《有效時(shí)間管理》PPT課件(PPT 41頁(yè))

1、有效時(shí)間管理 1第1頁(yè)，共41頁(yè)。培訓(xùn)目標(biāo)充分認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的重要性把握時(shí)間管理的原則與方法學(xué)會(huì)如何應(yīng)付時(shí)間殺手2第2頁(yè)，共41頁(yè)。依賴(lài)獨(dú)立互賴(lài)溝通集思廣益雙贏不斷完善不斷完善自身效能人際效能目標(biāo)導(dǎo)向 積極主動(dòng)優(yōu)先次序高效人士的習(xí)慣3第3頁(yè)，共41頁(yè)。高效人士的七個(gè)習(xí)慣積極心態(tài)目標(biāo)管理要事管理雙贏思維知彼解己團(tuán)隊(duì)合作不斷更新4第4頁(yè)，共41頁(yè)。討論：浪費(fèi)你時(shí)間最多的10種情況5第5頁(yè)，共41頁(yè)。1、走出時(shí)間管理的誤區(qū)6第6頁(yè)，共41頁(yè)?！皶r(shí)間是不能控制的，計(jì)劃趕不上變化”“時(shí)間掌握在別人手中”“時(shí)間管理太麻煩，有那時(shí)間不如干點(diǎn)實(shí)事”“時(shí)間管理各人有各人的習(xí)慣， 按部就班就行了”不能管理 / 不值

2、得管理你是否同意這樣的說(shuō)法？7第7頁(yè)，共41頁(yè)。時(shí)間是?時(shí)間對(duì)任何人都是?人人都擁有時(shí)間資源既是有限的, 也是公平的但人們對(duì)時(shí)間的感覺(jué)卻大不相同?對(duì)時(shí)間的不同看待/使用及結(jié)果時(shí)間是什么?8第8頁(yè)，共41頁(yè)。你平時(shí)怎樣看待時(shí)間？視時(shí)間為 主宰- 嚴(yán)格遵循時(shí)間, 恪守固定時(shí)間辦事. 重形式而不重內(nèi)容視時(shí)間為 奴隸- 無(wú)視時(shí)間的存在, 隨意使用, 任意延長(zhǎng)工作時(shí)間視時(shí)間為 無(wú)限- 時(shí)間還多 ,可以明天做 拖到最后一刻視時(shí)間為 朋友- 尊重, 珍惜, 善待, 享有 (充分利用) 19第9頁(yè)，共41頁(yè)。2、時(shí)間的特征與價(jià)值時(shí)間特征不變性不可取代不可儲(chǔ)存不可伸縮性10第10頁(yè)，共41頁(yè)。按每周工作5天，每

3、天7小時(shí)，每年251個(gè)工作日計(jì)算你是否意識(shí)你的時(shí)間成本？年薪 （人工成本）每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值￥30,000￥119.52￥17.08￥0.38￥60,000￥239.04￥34.15￥0.57￥70,000￥278.88￥39.84￥0.66￥80,000￥318.73￥45.53￥0.76￥90,000￥358.57￥51.22￥0.85￥100,000￥398.41￥57.92￥0.95￥110,000￥438.25￥62.61￥1.04￥120,000￥478.09￥68.30￥1.14￥130,000￥517.93￥73.99￥1.2311第11頁(yè)，共41頁(yè)。金錢(qián)是通過(guò)時(shí)間

4、(每分鐘/每小時(shí)/每天的工作中)創(chuàng)造出來(lái)的每天浪費(fèi)一小時(shí)，意味著單位時(shí)間成本利潤(rùn)率的下降，或當(dāng)天其它單位時(shí)間的掙錢(qián)效率需提高15%可怕的是這種情況隨時(shí)可能發(fā)生時(shí)間價(jià)值的啟示12第12頁(yè)，共41頁(yè)。時(shí)間與薪酬在同等的時(shí)間創(chuàng)造更大的價(jià)值 增加工作時(shí)間量 13第13頁(yè)，共41頁(yè)。時(shí)間管理的重要性瓶頸理論認(rèn)為, 改善績(jī)效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)步驟, 而是改進(jìn)瓶頸 (最大的約束因素). 因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績(jī)效取決于瓶頸時(shí)間正是管理人員的最大的約束因素. 失去時(shí)間, 人們會(huì)變得無(wú)能時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略, 創(chuàng)新, 領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為眩目的管理議題, 甚至更為重要14第14頁(yè)，共41頁(yè)。你能回憶昨天

