時間管理——就業(yè)指導(dǎo).

1、時間管理DAY02-03 就業(yè)課 時間管理的方法時間管理時間的特性及價值時間管理的基本原則時間管理的概念時間管理的概念時間管理的意義時間管理如何高效地時間管理如何高效地時間管理時間管理的建議時間管理的定義時間管理的誤區(qū)時間管理的概念時間的特性( 1）供給毫無彈性 ：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。(2 ）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。(3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。(4

2、）無法失而復(fù)得 ：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。莫等閑 白了少年頭時間不可以缺少， 時間不可以替代， 時間不可以存儲，時間不可以增減，但時間卻可以管理！ 1930 年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下：諸位畢業(yè)同學(xué) ：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學(xué)問。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得己而做的 。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的 ，等到精力衰竭的時

3、候，要做學(xué)問也來不及了。有人說 ：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學(xué)問？ 我要對你們說 ：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書：凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。至于時間，更不成問題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點鐘的工作。你們看他的成績！每天花1點種看10頁有用的書，每年可看3600 多頁書：30 年讀11 萬頁書。 諸位，11萬頁書可以使你成為一個學(xué)者了?？墒敲刻炜? 種小報也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將

4、也得費你1 點半鐘的光陰?？葱竽兀窟€是打麻將呢？還是努力做一個學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！易卡生說：你的最大責(zé)任就是把你這塊材料鑄造成器。學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。時間究竟是什么呢？ 哲學(xué)家這樣說：“時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源?！?總之，時間是一種特殊的稀缺資源。它是不能再生的，它不能被儲存下來，它是每個人都有的，它對每一個人都是均等的，但又是有限的，最珍貴而又最容易被人忽略的。世界上任何一個人每天都有86400秒鐘。每個人的一小時都是60分鐘；每個人的一分鐘都是60秒。時間的價值時間就是金錢！你的時間價值幾何？年收入年工作時間日工作時

5、間每天價值每小時價值 每分鐘價值（萬元） （天）（小時）（元）（元）（元）254878.749.840.1642548157.4819.680.33 2548236.2229.520.48254 8314.9639.360.6610254393.7049.200.80如果每天都有86400元進(jìn)入你的銀行戶頭，而你必須當(dāng)天用光，你會如何運用這筆錢？請問：你會拒絕財富嗎？有這樣的好事嗎？是的！ 你真的有這樣一個戶頭 那就是時間!每天每一個人都會有新的86400秒進(jìn)帳。那么面對這樣一筆財富，你打算怎樣利用它們呢？有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72 歲的美國人對時間是怎么花的 ：睡覺：21年旅行：6 年學(xué)

6、習(xí)：4 年其它：3 年打電話：2年個人衛(wèi)生：7年工作：14 年吃飯：6 年排隊：6 年開會：3 年找東西：1 年你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大的價值錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一分鐘擠出來的浪費多少時間，就會浪費多少錢規(guī)劃時間，讓有限的時間產(chǎn)生最大的效益和收益浪費他人的時間，無異于謀財害命！ 時間管理的定義 時間管理的定義：在日常事務(wù)中執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧，引導(dǎo)并安排管理自己及個人的生活，合理有效的利用可以支配的時間。“減少時間浪費，有效利用時間” “時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”

7、，它是指面對時間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。 時間管理的目的：將時間投入到與你的目標(biāo)相關(guān)的工作，達(dá)到“三效”，即效果、效率、效能。率、效能。1、時間管理就是自我管理。2、時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃。3、時間管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績效， 更富效能。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。以下列 出時間管理的五個誤區(qū)。工作缺乏計劃組織工作不當(dāng)時間控制不夠整理整頓不足進(jìn)取意識不強時間管理的誤區(qū)工作缺乏計劃有些人不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考；2、不做計劃也能獲得實效；3、不了解做計劃的好處：4、計劃與事實之

8、間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5、不知如何做計劃。不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位：做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果 ：1、目標(biāo)不明確2、沒有進(jìn)行工作 歸類的習(xí)慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時間分配的原則組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：職責(zé)權(quán)限不清 ，工作內(nèi)容重復(fù)“事必躬親，親力而為”溝通不良工作時斷時續(xù)對于管理者而言 ，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤：1擔(dān)心部屬做錯事 ： 2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)心喪失對下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。 其實每個

