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文檔簡介

1、D6-專案範(fàn)圍的界定及管理工具(Project Scoping and Management Tools)章節(jié)目的Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams 討論專案適切範(fàn)圍的重要性介紹腦力激盪與資料整合之工具Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams定義階段 可能取得的成果6 Sigma 概要 6 Sigma 概念介紹6 Sigma 部署及培訓(xùn)要求 專案管理 組織內(nèi)各部門的角色 專案定義及追蹤確定專案範(fàn)圍的工具 電腦應(yīng)用 微軟視窗, Word, Excel

2、, PowerPoint軟體 Minitab介紹統(tǒng)計(jì)學(xué)基礎(chǔ): 位置, 分散度, 形狀的概念完成階段總結(jié) 結(jié)論, 問題, 及下階段任務(wù) 專案範(fàn)圍定義欠佳的後果太廣泛:包含太多專案,導(dǎo)致失焦 花費(fèi)時(shí)間太長專案小組需要太多不同專長的人其他?太狹隘:專案報(bào)酬不大,不值得去做無法完全解決的問題其他?從坐而言到起而行範(fàn)圍訂定應(yīng)從組織的目標(biāo)開始資源應(yīng)該被分配到什麼樣的問題?組織當(dāng)中應(yīng)優(yōu)先支持哪些事項(xiàng)或問題的解決?接著, 確認(rèn)與目標(biāo)有關(guān)的產(chǎn)出資訊配件, 原料, 服務(wù), 資訊下一步, 確認(rèn)這些產(chǎn)出資訊的所屬流程最後, 找出與此流程相關(guān)的問題定義範(fàn)圍工具:樹狀圖(Tree Diagrams)樹狀圖Tree Dia

3、gramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams樹狀圖Tree Diagrams樹狀圖是一個(gè)多方向的、以具體圖形將想法組織起來的圖形工具主要議題由樹的主幹表達(dá)相關(guān)的因子,影響,或結(jié)果由樹枝結(jié)構(gòu)表達(dá)它可以用來確認(rèn)與組合所有與達(dá)成目標(biāo)有關(guān)的事件、流程、或障礙它以漸進(jìn)的方式由大項(xiàng)開展或分層至細(xì)節(jié)樹狀圖: 建構(gòu)步驟確認(rèn)想要達(dá)成的主要目的建立由專家組成的團(tuán)隊(duì)確定每一個(gè)人均認(rèn)同此目標(biāo)確認(rèn)為達(dá)成目標(biāo)可能相關(guān)的主要因素工作, 產(chǎn)出, 部門, 功能對(duì)每一

4、個(gè)“支幹持續(xù)地分類至細(xì)部因素,直到特定的流程與產(chǎn)品能夠被確認(rèn)出來、並能由專案小組加以管理樹狀圖: 舉例說明主要目的:降低本錢原料行銷行政製造運(yùn)送財(cái)務(wù)人事訓(xùn)練工廠 B工廠 C工廠 A?還有其他哪些特徵可以被用來當(dāng)作支幹的?舉例: 約翰的高爾夫球賽約翰的 CTQ: Earn $5M/yrPossible YsY = 廣告代言收入?Y = 教學(xué)收入?Y = 服裝資助收入?Y = 拍電視廣告收入?Y = 巡迴賽獎(jiǎng)金收入?Y = 約翰的高爾夫總桿數(shù)?Y = 約翰的競爭者總桿數(shù)?哪項(xiàng)因素對(duì)約翰的CTQ影響最大?哪些因素可以透過專案達(dá)到最大幅度的控制?我們將著力於哪一項(xiàng)?我們?nèi)绾螞Q定?CTQ 展開舉例 列出

