一頁(yè)紙項(xiàng)目管理-(1)剖析-共57頁(yè)課件

1、醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升項(xiàng)目一頁(yè)紙項(xiàng)目管理培訓(xùn)目 錄緒論1 什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理2 五項(xiàng)基本元素3矩陣4創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的12步驟5一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的實(shí)際操作62緒 論 你是否需要一份項(xiàng)目概述，里面的文本和圖標(biāo)要包括這些信息：項(xiàng)目的各個(gè)部分是否暗示、提前后滯后完成；每項(xiàng)有沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；出現(xiàn)了哪些主要問(wèn)題；項(xiàng)目目前大體的進(jìn)展情況及未來(lái)三個(gè)月的走勢(shì)。 你是否正在為一份復(fù)雜的項(xiàng)目報(bào)告而苦惱，或許你正在和你的團(tuán)隊(duì)計(jì)劃另一項(xiàng)重要的任務(wù)，現(xiàn)在卻不得不耗費(fèi)大量的精力對(duì)這份報(bào)告全力以赴，但是您的管理者時(shí)間有限，不會(huì)去讀厚厚的一沓報(bào)告，只會(huì)搜索重要信息，如果報(bào)告做的不夠完整或不令人滿意，那么只能放棄

2、追根溯源的打算而落個(gè)一知半解。因此，你一定要把這份報(bào)告做得細(xì)致而且做好兩手準(zhǔn)備。 3 那么你應(yīng)該做的，或者說(shuō)從項(xiàng)目一開(kāi)始就應(yīng)該做了的，只是向他們提供項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙，所有必要的信息都可以用直觀而實(shí)在的圖表在一頁(yè)紙上展示出來(lái)，能及時(shí)、易懂、易編的形式傳達(dá)項(xiàng)目決策者需要知道的所有重要信息，讓其把注意力集中在重要的事情上，權(quán)責(zé)分明，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況運(yùn)籌帷幄，可以說(shuō)所有一切都集中在了這僅僅8.5英寸寬、11英寸長(zhǎng)（約A4紙大小）的一張紙上。項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙?zhí)岢隽藛?wèn)題，但是它更多的是在解決問(wèn)題，簡(jiǎn)短和全面使它成為一項(xiàng)非常有效的溝通工具。（溝通即是項(xiàng)目管理者的主要任務(wù)）緒 論4什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？ 什

3、么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？ 為高層管理者準(zhǔn)備的一種工具或者說(shuō)是一份報(bào)告 一頁(yè)紙項(xiàng)目管理主要目的向高層管理者反映項(xiàng)目狀況和各方面負(fù)責(zé)人的績(jī)效 提出問(wèn)題所在 更多的是解決問(wèn)題 讓高層管理者明白所有主要的項(xiàng)目組成部分及項(xiàng)目進(jìn)展情況 讓高層管理者明白各組成部分的所有者是誰(shuí) 明確項(xiàng)目在哪方面超出時(shí)間和預(yù)算 明確誰(shuí)工作出色應(yīng)值得到認(rèn)可、獲得榮譽(yù)，誰(shuí)需要幫助 5什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？ 一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的創(chuàng)建者 團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和所有者 一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的對(duì)象 它可以是整個(gè)項(xiàng)目的一頁(yè)紙 也可以是這個(gè)項(xiàng)目里某個(gè)小任務(wù)的一頁(yè)紙 每個(gè)任務(wù)后面仍然可以擁有另一份項(xiàng)目管理者做出的一頁(yè)紙6什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？ 一頁(yè)紙項(xiàng)目管理提升會(huì)議效果

4、 無(wú)論是全面管理還是項(xiàng)目團(tuán)體會(huì)議，每個(gè)項(xiàng)目會(huì)議都能取得立竿見(jiàn)影的效果。 每個(gè)項(xiàng)目會(huì)議的議程都基本一樣，因?yàn)樗^議程就是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理。 每位參與者都熟悉一頁(yè)紙項(xiàng)目管理及其運(yùn)行方式，因?yàn)樵诮M織中這份文件無(wú)所不在。 每位與會(huì)人員都對(duì)將對(duì)要討論的內(nèi)容和自己要闡述的事情非常清楚，所以就能夠有備而來(lái)。 會(huì)議時(shí)間縮短，更多的時(shí)間用在了項(xiàng)目運(yùn)行上。 因?yàn)槿耸忠环蓓?xiàng)目管理者一頁(yè)紙的副本，所有感興趣得人之間交流變得容易了。 一頁(yè)紙項(xiàng)目管理簡(jiǎn)潔明了而又直截了當(dāng)，它提高了效率，使大家都能實(shí)話實(shí)說(shuō)。7五項(xiàng)基本元素成本預(yù)算VS實(shí)情時(shí)間線計(jì)劃VS績(jī)效負(fù)責(zé)人目標(biāo)任 務(wù)每個(gè)項(xiàng)目的五個(gè)基本元素 = 一頁(yè)紙項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)框架8要素

