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文檔簡介

1、高等職業(yè)技術(shù)教育教材高等職業(yè)技術(shù)教育教材建設(shè)工程技術(shù)資料管理電子教案建設(shè)工程技術(shù)資料管理電子教案目目 錄錄1 建設(shè)工程技術(shù)資料管理概述建設(shè)工程技術(shù)資料管理概述2 工程準(zhǔn)備與驗收階段資料工程準(zhǔn)備與驗收階段資料3 監(jiān)理資料監(jiān)理資料4 施工資料施工資料5 計算機輔助檔案資料管理計算機輔助檔案資料管理6 建設(shè)工程施工資料實例建設(shè)工程施工資料實例1建設(shè)工程技術(shù)資料管理概述建設(shè)工程技術(shù)資料管理概述本章主要內(nèi)容包括:建設(shè)工程文件和檔案資本章主要內(nèi)容包括:建設(shè)工程文件和檔案資料的概念,建設(shè)工程文件和檔案資料的載體與特料的概念,建設(shè)工程文件和檔案資料的載體與特征,建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義與職責(zé),征,建設(shè)

2、工程文件和檔案資料管理的意義與職責(zé),建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍與質(zhì)量要求,建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍與質(zhì)量要求,建設(shè)工程文件和檔案資料的組卷,建設(shè)工程文件建設(shè)工程文件和檔案資料的組卷,建設(shè)工程文件和檔案資料的驗收與移交。和檔案資料的驗收與移交。 本章提要本章提要本本 章章 內(nèi)內(nèi) 容容1.1 建設(shè)工程文件和檔案資料建設(shè)工程文件和檔案資料概述概述1.2 建設(shè)工程文件和檔案資料建設(shè)工程文件和檔案資料管理管理1.1 建設(shè)工程文件和檔案資料概述建設(shè)工程文件和檔案資料概述建設(shè)工程文件建設(shè)工程文件(construction project document)是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信

3、息記錄,是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件圖和竣工驗收文件,也可簡稱為工程文件。,也可簡稱為工程文件。工程準(zhǔn)備階段文件工程準(zhǔn)備階段文件(seedtime document of a construction project)是指在工程開工以前,在立項、)是指在工程開工以前,在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。成的文件。1.1.1 建設(shè)工程文件和檔案資料的概念建設(shè)工程文件和檔案資料的概念1.1.1.1 建

4、設(shè)工程文件的概念建設(shè)工程文件的概念監(jiān)理文件監(jiān)理文件(project management document)是指)是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件;監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件;施工文件施工文件(constructing document)是指施工單)是指施工單位在工程施工過程中形成的文件;位在工程施工過程中形成的文件;竣工圖竣工圖(asbuild drawing)是指在工程竣工驗)是指在工程竣工驗收后,真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣;收后,真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣;竣工驗收文件竣工驗收文件(handing over document)是指在)

5、是指在建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。 建設(shè)工程檔案建設(shè)工程檔案(project archive)是指在工程建)是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄,也可簡稱為工程表、聲像等各種形式的歷史記錄,也可簡稱為工程檔案。檔案。 建設(shè)工程檔案資料建設(shè)工程檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。竣工驗收資料、聲像資料等資料。資料是一個相對

6、性、動態(tài)性極強的概念,外延資料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念,外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價值,無論其具體是什么,均可視為值,無論其具體是什么,均可視為資料資料。 1.1.1.2 建設(shè)工程檔案與檔案資料的概念建設(shè)工程檔案與檔案資料的概念檔案檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件(或叫文書)轉(zhuǎn)化而來的。廣義的(或叫文書)轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件文件”不僅指不僅指常規(guī)的機關(guān)文書,也包括技術(shù)文件、各種手稿等工常規(guī)的機關(guān)文書,也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。作中直接使用的材料。文件轉(zhuǎn)化為檔案

7、是有條件的。主要有以下三點:文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的。主要有以下三點: (1)辦理完畢(或叫處理完畢)的文件才能作辦理完畢(或叫處理完畢)的文件才能作為檔案。為檔案。 (2)對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件,才有必要作為檔案保存。定查考利用價值的文件,才有必要作為檔案保存。 (3)按照一定的規(guī)律保存起來的文件,才能最按照一定的規(guī)律保存起來的文件,才能最后成為檔案。后成為檔案。 檔案的記載手段是多種多樣的,除了紙質(zhì)材料檔案的記載手段是多種多樣的,除了紙質(zhì)材料之外,還存在大量其他形式的載體,包括之外,還存在大量其他形式的載體,包括磁性材料

