單店旅館門(mén)店賓館商務(wù)中檔酒店品牌管理制度手冊(cè) PMS4預(yù)付金打印流程P7

1、PAGE PAGE 8關(guān)于pms4.0打印預(yù)付金單據(jù)的操作流程(暫行)為了簡(jiǎn)化總臺(tái)操作流程，提高前臺(tái)接待員速度，避免產(chǎn)生重復(fù)入住現(xiàn)象發(fā)生，使客人得到更快速、簡(jiǎn)捷的服務(wù)，減少財(cái)務(wù)審核工作量，加強(qiáng)前臺(tái)控制力。將取消手工預(yù)付金單據(jù)，使用打印預(yù)付金單據(jù)一、準(zhǔn)備工作：連鎖店可根據(jù)通道數(shù)準(zhǔn)備“錦江之星XXXX店收訖章”(無(wú)需印泥的印章)，供接待員使用。在實(shí)施前，應(yīng)對(duì)每個(gè)前臺(tái)、主管、財(cái)務(wù)進(jìn)行培訓(xùn)，徹底了解操作流程。如有疑問(wèn)可詢問(wèn)業(yè)務(wù)部陳唯一。二、操作流程如下：一、關(guān)于打印預(yù)付金單據(jù)的操作：當(dāng)客人入住時(shí)，接待員將客人信息(入住天數(shù)、房間號(hào)、姓名、身份證、預(yù)付金金額)錄入電腦后，打印預(yù)付金單據(jù)(只打印一聯(lián))，并

2、蓋章(收訖章)，請(qǐng)客人簽字后，將預(yù)付金單據(jù)給予客人，再為客人制作門(mén)卡。前臺(tái)不再開(kāi)手工單據(jù)。(注：根據(jù)設(shè)計(jì)打印的預(yù)付金單據(jù)前臺(tái)是沒(méi)有底聯(lián)的)由于前臺(tái)沒(méi)有客人簽字的預(yù)付金單據(jù)，因此需要對(duì)某些操作特別注意：（ ）客人不同預(yù)付形式會(huì)在預(yù)付金單上注明,如果不是第一次打印,預(yù)付金單上會(huì)有”重復(fù)打印”字樣,打印日期也與進(jìn)店日期不同若是會(huì)員卡、訂房中心、協(xié)議公司、店經(jīng)理打折都會(huì)在括號(hào)中提示。(店經(jīng)理打折的提示為“其他”)(圖：打印出的預(yù)付金單據(jù))請(qǐng)客人在打印的預(yù)付金單據(jù)上簽字時(shí)，應(yīng)指著預(yù)付金金額與客人再次確認(rèn)打印出的金額，并對(duì)客人說(shuō)：“先生/小姐，您好這是您預(yù)付的XXX元預(yù)付金，請(qǐng)您看一下，然后在此簽名”。操

3、作的接待員在輸入預(yù)付金后確認(rèn)前，利用2秒鐘的時(shí)間核對(duì)預(yù)付金金額、客人入住天數(shù)，以免發(fā)生輸錯(cuò)，給客人和自己帶來(lái)不必要的麻煩。(若輸錯(cuò)了預(yù)付金金額，應(yīng)對(duì)該筆預(yù)付金做平帳處理，平為“0”元，再用“入帳”功能，重新輸入正確的預(yù)付金金額，最后打印預(yù)付金單據(jù)，并讓客人簽字)。當(dāng)客人延長(zhǎng)入住時(shí)間，補(bǔ)交預(yù)付金時(shí)，接待員在房態(tài)圖上選中房間后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇”修改”進(jìn)入”客房情況” 界面 選擇“續(xù)住”按鈕(注：從“入帳”功能增加預(yù)付金后打印預(yù)付金單據(jù)，客人離店時(shí)間不發(fā)生改變，選擇“續(xù)住”按鈕時(shí)客人離店日期必須大于當(dāng)天日期)，輸入離店日期和預(yù)付金金額，打印預(yù)付金單據(jù)，請(qǐng)客人簽字后，將預(yù)付金單據(jù)給予客人，再為客人制作