5、一 任 務(wù)任務(wù)：怎么做必須完成這些任務(wù)才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)項(xiàng)目的中心9要素二 目 標(biāo) 是什么 為什么目標(biāo)項(xiàng)目的目標(biāo)就是它的前景可概括可具體衡量標(biāo)準(zhǔn)是否按時(shí)按預(yù)算完成也可以添加更多的目標(biāo)例如：投資回報(bào)率10要素三 時(shí)間線時(shí)間線何 時(shí)根據(jù)時(shí)間線來(lái)檢測(cè)預(yù)計(jì)做某些事情的時(shí)間（以及做這些事情的實(shí)際時(shí)間）如果要大項(xiàng)目就要相應(yīng)地延長(zhǎng)分配時(shí)間和擴(kuò)大分配金額11要素四 成 本成 本是多少顧問(wèn)之類(lèi)直接成本人員部署間接成本成本會(huì)計(jì)很復(fù)雜，每個(gè)項(xiàng)目都需要會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)人員參與12要素五 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人？是誰(shuí)賞罰分明促使投入工作明確哪項(xiàng)任務(wù)是誰(shuí)負(fù)責(zé)后在管理者的觀察下你會(huì)完全投入工作明確了誰(shuí)工作出色、誰(shuí)需要幫助、誰(shuí)工作失誤13矩 陣矩

6、陣14矩 陣矩 陣一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的核心，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的所 有元素以及項(xiàng)目管理的總體情況都在上面。主要任務(wù) 在矩陣頂部標(biāo)示的“主要任務(wù)”，在它上面列出了項(xiàng)目的主要任務(wù) 羅列多少取決于期望了解多少 “任務(wù)”是任何項(xiàng)目的重點(diǎn)，是一頁(yè)紙的核心15主要任務(wù) 1.任務(wù)列得太多會(huì)降低一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的效果，弄巧成拙，通常最多為30項(xiàng)。 2.每個(gè)項(xiàng)目可以有多個(gè)任務(wù)，而每一個(gè)任務(wù)又可以擁有另一份項(xiàng)目管理者做出的一頁(yè)紙、另一個(gè)微軟程序、另一個(gè)P3程序計(jì)劃評(píng)審技術(shù)。 3. “主觀任務(wù)”（A行到C行）是為定性 績(jī)效報(bào)告準(zhǔn)備的。后面會(huì)做詳細(xì)講解。矩 陣16矩 陣目標(biāo)日期 即完成任務(wù)的日期以及在完成整個(gè)任務(wù)之前的中間日期

7、階段，也就是每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間線17矩 陣預(yù)算和成本 一頁(yè)紙里用橫道圖來(lái)表示 通常有兩條橫道圖，一條用于“資本預(yù)算”，另一條用于 “費(fèi)用預(yù)算” 成本一般是按照項(xiàng)目進(jìn)程 來(lái)繪制18矩 陣概述和預(yù)測(cè) 記錄一頁(yè)紙其他部分沒(méi)有涵蓋到的方面。 重點(diǎn)解釋與計(jì)劃相沖突的地方，并提出預(yù)測(cè)性補(bǔ)救。 告訴管理者下面階段你對(duì)項(xiàng)目前景新的想法。19矩 陣目 標(biāo) 對(duì)項(xiàng)目的期望結(jié)果，要有 可測(cè)量性和可行性。 目標(biāo)與所有任務(wù)都緊密相連，并不是取決于某項(xiàng)單一的任務(wù)。201.標(biāo)題 7.目標(biāo)日期2.負(fù)責(zé)人 8.使任務(wù)與時(shí)間線一致3.矩陣文件的根基 9.將任務(wù)分配給負(fù)責(zé)人4.項(xiàng)目目標(biāo) 10.主觀任務(wù) 5.主要項(xiàng)目任務(wù) 11.成本6.使

8、任務(wù)和目標(biāo)一致 12.概述和預(yù)測(cè)創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的12步驟【可根據(jù)自己所從事的任何項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整和修改。對(duì)于大的項(xiàng)目，僅僅一份這樣的一頁(yè)紙項(xiàng)目管理是不夠的?！?1創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的12步驟 例題說(shuō)明： 我們是根據(jù)自動(dòng)化分配中心這個(gè)項(xiàng)目來(lái)填充這些表格道的。在泰納公司，我們?yōu)閱T工創(chuàng)造和分配各種各樣的獎(jiǎng)項(xiàng)，比如認(rèn)可獎(jiǎng)、績(jī)效獎(jiǎng)、還有其他種類(lèi)的獎(jiǎng)項(xiàng)。 自動(dòng)化分配中心建于2019年，那里主要有用來(lái)儲(chǔ)存獎(jiǎng)品的30英尺高的棚架。各排之間的棚架上安有按路徑運(yùn)行的機(jī)器人載體，它們可以在任何時(shí)候從成千上萬(wàn)的存貨中找出某個(gè)獎(jiǎng)品，而且還可以補(bǔ)充貨物，儲(chǔ)存與搜尋我們的這些獎(jiǎng)項(xiàng)都是完全自動(dòng)化的。 注：一頁(yè)紙項(xiàng)目管理必須是

