《辦公自動化精品教程》教學課件第3章

1、第3章 辦公自動化系統(tǒng)：Windows XP什么是Windows XP熟悉Windows XP桌面認識窗口、對話框和菜單使用和管理應(yīng)用程序文件管理設(shè)置控制面板刻錄文件閃存盤的使用3.1 什么是Windows XPWindows XP是微軟公司于2001年發(fā)布的操作系統(tǒng)，共有三個版本，分別是入門版（Starter）、家庭版（Home）和專業(yè)版（Professional）。Windows XP具有采用Windows NT2000核心 、多媒體功能強大 、用戶界面友好 、上網(wǎng)方便、安全性高等特點。3.2 熟悉Windows XP桌面 3.2.1 Windows XP桌面介紹啟動系統(tǒng)后，最先映入眼簾的

2、就是Windows XP桌面。桌面主要由桌面區(qū)、桌面圖標和任務(wù)欄幾部分組成，如下圖。Windows XP的桌面 任務(wù)欄桌面桌面快捷方式圖標“開始”按鈕語言欄Windows XP的“開始”菜單 3.2.2 使用“開始”按鈕桌面左下角，有一個寫有“開始”字樣的綠色按鈕。單擊它，會彈出一個具有若干選項的功能菜單，這就是“開始”按鈕，如下圖。3.2.3 任務(wù)欄位于桌面最下方的矩形長條被稱為任務(wù)欄，從左至右分別由“開始”按鈕、快速啟動工具欄、任務(wù)指示區(qū)與提示區(qū)四部分組成。前面已經(jīng)介紹過“開始”按鈕，下面介紹其他幾個部分。 1快速啟動工具欄 Windows XP系統(tǒng)中的各種功能模塊、應(yīng)用程序都對應(yīng)一個啟動

3、文件，其表現(xiàn)形式是一個圖標。 顯示快速啟動工具欄 開啟快速啟動工具欄，可以右鍵單擊任務(wù)欄的空白處，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”項，在彈出的“任務(wù)欄和開始菜單屬性”對話框中選中“顯示快速啟動”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕即可，如下圖。 2任務(wù)指示區(qū) 在桌面上運行每一項任務(wù)時，系統(tǒng)都會在任務(wù)欄顯示一個對應(yīng)的條形圖標，放置這些圖標的位置就是任務(wù)指示區(qū)，如下圖。 任務(wù)指示區(qū)的應(yīng)用 任務(wù)指示區(qū)3提示區(qū)提示區(qū)用來顯示當前時間、聲音調(diào)節(jié)、網(wǎng)絡(luò)連接以及一些在后臺運行的應(yīng)用程序圖標，如下圖。提示區(qū) 調(diào)節(jié)音量 殺毒軟件網(wǎng)絡(luò)連接時間調(diào)節(jié)3.3 認識窗口、菜單和對話框 3.3.1 認識窗口1窗口組成，如下圖。 “我

4、的電腦”窗口 標題欄菜單欄任務(wù)窗格工具欄工作區(qū)2窗口基本操作（1）最小化、最大化、還原和關(guān)閉窗口窗口標題欄右側(cè)有3個控制按鈕 、 和 ，分別為最小化、最大化和關(guān)閉窗口按鈕。調(diào)整窗口大小 （2）調(diào)整窗口大小通過對窗口邊框左右、上下、45度拉動的操作，可以改變當前窗口的大小，如下圖。移動窗口的位置 （3）移動窗口當窗口打開較多時，可以通過移動窗口將其交錯排開，如下圖。 （4）顯示窗口內(nèi)容 當改變窗口大小后，如果內(nèi)容無法完整顯示，則窗口右側(cè)、下側(cè)會出現(xiàn)滾動條。此時在滾動條上單擊左鍵并按滑軌方向拖動，可以顯示窗口中隱藏的內(nèi)容，如下圖。 顯示窗口內(nèi)容3.3.2 認識菜單1窗口菜單一個完整的窗口菜單由菜單

