《用友總賬培訓(xùn)手冊》word版

1、 總賬培訓(xùn)手冊 紹興用易軟件有限公司 用友集團(tuán)紹興地區(qū)唯一授權(quán)服務(wù)中心第一章 總賬系統(tǒng)初始建賬l、增加操作員：開始程序用友軟件系統(tǒng)服務(wù)系統(tǒng)管理系統(tǒng)(S) 注冊（以系統(tǒng)管理員admin注冊進(jìn)入，初始密碼為空）確認(rèn)權(quán)限(0) 操作員(u) 打開操作員管理窗口增加 錄入操作員編號、姓名、密碼等信息增加（所有操作員增加完畢后退出操作員增加窗口）瀏覽所增的操作員（正確無誤后退出操作員管理窗口）2、建帳：系統(tǒng)管理帳套（A) 建立進(jìn)入創(chuàng)建帳套向?qū)з~套信息錄入賬套名稱修改啟用會(huì)計(jì)期調(diào)整會(huì)計(jì)期間設(shè)置下一步單位信息錄入單位名稱錄入單位簡稱下一步核算類型選擇企業(yè)類型選擇行業(yè)性質(zhì)選擇賬套主管口按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目下一步

2、基礎(chǔ)信息口存貨是否分類口客戶是否分類口供應(yīng)商是否分類口有無外幣核算完成調(diào)整編碼方案調(diào)整數(shù)據(jù)精度建賬成功3、操作員授權(quán)：系統(tǒng)管理權(quán)限(O) 權(quán)限(J) 打開操作員權(quán)限窗口選擇賬套選會(huì)計(jì)年度選擇操作員增加 (授權(quán))公用目錄(授權(quán))總賬(授權(quán))其他各模塊確定其余操作員依照上述操作授權(quán)第二章總賬初始操作一、啟動(dòng)總賬：1、方法：A、開始程序用友軟件系統(tǒng)控制臺選擇用戶名錄入密碼選擇賬套選擇會(huì)計(jì)年度修改操作日期確認(rèn)總賬B、雙擊桌面上所創(chuàng)建的總賬快捷圖標(biāo)按照A方法操作。2、修改操作員密碼：注冊總賬時(shí)錄入用戶舊密碼選擇更改密碼確定錄入新密碼確認(rèn)新密碼二、總賬初始化：1、新增會(huì)計(jì)科目：(1)方法：總賬基礎(chǔ)設(shè)置財(cái)務(wù)

3、會(huì)計(jì)科目增加 錄入科目代碼錄入科目中文名稱設(shè)置賬頁格式選擇輔助核算確定增加(2)應(yīng)注意的問題：A、科目增加由上而下，逐級增加B、科目已經(jīng)使用過，增加下級科目時(shí)原科目余額將自動(dòng)歸集至新增的第一個(gè)下級科目下C、輔助核算應(yīng)設(shè)置在末級科目上2、修改會(huì)計(jì)科目：(1)方法選擇需修改科目單擊修改或雙擊該科目打開修改會(huì)計(jì)科目窗口（修改激活）修改內(nèi)容進(jìn)行修改確定返回(2)應(yīng)注意的問題：A、科目未經(jīng)使用時(shí)代碼和科目名稱勻可改；B、科目一經(jīng)使用代碼不可改、科目名稱可改；3、刪除會(huì)計(jì)科目：(1)方法選擇需修改科目單擊刪除或右鍵單擊該科目刪除(2)應(yīng)注意的問題：A、科目刪除由下而上逐級刪除B、科目一經(jīng)使用則不能刪除4、

4、指定科目：會(huì)計(jì)科目窗口編輯(E) 指定科目現(xiàn)金總賬科目待選科目欄中選1001現(xiàn)金點(diǎn)擊送至已選科目欄銀行存款總賬科目待選科目欄中選1002銀行存款點(diǎn)擊送至已選科目欄現(xiàn)金流量科目待選科目欄中選1001現(xiàn)金、1002銀行存款點(diǎn)擊送至已選科目欄確定5、客戶、供應(yīng)商分類：基礎(chǔ)設(shè)置往來單位客戶/供應(yīng)商分類增加 錄入類別編碼錄入類別名稱保存6、客戶、供應(yīng)商檔案：基礎(chǔ)設(shè)置往來單位客戶/供應(yīng)商檔案選擇客戶/供應(yīng)商所在的末級類別增加一錄入客戶/供應(yīng)商編號名稱簡稱保存7、部門、職員檔案:設(shè)置方法同上，但錄入職員檔案之前必先增加部門，才能錄入職員檔案；8、錄入期初余額(1)方法：總賬設(shè)置期初余額將金額錄入在末級科目(