9、團(tuán)隊(duì)大家庭共同努力的結(jié)果，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由所有的任務(wù)負(fù)責(zé)人構(gòu)成。在創(chuàng)建一頁(yè)紙的最后一定要獲得大家的支持并統(tǒng)一意見(jiàn)。22第1步：標(biāo) 題第一步要提供關(guān)于項(xiàng)目的基本信息，它寫(xiě)在表格頂部突出的長(zhǎng)方形處。這些信息包括： 項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo) 項(xiàng)目目標(biāo) 項(xiàng)目完成日期是什么？23第1步：標(biāo) 題怎樣做？項(xiàng)目名稱：自動(dòng)化分配中心 在這個(gè)例子中，項(xiàng)目名稱非常形象。 在項(xiàng)目名稱里加進(jìn)項(xiàng)目目標(biāo)，通過(guò)命名可以巧妙地使參與者對(duì)項(xiàng)目目的認(rèn)識(shí)一天天加深。比如：削減應(yīng)收賬款項(xiàng)目不是重新設(shè)計(jì)項(xiàng)目，贏得Shingo獎(jiǎng)不是制造獎(jiǎng)品。 也可組織團(tuán)隊(duì)成員討論命名。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人：克拉克坎貝爾 由高層管理人指定。每個(gè)項(xiàng)目首先必須明確主管人，而且是一個(gè)

10、人，這個(gè)人一定要是負(fù)責(zé)人，而不是指導(dǎo)、顧問(wèn)，或是組織內(nèi)全職員工之外的任何人。 項(xiàng)目管理者具備基本能力：必須是一個(gè)出色的溝通者；做到“實(shí)話實(shí)說(shuō)”，這樣的管理者會(huì)承認(rèn)問(wèn)題的存在，對(duì)后果有個(gè)正確的看法，既可創(chuàng)造成果，又可讓滯后的部分迎頭趕上。24第1步：標(biāo) 題怎樣做？項(xiàng)目目標(biāo)：重新設(shè)計(jì)分配中心獲得30%投資回報(bào)率（ROI） 由高層管理人下達(dá)項(xiàng)目目標(biāo)。往往與指定項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者的是同一人。而這個(gè)目標(biāo)應(yīng)該是由項(xiàng)目關(guān)系人來(lái)做，這些人包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、提供基金的高層管理者，還有從項(xiàng)目中獲益的人。 項(xiàng)目的目標(biāo)就是項(xiàng)目的目的，也就是你想做什么或者是你想實(shí)現(xiàn)什么。項(xiàng)目完成日期：2019-01-12 和目標(biāo)一樣，分配項(xiàng)目給你

11、的人也會(huì)規(guī)定項(xiàng)目完成日期或者是目標(biāo)日期，但并不意味著你就得盲目地同意，一定要協(xié)商一致，一旦寫(xiě)上一頁(yè)紙就要堅(jiān)持到底。 如果標(biāo)題已經(jīng)初步確定，但你仍然認(rèn)為管理者所定的日期不太現(xiàn)實(shí)，這只是表明在你挑選了團(tuán)隊(duì)成員之后你們會(huì)共同制定一個(gè)提升現(xiàn)實(shí)目標(biāo)可能性的方案，它可能意味著上層中人員和項(xiàng)目成本的調(diào)整，也可能是下層中可交付成果范圍的調(diào)整。25第2步：負(fù)責(zé)人是什么？ 假定你是項(xiàng)目執(zhí)行者，也是整理項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙的人，你的下一步就是給團(tuán)隊(duì)命名。成員有哪些？誰(shuí)會(huì)參與項(xiàng)目？項(xiàng)目各部分的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)？ 這些人是項(xiàng)目的主要成分的管理人員，也是關(guān)系到項(xiàng)目管理成敗的人。怎樣做？ 必須將不同的人與項(xiàng)目的需要和要求搭配好。同

12、時(shí)，還需考慮這些人的經(jīng)歷、知識(shí)、技巧怎樣來(lái)滿足項(xiàng)目的需要，他們?nèi)似吩趺礃?？在一起能夠和諧共處嗎？ 盡可能控制負(fù)責(zé)人的數(shù)量，通常三四個(gè)足夠了。 一定是能干的執(zhí)行者，有各自的想法和優(yōu)點(diǎn)，才能組成強(qiáng)大的隊(duì)伍。26第3步：矩陣文件的根基是什么？ 前面我們談到過(guò)矩陣，我們可以把它比喻成從頭到尾指引項(xiàng)目的指南針，它是在你和團(tuán)隊(duì)的對(duì)話中實(shí)現(xiàn)的。 矩陣式一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，它連接了項(xiàng)目的所有基本元素，并將這些元素傳遞給讀者們。怎樣做？這一步所要做的就是集合你的團(tuán)隊(duì)共同探討怎樣處理項(xiàng)目。 首先，向他們進(jìn)行項(xiàng)目綜述 其次，大致地討論矩陣的各個(gè)方面，包括目標(biāo)、主要項(xiàng)目任務(wù)，目標(biāo)日期和預(yù)算等。 最后，從下一步開(kāi)始指

13、導(dǎo)每位隊(duì)員怎樣使用這一頁(yè)紙，在和同伴們共同完成這12個(gè)步驟的過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的凝聚力增強(qiáng)了，你的能力和自信也會(huì)隨著項(xiàng)目的成功完成而提高。27第4步：項(xiàng)目目標(biāo)是什么？ 現(xiàn)在隊(duì)員們已經(jīng)各就各位，大家開(kāi)始細(xì)分項(xiàng)目目標(biāo)了，也就是子目標(biāo)，是附屬于整體目標(biāo)的。 項(xiàng)目目標(biāo)的特征：具體而非籠統(tǒng) 不過(guò)度復(fù)雜 具備可測(cè)量性，切實(shí)性，可驗(yàn)證性 程度適當(dāng)，有挑戰(zhàn)性 現(xiàn)實(shí)可行 資源范圍內(nèi) 有效資源或預(yù)測(cè)資源一致 與組織規(guī)劃、方針及程序一致28第4步：項(xiàng)目目標(biāo)怎樣做？ 要把項(xiàng)目分成三四個(gè)子目標(biāo)，就必須提倡簡(jiǎn)潔，這時(shí)就得和隊(duì)員們商量項(xiàng)目最重要的是什么？是按時(shí)嗎？是降低成本嗎？做好項(xiàng)目真正需要的是什么？而一個(gè)有能力的項(xiàng)目

