306-主題班會通訊美

1、通訊美 主持人:李真真 。陳志云1:打電話的禮儀在拿起話筒之前,我們應(yīng)該注意或是準(zhǔn)備什么呢？（1）未打電話先準(zhǔn)備打電話前，最好先做好準(zhǔn)備，比如談話要點所要講到的資料等，可以記錄在紙上。這樣既能節(jié)約時間，又不至于“忘詞”。通話前要把自己情緒調(diào)整好。人們往往以為在電話里講話，誰也看不到誰，講起話來就不注意帶表情、帶動作.其實這是不對的.如果你希望對方了解真正的你，你就必須把笑容、點頭以及手勢變成對方聽得見的聲音，激動時還可以帶上動作，把聲音表情夸大一些。因為沒有表情時講出來的話往往是干澀而沒有感情的，對方一聽就能想象出來.對方想象到你毫無表情地和他談話，心里也就沒有熱情,這樣就中斷活阻隔了兩人的情

2、感交流。如果正在你心情不好的時候有你的電話，在接過電話前,一定要穩(wěn)定一下情緒，使自己高興起來，不要把煩惱和不高興傳染給對方，要不能因?qū)Ψ皆诓贿m合的時候打來電話而發(fā)火。因為對方并不知道你在干什么，或是為了告訴一件很重要的事。如果一說話就帶出一股不歡迎或不耐煩的情緒，對方馬上就能覺察,想說的話也就不說了。（2)適合通話的時間通話最佳時間是在雙方事先約定的時間或?qū)Ψ椒奖愕臅r間。除非有要事必須立即通告外，不要在別人休息時間打電話。例如，每天上午7點前、晚上10點后及午休時間、用餐時打電話不合適。另外要注意，給海外打電話，要先了解一下時差，不要不分晝夜地騷擾人家。打公務(wù)電話，盡量要公事公辦，不要在別人私

3、人時間,特別是節(jié)、假日時間里，麻煩對方.如果能有意識的避開對方的通話高峰時間，業(yè)務(wù)繁忙時間、生理厭倦時間，打電話的效果會更好.每次通話的具體長度都要有所控制，基本的要求是寧短勿長.我們提倡“三分鐘原則”.在打電話時應(yīng)該自覺的有意識地將每次通話的長度,限制在3分鐘以內(nèi)。在通話開始后，除了要自覺控制通話長度外，必要時還要注意受話人的反應(yīng).比如，可以在開始通話時,先問一下對方,現(xiàn)在通話是否方便,如果對方不方便，再約另外的時間。如果通話時間較長，最好先征求一下對方意見,并在結(jié)束時略表歉意。在對方節(jié)假日、用餐、睡覺時,萬不得已打電話影響了別人，不僅要講清楚原因，而且不要忘了說聲“對不起”.在別人工作時間

4、里,原則上不要因私通話.在和對方通話時，可以多稱呼對方,不僅會使對方專注，而且還會增加你的感情色彩。（3）通話中的規(guī)范在通話的過程中，自始自終，都要尊重自己的通話對象，待人于禮，表現(xiàn)得文明大度。在正式通話前，首先要說聲：“您好！”接下來要自報家門,以讓對方知道自己是誰。在電話里自報家門，有四種模式可以借鑒。1、報本人的全名；2、報本人所在的單位;3、報本人所在的單位和全名；4、報本人所作單位、全名和職務(wù).其中第一種模式主要用于私人交往中，后三種模式適用于公務(wù)交往。最后一種模式是最正規(guī)的。不論自己是什么身份或是再有什么值得生氣的事,打電話給別人時，都不應(yīng)該厲聲呵斥，態(tài)度粗暴無理。低三下四也沒必要

5、。如果對方電話有總機的話，不要忘了對總機話務(wù)員問聲好。比如：“您好!請轉(zhuǎn)某某，謝謝！碰上要找的人不在，需要接聽電話的人帶找，或轉(zhuǎn)告、留言時，態(tài)度同樣要文明而有禮。并且還要用上“請、“麻煩、“勞駕”、“謝謝”之類的詞。打電話的時候，最好用手拿好話筒,盡量不要在通話時把話筒夾在脖子下，或是高架雙腿和人通話.如果邊吃東西邊打，在公眾場合或?qū)Ψ讲皇悄忝苡衙媲?，都是失態(tài)的。通話也要注意控制音量。不管打還是接電話話筒和嘴都要保持3厘米左右的距離，聲音寧小勿大。用電話談話，必須完全依靠聲音，電話聲音就是唯一的使者,你必須通過它給對方一個良好的印象。所以,傳到電話那端的必須是一個清晰、生動、讓人感興趣的聲音.