4、延時(shí)門(mén)卡(附圖1、圖2)。前臺(tái)不再開(kāi)取手工單單據(jù)。續(xù)住按紐地址欄非必填項(xiàng) 圖一圖2接待員只需根據(jù)當(dāng)班日志交財(cái)務(wù)預(yù)付金。結(jié)帳時(shí)，客人憑打印預(yù)付金單據(jù)到前臺(tái)退款，接待員應(yīng)該收回預(yù)付金單(與現(xiàn)在操作相同)。預(yù)付金單遺失操作方法不變。在夜審?fù)C(jī)操作時(shí)，若有客人入住，先為客人開(kāi)取手工預(yù)付金單據(jù)并制作房卡給客人，然后在房態(tài)圖上做“臨時(shí)鎖房”處理，以免重復(fù)入住。夜審后，將客人信息輸入電腦，打印預(yù)付金單據(jù)，并把手工和打印的預(yù)付金單據(jù)夾在一起交進(jìn)財(cái)務(wù)。結(jié)帳時(shí)客人憑手工預(yù)付金單據(jù)到總臺(tái)退款。處理保證性預(yù)訂時(shí)(付押金訂房)，客人交預(yù)付金后，仍開(kāi)取手工預(yù)付金單據(jù)，一聯(lián)給客人，一聯(lián)交財(cái)務(wù)，一聯(lián)總臺(tái)留存。若因電腦和打印機(jī)

5、原因，不能打印預(yù)付金單據(jù)，暫時(shí)可開(kāi)取手工單據(jù)，財(cái)務(wù)也以手工單據(jù)為準(zhǔn)。三、關(guān)于軟件中更新方面說(shuō)明：指定退款人：指結(jié)帳時(shí)退款客人的姓名。系統(tǒng)中默認(rèn)為入住客人姓名，可根據(jù)實(shí)際情況修改“指定退款人”的姓名。地址欄不是必填項(xiàng)確定打印操作后，會(huì)出現(xiàn)指定退款人姓名，默認(rèn)為住店客人，可根據(jù)需要修改。若“指定退款人”遺失了預(yù)付金單據(jù)，可在客人帳戶中的“備注”欄查詢“指定退款人”的姓名，核對(duì)客人有效證件后，將錢(qián)退給客人。“備注”顯示退款人姓名備注欄中會(huì)顯示出指定退款人的姓名補(bǔ)打預(yù)付金單據(jù)需要有主管以上權(quán)限才能補(bǔ)打。更新的軟件中將入住登記時(shí)的“地址欄”改為不是必填項(xiàng)，接待員在入住登記時(shí)可在CHICK IN后，再補(bǔ)齊

6、客人地址。四、關(guān)于旅客住宿登記單的操作方法：旅客住宿登記單的填寫(xiě)根據(jù)當(dāng)?shù)毓簿忠螅绻簿譄o(wú)要求，可取消不用填寫(xiě)。如：上海地區(qū)公安局要求填寫(xiě)，可統(tǒng)一印制一聯(lián)給客人填寫(xiě)，填寫(xiě)后將住宿登記單在規(guī)定地點(diǎn)集中放置，由夜班主管將當(dāng)天入住客人的住宿登記單按房號(hào)整理后交管理部，管理部裝訂成冊(cè)留作公安局備查。若現(xiàn)在已經(jīng)印刷成三聯(lián)的店，現(xiàn)只需給客人填寫(xiě)一聯(lián)，另二聯(lián)可供其他客人使用，避免浪費(fèi)。（因住宿登記單只填寫(xiě)一聯(lián)留作公安局備查，可在總臺(tái)塑料帳頁(yè)袋上統(tǒng)一制作房號(hào)標(biāo)貼，以方便前臺(tái)人員操作。）如部分連鎖店必須是購(gòu)買(mǎi)公安局定制的住宿登記單，則按照當(dāng)?shù)夭僮鳛闇?zhǔn)。五、關(guān)于信用卡預(yù)授權(quán)的操作：信用卡預(yù)授權(quán)銀行托收需要有客

7、人本人簽名的住宿證明，因此在操作信用卡預(yù)授權(quán)時(shí)，住宿登記單上必須留有客人的親筆簽名。不填寫(xiě)住宿登記單的連鎖店，支付方式為信用卡授權(quán)應(yīng)打印一份住宿登記單讓客人簽字并保留在前臺(tái)，退房后交進(jìn)財(cái)務(wù)。若支付信用卡客人不是入住客人，請(qǐng)付費(fèi)客人在住宿登記單上登記，并注明“退款人”，并請(qǐng)此客人在住宿登記單上簽字，將此登記單保留在前臺(tái)，退房后交進(jìn)財(cái)務(wù)。六、關(guān)于核對(duì)客房服務(wù)員工作單客房服務(wù)員應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)客房每日清潔用品放置記錄表，將打掃的每一間房間都記錄在表中?？头糠?wù)員下班后，應(yīng)將此表交主管匯總，主管應(yīng)核對(duì)每個(gè)服務(wù)員的打掃房間數(shù)與實(shí)際出租間數(shù)一致。若有超出每天額定打掃的房間應(yīng)為當(dāng)日進(jìn)出房，若不是需查明原因。主管審核后第二天匯報(bào)營(yíng)業(yè)部經(jīng)理，營(yíng)業(yè)部經(jīng)理需對(duì)不明原因進(jìn)