出納管理作業(yè)流程暨工作手冊

1、出納管理作業(yè)流程暨工作手冊總說明為建立出納管理制度，提昇出納管理效能及服務(wù)品質(zhì)，加速公款支付，確保公款之安全，爰依據(jù)事務(wù)管理規(guī)則第六十二條之三規(guī)定精神並依本校組織之特性，研訂出納管理作業(yè)流程暨工作手冊，並陳機(jī)關(guān)首長核準(zhǔn)後實(shí)施，修正時亦同俾利出納事務(wù)之推動。本手冊係依據(jù)會計法、事務(wù)管理規(guī)則暨手冊出納管理部分、公款支付時限及處理應(yīng)行注意事項，普通公務(wù)單位會計制度之一致規(guī)定、內(nèi)部省核處理準(zhǔn)則及其相關(guān)法規(guī)，考量出納管理單位及其工作性質(zhì)，彙整其共通部分據(jù)以研擬各項內(nèi)容，(共計十章)：總則、安全及設(shè)施、收款、付款、零用金、票據(jù)、有價證券及保管品之收付與管理、押標(biāo)金、保證金及保固金之收付、收納款項收據(jù)之管理

2、、出納帳表及出納業(yè)務(wù)之檢核等十章。目 錄第一章總則第二章安全及設(shè)施第三章收款第四章付款第五章零用金第六章票據(jù)、有價證券及保管品之收付與管理第七章押標(biāo)金、保證金及保固金之收付第八章收納款項收據(jù)之管理第九章出納帳表第十章出納業(yè)務(wù)之檢核附 圖 收納款項業(yè)務(wù)流程圖第一章 總則一、為建立出納管理制度，依公開、透明作業(yè)程序，提昇出納管理效能及服務(wù)品質(zhì)，加速公款支付，確保公款之安全，特依據(jù)事務(wù)管理規(guī)則第六十二條之三精神訂定本手冊。二、本手冊所稱出納管理，係指依法管理現(xiàn)金、票據(jù)、有價證券、保管品等之收付、移轉(zhuǎn)、存管及帳表之登記、標(biāo)製等事項。管理上項出納事務(wù)之單位為出納管理單位；出納管理人員係指實(shí)際經(jīng)營管理現(xiàn)金

3、、票據(jù)、有價證券、保管品等之收付、移轉(zhuǎn)存管及帳表登記、編製之人員。三、出納管理人員每六年至少職務(wù)或工作輪換一次，並貫徹休假代理制度。四、出納管理單位應(yīng)根據(jù)會計憑證，辦理關(guān)於現(xiàn)金、票據(jù)、有價證券、保關(guān)品等之收付、移轉(zhuǎn)、登記及財產(chǎn)之存管等事項。五、出納管理單位對機(jī)關(guān)數(shù)支款項、數(shù)入部分，應(yīng)在時效內(nèi)當(dāng)日或次日解繳國庫，支出部分除零用金外以直接劃撥或開立支票方式為原則。五、出納管理單位應(yīng)參酌實(shí)際情形，依財政部國庫署各級地方政府為財政主管機(jī)關(guān)核定之額定零用金限額內(nèi)，簽經(jīng)機(jī)關(guān)首長或其授權(quán)人核準(zhǔn)後，提取定額現(xiàn)金備做零星事項之支用。六、出納管理單位保管之現(xiàn)金、票據(jù)、有價證券、保管品、契據(jù)等不得挪用或做借支。七、

4、出納管理單位收納各種收入，除法規(guī)另有規(guī)定者外，應(yīng)一律使用收納款項收據(jù)，並設(shè)置收納款項收據(jù)紀(jì)錄卡，即時通知會計單位編製會計憑證入帳。上述收納款項收據(jù)，除經(jīng)手人簽章外，並應(yīng)由主辦出納、主辦會計及機(jī)關(guān)首長簽章。八、符合額定零用金動支事項及款額之支出，由出納管理單位根據(jù)核準(zhǔn)文件憑證在額定零用金內(nèi)之付之。九、出納管理單位接到應(yīng)待付款單據(jù)後，應(yīng)恪遵公款支付時限及處理應(yīng)行注意事項規(guī)定之時限辦理，不得稽延。十、出納管理單位除依法得自行保管之經(jīng)費(fèi)款項外，收納之各種款項、票據(jù)、有價證券、保管品等，應(yīng)依規(guī)定於當(dāng)日或次日解繳公庫，最長不得逾五日。但法令另有規(guī)定者不在此限。十一、專戶管款項存款之支票應(yīng)由機(jī)關(guān)首長，主辦會

