職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間管理ppt課件

1、職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間管理 “洗手的時(shí)候，日子從水盆里過去；吃飯的時(shí)候日子從飯碗里過去；默默時(shí)，便從茫然的雙眼前過去。我覺察他去的匆匆了，伸出手遮掩時(shí)，他又從遮掩著的手邊過去 -朱自清 本節(jié)主要內(nèi)容一、現(xiàn)代管理者的時(shí)間觀二、職業(yè)經(jīng)理人時(shí)間運(yùn)籌三、提高時(shí)效的途徑一、現(xiàn)代管理者的時(shí)間觀1、時(shí)間是什么？ 俄國思想家伏爾泰的一個(gè)意味深長的謎：“世界上哪樣?xùn)|西最長又是最短的，最快又是最慢的，最能分割又是最寬廣的，最不受注重又是最值得惋惜的；沒有它，什么事情都做不成；它使一切微小的東西歸于消滅，使一切偉大的東西生命不絕。 時(shí)間是什么？ 對于活著的人來說，時(shí)間是生命；對于從事經(jīng)濟(jì)任務(wù)的人來說，時(shí)間是金錢；對于做學(xué)

2、問的人來說，時(shí)間是資本；對于無聊的人來說，時(shí)間是債務(wù)；對于學(xué)生、尤其是中學(xué)生來說，時(shí)間是財(cái)富，是資本，是命運(yùn)，是千金難買的無價(jià)之寶。 名人名言別林斯基：“在一切的批判家中，最偉大、最正確、最天才的是時(shí)間。富蘭克林：“時(shí)間就是生命。郭沫假設(shè)：“時(shí)間就是速度，時(shí)間就是力量。拿破侖常說：“除了時(shí)間之外，我可以給他任何東西魯迅：“時(shí)間就像海綿里的水，只需愿擠，總是有的。 “不能管理時(shí)間，便什么也不能管理。 管理學(xué)巨匠德魯克 假設(shè)一個(gè)人的時(shí)間管理涉及個(gè)人成敗的話，那么，管理者的時(shí)間管理除了個(gè)人的成敗，更關(guān)系到組織的成敗。2、現(xiàn)代管理者的時(shí)間觀 “時(shí)間就是金錢、“時(shí)間就是生命，效率的高低和時(shí)間的節(jié)省分不開

3、，爭取了時(shí)間，才干發(fā)明更高的價(jià)值，獲得更高的效益，因此，珍惜時(shí)間，講求效率應(yīng)成為現(xiàn)代管理者必備的高度價(jià)值觀的重要標(biāo)志。時(shí)間是指點(diǎn)的財(cái)富 。 錯(cuò)誤的時(shí)間觀任其流失的時(shí)間觀：以為時(shí)間取之不盡用之不竭。及時(shí)行樂的時(shí)間觀：以為時(shí)間不可逆轉(zhuǎn)，今朝有酒今朝醉。夢想未來的時(shí)間觀：悲觀絕望。二、職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間運(yùn)籌什么是時(shí)間運(yùn)籌？ 時(shí)間運(yùn)籌也就是時(shí)間管理，是指職業(yè)管理者對時(shí)間的管理。就是職業(yè)管理者為提高時(shí)間的利用率和有效性，運(yùn)用科學(xué)的方法和技巧，對時(shí)間的耗費(fèi)進(jìn)展方案、實(shí)施、檢查、評價(jià)、反響等程序進(jìn)展的一系列的控制活動(dòng)過程。 對管理者來講，對時(shí)間的管理和對其他的人、財(cái)、物的管理，是一樣的重要。在某些情況下，時(shí)間

4、資源所獲得的收益比資本和勞動(dòng)力兩項(xiàng)資源所能獲得的收益要大的多，重要的多。 一合理安排時(shí)間1、任務(wù)方案化、程序化 2、合理分類，有效運(yùn)用時(shí)間3、排除時(shí)間干擾事務(wù)可以分為四種類型緊急而且重要：洽談業(yè)務(wù)、未按時(shí)交貨、設(shè)備出缺點(diǎn)、產(chǎn)質(zhì)量量出現(xiàn)問題等。 重要但不緊急：遠(yuǎn)景規(guī)劃、產(chǎn)品創(chuàng)新、人才培育、組織協(xié)調(diào)等 。緊急但不重要：批閱日常文件、任務(wù)例會(huì)、接打等 。不緊急也不重要：可不去的應(yīng)付、 冗長而無主題的會(huì)議等 。啟示人們常犯的缺陷是把緊急當(dāng)成優(yōu)先原那么，而不是把重要當(dāng)成優(yōu)先原那么。一直先做最重要的事情可以讓我們防止掉進(jìn)“嗜急成癮的圈套。 ABCDE管理法A：必需完成的事情B：應(yīng)該完成的事情C：令人愉快但