6、首先音量要適中,更要注意發(fā)音和咬字準(zhǔn)確。不管是長途還是市內(nèi)電話，都不要大喊大叫，要想著你是對著對方的耳朵說話。如果電話里有雜音,或者其他毛病，對方聽不清楚的時候自然會提示你大點聲，此時你就可以適當(dāng)加大音量。但如果你聽不清楚對方的聲音，可以禮貌地說:“對不起，您的聲音我聽得不是很清楚”或“對不起。話機好像有什么問題，不是很清晰”等話語,并加以提示,對方自然會加大音量。（4)盡量把話說明白在電話里交談總不如兩人面對面的交談方便?？床坏綄Ψ皆谧鍪裁础２恢缹Ψ绞遣皇窃诼犇阏f話，對方也同樣不知道你是否對他說的問題感興趣，這就要求在打電話時適當(dāng)多說兩句，作為補充交流，使雙方更好地溝通。如果你和對方談話的

7、內(nèi)容太長，先問問對方是不是方便.對方聽你說話時,要時不時的問問他，對你說的話有什么看法想法，讓他發(fā)表意見.如果只是你一個勁地說,對方聽多了就會分散注意力，或不耐煩了。你問他一個問題，問一下是否同意，就是提醒對方認(rèn)真聽，也是交流的補充，使雙方都幾種精力。2、接電話的禮儀打電話需要注意,接電話更是馬虎不得。（1）“鈴響不過三”原則電話鈴聲一旦響起,要立即放下手頭的事去接聽電話。接聽及不及時，反映了一個人待人的真實態(tài)度。而且應(yīng)該親自接聽電話，輕易不要讓別人代勞，尤其是不要讓小孩兒代接。我們提倡“鈴響不過三：接聽電話以鈴響三聲之內(nèi)接最適當(dāng)。不要鈴響許久,才姍姍來遲。也不要鈴聲才響過一次,就拿起聽筒。這

8、樣會讓打電話的人大吃一驚。因特殊原因，致使鈴響過久才接，要在和對方通話之前先向?qū)Ψ奖硎厩敢狻ＵＧ闆r下，不允許不接聽來電，特別是“應(yīng)約而來的電話。就像敲門一樣,如果剛敲每一聲你就開了門，沒準(zhǔn)會讓對方嚇一跳，而且還會認(rèn)為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了四五聲還沒人應(yīng)，又會被認(rèn)為沒有人在,或是不想理.接起電話時，先自報家門，并首先向發(fā)話人問好。如果是對方首先問好，應(yīng)該立即問候?qū)Ψ?。但在家里，為了自我保護(hù)，可以用電話號碼作為自報家門的內(nèi)容，不報家門也不算失禮.（2）非常規(guī)電話的處理撥錯電話是常事。如果接到打錯的電話，要簡短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話,不要為此勃然大怒甚至出口傷人。有時候接

9、起電話時，卻聽不到對方說話，這時如果不分青紅皂白，在連續(xù)問候幾聲而沒有人應(yīng)答就破口大罵的話，未免顯得太沒修養(yǎng)。要知道這可能是電話線路出了問題，造成了你聽不見對方的聲音，如果破口大罵，萬一對方是你上級或是客戶，又該怎么收場?對于惡意騷擾的對話，應(yīng)簡短而嚴(yán)厲地批評對方,沒有必要長篇大論或大說臟話;如果問題嚴(yán)重，甚至可以報警。(3）兩個電話同時響起當(dāng)兩部電話同時響起，或者在接聽電話時，恰好另一個電話打來,可先向通話對象說明原因，要對方不要掛電話，稍候片刻,然后立即去接另一個電話，待接通以后,先請對方稍候,或過一會兒再打來，也可以記下對方的電話稍后打去，然后再繼續(xù)第一個電話。不管多忙都不要拔下電話線，