5、欄、菜單名和菜單項組成，如下頁左圖所示。單擊某個菜單名可以打開該菜單，例如單擊“工具”菜單。在菜單中單擊某個菜單命令便可執(zhí)行相關(guān)操作，例如選擇“文件夾選項”命令，便可以打開“文件夾選項”對話框。 操作圖示見下頁窗口菜單 彈出“文件夾選項”對話框 2快捷菜單當我們對桌面上某個文件/文件夾進行操作，或是要在窗口中對項目進行快速操作時，就需要用到Windows XP的快捷菜單，下圖為三種不同功能的快捷菜單。 快捷菜單通過該快捷菜單的命令可以排列桌面圖標，在桌面上新建某文件、設(shè)置桌面屬性等該快捷菜單中的命令都是針對“網(wǎng)上鄰居”選項的，例如可以搜索計算機、設(shè)置網(wǎng)絡(luò)屬性等該快捷菜單中的命令都是針對單擊的文

6、件夾的3.3.3 認識對話框?qū)υ捒蚴且环N特殊的窗口，用于為達到某一目的而進行參數(shù)設(shè)置，如下圖。 對話框標題欄選項卡預(yù)覽框復(fù)選框下拉列表框求助按鈕編輯框列表框單選鈕按鈕3.4 使用和管理應(yīng)用程序 3.4.1 認識應(yīng)用程序應(yīng)用程序是指為了完成某項或某幾項特定任務(wù)而被開發(fā)運行于操作系統(tǒng)之上的計算機程序。安裝前，應(yīng)用程序一般以一個或一組文件的形式存在；安裝后，應(yīng)用程序會在開始菜單創(chuàng)建快捷方式，以后直接使用這個快捷方式即可運行相應(yīng)程序，如下圖。應(yīng)用程序安裝3.4.2 安裝辦公軟件Office 2003Office 2003是目前使用最廣泛的計算機辦公軟件，下面通過安裝它來練習應(yīng)用程序的安裝方法。 步驟1

7、 打開Office 2003軟件所在文件夾，雙擊Office 2003的安裝文件“setup.exe”，如左圖。如果是光盤版，則將光盤放入光驅(qū)后會自動運行安裝界面，如右圖。執(zhí)行安裝操作 光盤安裝畫面步驟2 系統(tǒng)首先將必要的安裝文件復(fù)制到硬盤上的某個位置，然后會打開輸入序列號對話框，將軟件序列號正確輸入，單擊“下一步”按鈕，如左圖。步驟3 顯示輸入用戶和單位名的對話框，填入相應(yīng)的資料后，單擊“下一步”按鈕，如右圖。 輸入序列號 輸入用戶名 許多軟件在安裝時都需要輸入序列號，這可以在軟件光盤包裝盒或存放軟件的文件夾中（文件名通常為SN）找到步驟4 顯示許可協(xié)議對話框。選中“我接受許可協(xié)議中的條款”

8、復(fù)選框，然后單擊“下一步”按鈕繼續(xù)安裝，如左圖。步驟5 在接下來的對話框中可以選擇安裝類型。系統(tǒng)默認的是“典型安裝”，表示此時只安裝最常用的程序和組件。單擊“下一步”按鈕，如右圖。 接受許可協(xié)議 選擇安裝類型 步驟6 顯示左圖對話框。單擊“安裝”按鈕，開始安裝并顯示安裝進度。步驟7 耐心等待一會，顯示右圖所示對話框，提示安裝成功，單擊“完成”按鈕，安裝結(jié)束。 開始安裝 安裝結(jié)束 3.4.3 安裝解壓縮軟件WinRARWinRAR是目前使用最廣泛的數(shù)據(jù)壓縮軟件，下面我們來介紹一下這款軟件的安裝方法。步驟1 雙擊WinRAR安裝文件，如左圖，會自動彈出右圖安裝界面，單擊“安裝”按鈕。執(zhí)行安裝操作