5、不會(huì)有什么結(jié)果的事 D：可以委派他人去做的事情E：可以完全取消的事情2、合理分類，有效運(yùn)用時(shí)間 管理者是用20%左右的時(shí)間完成80%的任務(wù)而用另外80%左右的時(shí)間去處置其他20%的任務(wù)。 管理者最重要的任務(wù)就是出主意和用干部兩條，即科學(xué)決策和知賢善任，占指點(diǎn)任務(wù)重要程度的80%，但時(shí)間卻只需20%左右。 剩下20%的任務(wù)卻要占用80%左右的時(shí)間。這就是調(diào)查研討、閱讀文件、出席會(huì)議、匯報(bào)檢查、晤談家訪、送往迎來、公務(wù)出差、暫時(shí)義務(wù)等等。 3、排除干擾 客觀干擾：管理者本人分散了精神，精神不能集中。 預(yù)先限定某項(xiàng)任務(wù)完成的時(shí)間，有助于排除干擾，集中精神，任務(wù)無限時(shí)，什么時(shí)間完成都行，就等于什么時(shí)間

6、也完不成。 客觀干擾：主要是來自三個(gè)方面。首先是來自上級(jí)機(jī)關(guān)的干擾。其次是下級(jí)的干擾。再次是來訪者的干擾。 針對上級(jí)的干擾采取以下措施一是定期向上級(jí)匯報(bào)請示任務(wù)，使本人的任務(wù)與上級(jí)的意圖或任務(wù)方案一致起來，這樣上級(jí)就不會(huì)經(jīng)常提出一些干擾他的時(shí)間的事情了。 二是盡量使本人的預(yù)定任務(wù)日程安排與上級(jí)機(jī)關(guān)的日程表同步，二者相互協(xié)調(diào)起來，就會(huì)減少對他的時(shí)間干擾 。針對下級(jí)的干擾采取以下方法 一是規(guī)定一定的時(shí)間，作為檢查下屬任務(wù)，處理下級(jí)主要問題的時(shí)間。 二是向下級(jí)機(jī)關(guān)授權(quán)，上級(jí)管理者雖然方針政策，管宏觀控制與協(xié)調(diào),最后檢查與監(jiān)視。這樣下屬才不會(huì)大事小事都來請示，也就減少干擾他的時(shí)間了。 針對來訪者的干擾

7、一是設(shè)一道秘書或辦公室防線。二是必需見面接談的要先約定好見面的接談時(shí)間。三是接談時(shí)要闡明接談的時(shí)間，或事先通知秘書。四是接談要開門見山，緊扣主題。 五是通知來訪者時(shí)間曾經(jīng)到了。二、時(shí)間的節(jié)約1、辦公室規(guī)范化：效率就是速度，條理就是效率。 整理辦公桌:、墨水、臺(tái)燈、經(jīng)常用的資料或書籍。 一個(gè)書架或者文件柜：資料、文件分門別類放置。 習(xí)慣運(yùn)用備忘錄：隨時(shí)記錄要做的事情。2、簡化任務(wù) ：取消、合并、重新陳列、變卦、取代等等。啟示管理者對任何任務(wù)都要多問幾個(gè)為什么： 為什么這個(gè)任務(wù)需求做？這個(gè)任務(wù)的關(guān)鍵是什么？應(yīng)該在什么地方做？什么時(shí)候做？誰去做最適宜？最好的做法是什么？有了這一連串的思索，就在他的頭

8、腦中將任務(wù)簡化了，無形中就節(jié)約了他的任務(wù)時(shí)間。3、集中運(yùn)用零碎時(shí)間： 歐陽修：余平生所做文章多在三上：馬上、枕上、廁上。 董遇巧用三余：冬者歲之余、夜者日之余、陰者晴之余。 諺語：泰山不辭微塵故能成其高，江河不讓涓滴故能成其深。集中零碎時(shí)間為一個(gè)整體。不能集中的時(shí)間要靈敏運(yùn)用。 4、利用現(xiàn)代化工具節(jié)約時(shí)間：計(jì)算機(jī)、電子郵件、錄音機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、現(xiàn)代化交通工具等等。三控制文件和會(huì)議占用時(shí)間 1、限制和改善文件處置方法 減少發(fā)文件：減少閱讀文件的時(shí)間。 妥善處置已發(fā)文件：切忌“一鍋煮，應(yīng)分類：應(yīng)立刻處置的、優(yōu)先順序靠后的、有關(guān)新情報(bào)的、未決議的、以后處置的等。 防止文件滯留：交辦、閱讀

