商業(yè)銀行文件格式標(biāo)準(zhǔn)

1、商業(yè)銀行文件格式標(biāo)準(zhǔn)第一章總則第一條 為保證本行文件的統(tǒng)一、莊重、嚴(yán)肅、整潔，提高文件的印發(fā)質(zhì)量，樹立本 行的良好形象，參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GBfT97041999）有關(guān)條款， 結(jié)合本行實(shí)際，制定本標(biāo)準(zhǔn)。第二條本行文件主要為行發(fā)文，行發(fā)文主要包括常聯(lián)村銀字號(hào)、常聯(lián)村銀黨字號(hào)、 常聯(lián)存銀工字號(hào)、常聯(lián)村銀團(tuán)字號(hào)、常聯(lián)村銀函字號(hào)、常聯(lián)村銀閱字號(hào)和常聯(lián)村銀各類紀(jì) 要字號(hào)。第三條 文件采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mmX297mm, 允許偏差土 2mm。文件首頁發(fā)文機(jī)關(guān)上邊緣距邊距55mm 1 mm,用紙訂口為28mm 1 mm, 版心尺寸為157mmX210m

2、mo第四條 文字處理系統(tǒng)統(tǒng)一采用微軟公司的Word文字處理系統(tǒng)。文件正文采用小3 號(hào)仿宋體字，文字一律從左向右橫排。行距設(shè)置為基準(zhǔn)行距的1.4倍，同時(shí)取消文檔網(wǎng)格 定義。第五條 文件均左側(cè)裝訂。兩頁碼之間誤差不超過4mm,騎馬訂的訂位為兩釘距外釘 眼距書芯上下各1/4處，允許偏差4mm,平訂釘距與書脊間的距離為3mm5mm。第六條 頁碼。用小4號(hào)半角Times New Roman數(shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下，數(shù) 碼左右各放一條小4號(hào)一字線，一字線頂格排列，空白頁和空白頁以后不標(biāo)識(shí)頁碼。第二章通用文件格式第七條通用文件包括常聯(lián)村銀字號(hào)、常聯(lián)村銀黨字號(hào)、常聯(lián)村銀工字號(hào)、常聯(lián)村銀 團(tuán)字號(hào)文件。第八條

3、 通用文件的要素包括眉首、主體和版記三部分。置于文件首頁紅色反線以上 的各要素統(tǒng)稱為眉首，置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主 體，置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。第一 T 眉首第九條 眉首包括文件秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)和發(fā)文字號(hào)。第十條秘密等級(jí)和保密期限。對(duì)涉及保密事項(xiàng)的公文，應(yīng)根據(jù)金融工作中國(guó)家秘 密及其密級(jí)范由的具體規(guī)定劃分密級(jí)，注明保密期限。標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用小3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等 級(jí)和保密期限之間用“”隔開。公文的秘密等級(jí)分為三段，絕密、機(jī)密、秘密。絕密和 機(jī)密級(jí)文件，還需標(biāo)識(shí)文件份數(shù)序號(hào)。文件份數(shù)序號(hào)是將同

4、一文稿印制若干份時(shí)每份文件順序編號(hào)。標(biāo)識(shí)文件份數(shù)序號(hào)，用 阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。第十一條 緊急程度。對(duì)涉及緊急事宜的公文，應(yīng)根據(jù)公文送達(dá)的時(shí)間要求，在發(fā)文 稿頭上標(biāo)注緊急程度。公文的緊急程度等級(jí)分為特級(jí)”、“急件”兩級(jí)。公文緊急程度的 確定由主辦部門提出意見，由綜合管理部確認(rèn)。標(biāo)識(shí)緊急程度，用小3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo) 識(shí)在版心右上角第2行。第十二條 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)。常聯(lián)村銀字號(hào)、常聯(lián)村銀黨字號(hào)、常聯(lián)村銀工字號(hào)、常聯(lián) 村銀團(tuán)字號(hào)文件標(biāo)識(shí)由“浙江林股份有限公司”加“文件”

