撰寫咨詢分析報告

1、1 / 12 正確地撰寫報告 在咨詢工作中， 書面交流能夠彌補口頭的不足。 而在某些情況下， 書面報告會成為要緊的或唯一的交流渠道。 報告除了歸納和傳遞 信息、激勵客戶采取行動之外，對客戶還具有其他重要的作用， 報告的質量和講明在專門大程度上決定著咨詢師在執(zhí)行咨詢任 務過程中的阻礙報告還阻礙咨詢師的總的信譽。 當咨詢師和客戶 個人之間的交往受到限制時 （比如， 客戶從好幾個咨詢師那兒得 到不同的書面報告而從中擇一時） ，報告的講服力就成為報告至 關重要的作用。 一份出色的咨詢報告應達到以下三個差不多標準： 第一，要友好面對讀者，針對客戶的背景、需求和愛好，選擇 報告的結構、 文體、術語、論點以

2、及其他特點。 最全然的問題是： 什么樣的報告能最好地服務于客戶，并易于客戶閱讀并理解 而不是 我們公司情愿出具什么樣的報告？ 因此，在大多數(shù)情形 下，客戶對報告并沒有什么專門的偏好， 而是讓咨詢師替他們選 擇。盡管如此，依舊要征求他們的意見，直接和客戶討論報告是 會有專門大的關心的。 第二，報告應便于咨詢師撰寫。便于撰寫的文章才便于閱讀。 2 / 12 況且，如此做能夠為客戶節(jié)約時刻和費用。 因為客戶要為咨詢師 撰寫報告所花費的時刻支付費用， 而且要花費自己的時刻來研究 報告。在極端的情況下， 一份撰寫得專門不行的報告會使客戶心 煩起到事與愿違的作用。 第三， 也是最重要的， 每一份報告的目的

3、差不多上為了傳遞特 定的信息。在撰寫報告前，需要明確這一信息（或目的）。如此 做有助于確定報告的結構， 選擇適當?shù)奈捏w， 并針對要向客戶傳 遞的這一信 息，組織論據(jù)的事實和信息。 做為自檢， 能夠通過以下問題來檢查要撰寫的報告的必要性和目 的 - 什么緣故這份報告是必要的？ - 它想表達什么內容？ - 如何達到這一目的？ - 有沒有達到這一目的的更好的方法？ - 時機成熟了嗎？ - 誰會是這份報告的讀者？誰會是這份報告的使用者？ 在試寫報告的開場白時，能夠采納如此的開頭： 本報告的目的 3 / 12 假如完成那個句子有任何困難， 講明寫這份報告的必要性有待商 榷。從上次報告到現(xiàn)在的時刻間隔長短

4、并不重要， 重要的是咨詢 任務在此過程中取得的中意進展， 而且也為客戶所知曉， 即使是 在按照咨詢合同規(guī)定， 非提交報告不可時， 也應該先考慮上述問 題，環(huán)境可能已發(fā)生變化，先前定的時刻表也許不再適宜，也許 全然不再需要如此一份報告了，等等。 原則上， 除了直接證明結論或工作所產生的文件的信息外， 咨詢 報告不應重復從客戶那兒得到的或早為客戶熟知的信息及有關 背景情況的一般信息。信息的精華在于新聞。因此，報告的信息 內容應包 括： - 咨詢師首先發(fā)覺的事實； - 對已知事實重要性的新發(fā)覺； - 新發(fā)覺的已知效果和迄今未知緣故之間的聯(lián)系； - 客戶存在問題的解決方法及方法的正確性； - 向客戶表

5、明他 / 她需要采取行動的情況以及其他能引起客戶注 意的任何情況。 4 / 12 報告的結構 應當依照報告的性質和目的以及期望得到的反映，對內容進行 最佳順序 的編排。做到這一點可能不容易。作者可能希望能夠 對整個咨詢任務以及咨詢小組的整個分析考慮過程， 給予全面的 描述，但客戶則更急于了解將為業(yè)務帶來可見改進的結果和建 議。盡管作者希望讀者能從頭讀到尾，但誰也無法保證這一點， 這也是書面交流的一個弊端。 報告具有講服力就需要一個理性的 推理積存過程而讀者卻不情愿重復這一過程。 解決的方法是在報告的開頭最好有一個吸引人的提要， 提要要緊 描述報告的總旨及關鍵信息。 如此大多數(shù)工作繁忙的高級治理