9、完成WinRAR安裝 步驟2 彈出左圖對話框，保持默認設(shè)置，單擊“確定”按鈕，彈出右圖對話框，單擊“完成”按鈕，完成安裝。3.4.4 卸載應(yīng)用程序步驟1 單擊“開始”“控制面板”，雙擊“添加或刪除程序”圖標，如下圖。運行“添加或刪除程序”程序 步驟2 彈出“添加或刪除程序”對話框，單擊想要刪除的程序，如左圖。然后單擊“刪除”按鈕，此時會彈出“卸載XXX”對話框，單擊“是”按鈕，如右圖。 卸載WinRAR軟件 3.5 文件管理 3.5.1 認識文件與文件夾 1認識文件 （1）文件的命名規(guī)則 電腦中的文件名由兩部分組成，前面是主文件名，后面是擴展名，中間由“.”分隔，如“畢業(yè)論文.doc”、“風景

10、圖.jpg”等都是正常的文件名。 （2）文件的類型 在Windows系統(tǒng)中，不同的文件會以不同的圖標進行顯示。其中最常見的是以.EXE為擴展名的可執(zhí)行文件，其圖標可由系統(tǒng)默認圖標和自用圖標組成。 2認識文件夾Windows XP采用文件夾對系統(tǒng)中的各類文件進行分類管理。文件夾的默認圖標為 ，雙擊這個圖標，就能打開相應(yīng)的文件夾。（1）文件夾的類型Windows中的文件夾有兩種類型，分別是系統(tǒng)文件夾和用戶文件夾。（2）文件夾的結(jié)構(gòu) Windows采用了層次結(jié)構(gòu)來組織文件和文件夾。文件夾中既可以全部存放文件，也可以全部存放文件夾，更可以采用文件文件夾的混排形式存放，如下頁圖。 文件夾的結(jié)構(gòu) 若文件夾

11、名稱前有“加號”，表明該文件夾中還包含了子文件夾，此時單擊該文件夾名稱可展開其下一層文件夾單擊工具欄的“文件夾”按鈕，窗口左邊顯示出文件的結(jié)構(gòu)樹硬盤驅(qū)動器。里面儲存著本地計算機中的所有文件光盤驅(qū)動器。用于讀光盤上的數(shù)據(jù) 閃存盤驅(qū)動器。用于讀寫閃存盤上的文件 3.5.2 用“我的電腦”瀏覽文件和文件夾桌面上的“我的電腦”圖標，是Windows XP系統(tǒng)中瀏覽文件/文件夾的最主要入口，操作方法如下：步驟1 雙擊“開始”菜單或桌面上的“我的電腦”圖標，打開“我的電腦”窗口。用“我的電腦”瀏覽文件 步驟2 雙擊存放文件的磁盤，例如雙擊“本地磁盤G”，打開G盤。步驟3 此時窗口中顯示的便是存放在G盤中的

12、文件或文件夾。如果所需資料不在G盤根目錄下，則繼續(xù)雙擊存放資料的文件夾，直到找到需要的資料為止。 操作圖示如下圖找到所需文件3.5.3 用“搜索”查找文件和文件夾如果你忘記某個文件或文件夾的存放位置，可以通過Windows XP自帶的搜索功能進行查找，方法如下：步驟1 單擊“開始”“搜索”菜單，打開搜索結(jié)果窗口，如下圖。搜索功能 步驟2 我們以“所有文件和文件夾”功能為例，單擊該選項，轉(zhuǎn)到搜索頁面。步驟3 在“全部或部分文件名”編輯框中可以輸入要查找對象的全部或部分名稱；在“文件中的一個字或詞組”編輯框中可以輸入文件內(nèi)容中的字或詞組；“在這里尋找”下拉列表框中可以選擇搜索位置。輸入完關(guān)鍵詞和搜