5、字樣組成，均為大標(biāo)宋簡(jiǎn)體字， 套紅印刷。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排 布。如聯(lián)合行文單位（部門或組織）過多，必須保證公文首頁現(xiàn)實(shí)正文。第十三條 發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下 空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份標(biāo)全稱，用六 角括號(hào)“（）”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001）,不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下留一條與版心等寬的紅色反線。紅色反線上邊緣至發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下邊緣 為352mm。通用文件由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。第二節(jié)主體第十四條 主體包括文件標(biāo)題、主送

6、單位、文件正文、附件、成文時(shí)間、印章和附注。第十五條 文件標(biāo)題。通常由發(fā)文單位、相關(guān)介詞“關(guān)于”、事由和文種組成。行內(nèi) 發(fā)文，發(fā)文單位可予省略；向行外發(fā)文，發(fā)文單位不得省略，如“浙江和股份有限公司關(guān) 于XXX的報(bào)告”。除法規(guī)、規(guī)章、其他規(guī)范性文件及上級(jí)行文件名稱加書名號(hào)外，一般 不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。文號(hào)與標(biāo)題之間空2行，用“小二”號(hào)仿宋體字，分一行或多行居中排布； 有多行時(shí)，用鼠標(biāo)反黑鎖定文件標(biāo)題，取消文檔網(wǎng)格定義；回行時(shí)，做到詞意完整，排列 對(duì)稱，間距恰當(dāng)。第十六條主送單位。文件的主要接收對(duì)象，即需按照文件內(nèi)容答復(fù)事項(xiàng)、辦理工作 的單位。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，最后一個(gè)主送單位名

7、稱后標(biāo)全角 冒號(hào)。沒有抬頭的文件，主送單位標(biāo)識(shí)在版記中主題詞下、抄送單位之上。遇有兩個(gè)以上主送單位時(shí)，應(yīng)按級(jí)別高低或與文件內(nèi)容聯(lián)系的緊密程度順序排列。普發(fā)性文件的主送單位，在未設(shè)立支行前，統(tǒng)一規(guī)范為各部門；設(shè)立支行后統(tǒng)一規(guī)范 為“各支行、各部門”。第十七條 文件正文。主送單位名稱下1行，3號(hào)仿宋體字，每自然段左空2字，回 行頂格。數(shù)字、年份不能回行。文件內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次較多時(shí)，可分級(jí)標(biāo)識(shí)層次序數(shù)，第一層 用“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。層次序數(shù)可根據(jù)文件內(nèi)容 需要跳級(jí)使用，如“一”后直接用“1 ”，省缺“（一）”，但不可將層次顛倒使用，如“1” 置于“一”前。規(guī)范

8、性文件中，如各類規(guī)章制度等，章名可用小3仿宋體字，加粗居中排布：條名用 小3仿宋體字標(biāo)識(shí)，條名前空2字，后空1字接條款正文內(nèi)容。第十八條附件。文件的附件包括兩部分內(nèi)容：一是隨文件正式發(fā)出的文字材料及表 格：二是審核簽發(fā)文件所需的相關(guān)背景材料。文件如有附件，在正文之后空1行，并在左 邊空2字用小3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件名稱回行時(shí)，與冒 號(hào)后的文字對(duì)齊。附件有多個(gè)時(shí)，需使用阿拉伯?dāng)?shù)碼加以編號(hào)（如附件：1、XXXX XX”），序數(shù)應(yīng)對(duì)齊。附件名稱及名稱后均不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件與文件正文一般要一起裝訂，應(yīng)在附件首頁左上角第1行頂格用小3號(hào)黑體字標(biāo) 識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；

9、附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)一致。若附件中存有附件， 則次級(jí)附件用小3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)“附件”。如附件與文件正文不能一起裝訂，則在附件首 頁左上角第1行頂格用小3號(hào)黑體字標(biāo)識(shí)文件的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)“附件”字樣。“附 件”后不標(biāo)識(shí)全角冒號(hào)。第十九條 成文時(shí)間和印章。成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，正文（如有附件以附 件最后一行為準(zhǔn)）靠右用小3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)成文時(shí)間應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全, “零”寫為“O”。加蓋印章應(yīng)端正、居中、均勻下壓成文時(shí)間，印章用紅色，采用下套方式，即以印章 下弧線騎年蓋月壓在成文時(shí)間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，將成文時(shí)間拉開，左右各空7字;主辦單位印章在前； 兩個(gè)印