9、人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。 領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵在于發(fā)展和培養(yǎng)偉大的領(lǐng)導(dǎo)者。假如你不給人們機會去試一試，你永遠(yuǎn)也不會知道他們能走多遠(yuǎn)。”時間控制不夠我們通常在時間控制上容易陷入下面的陷井：1、習(xí)慣拖延時間。2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端電話的打擾。4、泛濫的“會議病”困擾。整理整頓不足辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”“工

10、作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律” 一一“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便滿可供堆積的空間 。”進(jìn)取意識不強我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面 ：個人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不己，做白日夢工作中閑聊如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當(dāng)你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！前面我們談

11、到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記住：世界上所有的成就都是“現(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。送給大家一句話 ：昨天是已經(jīng)被注銷的支票明天是一張尚未到期的本票今天則是隨時可運用的現(xiàn)金，請善用它！如何高效地時間管理喜歡做的事情喜歡做的事情熟悉的事情熟悉的事情容易做的事情容易做的事情花費時間少的事情花費時間少的事情已排定時間的事情已排定時間的事情資料齊全的事情資料齊全的事情經(jīng)過籌劃的事情經(jīng)過籌劃的事情別人的事情別人的事情有趣的事情有趣的事情緊急的事情緊急的事情不喜歡做的事情不喜歡做的事情不熟悉的事情不熟悉的事情難做的是事情難做的是事情花費時間多的

12、事情花費時間多的事情未排定時間的事情未排定時間的事情資料不齊全的事情資料不齊全的事情未經(jīng)籌劃的事情未經(jīng)籌劃的事情自己的事情自己的事情枯燥的事情枯燥的事情不緊急的事情不緊急的事情時間管理的基本原則一：明確目標(biāo) 二：有計劃、有組織地進(jìn)行工作三：分清工作的輕重緩急囚：合理地分配時間 五：與別人的時間取得協(xié)作六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律原則一明確目標(biāo) 在人生的旅途上，沒有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不 知往何處去 。 雖說目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說， 擬定目標(biāo)實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日 常工作上就已經(jīng)透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。 但這正是問題的癥結(jié)，就是因為

13、沒有目標(biāo)，每天才弄得沒頭沒 腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性循環(huán)罷了 ！ 另外有些人沒有目標(biāo) ，則是因為他們不敢接受改變，與其 說安于現(xiàn)狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環(huán)境可能 帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無成！ 事實上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒有淋漓盡致發(fā) 揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個目標(biāo)明確的人，生活 才有意義。然而不幸的是，多數(shù)人對自己的愿望，僅有一點模 糊的概念，而只有少數(shù)人會貫徹這模糊的概念 。有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？在選擇或指定目標(biāo)時應(yīng)考慮兩個方面：一是目標(biāo)要符合自己的價值觀；二是要了解自己目前的狀

14、況。 以SMART 為導(dǎo)向的目標(biāo)原則：一個目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個特征才可以說是完整的：具體的（ specific ）一一目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的?？珊饬康?C measurable ）一一目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)?？蛇_(dá)到的 C attainable ）一一有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該在能力范圍內(nèi)；二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。相關(guān)的（ relevant ）一一目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性。基于時間的 C time-based ）一一任何一個目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時間的限定。原則二有計劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計劃，通過采取適當(dāng)?shù)?/p>

15、步驟和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會體現(xiàn)在以下五個方面 ：1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。2、將整理好的各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列3、按排列順序進(jìn)行處理。4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。5、由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，哪些是可以同時進(jìn)行的工作 。做計劃的步驟大致如下：1、確立目標(biāo) ；2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑 ；二 選定最佳的完成方式 ；4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月周日的工作事項；5、編排月周日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。有了計劃就必須有行動。 行動是一件了不起的事，請大家記住：1、切實實行