14、管理者就 項(xiàng)目的三個(gè)變量（三約束）是：1.時(shí)間：它指的是完成項(xiàng)目所涉及的各個(gè)步驟以及完成整個(gè)項(xiàng)目所需要的時(shí)間。2.資源：這屬于資產(chǎn)，是在你的支配下完成項(xiàng)目的資源。通常情況下，最重要的資源是人力和財(cái)力。3.范圍：項(xiàng)目范圍說(shuō)明了消費(fèi)者是誰(shuí)，為他們生產(chǎn)的最終可交付成果，為他們生產(chǎn)的最終可交付成果，以及評(píng)價(jià)這些可交付成果是否令他們滿意的標(biāo)準(zhǔn)。 【這三個(gè)因素在項(xiàng)目管理中一起運(yùn)行，如果其中一項(xiàng)失去平衡就必須對(duì)其他兩個(gè)因素做出調(diào)整?！?在例題中目標(biāo)是：完成修建（一棟樓房的修建結(jié)束），系統(tǒng)操作（大樓里所有系統(tǒng)都按制定方式運(yùn)轉(zhuǎn)），人員部署（所有即將在分配中心工作的人已到位并接受了新設(shè)備操作訓(xùn)練，準(zhǔn)備步入正軌）。

15、29第5步：主要項(xiàng)目任務(wù)是什么？ 任務(wù)就是指完成項(xiàng)目所必須做的事，是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理 組成元素中最重要的?！緸榱烁行В宽?xiàng)任務(wù)都應(yīng)是便于管理的】30怎樣做？ 在一頁(yè)紙的協(xié)助下，將一項(xiàng)大的任務(wù)切分成幾個(gè)小塊，對(duì)于大項(xiàng)目，任務(wù)必須和項(xiàng)目管理軟件程序中所顯示的一致，這些程序是項(xiàng)目各個(gè)部分所必不可少的。 一頁(yè)紙項(xiàng)目管理并不是要替代P3等這些必須的和用處頗多的工具，作為一種最高層次的學(xué)習(xí)、調(diào)整和交流資料的方式，它能夠綜觀全局。 通常，如是小項(xiàng)目的話，你自己就可以完成任務(wù)，就不需要一頁(yè)紙。第5步：主要項(xiàng)目任務(wù)12 要獲得所有參與者的接受和認(rèn)同。這就避免了任務(wù)負(fù)責(zé)人以及他們團(tuán)隊(duì)的行為與項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙中所

16、顯示的不一致。31怎樣做？第5步：主要項(xiàng)目任務(wù) 除了便于管理，每項(xiàng)任務(wù)還要明確化，以便與其他任務(wù)相區(qū)分。 如：“建樓”一頁(yè)紙任務(wù)1：打地基和基礎(chǔ)“地基和基礎(chǔ)”一頁(yè)紙任務(wù)1：打地基“樓房地基”一頁(yè)紙任務(wù)1：建木槽3 任務(wù)進(jìn)程應(yīng)該具有可測(cè)量性，這樣你才能在一頁(yè)紙上記錄下它們的進(jìn)度并做出報(bào)告 任務(wù)要足量，但不能太多，因?yàn)樘嗑筒蝗菀赘櫋⒘私獠坏饺?，也不能太少，太少就增加了每?xiàng)任務(wù)的管理難度。通常，項(xiàng)目的每個(gè)報(bào)告期平均兩三個(gè)任務(wù)比較合適，倘若項(xiàng)目需要9個(gè)月，那么大約18個(gè)任務(wù)就可以了，如果項(xiàng)目時(shí)間是兩年，48個(gè)左右的人物比較合適。 當(dāng)然任務(wù)分的太細(xì)也不好，盡量將完成任務(wù)的時(shí)間控制在項(xiàng)目總時(shí)間的一半

17、以內(nèi)。如果一個(gè)項(xiàng)目周期4個(gè)月，那么最少要有兩個(gè)任務(wù)。事實(shí)上，大部分項(xiàng)目應(yīng)該是按照每月最低增量來(lái)劃分。32怎樣做？第5步：主要項(xiàng)目任務(wù) 這一步之所以重要，因?yàn)樗恢皇菭可娴饺蝿?wù)，還涉及到負(fù)責(zé)人，在分配任務(wù)的時(shí)候，你一定要給每項(xiàng)任務(wù)搭配相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，并做到有的放矢。 433是什么？第6步：使任務(wù)和目標(biāo)一致 這一步，要檢查以確保名單上所列舉的每項(xiàng)任務(wù)最后都達(dá)到了預(yù)期目的。陰影的部分表現(xiàn)出了任務(wù)和目標(biāo)的相關(guān)性。34怎么做？第6步：使任務(wù)和目標(biāo)一致 在瀏覽任務(wù)與目標(biāo)時(shí)最重要的是兩者要匹配，很有可能在這個(gè)過(guò)程會(huì)發(fā)現(xiàn)不規(guī)則的現(xiàn)象。假如你正考慮“完成修建”這個(gè)目標(biāo)，而且已經(jīng)列出了相關(guān)任務(wù)，但是到了“是任務(wù)和目