5、子項(xiàng)目 (Ys)我們?nèi)绾魏饬?YY值的基準(zhǔn)線Y值的Benchmark分析機(jī)會(huì)集中方向 (下一 層)巡迴賽獎(jiǎng)金$250K$0$0廣告代言收入當(dāng)教練$1.5M$3 - 40M$200KXXSomeGoodNone幫助有限最正確可能 無幫助服飾贊助器材電視廣告服飾贊助$0$0$0器材拍電視廣告$5 -7M$1 - 2M$0.5MXXGoodSomeNone最正確可能幫助有限無幫助形象贏取四大賽明星球員認(rèn)同CTQ 展開釋例 列出子項(xiàng)目 (Ys)我們?nèi)绾魏饬?YY值的基準(zhǔn)線Y值的Benchmark分析機(jī)會(huì)集中方向 (下一 層)形象好 從未贏過(Best=3rd) 5% 贏取四大賽明星球員認(rèn)同 優(yōu)雅的 1

6、 - 3 次 家喻戶曉 次佳 最正確可能 (Side work) 降低約翰的桿數(shù)讓其他人的桿數(shù)增加公眾認(rèn)知 贏得次數(shù) 得票數(shù)有幫助 非作不可 贏球的結(jié)果贏球原因持續(xù)展開此步驟直到黑帶專案的適當(dāng)範(fàn)圍所需的Y或主要量化指標(biāo)產(chǎn)生出來列出子項(xiàng)目 (Ys)我們?nèi)绾魏饬?YY值的基準(zhǔn)線Y值的benchmark分析機(jī)會(huì)集中方向 (下一 層)CTQ 展開釋例 約翰高球獎(jiǎng)金的展開圖彙總 (樹狀圖)CTQ = Earn $5MM/yr贏得巡迴賽次數(shù)廣告代言教練服飾贊助器材贊助拍電視廣告形象贏得四大賽明星球員認(rèn)可降低約翰的桿數(shù)提高其他人桿數(shù)2H CTQCost Type Site levelManufacturin

7、g AreaWithin Manuf Area降低成本變動(dòng)成本 $88,434,800/yr固定成本$53,320,00/yr折舊$7,494,000/yr環(huán)境$1,744,000/yrProcess b$8,893,800Process a$79,541,000Yield ImprovementRaw Material Cost Reduction作業(yè)$33,770,000/yr維護(hù)$5,402,000/yr公用 $1,013,000/yr其他$3,900,000/yrSalaries Benefits$3,341,000/yrLabor&Ben$17,752,000/yrSupt. Acc

8、ount$4,898,000/yrMTE$2,810,000/yrControl Lab$1,301,000/yrOperating Materials$1,023,000/yrSite Services$706,000/yrSalar& Benefits$676,000/yrSiteUpkeep$638,000/yrOverheadAccnts $2,200,000/yrSafety&Securit$591,000/yrEmpl Relation $490,000/yrEnviron Contr $378,000/yrPurchasing$301,000/yrInt Healthcare$1

9、94,000/yrPROJECT FOCUS(new)PROJECT FOCUS(new)Process b$492,000/yrProcess a$2,010,000/yrProcess b$800,000/yrProcess a$530,900/yrProcess b$2,400,000/yProcess a$3,002,000/yrProject Focus(new)Project Focus(Transitions)Project Focus(CA-14)Materials$825,800/yrOverhead$667,500/yrContract Maint$106,800/yrLa

10、bor&Ben$1,396,400/yrProject Focus(new)樹狀圖釋例 製造本錢樹形圖釋例- 行銷刊物本錢刊物成本創(chuàng)意成本印刷成本配送成本廣告商仲介內(nèi)容完稿人事費(fèi)用直接自印刷廠運(yùn)送至客戶處倉儲(chǔ)行政/處理費(fèi)用自印刷廠運(yùn)送至倉庫GBS Fees印刷廣告商仲介裝訂/校對(duì)包裝材料紙張用色數(shù)量光面處理試印印刷前準(zhǔn)備印刷時(shí)間自倉庫運(yùn)送至客戶端樹形圖/ CTQ 展開練習(xí)各小組中,自先前的練習(xí)中挑選一個(gè)專案的想法運(yùn)用樹形圖將business level 的量化指標(biāo)逐步向下展開至幾個(gè)可能的專案量化指標(biāo)(Ys). 你將需要去挑選一個(gè)邏輯化的子項(xiàng)目藉以建立樹狀結(jié)構(gòu)的下一層 (舉例來說.工廠, 處所,