16、你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。 2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準(zhǔn)備、及時調(diào)整。處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對實現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”辦事的習(xí)慣，只是需要強調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”“第二象限組織法”。原則三分清工作的輕重緩急時間“四象限”美國管理學(xué)家 科維提出一一時間“四象限”：第一象限：重要而緊急的事一一馬上做，盡快完成。第二象限：重要而不緊急的事一一主要精力和時間。第三象限：緊急

17、而不重要的事一一要學(xué)會說“不” 。第四象限 ：不重要也不緊急的事一一盡量不去做 。原則四合理的安排時間 巴累特定律（ 也稱80/20 原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20/o所形成的。 80/20原理對我們的一個重要啟示便是 ：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80/o 的時間，你也只能取得20% 的成效。 所以，你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80/o 的成效。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20/o 的活動具有最高的優(yōu)先級。 在一個特定的組群或團(tuán)隊內(nèi)，這組群中一個

18、較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值如何堅持80/ 20原則？列出全部工作項目對工作按價值進(jìn)行分類分配自己的時間和精力常見誤區(qū)：面面俱到一一都想做好完全主義一一都想做完平均分配時間和精力任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是如果你在各公司都做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等幾個月后你的構(gòu)想才會被慎重考慮，甚至

19、可能會一不小心扔到垃圾桶里去！同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個有關(guān)時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！原則五與別人的時間取得協(xié)作“沒有規(guī)矩、不成方圓”，因為有紀(jì)律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面：1、在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于

20、何時截止。2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標(biāo) 。3、由于不得己原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。原則六制定規(guī)則，遵守紀(jì)律時間管理方法6點優(yōu)先工作制帕累托原則麥肯錫30秒電梯理論辦公室美學(xué)莫法特休息法6點優(yōu)先工作制該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費，故管理界將該方法喻為 “價值2. 5萬美元的時間管理方法。這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天

21、一開始，先全力以赴做好標(biāo)號為“1的事情 ，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號為“2 ”的事，依此類推 艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。帕累托原則 這是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20% 的活動。比如，是那20/o 的客戶給你帶來了80/o的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80/o的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20% 的財富。因此，要把注意力放在20% 的關(guān)鍵事情上。根據(jù)這一原則，我們應(yīng)當(dāng)對要做的事情分清輕重緩急，進(jìn)行如下的排序：A 重

22、要且緊急（比如救火、搶險等） 一一必須立刻做。B 重要但不緊急（比如學(xué)習(xí)、做計劃、與人談心、體檢等）一一只要是沒 有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。C 緊急但不重要（比如有人因為打麻將“三缺一刃而緊急約你、有人突然 打電話請你吃飯等）一一只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這 類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實，許多看似很 緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。D 既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情)一一有閑工夫再說。帕累托原則拓展麥肯錫30秒電梯理論麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時候，麥肯錫的項目負(fù)

23、責(zé)人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負(fù)責(zé)人 ：“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢？”由于該項目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一 二三，記不住四五六 ，所以凡事要歸納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。辦公室美學(xué)秩序是一種美。 均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)

24、、工作的美學(xué)。我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣：物以類聚，東西用畢物歸原處；不亂放東西；把整理好的東西編上號，貼上標(biāo)簽，做好登記；好記性不如爛筆頭，要勤于記錄 ；處理文件的3個環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二 ，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。第三，及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續(xù)浪費空間和時間。莫法特休息法圣經(jīng)新約的翻譯者詹姆斯莫法特的書房里有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的圣經(jīng)譯稿 ：第二張擺的是他的一篇論文的原稿：第三張擺的是他正在寫的一篇偵探 小說。莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們在實踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土

25、壤的肥力就會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時間就變換不同的工作內(nèi)容，就會產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松 。最新的時間管理概念一 GTDGTD,Getting Thin gs Done 的縮寫。來自于David Allen 的一本暢銷書Getting Things Done ，國內(nèi)的中文翻譯本盡管去做：無壓工作的藝術(shù)由中信出版。GTD 的基本方法 ：GTD 的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。時間管理十一條金律金律一：要和你的價值觀相吻合金律二

