行政采購管理制度與流程

1、行政采購管理制度編號版 本 號XX等級頁數12-ZD-ZYYY-000001II1/7行政采購管理制度目錄一、總則2二、適用X圍2三、職責2四、工作程序3（一）、供方的選擇3（二）、合格供方的控制3五、采購3（一）采購物資綜述3（二）采購物資的撤銷4（三）采購事宜處理期限4（四）詢價、比價、議價5六、到貨物資檢驗結果的處理5七、領用物資管理辦法5八、整理付款6九、庫房管理制度6十、物品采購、領用流程圖7第1頁共7頁編號12-ZD-ZYYY-0000行政采購管理制度版 本 號01XX等級II頁數2/7起草人審核人批準人部門職務姓名簽名日期頒發(fā)部門/報告部門執(zhí)行日期/報告日期一、總則為加強采購工作

2、的管理，提高采購工作的效率，嚴正采購工作流程，特制定本制度。行政類采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展采購工作。副總經理對采購人員及庫管員進行統(tǒng)一考核和管理。二、適用X圍本制度適用于XX中有藥業(yè)XX人事行政部采購及與采購相關的所有事宜。三、職責人事行政部采購人員負責行政辦公用品采購的控制，并組織相關部門對供方進行評價。其他部門負責提供其部門月度所需辦公用品的分類別采購清單，如個別用品有特殊要求，須在備注里注明。交部門負責人簽批的采購清單到人事行政部登記存檔，由人行部匯總采購清單進行月度統(tǒng)一采購?？偨浝砑案笨偨浝韺徍瞬⒑炁耸滦姓繀R總的采購清單。第2頁共7頁編號12-ZD-ZYYY-000

3、0行政采購管理制度版 本 號01XX等級II頁數3/7四、工作程序（一）、供方的選擇供方的選擇必須遵循就近、質優(yōu)、價廉的原則，并滿足以下條件：1）企業(yè)必須有法人資格營業(yè)執(zhí)照，具備相應的及時供貨能力與合作愿望；2）具有保證產品質量的管理能力和檢測手段，能對其供貨產品的質量全權負責；3）具備所需我司采購物資的經營許可證。有多年的企業(yè)供貨經驗、質量和信譽程度穩(wěn)定，有穩(wěn)固的供貨能力。深入市場，對本地區(qū)的市場進行考察，對我司所需物資進行價格摸底，選擇最合適的供貨方進行討論分析。將分析結果報總經理，討論選擇最優(yōu)的供貨方，簽訂相關的供貨協(xié)議。（二）、合格供方的控制建立檔案：人行部應建立合格供方檔案，包括：營

4、業(yè)執(zhí)照、經營許可證，年度進貨的數量和質量記錄、質量問題反饋記錄等；及時反饋質量信息：人行部應及時與供方溝通，反饋情況，必要時定期對供方進行質保能力和供貨能力的考察， 考察時作好記錄， 考察后編寫出評價報告， 并作出評價結論；供方的變更：當供方的供貨質量情況不能滿足要求時，職能部門應按上述供方的選擇要求重新評價，評價結論須變更供方的，填寫申請變更供貨方的報告，經人行部審核，并報總經理、副總經理批準生效。五、采購（一）采購物資綜述1采購檔案是清楚說明訂購產品的資料，采購檔案一般是指采購清單。采購清單上應明第3頁共7頁編號12-ZD-ZYYY-0000行政采購管理制度版 本 號01XX等級II頁數4

5、/7確規(guī)定采購物資的產品名稱、規(guī)格型號、單位、數量、交貨期限、采購人及特殊性要求等。2當采購清單發(fā)生變化時，采購人員應及時與供方協(xié)調，明確變更內容。3采購產品的驗證審核由人行部、財務部共同進行驗證。4人事行政部負責供方評價和采購控制的有關記錄和采購檔案的收集、整理、編目、存檔。財務部負責采購產品驗證的質量記錄的收集、整理、編目、存檔，人行部協(xié)助完成。5緊急采購時，由人事行政部在“采購單”“備注欄”注明原因，以急件遞送。6采購物資不論金額、數量、總額都必須有總經理及副總簽批生效，采購人員方可進行采購。（二）采購物資的撤銷采購物資的撤銷應由原采購部門通知人事行政部停止采購流程及注明撤銷采購的相關原