18、標(biāo)一致”這一步，你也許就會(huì)發(fā)現(xiàn)并沒(méi)有與完成修建有關(guān)系的任務(wù)，那么你就要返回去做補(bǔ)充。35怎么做？第6步：使任務(wù)和目標(biāo)一致 從“自動(dòng)化分配中心”的一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中可以看到，在與“主要任務(wù)”相并列的“目標(biāo)”中的關(guān)聯(lián)?！笆跇?biāo)合同”是和“完成修建”的目標(biāo)相關(guān)聯(lián)的，那么在項(xiàng)目和目標(biāo)交叉的地方就有個(gè)圓圈，“授標(biāo)合同”和“系統(tǒng)操作”以及“人員部署”毫無(wú)關(guān)聯(lián)，因此也就沒(méi)有用圓圈把它們聯(lián)系在一起。 “安裝支架”這個(gè)任務(wù)，它是和“完成修建”和“系統(tǒng)操作”這兩個(gè)目標(biāo)并列的，因?yàn)?0英尺高的支架既是建筑的一部分也是系統(tǒng)的一部分，“用戶訓(xùn)練”則是和“人員部署”這個(gè)目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)，因?yàn)樵跇抢锕ぷ鞯膯T工必須首先經(jīng)過(guò)訓(xùn)練。 所

19、有的任務(wù)都至少有一個(gè)與之相應(yīng)的目標(biāo)。36是什么？第7步：目標(biāo)日期 在項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙中用紅色方框標(biāo)識(shí)出的就是目標(biāo)日期，從左到右的長(zhǎng)方形中我們將時(shí)間線分成了斷斷續(xù)續(xù)的部分，它是按2019年的每月增長(zhǎng)量劃分的。并不是所有的項(xiàng)目都要以這種方式來(lái)劃分，也可以每?jī)芍堋⒚績(jī)蓚€(gè)月來(lái)劃分，按月劃分是常見(jiàn)的情況。37怎么做？第7步：目標(biāo)日期 第一步是要估算項(xiàng)目總的時(shí)間范圍，然后我們將時(shí)間線分成可測(cè)量的時(shí)間塊。 時(shí)間線一旦確定，就必須嚴(yán)格執(zhí)行，所以你必須和每一個(gè)與之有關(guān)并對(duì)此負(fù)有責(zé)任的人商量，得到他們的同意，讓他們認(rèn)為這樣做是可行的而且愿意履行和實(shí)現(xiàn)它。 一頁(yè)紙的頂部寫(xiě)有最后完成日期，從這個(gè)日期開(kāi)始倒數(shù)，我們的

20、工作經(jīng)歷了所有的步驟。一開(kāi)始就要確保你有充足的時(shí)間完成所有的事，如果沒(méi)有，那么你的時(shí)間線就要做出調(diào)整。38是什么？第8步：使任務(wù)與時(shí)間安排一致 我們現(xiàn)在所做的就是使任務(wù)和時(shí)間安排相一致或者說(shuō)相關(guān)聯(lián)，下圖紅色線條顯示的是前面已經(jīng)完成的步驟，尤其要注意主要任務(wù)與目標(biāo)日期之間的斜線。39怎么做？第8步：使任務(wù)與時(shí)間安排一致 我們決定每項(xiàng)任務(wù)所需要的時(shí)間，然后在任務(wù)旁邊的格子里畫(huà)上一個(gè)空?qǐng)A圈，如果任務(wù)所需要的時(shí)間為七個(gè)月，時(shí)間塊是按月增量劃分，那么這項(xiàng)任務(wù)的旁邊就會(huì)有七個(gè)圓圈，每完成一項(xiàng)任務(wù)就添上一個(gè)圓圈。 以“自動(dòng)化分配中心”的一頁(yè)紙項(xiàng)目管理為例，第一項(xiàng)任務(wù)是“授標(biāo)合同”，在1月和2月處被標(biāo)上了兩個(gè)

21、圈，這就是說(shuō)完成這項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間為兩個(gè)月，結(jié)束時(shí)間為2月末。第三項(xiàng)任務(wù)“系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)”也是從1月開(kāi)始，但是后面有四個(gè)圈，說(shuō)明它地完成時(shí)間為四個(gè)月。 第六項(xiàng)任務(wù)“泊車(chē)與景觀”，它的完成時(shí)間也是四個(gè)月，但是第一個(gè)圈是在5月那一欄，這就是說(shuō)5月之前這個(gè)任務(wù)是不會(huì)開(kāi)始的，這對(duì)先完成其他任務(wù)比較有利，例如“地基和基礎(chǔ)”。 第22項(xiàng)任務(wù)“人員安排”，它后面的圓圈是：2月有一個(gè)，5月有一個(gè)，9月以后有三個(gè)，12月一個(gè)也沒(méi)有，這是因?yàn)槿藛T安排是根據(jù)需要來(lái)定的。而“用戶訓(xùn)練”這項(xiàng)任務(wù)則是9月才開(kāi)始，因?yàn)橹挥袠欠靠煨藓昧瞬艜?huì)有訓(xùn)練人員使用樓房設(shè)備核系統(tǒng)的需要。40是什么？第9步：將任務(wù)分配到人 突出地方標(biāo)示前面已經(jīng)