5、計暨主辦出納簽章。第二章 安全及設(shè)施一、各機(jī)關(guān)為確保出納管理單位經(jīng)管之現(xiàn)金、票據(jù)、有價證券、保管品等之安全，應(yīng)於出納管理單位之辦公處所設(shè)置閉路電視監(jiān)視系統(tǒng)，每一攝影機(jī)及錄影機(jī)，應(yīng)將出納管理單位進(jìn)出口及走廊全部涵蓋於監(jiān)視之範(fàn)圍內(nèi)。但事實(shí)無法裝設(shè)者，在能確保其安全下，得不設(shè)置前述之監(jiān)視系統(tǒng)。出納管理單位如與其他單位同一辦公室，其位置應(yīng)設(shè)在辦公室最內(nèi)角為原則。二、出納管理單位對於有關(guān)單據(jù)，應(yīng)妥慎管理。三、出納管理人員解領(lǐng)款項，視需要加派人員協(xié)助辦理。四、出納管理單位得採櫃檯化或小櫃員制方式收付，並力求程式簡化，以便利正確為原則。五、出納管理單位日常收納事項較多者，得依規(guī)定洽請代理公庫銀行派員在本機(jī)關(guān)

6、駐收。第三章 收款一、 收款作業(yè)：一 收受時，出納管理單位人員對收入款項，務(wù)須當(dāng)面清點(diǎn)，並即時登記備查簿，如該款項依規(guī)定應(yīng)送存國公庫者，應(yīng)填具繳款書，如數(shù)解庫，並將收據(jù)移送會計單位登帳。二 出納管理人員對依法令規(guī)定應(yīng)收納之款項，得先行收納開立收據(jù)，於當(dāng)日或翌日上午前送會計單位補(bǔ)開收入傳票入帳。三 收日現(xiàn)金、票據(jù)、有價證券、保管品等，需當(dāng)面清點(diǎn)。四 收入票據(jù)，應(yīng)審閱發(fā)票人或銀行名稱、地點(diǎn)、種類、抬頭、金額、日期、背書等是否與規(guī)定相符五 委託銀行代收票據(jù)，應(yīng)先登錄備忘簿，俟銀行通知後，再行列收。如有延誤，應(yīng)即洽詢。六 款項收妥後，及在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經(jīng)收人私章。七 出納管理人員對收

7、入款項，應(yīng)隨時按順序登帳。 十九、收納各種收入，除法令另有規(guī)定外，應(yīng)一律使用收納款項收據(jù)，由各業(yè)務(wù)單位向保管單位領(lǐng)取自行出納款項統(tǒng)一收據(jù)，按編號順序領(lǐng)用，另設(shè)收納款項收據(jù)紀(jì)錄卡，並依照各聯(lián)別規(guī)定按收入項目名稱分別辦理，如因填寫錯誤，應(yīng)即辦理銷號手續(xù)。以使用之收據(jù)及收款書存根聯(lián)，應(yīng)存在各業(yè)務(wù)單位，依類別加裝封面，按號次裝訂成冊妥慎保留，以備抽查。第四章 付款 二十、可直接以票據(jù)、匯撥或劃撥方式支付受款人者，除零用金外，應(yīng)不由出納管理單位支付現(xiàn)金為原則。二十一、收到會計單位編製之付款憑單，應(yīng)即遞送地區(qū)支付機(jī)構(gòu)辦理支付。其屬於受款人自領(lǐng)方式附有公庫專戶存款支票，通知受款人領(lǐng)取。二十二、款項付訖後，即

8、在傳票上加蓋付訖日期戳記及經(jīng)付人員章。二十三、辦理付款時，應(yīng)檢核所附憑証，是否與支出傳票之印鑑相符一 出納管理人員收到會計單位開具之支出傳票，其款項屬於在專戶 存管款項支付者，應(yīng)即簽發(fā)國庫專戶存款支票通知受款人領(lǐng)取。二 在專戶存款內(nèi)之支付之款項，應(yīng)一律簽發(fā)抬頭支票，並依規(guī)定劃線或禁止背書轉(zhuǎn)讓。第五章 零用金二十四、一 零用金之申請：年度開始零用金管理單位因應(yīng)緊急零星支用，應(yīng)參酌實(shí)際情形在財政部國庫署或財政主管機(jī)關(guān)核定零用金額度內(nèi)，經(jīng)機(jī)關(guān)首長或其授權(quán)人核準(zhǔn)後，提取定額現(xiàn)金，指定專人經(jīng)營，備做零星支用。二 零用金由出納管理單位指定出納管理人員統(tǒng)一保管支付。三 零用金支付後，管理零用金之管理人員應(yīng)將