26、：設(shè)立明確的目標(biāo) 金律三：改變你的想法金律四：遵循20比80定律金律五：安排“不被干擾”時間金律六：嚴(yán)格規(guī)定完成期限 金律七：做好時間日志金律八：理解時間大于金錢金律九：學(xué)會列清單金律十：同一類的事情最好一次把它做完 金律十一：每1分鐘每1秒做最有效率的事情1. 有用的東西定位放置；2.編排優(yōu)先次序，定下期限；3.運用時間管理原則；4.改善技巧，排除打擾；5.當(dāng)天的事情當(dāng)天完成；6.丟棄無用的東西要快狠；時間管理的建議時間管理的建議7.學(xué)習(xí)說“不”；8.一次性時間處理文件；9.請別人幫忙；10.以最小的投入達(dá)到效果；11.克服人性弱點，走出時間陷阱；12.采取積極的人生觀。常見問題及對策我們?yōu)?/p>

27、什么那么忙？（浪費時間的內(nèi)因與外因）l目標(biāo)及其設(shè)定？l如何授權(quán)？l良好習(xí)慣的建立浪費時間的外在因素及解決方法一電話干擾的原因及解決方法不速之客的原因及解決方法用人不當(dāng)?shù)脑驅(qū)懡鉀Q方法社交閑談的原因及解決方法電話干擾的解決方法 阻絕干擾1. 處理2. 轉(zhuǎn)接3. 暫緩4. 速辦5. 清凈時間 浪費時間的原因：1. 害怕冒犯別人2. 希望保持消息靈通3.自我膨脹 4. 享受社交的樂趣廣暗示他談話即將結(jié)束提到有時間限制突然造訪的不速之客1. 解決方法延后處理 把訪客轉(zhuǎn)交給別人另外安排時間2 . 回答問題簡明扼要 長話短說用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q 原因：員工能力不足1. 公司雇人程序出錯：2. 該職位提供了

28、不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練，導(dǎo)致員工不知道工作中，每一天做的最有價值的事情是什么。 解決的方法：1. 教導(dǎo)員工善用時間2. 提升員工時間管理的成本意識社交閑談的原因及解決 解決方法：過濾訪客與電話 衡量辦公地點是否恰當(dāng) 設(shè)置一些暗示社交時間的結(jié)束技巧浪費時間的外在因素及解決方法二權(quán)責(zé)混淆的解決方法溝通不良的解決方法進(jìn)度失控的解決方法資料不全的解決方法權(quán)責(zé)混淆的原因及解決 權(quán)責(zé)混淆是浪費時間、降低效率的一種最主要的因素：1. 權(quán)責(zé)問題主要是發(fā)生在工作項目的說明上，說明含糊不清就會導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清。2. 權(quán)責(zé)配合不當(dāng)，會浪費許多時間，甚至浪費精力。有些管理者每天都給很多員工做某件事的責(zé)任，卻沒有授予他們完成指示的權(quán)

29、利。權(quán)責(zé)混淆的解決1. 定期更新所有員工的工作說明，以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚的界定2. 權(quán)責(zé)對等 交出職責(zé)時一定要授予同等的權(quán)利 主動檢討并提供對等的職權(quán) 溝通不良的原因及解決 浪費時間的原因：不明白事情的重要性沒有時間沒有傾聽溝通的目的不明確時機不當(dāng)溝通的機會不夠溝通不良的解決1. 學(xué)習(xí)改善溝通技巧的步驟2. 學(xué)會做好一個傾昕者3. 使用恰當(dāng)字眼4. 運用非語言式的溝通5.排除偏見6.弄清目標(biāo)7.及時記錄8.用字遣詞是非常重要的事情進(jìn)度失控的原因及解決 浪費時間的原因：不明白事情的重要性，不知道控制的進(jìn)度工具，認(rèn)為完善的計劃會自行達(dá)成目標(biāo)，沒有加強控制及提出適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度報告資料不全的原因及