6、因。人行部辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：人行部把原采購單有人行部經理簽字撤銷后，送回原采購部門。原采購單未能撤銷時，采購人員應通知原采購部門。若采購清單已報供貨方，應立即告知供貨方停止供貨，并說明原因，請供貨方諒解，協(xié)助采購清單的順利撤銷。（三）采購事宜處理期限人事行政部應依采購物資的特性及市場供需，分類制定材料采購事宜處理期限，通知各有關部門以便參考，如有變更時，應立即修正。人事行政部應分詢價、訂購、交貨三個階段，以控制采購作業(yè)進度及節(jié)省費用。采購員未能按既定時間完成采購的，應向采購部門說明未能按時采購的原因，并告知其到貨時間。第4頁共7頁行政采購管理制度（四）詢價、比價、議價編號12-ZD-

7、ZYYY-0000版 本 號01XX等級II頁數5/7采購人員接獲采購單匯總后應依采購物資的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經以詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。采購人員要嚴格履行自己的職責，大件采購在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后報領導核準供應商，不得私自訂購和盲目進貨。在重質量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質優(yōu)價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關采購方面的工作。若供方報審的規(guī)格與采購材料規(guī)格略有不同或屬代用品者，采購人員應在“采購單”上予以說明，經人行經理核發(fā)后，告知使用

8、部門或采購部門簽批后方可通知供貨方進行供貨。對于供貨方的報價有疑問時， 采購人員應深入分析后， 以等聯(lián)絡方式向廠商議價。人事行政部接到采購部門以聯(lián)絡方式的緊急采購物資，人事行政經理應立即指定采購人員先行詢價、議價，待接到采購部門采購清單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。六、到貨物資檢驗結果的處理審核合格的物資，審核人員應將物資入庫定位。不符合審核標準的物資，審核人員應告知供貨方不良原因，經使用部門經理（或使用人員）核實后，再辦理退貨，如特殊采購時則應據需要審核入庫。七、領用物資管理辦法物資采購入庫后，申購部門應填寫其全部采購物品領用清單，并由領出人簽字，攜出其部門所采購物品。領用工具類材料時，領用人

9、應到倉庫辦理借用手續(xù)。使用部門對于領用的物資，在使用時如遇有物品質量異常，物資變更或用余時，使用部門應將用余物資繳回人事行政倉庫。第5頁共7頁編號12-ZD-ZYYY-0000行政采購管理制度版 本 號01XX等級II頁數6/7物品質量異常欲退回時， 應先向人事行政部說明質量問題原因，經人事行政部審核后，確有質量問題的，再將物品繳回人事行政倉庫。對于退回的物品，人行倉庫人員應檢查核實退回原因的具體情況，研判處理對策，如原因系由于供應商造成，采購員應立即協(xié)調供應商處理（換貨或退貨） 。八、整理付款人事行政部應依據實際請購單及實際到貨數量并有供貨方提供總的正規(guī)發(fā)票進行月度結賬付款。不在實際到貨X圍

10、的物資財務部應依據具體審核到貨物資清單付款。九、庫房管理制度1庫房由專人管理， 各種貨物登記， 做到帳物相符， 非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。2保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100 元。3所有貨物依據實際，合理存放。4任何出入庫物品都要按規(guī)定履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領用登記。5保證貨物完整出庫，保證貨物和備品的及時、準確出庫。6庫管員每月月底對庫房進行盤點。7違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款20-200 元。第6頁共7頁編號12-ZD-ZYYY-0000行政采購管理制度版 本 號01XX等級II頁數7/7十、物品采購、領用流程圖物品采購流程：填寫物品