8、、磁性材料、感光材料和其他合成材料感光材料和其他合成材料等。等。 建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、縮微檔案和電子檔案聲像檔案、縮微檔案和電子檔案。 建設(shè)工程聲像檔案建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要是竣工檔案不可缺少的重要組成部分,是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貎和工組成部分,是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貎和工程施工主要過程及建成后的建(構(gòu))筑物的照片和程施工主要過程及建成后的建(構(gòu))筑物的照片和錄音、錄像檔案。錄音、錄像檔案。 1.1.2 建設(shè)工程文件和檔案資料的載體與特征建設(shè)工程文件和檔案資料的載體與特征1.1.2.1 建設(shè)工程

9、文件和檔案資料的載體建設(shè)工程文件和檔案資料的載體錄音、錄像檔案錄音、錄像檔案,是指用專門的器械和材料,是指用專門的器械和材料,采用錄音、錄像的方法,記錄聲音和圖像的一種特采用錄音、錄像的方法,記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案,分為機械錄音檔案(唱片檔案)、殊載體的檔案,分為機械錄音檔案(唱片檔案)、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。照片檔案照片檔案是指采用感光材料,利用攝影的方法是指采用感光材料,利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。記錄形象的歷史記錄。電子檔案電子檔案,是指利用計算機技術(shù)形成的,以代,是指利用計算機技術(shù)形成的,以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案,如磁盤、

10、磁帶、碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案,如磁盤、磁帶、光盤等。光盤等。 (1)真實性和全面性真實性和全面性 (2)分散性和復(fù)雜性分散性和復(fù)雜性 (3)繼承性和時效性繼承性和時效性 (4)隨機性隨機性 (5)多專業(yè)性和綜合性多專業(yè)性和綜合性 1.1.2.2 建設(shè)工程文件和檔案資料的特征建設(shè)工程文件和檔案資料的特征1.2 建設(shè)工程文件和檔案資料管理建設(shè)工程文件和檔案資料管理(1)按照規(guī)范的要求積累而成的完整、真實、按照規(guī)范的要求積累而成的完整、真實、具體的工程技術(shù)資料,是工程竣工驗收交付的必備具體的工程技術(shù)資料,是工程竣工驗收交付的必備條件;條件; (2)工程技術(shù)資料為工程的檢查、維護、改造、工程技術(shù)

11、資料為工程的檢查、維護、改造、擴建提供可靠的依據(jù);擴建提供可靠的依據(jù); 1.2.1 建設(shè)工程文件和檔案資料管理的建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義與職責(zé)意義與職責(zé)1.2.1.1 建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義建設(shè)工程文件和檔案資料管理的意義(3)一個質(zhì)量合格的工程必須要有一份內(nèi)容齊一個質(zhì)量合格的工程必須要有一份內(nèi)容齊全、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實可靠的技術(shù)全、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實可靠的技術(shù)資料;資料; (4)對于優(yōu)良工程的評定,更有賴于技術(shù)資料對于優(yōu)良工程的評定,更有賴于技術(shù)資料的完整無缺;的完整無缺; (5)做好建設(shè)工程文件和檔案資料管理工作也做好建設(shè)工程文件和檔案資料管理工作

12、也是項目管理的重要內(nèi)容;是項目管理的重要內(nèi)容; (6)建設(shè)工程文件和檔案資料是建設(shè)單位對建建設(shè)工程文件和檔案資料是建設(shè)單位對建設(shè)工程管理的依據(jù)。設(shè)工程管理的依據(jù)。 (1)在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中,建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé):工作中,建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé): 在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時,應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出合同時,應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求。明確要求。 收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件,收集和整理工程

13、準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件,并應(yīng)進行立卷歸檔。并應(yīng)進行立卷歸檔。 負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。 收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。工程檔案。 1.2.1.2 建設(shè)工程文件和檔案資料管理的職責(zé)建設(shè)工程文件和檔案資料管理的職責(zé)在組織工程竣工驗收前,應(yīng)提請當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機在組織工程竣工驗收前,應(yīng)提請當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收;未取得工程檔案驗收認可文件的,構(gòu)對工