22、完成的步驟。表格右上角部分，我們把任務(wù)分配給負(fù)責(zé)人，并且在一項(xiàng)任務(wù)有多個(gè)負(fù)責(zé)人的情況下，我們要在他們之中分出主次順序。41第9步：將任務(wù)分配到人 無(wú)論任務(wù)的負(fù)責(zé)人有多少個(gè)，一定要在他們中間分出主次。通常會(huì)有一個(gè)主要的負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙里的“負(fù)責(zé)人/優(yōu)先級(jí)”中所標(biāo)示的A就是這個(gè)人。如果還有次要負(fù)責(zé)人，就用B來(lái)表示，第三個(gè)負(fù)責(zé)人就用C標(biāo)示。可以有多個(gè)B和C的負(fù)責(zé)人，但是主要負(fù)責(zé)人不要超過(guò)一個(gè)，每項(xiàng)任務(wù)都要有一個(gè)人來(lái)充當(dāng)總負(fù)責(zé)人的角色。當(dāng)然，如果這個(gè)項(xiàng)目只有一位負(fù)責(zé)人，那么他與項(xiàng)目的交叉處就是A。 如果有些實(shí)在太小的項(xiàng)目中，每項(xiàng)任務(wù)只有以為負(fù)責(zé)人，這種情況就不用考慮優(yōu)先權(quán)，可以用圓圈代替字母

23、來(lái)表示每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人。 以“自動(dòng)化分配中心”的一頁(yè)紙項(xiàng)目管理為例，你可以看到第一項(xiàng)任務(wù)“授標(biāo)合同”，有一位負(fù)責(zé)人丹尼斯，在他所對(duì)應(yīng)的一欄標(biāo)的就是A；第三項(xiàng)任務(wù)“系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)”中有三位所有者：克勞斯為A，韋恩和戴夫是B，這就是克勞斯是最終負(fù)責(zé)人，韋恩和戴夫也負(fù)有一定責(zé)任且責(zé)任同等。 個(gè)人所負(fù)的責(zé)任由團(tuán)隊(duì)共同商談來(lái)決定，有時(shí)候還需要你這位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)協(xié)調(diào)，讓團(tuán)隊(duì)每個(gè)人對(duì)自己的責(zé)任和地位有個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，并鼓勵(lì)他們相互協(xié)作。這就體現(xiàn)了項(xiàng)目成功的最重要因素“溝通”，任何項(xiàng)目成功的一個(gè)關(guān)鍵就是溝通，溝通一定要透明化、毫無(wú)約束、對(duì)所有人都公開(kāi)。怎么做 ？42是什么？第10步：主觀任務(wù) 在一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中，每項(xiàng)任

24、務(wù)總會(huì)有那么幾個(gè)部分在時(shí)間線上難以所處定量分析。這個(gè)階段主要涉及的是主觀任務(wù)或者說(shuō)定性任務(wù)，并且貫穿了整個(gè)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理。 比如：軟件性能、手機(jī)接收。 生活中有很多事都不光是黑白兩色，項(xiàng)目也一樣，所以在一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中項(xiàng)目管理者用三種顏色來(lái)描繪項(xiàng)目狀況： 紅色：情況不夠好的時(shí)候就在任務(wù)旁邊的方框用鮮艷的紅色標(biāo)記，說(shuō)明不合格的業(yè)績(jī)可能會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目的績(jī)效； 綠色：情況良好時(shí)用鮮亮的綠色標(biāo)示，它不會(huì)使項(xiàng)目收到影響； 黃色：對(duì)事情的狀態(tài)拿不準(zhǔn)的時(shí)候就用黃色標(biāo)示，這就標(biāo)示情況無(wú)法確定，說(shuō)不準(zhǔn)會(huì)不會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目造成影響。 43怎么做？ 在“自動(dòng)化分配中心”的一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中，“主觀任務(wù)”的地方，有五項(xiàng)任

25、務(wù)，前三項(xiàng)都與軟件相關(guān)，軟件的性能是很難量化的當(dāng)然也可能是至關(guān)重要的，所以把它放進(jìn)了一頁(yè)紙中。以“完全合并操作”為例，這一行顯示了整個(gè)相互交織的系統(tǒng)的操作情況。我們看到內(nèi)部和外部軟件進(jìn)程、軟件測(cè)試操作過(guò)程，以及現(xiàn)在的系統(tǒng)整體情況。最后一項(xiàng)任務(wù)“按時(shí)上線”指的是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目時(shí)間線對(duì)整個(gè)樓房及其系統(tǒng)運(yùn)行做出最佳判定。 為了更好地定量，目標(biāo)和負(fù)責(zé)人都是根據(jù)主觀任務(wù)排列的，這些任務(wù)必須和項(xiàng)目的主要任務(wù)相關(guān)聯(lián)，而且每項(xiàng)任務(wù)至少要有以為負(fù)所有者。你會(huì)發(fā)現(xiàn)我們 打破了自己所定的一項(xiàng)任務(wù)安排一位負(fù)責(zé)人的規(guī)則，這是因?yàn)橐豁?yè)紙項(xiàng)目管理是為項(xiàng)目而定的，所以應(yīng)該是它來(lái)適應(yīng)項(xiàng)目。第10步：主觀任務(wù)44是什么？第11