11、 生產(chǎn)線, 地理位置, 產(chǎn)品, 辦公室, 客戶別區(qū)塊等等)用海報(bào)紙畫出你的樹狀圖、並準(zhǔn)備與其他學(xué)員分享根據(jù)此樹狀圖你還需要何種型態(tài)的資料以便完成專案選擇的工作?界定範(fàn)圍的工具:分枝圖分枝圖的用途是將一個(gè)目標(biāo)轉(zhuǎn)換成可行動(dòng)的項(xiàng)目可行動(dòng)項(xiàng)目子目標(biāo)目標(biāo)陳述盡可能 多的層次以符合實(shí)際需要 分枝圖的方法需要一個(gè)措辭嚴(yán)謹(jǐn)?shù)哪繕?biāo)陳述 問問題“要做什麼才能達(dá)到 繼續(xù)問“要做什麼才能直至到達(dá)可行動(dòng)項(xiàng)目 結(jié)束時(shí)應(yīng)有個(gè)可行動(dòng)項(xiàng)目的列舉表 按小組進(jìn)行,使用卡片或帶黏膠的紙片 分枝圖指南每一項(xiàng)必要嗎?如果在檢查圖表時(shí)發(fā)現(xiàn)完成總體目標(biāo)不必去做某項(xiàng), 就不要順其方向往下走.所有這些項(xiàng)充足嗎?應(yīng)該將額外行動(dòng)參加圖表中以便所有這

12、些行動(dòng)保證足夠完成總體目標(biāo).分枝圖實(shí)例更改HR旅行政策的核準(zhǔn)層級(jí)更改政策文件增加預(yù)算的可見度?來自根本原因分析現(xiàn)在審核是由預(yù)算的變化所驅(qū)動(dòng)要做什麼才能.?分枝圖作業(yè)在上班遲到的魚骨圖練習(xí)所確認(rèn)的根本原因中拿出其中一個(gè), 形成一個(gè)分枝圖, 列出解決根本原因應(yīng)採取的行動(dòng).Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams定義範(fàn)圍工具: 關(guān)聯(lián)圖(Affinity Diagram)Affinity Diagram Analysis

13、 is a powerful Define Phase Tool 關(guān)聯(lián)圖(Affinity Diagrams) 關(guān)聯(lián)圖 是一種對(duì)問題不受限地產(chǎn)生想法的工具. 這些想法會(huì)被寫在卡片或自粘貼紙上,然後被排列成一直線,並且加以組織以呈現(xiàn)出相互相影響或互相排斥的關(guān)係,即所謂它們之間的 “關(guān)聯(lián) topictopicAffinity Diagram Analysis is a powerful Define Phase Tool關(guān)聯(lián)圖的優(yōu)點(diǎn)對(duì)大型或複雜的事務(wù)型問題予以結(jié)構(gòu)化解析複雜議題成為易於了解的子分類中提供人們針對(duì)問題的本質(zhì)表達(dá)意見的機(jī)會(huì)對(duì)議題或情況取得共識(shí)在對(duì)問題的本質(zhì)產(chǎn)生歧見的群體之間改進(jìn)工作的關(guān)

14、係陳述必須解決的問題對(duì)提出問題的概念、將他們寫在卡片或便利貼紙條上將卡片或便利貼紙條依據(jù)相關(guān)屬性歸類為每一類取一標(biāo)題建構(gòu)關(guān)聯(lián)圖This tool is used to clarify the problem, not generate solutions有關(guān) “問題 的概念至少需要經(jīng)過五個(gè)人核準(zhǔn)最少需要五個(gè)工作天承辦旅行社未經(jīng)過核準(zhǔn)搭乘航空公司未經(jīng)過核準(zhǔn)上半年共有$300,000的差旅預(yù)算超支對(duì)於臨時(shí)出差未給予彈性要求需以極低本錢住宿,十分不便範(fàn)例:公司與員工 雙方都對(duì)出差核準(zhǔn)程序不甚滿意我為什麼一定要搭聯(lián)合航空的班機(jī)? 從未獲得座艙昇級(jí)優(yōu)待公司政策規(guī)定租車需租小型車未必能租到最好的公司內(nèi)負(fù)責(zé)