14、程檔案進行預(yù)驗收;未取得工程檔案驗收認可文件的,不得組織工程竣工驗收。不得組織工程竣工驗收。 對列入城建檔案館(室)接收范圍的工程,工程竣工驗對列入城建檔案館(室)接收范圍的工程,工程竣工驗收后的收后的3個月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)移交一套符合規(guī)定的個月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。工程檔案。 (2)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。 (3)建設(shè)工程項目實行總承包的,總包單位負建設(shè)工程項目實行總承包的,總包單位負責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應(yīng)及責(zé)收

15、集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交;各分包單位應(yīng)將本單位形成的時向建設(shè)單位移交;各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設(shè)工工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設(shè)工程項目由幾個單位承包的,各承包單位負責(zé)收集、程項目由幾個單位承包的,各承包單位負責(zé)收集、整理立卷其承包項目的工程文件,并應(yīng)及時向建設(shè)整理立卷其承包項目的工程文件,并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。單位移交。 (4)城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗收前,檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗收前,應(yīng)對工程檔案進行

16、預(yù)驗收,驗收合格后,須出具工應(yīng)對工程檔案進行預(yù)驗收,驗收合格后,須出具工程檔案認可文件。程檔案認可文件。 建設(shè)工程文件歸檔建設(shè)工程文件歸檔是指工程文件形成單位完成是指工程文件形成單位完成其工作任務(wù)后,將形成的文件整理立卷后,按規(guī)定其工作任務(wù)后,將形成的文件整理立卷后,按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。移交檔案管理機構(gòu)。對一個建設(shè)工程而言,歸檔有對一個建設(shè)工程而言,歸檔有兩方面含義:兩方面含義:一一是是建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交;構(gòu)移交;二是二是勘察、設(shè)計

17、、施工、監(jiān)理等單位將本勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。管理機構(gòu)移交。 1.2.2 建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍與質(zhì)量要求范圍與質(zhì)量要求歸檔(歸檔(putting into record)應(yīng)符合下列規(guī)定:)應(yīng)符合下列規(guī)定:(1)歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料歸檔范圍映工程建設(shè)活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見詳見表表1.1(P5)。(2)根據(jù)建設(shè)程序和工程特點,歸檔可以分階根據(jù)建設(shè)程序和工程

18、特點,歸檔可以分階段進行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后段進行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。進行。 (3)勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理整理立卷后,建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機構(gòu)的要求對檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和機構(gòu)的要求對檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查,審查合格后向建設(shè)單位移交。案卷質(zhì)量進行審查,審查合格后向建設(shè)單位移交。 (4)工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。位保管,一套

19、(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。 (5)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章位移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。后方可交接。 (6)凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和表表1.1的要求單獨立的要求單獨立卷歸檔。卷歸檔。 歸檔范圍的基本原則是:歸檔范圍的基本原則是:對與工程建設(shè)有關(guān)的對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的

20、文件,均應(yīng)收集齊全,整理立存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。卷后歸檔。工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合表表1.1(詳見(詳見P5)的要求。的要求。 1.2.2.1 建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍建設(shè)工程文件和檔案資料的歸檔范圍(1)歸檔的工程文件應(yīng)為原件。歸檔的工程文件應(yīng)為原件。 (2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。 (3)工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確,與工程工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確,與工

21、程實際相符合。實際相符合。 (4)工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料,如工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。 1.2.2.2 建設(shè)工程文件和檔案資料的質(zhì)量要求建設(shè)工程文件和檔案資料的質(zhì)量要求(5)工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。潔,簽字蓋章手續(xù)完備。 (6)工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(幅面(297mm21

22、0mm)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。幅。 (7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。性大、耐久性強的紙張。 (8)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 (9)竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括“竣工圖竣工圖”字字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)??⒐D章尺制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)??⒐D章尺寸為寸為50mm80mm??⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅??⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄

23、上方空白處。竣工圖章示例如印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。竣工圖章示例如圖圖1.1。 (10)利用施工圖改繪竣工圖,必須標(biāo)明變更利用施工圖改繪竣工圖,必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖??⒐D。 (11)不同幅面的工程圖紙應(yīng)按不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法制圖的折疊方法(GB/10609389)統(tǒng)一折疊成)統(tǒng)一折疊成A4幅面(幅面(297mm210mm),圖標(biāo)欄露在外面。),圖標(biāo)欄露在外面。 圖圖1.1竣工圖章