30、解決 浪費時間的原因：1. 不明白事情的重要性；2. 沒有系統(tǒng)，不知道要何種資料以及這些資料的可靠性，這種情況也會造成浪費時間 。解決方法：1. 認(rèn)清事情的重要性，排除優(yōu)先順序2. 系統(tǒng)強調(diào)的是有條理，有步驟，還要有組織性。浪費時間的外在因素及解決方法三會議耽誤的原因及解決方法文件復(fù)雜的原因及解決方法工作擱置的原因及解決交法 旅行不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法會議耽誤的原因及解決 浪費時間的原因：1. 會議沒有適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，或者沒有會議目的2. 會議沒有議程3. 開會找錯人參加，或者是參加的人太多或太少，或者是關(guān)鍵的人沒有到會4. 開會沒有計劃5. 會議過多或會議時間過長6. 不能準(zhǔn)時開會，或者不能準(zhǔn)時散

31、會7. 開會時間有外來干擾8. 討論脫離議程的內(nèi)容浪費時間9. 會議沒有結(jié)論，甚至?xí)鵁o議，議而未決10. 沒有追蹤對會議的執(zhí)行情況會議耽誤的解決方法l 會議要有目的，沒有目的就不開會l 召開會議首先安排會議的議程l 對于找錯人參加、參加的人數(shù)太多、太少的解決方法l 安排適當(dāng)?shù)挠媱漧 會議的時間和次數(shù)要適當(dāng)l 務(wù)必準(zhǔn)時開會和散會l 應(yīng)付干擾、提高效率的辦法就是指定規(guī)則l 對于脫離討論議題的解決辦法l 會要有議，議要有決，決要有行l(wèi) 追蹤會議決議的執(zhí)行文件復(fù)雜的原因及解決 解決的方法：l對于優(yōu)柔寡斷解決的方法： 不要拖拖拉拉學(xué)會授權(quán)，不做授權(quán)給別人的事 拋開完美主義 及時銷毀過時的文件 檔案要分

32、類存放l對于各自工作的解決方法：量力而行要有系統(tǒng)讀速要快不在一個時間做很多事工作擱置的原因及解決 浪費時間的原因：1. 不明白問題所在2. 沒有目標(biāo)，優(yōu)先的次序、完成的期限不明確3. 沒有自我獎勵4. 遇到急事立刻反映5. 桌上一片混亂，沒有條理6. 缺乏完成工作的決心，缺乏目標(biāo)，懶惰成性7. 沒法把事情分派出去，授權(quán)不當(dāng)8. 接受干擾9. 變更優(yōu)先程序10. 不完全，或者不可靠的資料妨礙了工作的完成浪費時間的內(nèi)在因素及解決方法一危機應(yīng)付的原因及解決方法計劃欠妥的原因及解決方法貪求過多的原因及解決方法事必躬親的原因解決方法危機應(yīng)付的原因及解決1. 不明白事情的重要性3. 反映過度把問題當(dāng)危機看

33、2. 沒有預(yù)期會發(fā)生問題4. 忙著救火5. 做事拖延6. 工作時間預(yù)算的不切實際7. 機械故障、人為錯誤8. 部署不愿透漏壞消息9. 因重要人物提出要求而引起的過度反應(yīng)10.進(jìn)度失控危機應(yīng)付的解決l記錄危機工作日志，分析危機的來源l預(yù)期意外事故的發(fā)生l不要理會不必要的問題，授權(quán)，做自己的事情l預(yù)防星星之火l擔(dān)任主管角色的人應(yīng)該主動積極，做好總結(jié)l低估狀態(tài)，增加緩沖l動用最能迅速有效調(diào)整彌補的資源l培養(yǎng)大家可以范錯，強調(diào)迅速報告壞消息l弄清楚他們真正的要求是什么l把所有重要計劃都安排好時間計劃欠妥的原因及解決1. 不明白事情的重要性2. 沒有建立系統(tǒng)3. 沒有時間擬訂計劃4. 以危機為導(dǎo)向，假設(shè)危機不可避免5. 缺乏自律6. 害怕許下承諾7. 沒有指出明確的結(jié)果8. 無法指定工作的優(yōu)先順序9. 假設(shè)計劃被緊急事故破壞10. 心里雖然有計劃，卻認(rèn)為這計劃還沒有重要到需要寫下來的地步計劃欠妥的解決 建立系統(tǒng)，包括計劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成的期限，運用好整合組織系統(tǒng) 花時間擬訂計劃，擬訂計劃應(yīng)有先后順序 認(rèn)清“危機不可避免”這種危機導(dǎo)向假