10、章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，將發(fā)文單位名稱（可用簡(jiǎn) 稱）排在成文時(shí)間和正文之間。主辦單位印章在前，每排城多3個(gè)印章，兩端不得超出版 心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排 印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。當(dāng)文件排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，采取調(diào)整行距、字距的辦法予以處理, 使印章與正文同處一面，成文時(shí)間距正文間距作相應(yīng)調(diào)整。第二十條附注。文件如有附注（即需要說明的其他事項(xiàng)），用小3號(hào)仿宋體字，在 成文時(shí)間下空1行、居左空2字加圓括號(hào)（）”標(biāo)識(shí)。第三節(jié)版記第二十一條 版記包搖

11、主題詞、抄（報(bào)）送、內(nèi)部發(fā)送、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、印發(fā)數(shù) 量、印發(fā)單位、印發(fā)時(shí)間和版記中的反線等。第二十二條主題詞。主題詞是用于文獻(xiàn)的分類和檢索的標(biāo)識(shí)符號(hào)，由表現(xiàn)文件的內(nèi) 容歸屬、主題內(nèi)容的詞或詞組和表現(xiàn)文件形勢(shì)特點(diǎn)的詞或詞組構(gòu)成。標(biāo)引主題詞按照“先內(nèi)容后形式”的順序排列詞目。每一文件標(biāo)引主題詞的數(shù)量一般 不超過5個(gè)詞或詞組?！爸黝}詞”三個(gè)字用小3號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)； 詞目用小3號(hào)仿宋體字，詞目之間空1字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第二十三條 抄（報(bào)）送。抄送單位是除主送單位外需要執(zhí)行或知曉文件的其他單位。 抄報(bào)單位是制發(fā)文件單位的上級(jí)管理部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中需要了解文件內(nèi)容的單位。抄 報(bào)、

12、抄送同時(shí)存在時(shí)，抄報(bào)在前，抄送在后。遇有兩個(gè)以上抄（報(bào)）送單位時(shí)，應(yīng)按級(jí)別 高低或與文件內(nèi)容聯(lián)系的緊密程度順序排列。遇抄（報(bào)）送對(duì)象為個(gè)人時(shí)，原則應(yīng)列在單 位之后。抄（報(bào)）送在主題詞下1行，左空1字用小4號(hào)宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄（報(bào)） 送單位之間不同系統(tǒng)或不同層次用逗號(hào)隔開，同一層次或同一系統(tǒng)內(nèi)的單位用頓號(hào)隔開, 回行時(shí)與冒號(hào)后的抄（報(bào)）送單位對(duì)齊；在最后一個(gè)抄（報(bào)）送單位后標(biāo)句號(hào)。如主送單 位移至主題詞之下標(biāo)識(shí)方法同抄（報(bào)）送單位。遇抄（報(bào)）送單位全稱較長(zhǎng)時(shí)，可使用規(guī)范簡(jiǎn)稱。部分常用抄（報(bào)）送單位簡(jiǎn)稱如下： 中國(guó)銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會(huì)浙江監(jiān)管局簡(jiǎn)稱“浙江銀監(jiān)局”。人民銀行杭州中心支行不得

13、 使用簡(jiǎn)稱，如“人行杭州中心支行”或“人行杭中支”等應(yīng)杜絕使用。第二十四條內(nèi)部發(fā)送。為文件制發(fā)單位即浙江*股份有限公司內(nèi)部需要了解文件內(nèi) 容的單位或部門。內(nèi)部發(fā)送單位原則按“董事長(zhǎng)室、行長(zhǎng)室、監(jiān)事長(zhǎng)室、各部門”的順序 排列；內(nèi)部發(fā)送在抄（報(bào)）送下1行，標(biāo)識(shí)方法同抄（報(bào)）送單位。第二十五條 聯(lián)系人、聯(lián)系電話及印發(fā)數(shù)量。位于內(nèi)部發(fā)送單位之下（無內(nèi)部發(fā)送單 位時(shí)，在抄（報(bào)）送單位之下）占1行位置，用小4號(hào)宋體字。聯(lián)系人左空1字，聯(lián)系電 話居中排布，印發(fā)數(shù)量右空1字。第二十六條 印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用小4 號(hào)宋體字。對(duì)外文件印發(fā)單位使用全稱，即“浙江和股份有限公司”