24、式樣竣工圖章式樣 立卷(立卷(filing)是指按照一定的原則和方法,將是指按照一定的原則和方法,將有保存價值的文件分門別類地整理成案卷,亦稱組有保存價值的文件分門別類地整理成案卷,亦稱組卷。卷。案卷(案卷(file)是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。檔案保管單位。立卷的基本原則為:立卷的基本原則為:立卷應(yīng)遵循工程文件的自立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時,工程文件應(yīng)按單位工程組卷。時,工程

25、文件應(yīng)按單位工程組卷。 1.2.3 建設(shè)工程文件和檔案資料的組卷建設(shè)工程文件和檔案資料的組卷1.2.3.1 立卷的原則和方法立卷的原則和方法立卷的方法為:立卷的方法為:工程文件可按建設(shè)程序劃分為工工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、工驗收文件五部分。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷;監(jiān)理文件可按單位工程、分專業(yè)、形成單位等組卷;監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;施工文件可按單位工程、部工程、專業(yè)、階段等組卷;施工文件可按單位工程、

26、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;竣工圖可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷;竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。專業(yè)等組卷;竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。立卷過程中宜遵循以下要求:立卷過程中宜遵循以下要求:案卷不宜過厚,一案卷不宜過厚,一般不超過般不超過40mm。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件;不同載體。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件;不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。的文件一般應(yīng)分別組卷。 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開,并按批復(fù)在前

27、、請示在后,印本在前、不能分開,并按批復(fù)在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主體在前、附件在后的順序排列。圖紙定稿在后,主體在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后。字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后。 1.2.3.2 卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件的排列(1)編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定:編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定: 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號,卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號,頁號從頁號從“1”開始。開始。 頁號編寫位置:單面書

28、寫的文件在右下角;雙面書寫的頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。下角。 成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁碼。目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁碼。 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。 1.2.3.3 案卷的編目案卷的編目(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定: 卷內(nèi)目錄式樣宜符合卷內(nèi)目錄式樣宜符合圖

29、圖1.2的要求。的要求。 序號:以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從序號:以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。依次標(biāo)注。 責(zé)任者:填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任責(zé)任者:填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時,選擇兩個主要責(zé)任者,其余用者時,選擇兩個主要責(zé)任者,其余用“等等”代替。代替。 文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。 文件題名:填寫文件標(biāo)題的全稱。文件題名:填寫文件標(biāo)題的全稱。 日期:填寫文件形成的日期。日期:填寫文件形成的日期。 頁次:填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。頁次:填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首

30、面之前。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。 (3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定: 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合圖卷內(nèi)備考表的式樣宜符合圖1.3的要求。的要求。卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù)),以及立卷單位對案卷情況的說明。(照片張數(shù)),以及立卷單位對案卷情況的說明。 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。 說明:案卷備考表的說明,主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、說明:案卷備考表的說明,主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可

31、不頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。必填寫說明。 (4)案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定: 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面,也可采用內(nèi)封面案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面,也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合圖形式。案卷封面的式樣宜符合圖1.4的要求。的要求。案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、檔案館代號、案卷題名、案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。 檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保檔號應(yīng)由分類號、項目號和案

32、卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。管單位填寫。 檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。代號由檔案館填寫。 案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。 保管期限分為永久、長期、短期三種期限。保管期

33、限分為永久、長期、短期三種期限。 密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。 (5)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用用 70g以上白色書寫紙制作,幅面統(tǒng)一采用以上白色書寫紙制作,幅面統(tǒng)一采用 A4幅面。幅面。 圖圖1.2卷內(nèi)目錄式樣卷內(nèi)目錄式樣 圖圖1.3卷內(nèi)備考表式樣卷內(nèi)備考表式樣 圖圖1.4案卷封面式樣案卷封面式樣 案卷可采用案卷可采用裝訂裝訂與與不裝訂不裝訂兩種形式。裝訂應(yīng)采兩種形式。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法,要整齊、牢固,便于保管用線繩三孔左側(cè)裝訂法,要整齊、牢固,便于保管和利用。裝訂時必須剔除金屬物。和利用。裝訂時必須剔除金屬物。 案卷裝具一般采用案卷裝具一般采用卷盒、卷夾卷盒、卷夾兩種形式。卷盒兩種形式。卷盒的外表尺寸為的外表尺寸為310mm220mm,厚度分別為,厚度分別為20

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