng)他們，您看如何？ 陳之安先生是沈陽(yáng)某飛機(jī)部件股份有限公司主管銷售的陳之安先生是沈陽(yáng)某飛機(jī)部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理。請(qǐng)把下星期一的活動(dòng)安排有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之經(jīng)理。請(qǐng)把下星期一的活動(dòng)安排有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：每周星期一上午安先生和他秘書的工作日志上：每周星期一上午1010：3030在在辦公室舉行會(huì)議，所有經(jīng)理都參加。要安排時(shí)間去銀行取辦公室舉行會(huì)議，所有經(jīng)理都參加。要安排時(shí)間去銀行取現(xiàn)金?，F(xiàn)金。1212：3030陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華陳先生與王新西

19、先生（北京代理商）在文華大酒店共進(jìn)午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午大酒店共進(jìn)午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午3 3：0000見(jiàn)見(jiàn)陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時(shí)間，秘書必須空出半個(gè)小時(shí)的陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時(shí)間，秘書必須空出半個(gè)小時(shí)的時(shí)間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會(huì)議的日時(shí)間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會(huì)議的日程安排，但不能占上午程安排，但不能占上午9 9：00100010：0000的時(shí)間，因?yàn)殛惤?jīng)的時(shí)間，因?yàn)殛惤?jīng)理想在這段時(shí)間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上理想在這段時(shí)間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上7 7：3030分出發(fā)去康特公寓出席晚分出發(fā)去康特公寓出席晚8 8：000

20、0的俱樂(lè)部聚餐會(huì)。秘書的俱樂(lè)部聚餐會(huì)。秘書本人在晚上本人在晚上7 7：0000要參加社交俱樂(lè)部舉行的一個(gè)會(huì)。要參加社交俱樂(lè)部舉行的一個(gè)會(huì)。（二）值班的任務(wù)二）值班的任務(wù) 1 1、承接上級(jí)指示、承接上級(jí)指示 2 2、負(fù)責(zé)電話應(yīng)對(duì)、負(fù)責(zé)電話應(yīng)對(duì) 3 3、接待來(lái)訪人員、接待來(lái)訪人員 4 4、掌握領(lǐng)導(dǎo)者的行蹤、掌握領(lǐng)導(dǎo)者的行蹤 5 5、處理臨時(shí)性、突發(fā)性事件、處理臨時(shí)性、突發(fā)性事件 突發(fā)性事件：突發(fā)性事件：及時(shí)向上司匯報(bào)請(qǐng)示，或就近組織人力物力搶險(xiǎn)救災(zāi)，及時(shí)向上司匯報(bào)請(qǐng)示，或就近組織人力物力搶險(xiǎn)救災(zāi)，或向鄰近的組織單位、部隊(duì)求援，或保護(hù)好事故現(xiàn)場(chǎng)等。為保障人民或向鄰近的組織單位、部隊(duì)求援，或保護(hù)好事故

21、現(xiàn)場(chǎng)等。為保障人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全，盡量減少損失，值班人員有時(shí)在未得到上司指群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全，盡量減少損失，值班人員有時(shí)在未得到上司指示前，便可在可能的范圍內(nèi)適當(dāng)采取臨時(shí)應(yīng)急措施。示前，便可在可能的范圍內(nèi)適當(dāng)采取臨時(shí)應(yīng)急措施。要求：快；準(zhǔn)；加強(qiáng)預(yù)測(cè)，積極主動(dòng)。 6 6、確保機(jī)關(guān)安全、確保機(jī)關(guān)安全 7 7、編寫值班材料。、編寫值班材料。三項(xiàng)記錄：三項(xiàng)記錄：電話記錄電話記錄、接待記錄接待記錄、值班日志值班日志( (下一頁(yè)下一頁(yè)） 值值班班記記錄錄 案例案例 一時(shí)忽略一時(shí)忽略 悔急交加悔急交加 某領(lǐng)導(dǎo)同志出差，秘書從外省給本單位值班室打來(lái)電話某領(lǐng)導(dǎo)同志出差，秘書從外省給本單位值班室打來(lái)電話：某月

22、某日將乘坐某車次回去，請(qǐng)與鐵路部門聯(lián)系，留一包：某月某日將乘坐某車次回去，請(qǐng)與鐵路部門聯(lián)系，留一包廂。值班員只顧記下日期、車次，卻少問(wèn)一句：有事如何聯(lián)廂。值班員只顧記下日期、車次，卻少問(wèn)一句：有事如何聯(lián)系。值班人員與鐵路部門聯(lián)系后，得到的答復(fù)是所擬乘坐的系。值班人員與鐵路部門聯(lián)系后，得到的答復(fù)是所擬乘坐的車次包廂已經(jīng)客滿，只能改乘別的車次。此時(shí)想再次向領(lǐng)導(dǎo)車次包廂已經(jīng)客滿，只能改乘別的車次。此時(shí)想再次向領(lǐng)導(dǎo)同志反饋、請(qǐng)示，卻到處尋不著領(lǐng)導(dǎo)的行蹤。絞盡腦汁，對(duì)同志反饋、請(qǐng)示，卻到處尋不著領(lǐng)導(dǎo)的行蹤。絞盡腦汁，對(duì)所有能想到的去處，均一一去了電話查問(wèn)，結(jié)果全部落空，所有能想到的去處，均一一去了電話查

23、問(wèn)，結(jié)果全部落空，無(wú)人知曉。一番折騰，不僅值班員落得個(gè)又急又累，而且浪無(wú)人知曉。一番折騰，不僅值班員落得個(gè)又急又累，而且浪費(fèi)不少電話費(fèi)，最后還是誤了領(lǐng)導(dǎo)的行程，有關(guān)人員悔急交費(fèi)不少電話費(fèi)，最后還是誤了領(lǐng)導(dǎo)的行程，有關(guān)人員悔急交加，萬(wàn)分遺憾。加，萬(wàn)分遺憾。思考題：試述辦公室值班人員應(yīng)如何正確地做好電話記錄思考題：試述辦公室值班人員應(yīng)如何正確地做好電話記錄？v 案例：緊急意外事件案例：緊急意外事件 v 于雪所在的公司是一家開(kāi)發(fā)生產(chǎn)醫(yī)療麻醉設(shè)備的高科于雪所在的公司是一家開(kāi)發(fā)生產(chǎn)醫(yī)療麻醉設(shè)備的高科技公司，公司正準(zhǔn)備明年在香港上市。星期一早晨一上班，技公司，公司正準(zhǔn)備明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份傳真。傳真是青海一家醫(yī)院發(fā)來(lái)的，說(shuō)是本于雪就收到一份傳真。傳真是青海一家醫(yī)院發(fā)來(lái)的，說(shuō)是本公司生產(chǎn)的麻醉機(jī)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，造成嚴(yán)重的醫(yī)療事故，病公司生產(chǎn)的麻醉機(jī)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，造成嚴(yán)重的醫(yī)療事故，病人家屬情緒很