13、索位置后，單擊“搜索”按鈕，如下圖。 搜索文件 3.5.4 創(chuàng)建文件與文件夾1創(chuàng)建文件我們在使用計算機時，經(jīng)常需要創(chuàng)建各種文件來滿足需要。創(chuàng)建文件，既可以編寫一個新文件，也可以通過拷貝從外部獲取文件，如下圖。 創(chuàng)建文件 2創(chuàng)建文件夾方法1 在要創(chuàng)建文件夾的磁盤或文件夾窗口中選擇“文件”“新建”“文件夾”菜單，即可創(chuàng)建一個文件夾，默認名稱為“新建文件夾”，此時直接填入文件夾名稱并按回車鍵即可，如下圖。 新建文件夾方法一 新建文件夾方法二 2創(chuàng)建文件夾方法2 打開某個磁盤或文件夾窗口，在工作區(qū)空白處單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“新建”“文件夾”項，同樣可創(chuàng)建一個文件夾，如下圖。 3.5.5

14、 選擇文件與文件夾當我們要移動、復(fù)制文件和文件夾時，都需要先選擇文件和文件夾。選擇方法主要有單擊選擇、拖動選擇和使用菜單命令。3.5.6 查看和修改文件與文件夾屬性在Windows XP中，文件和文件夾都有相應(yīng)的屬性：只讀、隱藏和存檔。要查看或修改文件或文件夾屬性，可在資源管理器窗口中右擊文件或文件夾，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”項，打開屬性對話框，如下頁圖。 打開文件屬性對話框 3.5.7 移動和復(fù)制文件與文件夾1使用“剪切”、“復(fù)制”、“粘貼”命令（1）移動文件打開源文件或文件夾所在的窗口，選中需要移動的文件，然后選擇“編輯”“剪切”菜單，或按快捷鍵【Ctrl+X】。之后打開所要移動到的

15、目標文件夾，單擊選擇“編輯”“粘貼”菜單，或按快捷鍵【Ctrl+V】，即可移動文件或文件夾。（2）復(fù)制文件打開源文件或文件夾所在的窗口，選中需要復(fù)制的文件，然后選擇“編輯”“復(fù)制”菜單，或按快捷鍵【Ctrl+X】。打開所要移動到的位置窗口，單擊編輯粘貼菜單，或按快捷鍵【Ctrl+V】，即完成了文件或文件夾的移動。2使用鼠標拖動步驟1 打開“資源管理器”窗口，在左窗格中展開并單擊某個文件夾，使要移動或復(fù)制的文件夾和文件出現(xiàn)在右窗格中。拖動要移動或復(fù)制的文件夾和文件到左側(cè)窗格的目標文件夾上，如下圖。步驟2 這時，源文件便被移動或復(fù)制到目標文件夾了。其中，如果源文件與目標文件夾位于相同磁盤，則拖動操

16、作為移動，否則為復(fù)制。使用拖動方法移動或復(fù)制文件 將文件拖到目標文件夾上2使用任務(wù)窗格步驟1 打開源文件或文件夾所在窗口，選中需要移動或復(fù)制的文件或文件夾，在“文件和文件夾任務(wù)”任務(wù)窗格中單擊“移動所選項目”或“復(fù)制所選項目”鏈接，如下圖。選中要移動的文件夾 步驟2 打開“移動項目”或“復(fù)制項目”對話框，在列表框中選擇目標磁盤和文件夾，如右圖為“移動項目”對話框。也可單擊“新建文件夾”按鈕，在所選項目下新建一個文件夾，這樣會將文件移動到新文件夾中。步驟3 單擊“移動”或“復(fù)制”按鈕，就可以將選中的文件或文件夾移動或復(fù)制到目標文件夾中。 “移動項目”對話框 也可單擊該按鈕，在所選項目下新建一個文