6、成 員，即使可不能逐章閱讀， 也能夠通過閱讀提要來了解報告的結 構和要緊結論。 再依照高級治理人員的歸納， 他們會選擇更加認 真地看一下報告的某些部分。 內容目錄也專門重要（十分簡短的報告除外）；遺憾的是專門多 報告恰恰缺少這一項。 內容目錄最好是放在報告的最開始， 即開 頭是內容簡介、前言、提要或任何其他章節(jié)。如此做可能有助于 在單獨的紙張或卡片上編寫標題和內容摘要。 然后可對這些卡片 作出妥善的分類，以便擬定提綱和起草報告。 5 / 12 對大標題、小標題等采納一套正規(guī)的數(shù)字和 / 或字母體系，有助 于將報告的本文整理成合乎邏輯的結構。 每個數(shù)字后的文字能夠 用不同的格式打印。 能夠應用十

7、進制方式，如： 1、大標題 1.1 小標題 1.1.1 次小標題。 或者用數(shù)字和字母方式，如： I 、大標題 1、小標題 A、次小標題 1）列舉項目 2）列舉項目 這種方式的優(yōu)點在于， 它能夠使作者考慮到問題的輕重緩急， 確 定哪些題目實際上是不的題目的小節(jié)， 它能夠促進報告結構更有 條理性，并可提出合理的布局，幸免重復。 例如，一份報告包括三個方面：采購、儲存和生產，對此作出的 三個方面6 / 12 的講明： 調查結果、 做出結論和提出建議。 下面的三種 布局哪一種最好呢？ 1、調查 1. 采購 1. 采購 1.1 采購 1.1 調查 1.1 調查 1.2 儲存 1.2 結論 1.2 結論

8、1.3 生產 1.3 建議 2. 結論 2. 儲存 2. 儲存 2.1 采購 2.1 調查 2.1 調查 2.2 儲存 2.2 結論 2.2 結論 2.3 生產 2.3 建議 3、建議 3. 生產 3. 生產 3.1 采購 3.1 調查 3.1 調查 3.2 儲存 3.2 結論 3.2 結論 3.3 生產 3.3 建議 4. 建議 4.1 采購 4.2 儲存 4.3 生產 關于任一特不的報告， 這些布局中總有一種是最簡單易行的， 然 而假如 調查對客戶沒有什么新東西，那也無需對它們化力氣 了。結論通常會直接導致 建議 ，甚至可能整個報告只需按照 上述第三欄第 4項的格式編寫， 建議本身要寫得使

9、調查和結論更 為清晰了。 咨詢報告不同于研究論文， 它所表達的內容是為了激 發(fā)和引導行動。 每件情況都有輕重緩急、重要程度、利弊和目的；整理的方案有 助于把上述諸點分選出來。 附錄有助于把一份報告中的詳細講明、清單、表格、圖表、圖解 等抽出來， 把它們放在報告中會打破閱讀的連貫性， 而且在版面 上也難于安排。 報告的正文應便于閱讀， 便于對概括性資料作快 速的查閱， 附錄能對報告中的某些項目作出補充。 假如讀者遇到 幾頁密密麻麻的數(shù)字表格， 就不7 / 12 利于他們閱讀報告。 但小表格或 圖解，則無礙。它們有助于打破報告的單調性，傳遞有選擇的或 總體性的信息，應在正文中予以保留。 舉例來講， 假如一份報告包括辦公系統(tǒng)的詳細講明， 這種情況幾 乎注定要入在附錄里面。如此，在不破壞報告保密性的前提下， 附錄在以后能夠作為客戶通過操作手冊的一部分。 在咨詢任務的最后報告中， 特不要對有關人員表示感謝， 那個地 點面也需要某些技巧。如若一一列舉姓名，就一定不要有遺漏， 因為每一個給予真誠關心的人都希望在名單中看到自己的名字， 與此同時，假如在名單中包括了某位與