9、支出憑證予以編號加蓋收訖日期章，隨時逐筆登錄零用金備查簿，於支付相當(dāng)數(shù)額時，按類別整理歸類，填具零用金支用清單，連同支出憑證，其授權(quán)人核章後，送會計單位審核，依規(guī)定程序撥還。四 會計年度終了時，額定零用金之處理，依集中支付作業(yè)程序之規(guī)定辦理。第六章 票據(jù)、有價證券及保管品之收付與管理二十五、票據(jù)、有價證券及保管品之收付，出納管理單位應(yīng)根據(jù)傳票執(zhí)行，執(zhí)行後，主辦出納人員，應(yīng)於傳票上簽章以示完成收付手續(xù)。二十六、出納管理單位收到各項票據(jù)、有價證券及保管品，應(yīng)依照公庫保管品有關(guān)規(guī)定送存公庫或代理公庫機(jī)關(guān)保管。存庫之保管品應(yīng)分類登記於存庫保管品備查簿並按月編造保管品報告表送會計單位以備查考管制。第七章

10、 押標(biāo)金、保證金及保固金之收付 二十七、出納管理單位應(yīng)依招標(biāo)須知規(guī)定，收取押標(biāo)金，並開立收據(jù)，退還時，對未得標(biāo)廠商，可即時退還，對無法即時退還者，應(yīng)循一般付款程序辦理。對得標(biāo)廠商，應(yīng)依規(guī)定將押標(biāo)金轉(zhuǎn)換為履約保證金，廠商持原繳納押標(biāo)金之收據(jù)，換取履約保證金之收據(jù)。出納管理單位應(yīng)即收回原押標(biāo)金收據(jù)上註明已轉(zhuǎn)換為履約保證金。二十八、出納管理單位辦理保證金之退還時，應(yīng)依據(jù)會計單位編製之傳票，始可退還，保固金亦同。二十九、採購案有保固期間者，廠商應(yīng)繳納之保固金，可直接由應(yīng)退之履約保險金或該採購案之應(yīng)付款項中扣抵，惟廠商應(yīng)事先申明，俾利會計及出納作業(yè)之辦理。第八章 收納款項收據(jù)之管理 三十、出納款項收據(jù)套

11、印各機(jī)關(guān)印信、機(jī)關(guān)首長、主辦會計及相關(guān)業(yè)務(wù)主管簽章時，應(yīng)由會計單位、總務(wù)單位及各相關(guān)業(yè)務(wù)單位派員會同監(jiān)印，印妥後由保管單位指派專人負(fù)責(zé)保管。三十一、收納款項收據(jù)之領(lǐng)用，應(yīng)由使用單位填具領(lǐng)用單一式二聯(lián)，經(jīng)使用單位主管單位簽核後，向保管單位領(lǐng)用。領(lǐng)用第一聯(lián)由保管單位抽存，第二聯(lián)由出納管理單位保管存查，並應(yīng)設(shè)置收納款項收據(jù)紀(jì)錄卡，隨時紀(jì)錄使用情形，備供查核，以達(dá)勾稽作用。三十二、未使用或已使用擬作廢之收據(jù)，截角作廢，並妥慎保管備查，保管期限至少兩年，屆滿兩年後，陳經(jīng)該管上級機(jī)關(guān)同意得以銷毀。三十三、收納款項之收入收據(jù)，應(yīng)由出納管理單位或使用單位按編號順序開立，不得跳號，並以類別分類。當(dāng)日收入，原則上

12、應(yīng)於次日前結(jié)算，按科目填製繳款書解繳國庫，繳款清單連同收據(jù)第二聯(lián)於次日上午送會計單位列帳。三十四、彙解各項收入款時，應(yīng)將收款之收據(jù)字軌號碼填入各該繳款書其他應(yīng)行說明事項欄內(nèi)。三十五、為加強(qiáng)收納款項收據(jù)之管制，保管單位應(yīng)設(shè)置收納款項收據(jù)領(lǐng)用紀(jì)錄卡，並不定期抽查，作成紀(jì)錄備查。第九章 出納帳表三十六、出納管理單位應(yīng)製備下列各項簿籍其格式詳附錄一：一 現(xiàn)金出納備查簿，備登收納款項，必要時的分立收入、支出或收支結(jié)存各項簿籍。二 存庫保管品備查簿，備登存庫保管各類有價證券、票據(jù)、保管品等項。三 保管品記錄簿，作為保管品之明細(xì)備查簿，以記載保管品收存即發(fā)還之原始紀(jì)錄。第十章 出納業(yè)務(wù)之檢核三十七、出納管理之檢核要項如下：一 出納手續(xù)是否符合規(guī)定二 傳票送達(dá)後，辦理收付款項，是否迅速三 保管之票據(jù)、有價證券、保管品等否與帳目相符，有無超過有