26、步：成 本 下圖中有一個(gè)比較明顯的長(zhǎng)方形，它代表的是預(yù)算，由橫道圖簡(jiǎn)單而又直接的表示。我們把預(yù)算分為三部分：建筑（600萬(wàn)美元），系統(tǒng)（300萬(wàn)美元），人力（50萬(wàn)美元），橫道圖的長(zhǎng)度標(biāo)示每項(xiàng)的費(fèi)用。 預(yù)算與它周?chē)臅r(shí)間線、目標(biāo)和負(fù)責(zé)人是沒(méi)有關(guān)系的，目的只是讓管理者能夠迅速了解特定時(shí)間的預(yù)算是多少。怎么做？ 給每個(gè)預(yù)算制作一份橫道圖，用綠色表示預(yù)算之內(nèi)，黃色表示控制范圍內(nèi)的多出預(yù)算部分，紅色表示無(wú)可挽回的超出預(yù)算。 你必須與會(huì)計(jì)部門(mén)一起來(lái)完成這些預(yù)算以確保資料的準(zhǔn)確無(wú)誤。45怎么做？第11步：成 本 在項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙上顯示預(yù)算很容易，但獲得這些數(shù)據(jù)很難。在畫(huà)線之前你一定要清楚地知道所有的花

27、費(fèi)。 只有對(duì)自己的花費(fèi)確認(rèn)的情況下我們才會(huì)去做預(yù)算。 確保你已經(jīng)加進(jìn)了所有的費(fèi)用項(xiàng)目，例如軟件證書(shū)、軟件支持合同、顧問(wèn)等 對(duì)通貨膨脹和項(xiàng)目變動(dòng)的考慮所預(yù)備的遞增量也要算進(jìn)去，你也可以將“間接成本”（soft costs）算在內(nèi)，例如一心撲在項(xiàng)目上的公司內(nèi)部人員。 在我們這個(gè)項(xiàng)目中三條預(yù)算加起來(lái)共950萬(wàn)美元，保險(xiǎn)起見(jiàn)，我們也可以算作1000萬(wàn)美元，因?yàn)槠渲杏?0萬(wàn)美元用來(lái)預(yù)備一些計(jì)劃外的意外情況。 46是什么？第12步：概述和預(yù)測(cè) 概述是用來(lái)傳達(dá)項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙中道明的信息。在第一份項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙中，這個(gè)部分是用來(lái)給你的計(jì)劃做最后潤(rùn)色的。 可以談?wù)勴?xiàng)目的情況，通過(guò)它，你就能在了解規(guī)定時(shí)間內(nèi)

28、項(xiàng)目的完成情況后對(duì)不遠(yuǎn)的將來(lái)做出預(yù)測(cè)。 使用完整的句子（而不是圓圈或插入符號(hào)）把它寫(xiě)下來(lái)，既顯簡(jiǎn)潔又無(wú)一疏漏。 47怎么做？第12步：概述和預(yù)測(cè) 概述中做出了必須的解釋?zhuān)灰郊悠渌捻?yè)碼或是圖表，回答了一頁(yè)紙里存在的疑問(wèn)。例如，項(xiàng)目超出了預(yù)算，你就可以在這里討論；如果因?yàn)楣?yīng)商的問(wèn)題造成項(xiàng)目各方面滯后，你可以利用這個(gè)機(jī)會(huì)在概述中說(shuō)明造成滯后的原因。 讓你弄清事實(shí)，避免曲解，但不要告訴管理者顯而易見(jiàn)的東西。如不要說(shuō)“系統(tǒng)安排超出了預(yù)算”或者是“玻璃裝得太晚了”之類(lèi)的話，雖然確有其事，但每個(gè)閱讀的管理者都明白這中淺顯易懂的信息。 概述應(yīng)集中一頁(yè)紙暴露的問(wèn)題上：為什么工作落后于安排？為什么超出預(yù)算

29、？為什么那條線是紅的而不是綠的？在回答了這些問(wèn)題之后，就要說(shuō)清楚準(zhǔn)備怎樣做然后對(duì)即將發(fā)生的事做出預(yù)測(cè)。48一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的實(shí)際操作 用粗體表示目標(biāo)日期（及表1中加粗的右邊框）。 填好主要任務(wù)進(jìn)展情況。用打點(diǎn)的方式標(biāo)明項(xiàng)目進(jìn)展情況。對(duì)于在哪里打點(diǎn)的問(wèn)題上就必須經(jīng)過(guò)整個(gè)團(tuán)隊(duì)商討，達(dá)到意見(jiàn)統(tǒng)一。 指定定性績(jī)效。用整個(gè)團(tuán)隊(duì)都共同認(rèn)定的不同顏色來(lái)表示定性績(jī)效。 綠色：績(jī)效充分績(jī)效非常高。讓管理者知道項(xiàng)目進(jìn)展情況非常好。 黃色：績(jī)效令人擔(dān)憂績(jī)效可能會(huì)影響項(xiàng)目計(jì)時(shí)、范圍或是成本。黃色所體現(xiàn)出的問(wèn)題應(yīng)該由任務(wù)負(fù)責(zé)人在短期內(nèi)解決掉。 紅色：危險(xiǎn)信號(hào)績(jī)效將影響項(xiàng)目計(jì)時(shí)、范圍或是預(yù)算，要解決這些問(wèn)題，除了每個(gè)項(xiàng)目負(fù)