17、件夾，這樣會文件移動到新文件夾中3.5.8 重命名文件與文件夾為了使文件或文件夾更加易記，便于管理，我們需要對文件或文件夾進行重命名操作。步驟1 在想要重命名的文件或文件夾上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”?；蛘邌螕羰髽俗箧I，稍等1-2秒，然后再在文件或文件夾名稱處單擊一次左鍵，即可進入編輯狀態(tài)。步驟2 在編輯框內(nèi)輸入新的文件或文件夾名，按【Enter】鍵或在空白區(qū)單擊鼠標左鍵都可以確認文件名的更改。 3.5.9 刪除文件與文件夾刪除文件與文件夾的操作方法如下。步驟1 打開需要刪除的文件或文件夾所在的文件夾窗口，選中需要刪除的文件或文件夾，按下【Del】鍵。步驟2 在彈出的刪除確

18、認對話框中單擊“是”按鈕，便可將選定的文件或文件夾刪除（移動到“回收站”中）。“回收站”是Windows XP系統(tǒng)提供的一個特殊的文件夾。在執(zhí)行刪除操作后，文件或文件夾會首先被移動到回收站中，并沒有被徹底刪除。如果不小心誤刪除了文件或文件夾，可以從“回收站”中將文件或文件夾還原，操作方法如下。步驟1 雙擊桌面上的“回收站”圖標，打開“回收站”窗口。步驟2 右擊誤刪除的文件或文件夾，從彈出的快捷菜單中選擇“還原”，則該文件或文件夾被恢復(fù)到原來的位置。 3.5.10 解壓縮文件與文件夾 當我們拷貝大型軟件或是數(shù)量較多的文件/文件夾時，可以使用WinRAR軟件對文件或文件夾進行壓縮。 方法1 雙擊需

19、要解壓縮的壓縮包，在彈出的WinRAR窗口中單擊“解壓到”按鈕，在彈出的對話框中選擇要解壓縮到的路徑，例如磁盤F。然后單擊“確定”按鈕開始解壓縮（操作演示圖見下頁）。方法2 將需要解壓縮的壓縮包拷貝至希望解壓到的磁盤或文件夾中，例如F:doc。然后右擊壓縮包，在彈出的快捷菜單中可以直接選擇解壓縮命令。 解壓縮文件夾 3.6 設(shè)置控制面板 3.6.1 設(shè)置系統(tǒng)日期和時間在“控制面板”窗口中雙擊“日期和時間”圖標，打開“日期和時間”對話框，在“時間和日期”選項卡中，可以設(shè)置日期和時間，如下圖?！翱刂泼姘濉贝翱?“時間和日期”選項卡 3.6.2 設(shè)置任務(wù)欄和“開始”菜單1設(shè)置任務(wù)欄在“控制面板”窗口

20、中雙擊“任務(wù)欄和開始菜單”圖標，打開“任務(wù)欄和開始菜單屬性”對話框的“任務(wù)欄”選項卡。下面介紹幾個常用的設(shè)置選項。選擇“鎖定任務(wù)欄”復(fù)選框，可以鎖定任務(wù)欄。鎖定后不可移動、隱藏任務(wù)欄。選擇“自動隱藏任務(wù)欄”復(fù)選框，任務(wù)欄會在不使用時自動隱藏。將鼠標放在桌面底部，任務(wù)欄又會顯示出來。選擇“分組相似任務(wù)按鈕”復(fù)選框，在有多個窗口打開時，在任務(wù)欄上會分組顯示相似的窗口按鈕。 2設(shè)置“開始”菜單在“任務(wù)欄和開始菜單屬性”對話框中，切換到“開始菜單”選項卡，即可對“開始”菜單進行設(shè)置。選擇“經(jīng)典開始菜單”單選鈕，可以讓“開始”菜單回到Windows 98或Windows 2000的樣式，如右圖。這樣能加