15、差旅人員僅在上班時(shí)間內(nèi)提供服務(wù)關(guān)聯(lián)群組釋例政策員工顧客本錢上半年共有$300,000 的差旅預(yù)算超支對(duì)於臨時(shí)出差未給予彈性要求需以極低本錢住宿,十分不便公司內(nèi)負(fù)責(zé)差旅人員僅在上班時(shí)間提供服務(wù)?範(fàn)例:公司與員工 雙方都對(duì)出差核準(zhǔn)程序不甚滿意定義範(fàn)圍工具: SIPOC DiagramsTree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams對(duì) “流程 的定義一系列的步驟或活動(dòng)、當(dāng)中使用一種或一種以上的投入(INPUT)並將這些投入轉(zhuǎn)

16、變成產(chǎn)出(OUTPUT) ,而此產(chǎn)出對(duì)客戶而言是有價(jià)值的顧客投入產(chǎn)出流程是 .流程圖的層級(jí)SIPOC細(xì)部流程圖收入銷售預(yù)測生產(chǎn)計(jì)劃雙方同意交貨日期下訂單收到客戶的需求單 檢視產(chǎn)品是否有庫存找出可供改進(jìn)的選擇方案雙方同意交貨日期替顧客規(guī)劃S(ext.) Customers(int.) PlannersC企業(yè)流程(“策略面的)企業(yè)流程SIPOC: 宏觀流程回顧 以單一簡明的圖表顯示跨功能的一系列活動(dòng)提出一種可適用各種大小流程的架構(gòu)幫助建立一種宏觀的角度與看法,依據(jù)此看法可逐步加上細(xì)部想法SIPOC model 連接了什麼?UTPUTSOUSTOMERCUPPLIERSPROCESSINPUTS係指

17、人員或團(tuán)體提供了重要的資訊, 原始資料或其他資源所提供的項(xiàng)目轉(zhuǎn)換投入的一系列活動(dòng)流程的最終產(chǎn)物收到產(chǎn)出的人員, 團(tuán)體, 或流程SIPOC:建構(gòu)指南從流程圖開始將4 -10 個(gè)連續(xù)性粗略的流程予以圖形化確認(rèn)流程的產(chǎn)出(Y & Target)確認(rèn)接收產(chǎn)出的客戶確認(rèn)流程所需的投入確認(rèn)投入的供給者流程描述: 建構(gòu)指南將流程圖形化決定流程的起點(diǎn)與終點(diǎn)以宏觀觀點(diǎn), 將每一主要活動(dòng)畫在簡單的方塊之中將此模式限定在 4-10 個(gè)方塊中釋例: 流程描述哪些主要活動(dòng)是包含在你的專案流程內(nèi)?StartEnd產(chǎn)出與客戶: 建構(gòu)指南產(chǎn)出與客戶決定那些主要的:配件,原料,服務(wù),資訊,是由流程所提供出來的決定誰將會(huì)收到產(chǎn)出

18、釋例: 產(chǎn)出與客戶哪些是主要的產(chǎn)出?配件原料服務(wù)資訊誰接收產(chǎn)出?供應(yīng)者與投入: 建構(gòu)指南供應(yīng)者與投入決定分析將從哪裡開始決定提供流程所需的主要原料, 資訊, 或產(chǎn)品決定這其中何者對(duì)流程而言是絕對(duì)不可或缺的決定這其中何者實(shí)際上是在轉(zhuǎn)換過程中被消耗掉的決定誰提供了這些投入供應(yīng)者與投入釋例: 哪些主要配件, 原料, 服務(wù), 或資訊是提供給此流程的?對(duì)流程本身而言哪些局部是絕對(duì)不可或缺的?其中哪些實(shí)際上是在轉(zhuǎn)換過程中被消耗掉的?誰負(fù)責(zé)提供投入? SIPOC的格式SuppliersInputsProcessCustomersRequirements 步驟 1:Outputs步驟2: 步驟3: 步驟4:

19、See Below 步驟5: 課堂練習(xí): 選舉那些主要活動(dòng)是選舉過程的一局部? 主要輸出是什麼? 誰接受該輸出? 課堂分組練習(xí)-Option分組, 選擇一個(gè)主要的功能或流程進(jìn)行評(píng)估 對(duì)該功能或流程進(jìn)行 SIPOC 分析 定義範(fàn)圍工具: 魚骨圖(Fishbone Diagrams)Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams界定範(fàn)圍的工具#4: 魚骨圖魚骨圖: 一種有系統(tǒng)地確認(rèn)所有可能對(duì)問題 (結(jié)果) 起作用的潛在原因

20、的方法一個(gè)詳細(xì)的流程圖是魚骨圖的基本輸入.構(gòu)造魚骨圖的方法 :陳述問題, 將其放入右邊的框裏 畫一根水平箭頭線指向問題框 在該線上下寫出傳統(tǒng)的主要因素*類別或可疑的類別, 並且將它們與主線連接起來 在每個(gè)主要類別中, 集體討論並且詳細(xì)列出所有可能造成問題的因素 進(jìn)一步將問題細(xì)化: 將每個(gè)詳細(xì)因素的所有輸入列出來 機(jī)器人員環(huán)境物料測量方法6 Ms4 Ps政策人員程序地點(diǎn)製造型的? 事物型的?從流程圖開始參考費(fèi)用帳目實(shí)例的宏觀圖費(fèi)用帳目資料文件送至財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部人員將費(fèi)用輸入系統(tǒng)財(cái)務(wù)局部發(fā)各部門 費(fèi)用報(bào)告部門主管要求更改各部門主管查閱報(bào)告Minitab 中的魚骨圖打開 Minitab 選擇 STAT

21、 Quality Tools Cause-and-EffectFishboneexample.mtw人機(jī)料法環(huán)測Minitab 中的魚骨圖在 Minitab 的資料表中輸入每列的標(biāo)題將原因輸入在合適的標(biāo)題下糾正費(fèi)用帳目報(bào)告由費(fèi)用宏觀流程圖創(chuàng)立一個(gè)簡單的魚骨圖練習(xí):用自己的專案來演練確認(rèn)一個(gè)流程 繪製一張魚骨圖 從VA價(jià)值分析的步驟中列出一些產(chǎn)出結(jié)果 確認(rèn)品質(zhì)屬性和不符合要求的專案項(xiàng)目 記住 6 Ms(人、 機(jī)、 料、 法、環(huán)、測) 用 Minitab 繪出魚骨圖 分組進(jìn)行工作 在課堂上準(zhǔn)備簡報(bào)定義範(fàn)圍工具: 力場分析Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC Dia

22、gramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams發(fā)現(xiàn)障礙與促動(dòng)因子Force Field Analysis (FFA)是自機(jī)械工程技術(shù)中的自由主體法 FFA被用來確認(rèn)所有圍繞在此主題或物體的正反力量 主要目的在於確認(rèn)產(chǎn)生一種平衡狀態(tài)的力量畫出一個(gè)圖形或表格以進(jìn)一步分析或表達(dá)在FFA之下, “平衡狀態(tài) 可能是:需求的目標(biāo) 現(xiàn)狀建立 FFA 的步驟確定目標(biāo) 召集專家小組 用最擅長的腦力激盪技巧確認(rèn): 阻力: 什麼阻止該過程達(dá)到目標(biāo) 動(dòng)力: 什麼將該過程推向目標(biāo) 創(chuàng)立一個(gè)力場圖或表格, 列出這些阻力和動(dòng)

23、力 課堂練習(xí)目標(biāo):自行車一小時(shí)內(nèi)騎25 英里 一年內(nèi)完成30hrs上課時(shí)數(shù)動(dòng)力阻力定義範(fàn)圍工具: 柏瑞圖分析Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix DiagramsPareto 的原理是什麼? Pareto 原理 如果多數(shù)事件的發(fā)生 (80%)能通過少數(shù)特徵選項(xiàng)(20%)得到確認(rèn), 總體的類別特徵會(huì)顯著影響事件的發(fā)生. 總體的類別特徵 :部門班次缺陷類型設(shè)施生產(chǎn)線別名:80/20法則、ABC分類Pareto 的原理是什麼?例如:

24、 一個(gè)追蹤文件的審核 由 6 個(gè)部門審查 來自各個(gè)部門的缺陷數(shù)是一致的 依照 Pareto 原理 的結(jié)論 :部門這個(gè)特徵不影響品質(zhì) 帳單錯(cuò)誤 用 8 種缺陷類型來查核 根據(jù)歷史資料中, 所有帳單錯(cuò)誤的75%屬於其中兩種缺陷所造成 依照 Pareto 原理 的結(jié)論 :這個(gè)結(jié)果證實(shí)缺陷分類有效 何謂柏瑞圖原理?何謂柏瑞圖分析?柏瑞圖分析依原因類別紀(jì)錄資料、數(shù)目或本錢自降冪方式將類別排序用條狀圖描述結(jié)果百分比個(gè)數(shù)實(shí)例:應(yīng)付帳款一家公司有一個(gè)在交貨15天之內(nèi)支付所有費(fèi)用的目標(biāo) 長久以來一直有些遲延付款帳戶已收集了有關(guān)資料用於分析 Pareto.mtw範(fàn)例: 應(yīng)付帳款組織的目標(biāo):在15天之內(nèi)付清所有的應(yīng)

25、付帳款延遲付款會(huì)給予一連續(xù)編號(hào)資料將會(huì)進(jìn)一步蒐集作深入分析實(shí)例:應(yīng)付帳款運(yùn)用 Minitab 生成 Pareto 分析 :Stat Quality Tools Pareto Chart對(duì)所有特徵進(jìn)行 Pareto 分析實(shí)例:應(yīng)付帳款使用 Minitab 產(chǎn)生 Pareto 分析:應(yīng)用:Pareto 分析可用於正確類別確定應(yīng)優(yōu)先採取哪些措施正確特徵確定影響 CTY 的關(guān)鍵特徵是什麼爲(wèi)什麼.當(dāng)然!提供易於理解的實(shí)證以支持改善建議階梯式柏瑞圖分析FrequencyPareto APareto BPareto CProduct LineLocationOperator產(chǎn)品線廠別生產(chǎn)線 (作業(yè)員)課堂分

26、組討論Option分析以下投訴 : Pizarros Pizza是一家以杯裝食物爲(wèi)特色的餐廳哪個(gè)特徵是重要的? 你怎樣決定優(yōu)先採取的行動(dòng)? PizzaCup.mtw定義範(fàn)圍工具: 因果矩陣Tree DiagramsAffinity DiagramsSIPOC DiagramsFishbone Diagrams Force Field DiagramsPareto AnalysisMatrix Diagrams何謂因果矩陣分析? 類似品質(zhì)機(jī)能展開 (QFD) “屋”黑帶用於衡量階段的工具用於了解顧客需求的重要性的簡單矩陣投入 (X) 與 產(chǎn)出 (Y)的關(guān)係。產(chǎn)出 (Y) 的分?jǐn)?shù)大小代表對(duì)顧客的重要程度投入 (X) 的分?jǐn)?shù)大小代表與產(chǎn)出 (Y) 的強(qiáng)弱。建立一個(gè)因果矩陣在團(tuán)隊(duì)會(huì)議中建立一個(gè)C&E矩陣C&E表格格式:在表格的最上面一列, 填入客戶需求. 顧客對(duì)流程真實(shí)的反應(yīng)與感覺對(duì)需求項(xiàng)目,以顧客所重視的加以評(píng)比 以1-10 給分, 分?jǐn)?shù)愈高表示顧客愈重視.在左邊第一行,填入流程的步驟對(duì)每個(gè)流程步驟加以評(píng)比.這是一個(gè)主觀的團(tuán)隊(duì)共識(shí)通?;ê芏鄷r(shí)間同意對(duì)各項(xiàng)需求/流程的分?jǐn)?shù)評(píng)分方式:0 = 沒有相關(guān)1 = 此流程需求對(duì)顧客需求影響極小3 = 輸入變數(shù)對(duì)顧客需求有中度影響9 = 輸入變數(shù)有直接和強(qiáng)烈的影響.防止想做出完

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