5、白色)金額欄中試算平衡。(2)應(yīng)注意的問題：A、余額應(yīng)由末級科目錄入，上級科目自動(dòng)累加金額；B、使用方向調(diào)整備抵賬戶壞賬準(zhǔn)備、累計(jì)折舊余額方向?yàn)椤百J”，方向只能在總賬科目調(diào)整，若已錄入余額后需調(diào)整方向應(yīng)刪除余額再調(diào)整余額方向C、紅字余額應(yīng)以負(fù)號表示D、輔助核算的科目應(yīng)雙擊該科目金額欄進(jìn)入相應(yīng)的輔助核算余額窗口進(jìn)行錄入E、余額錄入完畢應(yīng)點(diǎn)擊試算，達(dá)到余額試算平衡F、雙擊金額欄可修改錄入的余額9、憑證類別：(1)方法：總賬基礎(chǔ)設(shè)置財(cái)務(wù)憑證類別選擇相應(yīng)的類別確定(2)應(yīng)注意的問題：A、若非記賬憑證則應(yīng)設(shè)置限制科目B、憑證類別未經(jīng)使用可刪除重新設(shè)置，一經(jīng)使用不可刪除10、結(jié)算方式(1)方法：總賬基礎(chǔ)設(shè)

6、置財(cái)務(wù)結(jié)算方式增加 現(xiàn)金結(jié)算、現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、電匯、信匯等其他結(jié)算方式(2)應(yīng)注意的問題：A、每增加完畢后保存第三章總賬日常操作一、更換操作員：總賬文件(F) 重新注冊更換用戶名錄入密碼確定：二、填制憑證：(1)增加憑證的方法：總賬憑證填制憑證增加 選擇憑證類別修改制單日期錄入附件數(shù)錄入或調(diào)用摘要錄入科目代碼(或參照) 錄入借方金額回車錄入科目代碼(或參照) 錄入貸方金額(或用“=”號鍵自動(dòng)平衡借貸差額) 增加 重復(fù)上述操作。(2) 常用摘要的定義：在摘要欄中單擊參照按鈕進(jìn)入常用摘要窗口增加 錄入常用摘要編碼常用摘要內(nèi)容增加；(3)常用摘要的調(diào)用：在摘要欄中單擊參照鈕進(jìn)入常用摘要窗口選中所

7、需的摘要選入 將常用摘要送至摘要欄中：或在摘要欄中直接錄入已定義的常用摘要編碼回車(4)填制憑證時(shí)新增會(huì)計(jì)科目或客戶、供應(yīng)商填制憑證時(shí)在科目編碼欄單擊科目參照鈕進(jìn)入科目參照窗口編輯 進(jìn)入會(huì)計(jì)科目窗口增加(操作同新增會(huì)計(jì)科目)；若遇到應(yīng)收應(yīng)付科目一系統(tǒng)會(huì)彈出單位對話框單擊單位參照鈕若無該單位則說明該單位是新發(fā)生的單位編輯 進(jìn)入客戶或供應(yīng)商檔案增加(操作同客戶、供應(yīng)商檔案)(5)憑證修改應(yīng)注意的問題：A、系統(tǒng)自動(dòng)編制的憑證號不可修改B、制單日期不可跨月修改C、其余內(nèi)容可直接在相應(yīng)錯(cuò)誤處修改(6)修改他人制單：重新注冊更換正確的制單人進(jìn)入總賬填制憑證查找到制單人錯(cuò)誤的憑證使用“空格”鍵系統(tǒng)提示“是否