21、快菜單顯示速度。設(shè)置“開始菜單”屬性 切換到“高級”選項卡，在其中可以設(shè)置“開始”菜單中顯示的項目和打開方式，以及是否清除“我最近的文檔”菜單中的文檔記錄等，如下圖。 “高級”設(shè)置 3.6.3 添加字體當Windows XP提供的字體不能滿足使用需要時，就需要安裝新的字體，方法如下：步驟1 在“控制面板”窗口中，雙擊“字體”圖標，打開“字體”窗口，選擇“文件”“安裝新字體”菜單。步驟2 打開“添加字體”對話框，選擇字體所在驅(qū)動器，在“文件夾”列表框中選擇字體所在的文件夾，此時系統(tǒng)會自動檢索字體文件，并將其顯示在“字體列表”框中。步驟3 在“字體列表”列表框中選擇需要安裝的字體，然后單擊“確定”

22、按鈕進行安裝。安裝圖示見下頁 安裝字體 3.6.4 設(shè)置顯示屬性1設(shè)置顯示屬性為了使顯示器能夠顯示更多頁面內(nèi)容，或是提高顯示效果，可以在Windows XP中適當調(diào)整顯示分辨率、顏色（左圖）和刷新頻率（右圖）以滿足使用需求。 “設(shè)置”選項卡 “監(jiān)視器”選項卡 2設(shè)置屏幕保護程序在計算機空閑時，可以使用屏幕保護程序來保護顯示器。屏幕保護程序設(shè)置方法如下。步驟1 在“顯示屬性”對話框中，切換到“屏幕保護程序”選項卡，然后在“屏幕保護程序”下拉列表框中選擇一種屏幕保護模式，如選擇“Windows XP” 。步驟2 在“等待”數(shù)值框中設(shè)置屏幕保護程序的激活時間。如果選中“在恢復(fù)時使用密碼保護”復(fù)選框，

23、則恢復(fù)到桌面時需要輸入登錄密碼（前提為系統(tǒng)已設(shè)置密碼）。步驟3 單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“顯示屬性”對話框，設(shè)置結(jié)束。步驟4 當在設(shè)定時間內(nèi)不對計算機進行操作（移動鼠標和按鍵盤上的按鍵）時，系統(tǒng)將啟動屏幕保護程序。要回到操作界面，只需移動一下鼠標或按鍵盤上的任意鍵即可。 3其他設(shè)置在“顯示屬性”對話框中，還可進行主題設(shè)置、屏幕保護設(shè)置（左圖）、桌面設(shè)置、外觀設(shè)置（右圖）等，這些設(shè)置都與屏幕顯示有關(guān)。 設(shè)置屏幕保護程序 設(shè)置外觀 3.6.5 設(shè)置系統(tǒng)性能Windows XP系統(tǒng)提供了多種設(shè)置功能對系統(tǒng)進行優(yōu)化，以達到系統(tǒng)最佳性能和最佳外觀顯示。 步驟1 在“控制面板”窗口中雙擊“系統(tǒng)”圖標，打開“

24、系統(tǒng)屬性”對話框，切換到“高級”選項卡，單擊“性能”欄中的“設(shè)置”按鈕。步驟2 打開“性能選項”對話框，在“視覺效果”選項卡中選擇“調(diào)整為最佳外觀”單選鈕，可將系統(tǒng)設(shè)置為最佳外觀顯示；選擇“調(diào)整為最佳性能”單選鈕，可將系統(tǒng)設(shè)置為最佳性能顯示；選擇“自定義”單選鈕，可在其下的列表框中自定外觀效果。 設(shè)置圖示見下頁“高級”選項卡 “視覺效果”選項卡 3.7 刻錄文件 3.7.1 刻錄數(shù)據(jù)光盤將計算機中的文件、文件夾刻錄進空白光盤中，這張光盤便被稱為數(shù)據(jù)光盤。下面介紹一下數(shù)據(jù)光盤刻錄的具體步驟。步驟1 將一張空白刻錄盤放入刻錄機，選擇“開始”“所有程序”“Nero”“Nero Burning Rom”菜單，運行Nero刻錄軟件，如下圖。打開Nero軟件 步驟2 在Nero啟動界面列表框中選擇“CD-ROM（ISO）”，切換到“ISO”選項卡，在“文件名長度”下拉列