《行政秘書的角色定位》課程PPT

1、行政秘書工作內(nèi)容與角色定位行政秘書工作內(nèi)容與角色定位一一. .企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求請(qǐng)寫出你目前主要的工作內(nèi)容：1.時(shí)間：5分鐘；2.用最快的速度寫下來；3.至少要寫下10個(gè)，按重要順序排列。一一. .企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求(1) (1) 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容項(xiàng)項(xiàng) 目目?jī)?nèi)內(nèi) 容容1.1.日程管理日程管理預(yù)約會(huì)面的受理及安排；日程表的制作；預(yù)定計(jì)劃的變更及調(diào)整。向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定，預(yù)計(jì)計(jì)劃進(jìn)行管理，交通工具的選定。訂座與購(gòu)票，旅費(fèi)及預(yù)付款等的收受。2.2.環(huán)境的整理準(zhǔn)備環(huán)境

2、的整理準(zhǔn)備上司辦公室和會(huì)客室的整理、清掃、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理。3.3.會(huì)議及活動(dòng)會(huì)議及活動(dòng)開會(huì)通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會(huì)場(chǎng)的選定及預(yù)約、會(huì)場(chǎng)的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點(diǎn)及飯菜的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)結(jié)束后的整理、會(huì)議記錄的制作及分發(fā)、其它大型活動(dòng)的準(zhǔn)備、運(yùn)作及事后的管理。(1) (1) 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容項(xiàng)項(xiàng) 目目?jī)?nèi)內(nèi) 容容4.4.照顧身邊瑣事照顧身邊瑣事照顧茶點(diǎn)和吃飯.跑腿.名片.文具用品.圖書.用具等購(gòu)買和管理.上司健康的管理（包括藥品的準(zhǔn)備等）.與上司家人的聯(lián)絡(luò).私人事情的幫忙和

3、各種有關(guān)團(tuán)隊(duì)的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備.車輛的安排（與司機(jī)聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）.上司的接送.上司其它事務(wù)的代理5.5.會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)各種票據(jù)如：交通費(fèi).交際費(fèi).各種會(huì)費(fèi)的出納.結(jié)帳.上司私人的出納.支票和票據(jù)的處理.稅務(wù)手續(xù)的代辦與記帳.稅務(wù)與海關(guān)6.6.突發(fā)事件處理突發(fā)事件處理發(fā)生火災(zāi).地震.風(fēng)水害等緊急情況時(shí)，對(duì)來訪客人的疏導(dǎo).疾病及意外事故的處理.非法侵入者的處置.勞動(dòng)問題決裂和紛爭(zhēng)時(shí)的處理，發(fā)生緊急情況時(shí)，對(duì)公司內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)(1) (1) 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容項(xiàng)項(xiàng) 目目?jī)?nèi)內(nèi) 容容7.7.接待接待. .應(yīng)酬工作應(yīng)酬工作面談.訪客的安排.招待（茶點(diǎn).飲食等的準(zhǔn)

4、備）接送.上司辦公室及會(huì)客室的安排，電話的接聽.傳達(dá).代替上司接.打電話.上司不在時(shí)的應(yīng)付。媒體采訪.公共關(guān)系或相關(guān)的活動(dòng)的組織與管理8.8.溝通支持性工作溝通支持性工作溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系.主持公司慶典.參加應(yīng)酬.外勤工作及其它主管臨時(shí)交辦事項(xiàng).部分行政工作9.9.文件的處理和保管文件的處理和保管公司內(nèi)外文件的制作.收發(fā).處理.傳遞.及相關(guān)文件的傳達(dá).辦公機(jī)器（電腦.復(fù)印機(jī).傳真機(jī)）的操作和管理；文件檔案的管理(1) (1) 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容項(xiàng)項(xiàng) 目目?jī)?nèi)內(nèi) 容容10.10.信息的搜集整理信息的搜集整理文獻(xiàn).市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告及相關(guān)資料的收集.整理.分析

5、；上司有關(guān)的名簿及通訊錄的管理；名片.雜志.圖書.磁盤等的整理.檢索；11.11.決策支持工作決策支持工作信息的處理與分析；對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng).管理事務(wù)提供參謀和決策支持；(1) (1) 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容初級(jí)秘書：協(xié)助上司的工作主要工作如下： 接聽電話.上傳下達(dá)；接待； 使用辦公軟件:打字.制表.作幻燈片； 使用各類辦公用具(傳真.復(fù)印.電腦)； 使用互聯(lián)網(wǎng)； 管理檔案.文件等； 溝通上下級(jí)關(guān)系； 其它事務(wù)性的簡(jiǎn)單工作；(2) (2) 文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃中級(jí)秘書：中級(jí)秘書：分擔(dān)分擔(dān)上司的工作上司的工作主要工作如下： 起草公文.文件及其它需要的文字工作；

6、 溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系； 管理上司工作日程； 組織.召集相關(guān)的會(huì)議； 收集相關(guān)信息資料等 ； 公司內(nèi).外的簡(jiǎn)單事務(wù)的處理； 語(yǔ)言要求高級(jí)秘書：高級(jí)秘書：管理管理.參謀參謀.支持支持上司工作上司工作主要工作如下： 安排.管理上司的工作時(shí)間； 溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系； 主持大型商務(wù).文化活動(dòng)； 信息的處理與分析； 對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng).管理事務(wù)提供參謀和決策支持； 語(yǔ)言支持二二. .行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)二二. .行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)(1)(1)秘書的定義秘書的定義 A.廣義的概念：“秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手?！边@里的廣義，包括了公務(wù)秘書.

7、私人秘書，又包括了各行業(yè).層次.工種；領(lǐng)導(dǎo)人既含單數(shù)，又含復(fù)數(shù)-領(lǐng)導(dǎo)集體；B.狹義的概念：“秘書是一種職務(wù)名稱，正在成為一種社會(huì)職業(yè)，指處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性.信息性的輔助服務(wù)的工作助手?！边@里著重排除了私人秘書。我們定義“秘書是領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手”。 行政文秘側(cè)重于商業(yè)環(huán)境中的公務(wù)活動(dòng)（商務(wù)秘書）(2) (2) 秘書的角色定位秘書的角色定位領(lǐng)導(dǎo)者替身領(lǐng)導(dǎo)者替身決策支持決策支持 事務(wù)事務(wù)執(zhí)行者執(zhí)行者服務(wù)人員服務(wù)人員 協(xié)調(diào)人協(xié)調(diào)人 信息傳遞信息傳遞 領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)(3)(3)行政文秘必備的職業(yè)素質(zhì)行政文秘必備的職業(yè)素質(zhì) 正正 直直 - 堅(jiān)持既定政策和原則堅(jiān)持既定政策和原則 實(shí)事求是實(shí)事求是 熱熱 情情 對(duì)人對(duì)人. .對(duì)事積極對(duì)事積極. .樂觀樂觀 敬敬 業(yè)業(yè) - 以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 守守 信信 - 不失約不失約. .不違約不違約. .不食言不食言. .不泄密不泄密 忠忠 誠(chéng)誠(chéng) 忠于上級(jí)忠于上級(jí) 忠于事業(yè)忠于事業(yè) 有有 序序 - 利落，有條不紊利落，有條不紊 高高 效效 - 追求效率和效益追求效率和效益 可可 靠靠 - 按約定完成工作，保質(zhì)按約定完成工作，保質(zhì). .保量保量. .及時(shí)及時(shí) 細(xì)細(xì) 心心 - 盡可能的考慮事情周到盡可能的考慮事情周到. .