30、責(zé)人，其他人也要付出心血。一、用一頁(yè)紙項(xiàng)目管理作報(bào)告的五個(gè)步驟49一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的實(shí)際操作4. 報(bào)告花費(fèi)?；ㄙM(fèi)數(shù)額應(yīng)由會(huì)計(jì)部門(mén)統(tǒng)計(jì)出來(lái)，而且要與項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙所預(yù)算的一致，所顯示的實(shí)際花費(fèi)是與預(yù)算平行的條形圖。這就使目前為止是否超出預(yù)算變得清晰可見(jiàn)。我們這樣使用這些顏色： 綠色：項(xiàng)目未超出預(yù)算。 黃色：項(xiàng)目超出了預(yù)算，但是可以拿存款將超出部分補(bǔ)償回來(lái)，或者說(shuō)超出的部分在先前預(yù)計(jì)的意外情況范圍內(nèi)。 紅色：項(xiàng)目超出了預(yù)算，而且超出了先前所預(yù)計(jì)的所有意外情況范圍，你打算終止這個(gè)項(xiàng)目。5. 寫(xiě)下概述和預(yù)測(cè)。50一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的實(shí)際操作二、案 例 垂直的藍(lán)色線條表示今天我們所在的位置，圓圈所表示的是

31、每項(xiàng)任務(wù)在時(shí)間線上的位置。 表1表4顯示的是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理是怎樣隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而變化的。在“自動(dòng)化分配中心”項(xiàng)目耗時(shí)一年，以3個(gè)月作為一個(gè)報(bào)告期為例進(jìn)行說(shuō)明。 項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙應(yīng)該及時(shí)的完成，如果時(shí)間按月分配，則應(yīng)該在每月末的最后五個(gè)工作日內(nèi)完成。項(xiàng)目的早期報(bào)告 表2中的粗體黑線表示這份報(bào)告是1993年3月的，報(bào)告內(nèi)容是項(xiàng)目的頭三個(gè)月情況。在相關(guān)任務(wù)處有很多黑手的點(diǎn)。 1、2項(xiàng)任務(wù)預(yù)計(jì)在頭兩個(gè)月完成，而且在2月這一欄能看出已經(jīng)按時(shí)完成。第3項(xiàng)任務(wù)“系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)”也是按時(shí)完成的，因?yàn)榈侥壳?月為止的所有日期都標(biāo)上了黑點(diǎn)。第4項(xiàng)任務(wù)卻落后于日程安排了（在3月有一個(gè)空心圈）。下一項(xiàng)任務(wù)“工作站設(shè)計(jì)

32、”提前完成了（4月一欄中，黑線條的右邊有個(gè)黑色的點(diǎn)）。51一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的實(shí)際操作 “主觀任務(wù)”一欄（A行到E行），旁邊的橫道圖一直到3月為止，AE都被標(biāo)上了綠色，表示這兩項(xiàng)主觀任務(wù)績(jī)效充分。CD兩項(xiàng)沒(méi)有任何線條，因?yàn)檫@兩項(xiàng)任務(wù)還沒(méi)有開(kāi)始。B從2月開(kāi)始有一條黃色的線一直畫(huà)到3月，這表示這項(xiàng)任務(wù)從2月開(kāi)始，但由于是黃色的，那么就是遇到麻煩了。 我們注意到1、2項(xiàng)任務(wù)時(shí)間線中的圓圈表示已被完成，因?yàn)閮身?xiàng)任務(wù)與目標(biāo)“完成修建”相關(guān)聯(lián)，所以目標(biāo)也同樣有黑色的圈。隨著任務(wù)的完成，目標(biāo)也一個(gè)個(gè)實(shí)現(xiàn)。預(yù)算和成本 表2中，建筑預(yù)算中有210萬(wàn)美元用綠色表示的，也就是說(shuō)到現(xiàn)在為止，600萬(wàn)美元的預(yù)算已花費(fèi)掉210萬(wàn)美元，在預(yù)算范圍內(nèi)。在300萬(wàn)美元的系統(tǒng)預(yù)算中，已花費(fèi)了90萬(wàn)美元，用黃色表示的，就是說(shuō)這部分費(fèi)用已經(jīng)超出了預(yù)算，但還可以挽救。同樣，人力花費(fèi)很少在預(yù)算內(nèi)。52一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的實(shí)際操作概述和預(yù)測(cè) 用現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行新軟件的測(cè)試比預(yù)計(jì)的要復(fù)雜。預(yù)計(jì)一定限度內(nèi)超出成本的部分都能得以補(bǔ)償。項(xiàng)目的中期報(bào)告 從表3中所示的圓圈圖：目標(biāo)任務(wù)目標(biāo)日期時(shí)間線負(fù)責(zé)人成本概述和預(yù)測(cè)（表3中箭頭所指），就能明白一頁(yè)項(xiàng)目管理的精髓所在。