5、的時(shí)間耗費(fèi)嗎？主要做的事及用時(shí)間時(shí)間/工作清單分析有多少是有計(jì)劃的？有多少時(shí)段記不起做什么？超時(shí)/浪費(fèi)多少 （總和/各項(xiàng)）？時(shí)間利用率？= 工作用時(shí)之和 / 法定工作時(shí)數(shù)什么原因？15第15頁(yè)，共41頁(yè)。緊急VS重要事情 A B C D 重要緊急不重要不緊急16第16頁(yè)，共41頁(yè)。什么是更重要的事?小李做銷(xiāo)售很有經(jīng)驗(yàn), 業(yè)績(jī)突出, 提升為銷(xiāo)售經(jīng)理后, 工作更加努力, 心中常想: “以往的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)已成為過(guò)去, 今后我如何將工作做得更好”. 行動(dòng)中也以此為激勵(lì). 老板肯定了他的工作態(tài)度, 另方面卻說(shuō):“你這樣下去可不行”老板的意思是?管理者最常見(jiàn)的錯(cuò)誤莫過(guò)于我如何將工作做好而不是如何讓我的團(tuán)隊(duì)去做

6、好517第17頁(yè)，共41頁(yè)。3、時(shí)間管理的法則永遠(yuǎn)應(yīng)先做最重要的事第二象限法則避免平均分配時(shí)間和精力帕雷托80/20法則避免事事都想做完, 學(xué)會(huì)取舍工作ABC法則18第18頁(yè)，共41頁(yè)。帕雷托80/20法則 20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值集中80%的精力做此20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作19第19頁(yè)，共41頁(yè)?？紤]工作對(duì)目標(biāo)的貢獻(xiàn)度 許多瑣碎的事少卻關(guān)鍵的工作工作/事情的種類(lèi)工作的價(jià)值100%100%80%20%0020第20頁(yè)，共41頁(yè)。一般做法 vs 80/20一般做法接聽(tīng)所有電話出席所有會(huì)議聽(tīng)取所有建議閱讀所有文件會(huì)見(jiàn)所有客戶(hù)每天要做完所有的事結(jié)果：忙碌按80/20原

7、則21第21頁(yè)，共41頁(yè)。案例:市場(chǎng)部的取舍市場(chǎng)部提議對(duì)公司現(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行改型, 考慮涉及到追加投資, 公司總經(jīng)理臨時(shí)要求市場(chǎng)部在股東會(huì)上做個(gè)有關(guān)市場(chǎng)需求方面有影響力的演示.為完成好任務(wù), 市場(chǎng)部認(rèn)為要做的事包括: 做個(gè)較為廣泛的市場(chǎng)問(wèn)卷調(diào)查, 與主要客戶(hù)座談, 針對(duì)性的收集競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手最新信息, 從研發(fā)和生產(chǎn)部門(mén)提煉本公司在此方面的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì), 對(duì)調(diào)查及座談結(jié)果進(jìn)行分析, 確定演示內(nèi)容并制作幻燈片, 利用創(chuàng)意的手段創(chuàng)造最佳演示效果以增強(qiáng)影響力. 但市場(chǎng)部經(jīng)理在估算人力及時(shí)間之后, 發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)部根本無(wú)法在股東會(huì)前完成上述所有的事, 但在股東會(huì)上做好演示是要保證的為實(shí)現(xiàn)此目的你如何對(duì)這些事的重要性排序?

8、如果由于時(shí)間有限最終有三件事不能做, 你會(huì)舍棄哪些?622第22頁(yè)，共41頁(yè)。工作ABCA - 在特定階段的頭等/主要工作 B 圍繞A的/增強(qiáng)/指導(dǎo)性的工作C 其它次相關(guān)/具體/零散/的事23第23頁(yè)，共41頁(yè)。如何做?將工作分為三類(lèi)： A 必須要做的 (關(guān)鍵的) B 應(yīng)該做 (對(duì)于提高/增強(qiáng)是重要的) C 最好做 (是否做/必須要做它們嗎?)24第24頁(yè)，共41頁(yè)。第二象限工作法第四象限不緊急且不重要第三象限 緊急但不重要第二象限 不緊急但重要第一象限 緊急而重要重要 不重要 緊急 不緊急25第25頁(yè)，共41頁(yè)。工作分類(lèi)表第四象限繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)第三象限不速之

9、客某些電話某些信件與報(bào)告某些會(huì)議必要而不重要的問(wèn)題受歡迎的活動(dòng)第二象限第一象限危機(jī)急迫的問(wèn)題有期限壓力的計(jì)劃重要 不重要緊急 不緊急26第26頁(yè)，共41頁(yè)。偏重第一類(lèi)事務(wù)第四象限第三象限第二象限第一象限結(jié)果壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局重要 不重要緊急 不緊急27第27頁(yè)，共41頁(yè)。偏重第二類(lèi)事務(wù)第四象限第三象限第二象限結(jié)果：有遠(yuǎn)見(jiàn)，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)第一象限重要 不重要緊急 不緊急28第28頁(yè)，共41頁(yè)。偏重第三、四類(lèi)事務(wù) 第四象限第三象限結(jié)果：全無(wú)責(zé)任感工作不保依賴(lài)他人和社會(huì)機(jī)構(gòu)維生第二象限第一象限重要 不重要緊急 不緊急29第29頁(yè)，共41頁(yè)。4、提高時(shí)間利用率的5W方法Wha