14、，內(nèi)部管理辦法、制 度等文件用浙江襯股份有限公司綜合管理部”，印發(fā)時(shí)間一般為發(fā)文登記的口期，用阿 拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。第二十七條 版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。主題詞 之下及印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間之下用粗實(shí)線（1.5磅），其余用細(xì)實(shí)線（0.75磅）。第二十八條版記的位置。版記至于文件正文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最 后一行。第三章其他字號(hào)文件格式第二十九條常聯(lián)村銀函字號(hào)文件。常聯(lián)村銀函字號(hào)文件主要用于平行單位或不相隸 屬單位相互商洽工作，詢問、答復(fù)、請(qǐng)示事項(xiàng)。文件格式參考通用文件格式執(zhí)行。第三十條 常聯(lián)村銀閱字號(hào)文件。主要用于印發(fā)行領(lǐng)導(dǎo)的講話，以及其他有重要參考 價(jià)值的文

15、件資料等。發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)在文件首頁左上角，用小3號(hào)黑體字頂格排。發(fā)文字號(hào) 之下、標(biāo)題之上可根據(jù)需要標(biāo)注“編者按”，“編者按”三個(gè)字用“【】”括入，左空2字， 用小4號(hào)仿宋字體加粗標(biāo)識(shí)，“【編者按】”后接具體內(nèi)容，用小4號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)講話的日期標(biāo)識(shí)于標(biāo)題之下，用小二號(hào)仿體字加粗居中排列，并用小括號(hào)括起來。 抄送單位標(biāo)識(shí)于版記中，不標(biāo)注主題詞。第三十一條 浙江和股份有限公司會(huì)議紀(jì)要。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由“浙江*股份有限公司” 加會(huì)議紀(jì)要”字樣組成，均為小標(biāo)宋體字，套紅印刷。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上邊緣距上邊距約 54mm,發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下空1行用小3號(hào)仿宋體字居中標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)之下留空 印一條與版心等寬的

16、1mm紅色反線。紅色反線上邊緣至發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下邊緣約為36mm。行務(wù)會(huì)議紀(jì)要不寫標(biāo)題，在紅色反線下空1行排印正文。專題會(huì)議紀(jì)要在標(biāo)題下1行 用小3號(hào)楷體字居中標(biāo)識(shí)成文時(shí)間，并用圓括號(hào)“（）”括起來。會(huì)議的缺席、列席人員和 出席人員名單置于正文之后，空1行排列。名單之前左空2字，用小3號(hào)黑體字標(biāo)識(shí)“缺 席”、“列席”或“出席”字樣及全角冒號(hào)，后用小3號(hào)仿宋體字排印人員名單，姓名之間 用頓號(hào)，回行時(shí)與冒號(hào)后的文字對(duì)齊，末尾加句號(hào)。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章，專題會(huì)議紀(jì)要 需標(biāo)注主題詞，主送單位、抄（報(bào)）送單位、內(nèi)部發(fā)送單位按順序標(biāo)識(shí)于版記中。股東代表大會(huì)會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要參照上述標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第四章附則第三十二條 文件中的表格。文件如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，將頁碼放在橫表 的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁 碼表頭在切口 一邊。第三十三條本標(biāo)準(zhǔn)中描述的文件圖文的顏色，凡未作特殊說明的，均為黑色。第三十四條本標(biāo)準(zhǔn)主要文件的樣式見附件。第三十五條支行的文件格式參照總行格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，發(fā)文單位標(biāo)識(shí)統(tǒng)一使用規(guī)范簡(jiǎn) 稱，即“浙江杯股份有限公司XX支行”。發(fā)文字號(hào)主要包括行字號(hào)、黨字號(hào)、工字號(hào)、 團(tuán)字號(hào)、函字號(hào)、紀(jì)要字號(hào)?？紤]到支行實(shí)際使用需求，部分字號(hào)作了適當(dāng)減省，如紀(jì)要 字號(hào)進(jìn)行縮減整合等。支行文件的發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組