10、也不要把假的甚至是別人的電話號碼留給不受你歡迎的人.(4)不想繼續(xù)接聽這個電話如果是找你的而你又厭煩的電話,可以試著采取下面的方法禮貌而婉轉(zhuǎn)地中斷通話:告訴對方有另外一個緊急電話打進(jìn)來；告訴對方有客人來訪，你必須過去招呼了；告訴對方有急事要馬上處理；告訴對方領(lǐng)導(dǎo)正在叫你，你不方便在繼續(xù)通話。（5）規(guī)范地代接電話假如對方要找的不是自己，不要拒絕幫忙代找別人的請求，特別不要向?qū)Ψ奖硎境瞿銓λ业娜擞幸庖?，或是對方要找的人就在身邊，你說“不在”.代接電話時，不要充當(dāng)“包打聽”，向?qū)Ψ皆儐柡鸵业娜说年P(guān)系.當(dāng)發(fā)話人要求轉(zhuǎn)達(dá)某事給某人時,應(yīng)嚴(yán)守口風(fēng)別隨意擴散。即使發(fā)話人要找的人就在附近,也不要大喊大叫

11、，而鬧得人人都行注目禮。當(dāng)別人通話時，更不要“旁聽”或是插嘴。對發(fā)話人要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容，最好認(rèn)真做好筆錄,對方講完之后，還要重復(fù)一遍，以驗證自己的記錄是否正確無誤,免得誤事.可以在一張干凈的紙上記錄他人電話,記錄內(nèi)容應(yīng)涵蓋五個“W”，即對方是哪個單位“where“、通話要點“what”、打電話人的姓名“who”、打電話來有什么事情“why”、什么時間打來有什么事情“when。然后趕緊把這張紙親自放在所要找的人辦公桌顯眼外（最好背過來放，以免讓人看到電話內(nèi)容）或親自交給他。接聽尋找他人的電話時,先要弄明白“對方是誰”、“現(xiàn)在找誰”這兩個問題.如果對方不愿意講第一個問題,也不必勉強。如果要找的人

12、不在，可先如實相告,再詢問對方，“您有什么事情?是否可以轉(zhuǎn)告或留下電話,以方便讓他給您回話”.如果前后次序顛倒了，就難免讓人產(chǎn)生懷疑心.不到萬不得已，不要輕易把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容再托他人轉(zhuǎn)告.這樣一來,不但內(nèi)容容易走樣，也耽誤時間.3、請注意手機禮儀隨著手機的日益普及，無論是在社交場所還是工作場所放肆地使用手機，已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一，手機禮儀越來越受到關(guān)注.在國外,如澳大利亞電訊的各營業(yè)廳就采取了向顧客提供“手機禮節(jié)”宣傳冊的方式，宣傳手機禮儀。公共場合特別是樓梯、電梯、路口、人行道等地方，不可以旁若無人的使用手機.在會議中和別人洽談的時候，最好的方式還是把手機關(guān)掉,起碼也要調(diào)到震動狀態(tài)

13、，這樣既顯示出對別人的尊重，又不會打斷發(fā)話者的思路。而那種在會場上鈴聲不斷，并不能反映你“業(yè)務(wù)忙”,反而顯示出你缺少修養(yǎng)。在一些場合，比如在劇院里看電影或欣賞文藝演出，打手機是極其不合適的。如果非得回話,或許采用靜音的方式發(fā)送手機短信相比適合一點。在餐桌上，關(guān)掉手機或是把手機調(diào)到震動狀態(tài)還是必要的。不要正吃到興頭上的時候，被一陣煩人的鈴聲打斷。不管業(yè)務(wù)多忙，為了自己和其他乘客的安全，在飛機上都不要使用手機。使用手機，特別是在公共場合,應(yīng)該把自己的聲音盡可能的壓低一下，而絕不能大聲說話,以贏取路人的眼球。一切公共場合，手機在沒有使用時，都要放在合乎禮儀的常規(guī)位置。不管怎樣都不要在沒用的時候放在手里或掛在上衣口袋外。放手機的常規(guī)位置有：一是隨身攜帶的公事包里（這種位置最正規(guī)）;二是上衣的內(nèi)袋里。有時候，可以將手機暫放腰帶上，或是開會的時候交給秘書,會務(wù)人員代管,也可以放在不起眼的地方,如手邊、背后、手袋里，但不要放在桌上。手機短信有書面信函的特點，又有快捷的優(yōu)勢，所以被廣泛地使用。所以我們關(guān)注