10、t 什么占據(jù)了我的時(shí)間When 何時(shí)工作效率最高Where 哪里還能擠出時(shí)間Why 我的時(shí)間使用率為什么會(huì)這樣What if 如果怎樣30第30頁(yè)，共41頁(yè)。5、排除干擾識(shí)別干擾因素排除干擾方法31第31頁(yè)，共41頁(yè)。識(shí)別時(shí)間干擾因素“管理者最稀缺的資源是時(shí)間”, 但管理者的時(shí)間一般容易“屬于別人”找出盡可能多的對(duì)你的時(shí)間干擾的方面- 來(lái)自你個(gè)人的有哪些? 來(lái)自他人的有哪些? 你是如何應(yīng)對(duì)的? 有什么困難/問(wèn)題?1732第32頁(yè)，共41頁(yè)。對(duì)付時(shí)間殺手由于自己原因產(chǎn)生的無(wú)序，亂 (桌面, 文檔, 開(kāi)始& 結(jié)束)隨時(shí)更新文檔/文件存檔下班時(shí)按完成/未完/尚未開(kāi)始 等項(xiàng)整理文件/桌面條理不清（沒(méi)有

11、輕重緩急，抓住什么做什么）每周/日開(kāi)始時(shí)花時(shí)間思考安排工作的順序隨意無(wú)拘束的方式 給自己規(guī)定各項(xiàng)工作結(jié)束時(shí)間拒絕拖延33第33頁(yè)，共41頁(yè)。對(duì)付時(shí)間殺手由于自己原因產(chǎn)生的經(jīng)常忙于救火 (所有的事都應(yīng)急處理)保證時(shí)間完成重要的工作做事考慮后果，不盲目處理加強(qiáng)溝通想干的事太多（過(guò)于自信，對(duì)工作缺乏時(shí)間概念）預(yù)測(cè)各項(xiàng)工作所需的完成時(shí)間授權(quán)， 相信/指導(dǎo)他人不注意溝通提前與有關(guān)人員溝通34第34頁(yè)，共41頁(yè)。對(duì)付時(shí)間殺手由于自己原因產(chǎn)生的沒(méi)有情緒/興趣開(kāi)始 (枯燥, 困難, 不愉快)一開(kāi)始先做不愿做的事安排他人檢查/公布于眾建立獎(jiǎng)勵(lì)自己的方法 不會(huì)拒絕（say No，接受的比你能完成的多)告知適當(dāng)?shù)脑?/p>

12、因/闡明重要性/目前從事工作的緊迫性提出建議/其他適當(dāng)?shù)倪x擇方案35第35頁(yè)，共41頁(yè)。對(duì)付時(shí)間殺手環(huán)境 來(lái)訪者 (太多, 突然到來(lái), 過(guò)長(zhǎng)的談話)訪問(wèn)他們，而不是被訪建議其它時(shí)間站著談話 / 提示性動(dòng)作（暗示談話結(jié)束）電話 (不斷的干擾)直接切入主題，迅速提出解決方案不要開(kāi)始閑聊的話題話音表明你很忙 36第36頁(yè)，共41頁(yè)。對(duì)付時(shí)間殺手環(huán)境 接收的電子郵件 (太多，內(nèi)容多樣)瀏覽題目，選擇重要的對(duì)于急需回復(fù)的，立即行動(dòng) (只做一次)對(duì)于提供信息的, 有時(shí)間時(shí)閱讀它們 等待 / 會(huì)議閱讀提供信息的電子郵件, 打/回復(fù)電話清理議程/準(zhǔn)備問(wèn)題/聚焦討論緊急不重要的事事后想想緊急的原因, 找到避免的方法有計(jì)劃的主動(dòng)授權(quán)37第37頁(yè)，共41頁(yè)。懂得尊重他人的時(shí)間提醒自己自己訂計(jì)劃時(shí)是否想到他人的計(jì)劃（銜接）？自己是否給他人發(fā)放太多的備忘錄？自己是否準(zhǔn)時(shí)赴會(huì)/約？自己是否經(jīng)常干擾他人？找他人談話/匯報(bào)/開(kāi)會(huì)時(shí)自己是否已做好準(zhǔn)備？自己說(shuō)話是否切中主題/簡(jiǎn)明扼要？自己每次占用了他人多少時(shí)間?38第38頁(yè)，共41頁(yè)。完全時(shí)間管理1、事先周詳?shù)挠?jì)劃2、排定工作的優(yōu)先順序3、設(shè)定長(zhǎng)短程目標(biāo)