8、修改他人填制的憑證” 是觀察制單人的變化(7)憑證的增行、刪行：A、使用增行可在當(dāng)前光標(biāo)所在分錄前插入一條或多條分錄B、使用刪行可將當(dāng)前光標(biāo)所在分錄行刪除(8)常用憑證的生成：填制憑證窗口選擇日常發(fā)生頻率較高的憑證制單(E) 生成常用憑證錄入常用憑證代號錄入常用憑證說明確定(9)常用憑證調(diào)用：若一張憑證填完后下一張憑證是己定義好的常用憑證制單(E)或F4調(diào)用常用憑證通過參照鈕選擇所需的常用憑證確定修改所調(diào)用憑證的金額(注：調(diào)用常用憑證前不能點(diǎn)增加按鈕)(10)憑證的作廢、刪除、斷號整理：作廢：填制憑證窗口制單(E) 作廢恢復(fù)刪除整理：先將憑證作廢填制憑證窗口制單(E) 刪除整理選擇作廢憑證所在

9、的會(huì)計(jì)期間進(jìn)入作廢憑證表選擇需刪除的憑證雙擊該憑證的“刪除?” 確定系統(tǒng)提示“是否整理憑證斷號?” 根據(jù)實(shí)際情況決定是否整理三、出納簽字：更換操作員為出納員進(jìn)入總賬審核憑證出納簽字選擇會(huì)計(jì)期間確定出納憑證列表確定一簽字或簽字(E) 成批出納簽字 (注意取消的使用)四、審核憑證：更換操作員為審核人進(jìn)入總賬審核憑證審核憑證選擇會(huì)計(jì)期間確定所有憑證列表確定審核或?qū)徍?E) 成批審核 (注意取消和標(biāo)錯(cuò)的使用)五、記賬：(1)方法：更換操作員為記賬人進(jìn)入總賬記賬選擇記賬范圍或下一步 記賬 賬套啟用月系統(tǒng)將自動(dòng)試算期初余額是否平衡若平衡確定 系統(tǒng)開始記賬(2)應(yīng)注意的問題：A、憑證未經(jīng)審核或出納簽字不能記

10、賬B、上月未結(jié)賬本月不能記賬C、啟用月的期初余額試算不平衡不能記賬六、結(jié)賬(1)方法：更換操作員為結(jié)賬人進(jìn)入總賬月末處理月末結(jié)賬選擇結(jié)賬月份對賬 系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行賬賬核對對賬完畢下一步 查看結(jié)賬報(bào)告下一步 系統(tǒng)提示“通過月度工作檢查” 結(jié)賬(2)應(yīng)注意的問題：A、已結(jié)賬月份不能再填制憑證B、還有未記賬憑證則不能結(jié)賬C、其他子系統(tǒng)勻己結(jié)賬，總賬才能結(jié)賬七、科目匯總：總賬憑證(v) 科目匯總選擇需匯總憑證的會(huì)計(jì)期間調(diào)整科目匯總級次按憑證號匯總或按制單日期匯總匯總已記賬或未記賬或全部憑證匯總八、取消結(jié)賬：月末處理月末結(jié)賬選擇最后結(jié)賬月份Ctrl+Shift+F6錄入賬套主管密碼確定（取消）九、恢復(fù)記賬前

11、的狀態(tài)：總賬期末(D) 對賬打開對賬窗口Ctrl+H系統(tǒng)提示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)被激活” 確定一退出對賬窗口總賬憑證(v) 恢復(fù)記賬前狀態(tài)恢復(fù)最近一次記賬前狀態(tài)或恢復(fù)某月初記賬前狀態(tài)確定錄入賬套主管密碼確定十、查詢賬簿：1、查詢總賬：總賬賬簿總賬查詢選擇科目調(diào)整會(huì)計(jì)期間(注意包含未記賬憑證的使用) 確定(查詢總賬時(shí)可實(shí)現(xiàn)總賬明細(xì)賬憑證的聯(lián)查互訪)2、查詢余額表(資金平衡表)：總賬賬簿余額表查詢選擇科目調(diào)整會(huì)計(jì)期間調(diào)整科目級次(注意包含未記賬憑證的使用) 確定3、查詢明細(xì)賬：總賬賬簿明細(xì)賬查詢選擇科目調(diào)整會(huì)計(jì)期間(注意包含未記賬憑證的使用) 確定4、查詢多欄賬：總賬賬簿多欄賬查詢增加 選擇需設(shè)多欄賬