9、、回信、存檔等。 處置文件的三個(gè)環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二，迅速歸檔。第三，及時(shí)銷毀。 2、限制會(huì)議時(shí)間 第一、不開可開可不開的會(huì)。 第二、不開沒有預(yù)備的會(huì)。 第三、不開馬拉松式的會(huì)。 第四、不開議而不決的會(huì)。四、業(yè)余時(shí)間安排 1、擅長安排休憩時(shí)間：會(huì)休憩的人也才會(huì)任務(wù)，休憩意味著再消費(fèi)。 莫法特休憩法：假設(shè)長時(shí)間繼續(xù)做同一件任務(wù)，人的腦力和膂力就會(huì)產(chǎn)生疲勞，使活動(dòng)才干下降，假設(shè)這時(shí)改動(dòng)任務(wù)內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶那么得到抑制，這樣人的腦力和膂力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。2、安排業(yè)余文體活動(dòng)的時(shí)間3、安排豐富的家庭生活時(shí)間 留意： 假設(shè)他是一線員工，任務(wù)再忙也別忽視了身邊

10、最在乎他的人；假設(shè)他是老板，更不可忽視他身邊最在乎他的人，他的員工身邊最在乎他們的人。 三、提高時(shí)效的途徑 一找到浪費(fèi)時(shí)間的癥結(jié)所在： 改動(dòng)不良任務(wù)習(xí)慣，培育良好任務(wù)方法的方式。 二養(yǎng)成良好的生活方式： 辦公室環(huán)境布置、清理辦公桌、把辦公桌劃分區(qū)域、辦公桌椅的擺放等。 三放棄枝節(jié)： 最重要的部分約為20，其他80雖為多數(shù)，但是次要的。放棄枝節(jié)，能贏回很多時(shí)間精神。 四權(quán)益下放劉邦的一段經(jīng)典話，闡明了授權(quán)的重要性： 夫運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外，吾不如子房；鎮(zhèn)國家，撫百姓，給饋餉，不絕糧道，吾不如蕭何；連百萬之軍，戰(zhàn)必勝，攻必取，吾不如韓信。此三者皆人杰也，我能用之，此吾所以取天下也。項(xiàng)羽有一范

11、增而不能用，此其所以為我擒也。啟示 一個(gè)經(jīng)理的勝利與否，應(yīng)該以他可以讓部下做什么事情為衡量規(guī)范。 “本人動(dòng)手才是完成任務(wù)的最正確手段是需求改動(dòng)的觀念。 本人動(dòng)手不用命令他人、監(jiān)視他人任務(wù)，也不用驗(yàn)收以保證該任務(wù)完成的質(zhì)量，但是事必躬親會(huì)讓他總在忙碌，他雖然自以為萬能，但任何人的才干都有限，他能夠由于缺乏完成一項(xiàng)任務(wù)所必需的時(shí)間、訓(xùn)練和工具而被困在其中；凡事都要本人動(dòng)手也影響他的業(yè)績，什么都要插手，結(jié)果就會(huì)一事無成，還會(huì)引起下屬的埋怨 。權(quán)益下放的益處 權(quán)益下放，一方面節(jié)省時(shí)間，集中精神干更重要、更適宜本人職權(quán)、更能發(fā)揚(yáng)本人優(yōu)勢的任務(wù)；另一方面，也訓(xùn)練了他的部下，提高了他們的任務(wù)效率。 一個(gè)主管

12、要記住三句話第一，不要錯(cuò)位；第二，不要越位；第三，不要缺位。 授權(quán)要講清楚：哪些是可以本人自在發(fā)揚(yáng)的，哪些是我不贊同絕不可以做的， 哪些是經(jīng)我贊同可以自在操作的 。學(xué)會(huì)說“不 除了權(quán)益下放，不要隨意接受他人推給他的任務(wù)，不要越職。假設(shè)他接受一切找上門來的問題，他的生活就會(huì)墮入混亂，他要花很多精神和時(shí)間處置這些問題。對此，時(shí)間管理專家多有建議：“不要當(dāng)好指使的男人，“別接燙手的山芋，防止接手他人應(yīng)盡職責(zé)的事情。五防止拖泥帶水六做時(shí)間的主人NO!昨日詩昨日兮昨日，昨日何其好！昨日過去了，今日徒煩惱。世人但知悔昨日，不覺今日又過了。水去日日流，花落日日少。成事立業(yè)在今日，莫待明朝悔今朝。今日詩 今日復(fù)今日，今日何其少！ 今日又不為，此事何時(shí)了？ 人生百年幾今日，今日不為真惋惜！ 假設(shè)言姑待明朝至，明朝又有明朝事。 為君聊賦今日詩，努力請從今日始。明日歌明日復(fù)明日，明日何其多！我生待明日，萬事成蹉跎。世人假設(shè)被明日累