12、的科目自動(dòng)編制 確定選擇該多欄賬查詢或雙擊該多欄賬調(diào)整會(huì)計(jì)期間確定5、查詢現(xiàn)金、銀行日記賬：總賬系統(tǒng)現(xiàn)金現(xiàn)金管理日記賬現(xiàn)金或銀行日記賬選擇月份(注意包含未記賬憑證的使用) 確定 6、查詢往來賬：總賬系統(tǒng)往來客戶/供應(yīng)商余額表或明細(xì)賬選擇月份(注意包含未記賬憑證的使用) 確定7、查詢項(xiàng)目賬：總賬系統(tǒng)項(xiàng)目管理項(xiàng)目明細(xì)賬及其他項(xiàng)目賬選擇月份(注意包含未記賬憑證的使用) 確定十一、賬簿打印：1、已記賬月的賬簿總賬賬簿各類賬簿打印；未記賬月的賬簿可使用包含未記賬憑證 的功能查詢賬簿，并在查詢窗口直接設(shè)置 打印2、打印三欄式賬簿：紙張大小選擇Latter 8 1211 in打印方向選擇 縱向進(jìn)紙類型或 鏈

13、式送紙類型(注：2411或 窄行打印紙)3、打印多欄式賬簿：紙張大小選擇US standard fanfold 14 7811 in打印方向選擇縱向進(jìn)紙類型或鏈?zhǔn)剿图堫愋?(注：381一l或?qū)捫写蛴〖?十二、選項(xiàng)設(shè)置：總賬設(shè)置(S) 選項(xiàng)可調(diào)整憑證、賬簿、其他相關(guān)內(nèi)容，并瀏覽會(huì)計(jì)日歷；賬簿選項(xiàng)中可選擇憑證、賬簿是否套打；十三、憑證打印：方式1、套打方式：使用專用憑證打印紙，只打印憑證的內(nèi)容不打印框線操作：總賬憑證(V) 憑證打印選擇需打印憑證的月份錄入需打印憑證的起止號一打印設(shè)置 選擇打印機(jī)屬性 紙張大小自定義紙：60即10孔憑證紙用24401280；7O即9孔憑證紙用21601150 (01

14、mm) 打印方向縱向進(jìn)紙類型鏈?zhǔn)剿图埓_定專用設(shè)置 279、08、05、08(舳)一憑證間距0確定打印方式2、非套打方式：使用窄行普通打印紙，憑證的框線和內(nèi)容勻打印操作：總賬憑證(V) 憑證打印選擇需打印憑證的月份錄入需打印憑證的起止號一打印設(shè)置 選擇打印機(jī)紙張大小(La王ter 8 1211 in打印方向選擇縱向 進(jìn)紙類型鏈?zhǔn)剿图埓_定專用設(shè)置 使用系統(tǒng)默認(rèn)值打印十四、賬務(wù)數(shù)據(jù)備份：1、賬套備份： (每月結(jié)賬后必須操作)系統(tǒng)管理系統(tǒng)(S) 注冊（以系統(tǒng)管理員admin注冊確認(rèn)賬套(A) 輸出選擇需備份數(shù)據(jù)的賬套確定系統(tǒng)自動(dòng)壓縮拷貝選擇備份目標(biāo)C：、D：(硬盤備份)或A：(軟盤備份) 選擇備份數(shù)據(jù)

15、應(yīng)放的文件夾(雙擊) 確定系統(tǒng)提示“備份完畢” 確定2、年度賬備份：系統(tǒng)管理系統(tǒng)(S) 注冊（以賬套主管身份注冊）錄入賬套主管密碼選擇需備份數(shù)據(jù)的賬套選擇備份年度確定年度賬(Y) 輸出系統(tǒng)自動(dòng)壓縮拷貝選擇備份目標(biāo)C：、D：(硬盤備份)或A：(軟盤備份) 選擇備份數(shù)據(jù)應(yīng)放的文件夾(雙擊) 確定系統(tǒng)提示“備份完畢” 確定十五、如何建立新年度賬：系統(tǒng)管理系統(tǒng)(S) 注冊（以賬套主管身份）注冊錄入賬套主管密碼選擇會(huì)計(jì)年度確認(rèn)一年度賬(Y) 建立系統(tǒng)提示“是否建立XXXX年度賬” 是系統(tǒng)自動(dòng)建立新年度賬并提示“建xxxx年度賬成功”十六、結(jié)轉(zhuǎn)上年余額：(1)操作：系統(tǒng)管理系統(tǒng)(S) 注冊（以賬套主管身份）注冊錄入賬套主