活動策劃與執(zhí)行培訓教材PPT課件

1、活動策劃與執(zhí)行培訓活動策劃執(zhí)行流程 1 2總綱執(zhí)行與執(zhí)行力選擇要求場地情況目的和程序預算構思團隊組成項目推進表工作說明書前期準備活動場地團隊組成和時間表車輛安排核心內容說在前面的話來賓接待（記者）現(xiàn)場布置后勤工作停車場接待用車特殊嘉賓媒體接待基礎文件確定你的目標-意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無法改變事實的努力判斷二：在活動中體現(xiàn)什么內容判斷三：拋棄一切非目標必須的華麗想法前期準備目的定位準確項目的目的反復討論達成一致盡快讓項目組成員參與討論定義清楚如何衡量項目效果?怎樣使項目效果可量化評估?公布項目的評估標準確定資源列出所需資源檢查已有資源尋求可調用資源

2、在三分鐘內向新成員解釋清楚項目目標任何項目都可評估,只是難易的區(qū)別為所有模糊區(qū)域設定清楚的評估標準標準可包括時間/數(shù)量/質量/成本等所需時間資源/人力資源/預算資源什么是已經(jīng)有的?什么是可能有的?前期準備確立目標的程序先確定預算，再確定計劃是穩(wěn)妥的方法確定必須成本 運費、接待費用 場地施工和裝飾布置費用 工作人員費用納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等其他前期準備預算前期準備構思摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的全過程，這個想象應至少重復三次，并將你想象的全過程詳細地說給你的團隊，以便獲得補充：每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方每個環(huán)節(jié)所需用到的物料每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜在構

3、思完成后，再次檢查你的目的是否達到？在構思完成后，再次檢查你的預算是否足夠？團隊構成和時間表團隊項目負責人參與部門項目所必須的人員配備供應商列表和對應聯(lián)系人： 場地 搭建/聲光 租車/禮儀/演出 攝影攝像 其他確定你的工作團隊確定你的供應商活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)團隊構成和時間表項目推進表項目推進表（為可控因素預留必要時間：比正常時間多1/3 ）-項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調內容-物料清單：列舉已有物料及需要準備的物料-人員分工：列出每個子項目負責人必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？-場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地-重要

4、來賓：他們的時間、行程是不確定的-其他不可控因素預定的檢查時間通報:-向所有成員報告每日工作的完成情況-使其他成員知道應該沿著你完成的項目去做什么?-應付意外情況、贏得補救機會活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)制定子目標的原則:所有子目標的完成將自然導致總目標的完成制定子目標的程序:與所有成員逐個討論總目標明確每個成員的工作及在總體任務中的位置為每個成員限定目標要求及資源制定子目標時的問題:使每個成員了解子目標,但同時知道總目標每個個體都應該擁有完成子目標所相應的權利運用子目標來限定責任和要求項目推進表的分解正確制定并運用子目標活動策劃與執(zhí)行培訓教材(

5、PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)墨菲法則：可能出錯的就一定會出錯！活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)團隊構成和時間表工作說明書活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等）活動物料匯總部門工作（接待）流程和要求活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求）文案準備-新聞稿-主持人臺本-領導講話稿-重要領導的現(xiàn)場文件夾內容資料通訊錄活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)工作說明書主要目的確定活動基本要素/相互關系及檢查點明確活動基本要素利于活動掌控-參與人員的工作指導，提升工作效率-新增人員的活動手冊，利于

6、快速到位（補位）相互關系的確認-部門之間的配合和各自負責人；-哪些事情可以同時進行；-完成項目的方式可能不止一種，通過相互關系的檢查可以使你找到最好的方法；檢查點可為我們提供補救的機會-定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展，并對意外情況作出補救?；顒硬邉澟c執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)場地選擇列出要求需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求來賓人數(shù)：測算最小面積要求活動內容：活動所擺放的特殊物品，設施頂高的要求?；顒幽芊裨斐蓤龅氐钠茐?。周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿氣候條件：防風、防雨、防寒、防暑、日落時間費用限制：能夠用于場地

7、租賃的最高限額活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)場地選擇注意的問題檔期布展時間活動結束場地清掃場地可容納人數(shù)場地使用手續(xù)場地用電的問題 保證點容量的充足場地衛(wèi)生間位置貴賓和工作人員休息的地方場地物料和車輛的停放活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)來賓接待當來賓抵達接待區(qū)時：-確保第一時間看到接待人員和接待指示牌-預估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力-如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完成后交酒店總臺-在接待區(qū)預備休息區(qū)-如果是直接進入會場，應準備存衣處、行李寄存處，并有專人

8、管理，預備存衣牌突發(fā)情況處理：-因交通原因突然導致來賓人數(shù)劇增活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)現(xiàn)場布置注意問題場地入口入口是否需要鋪設紅地毯是否有明確方向指示和指示牌攝影攝像設備的擺放位置活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)現(xiàn)場布置搭建施工-保證施工期間的用電及保安-保證施工用料的擺放位置-檢查施工單位用料擺放是否合理-搭建完成時間應保障至少12小時的彩排時間-務必進行最大負荷電量測試-施工完畢后應清理一切施工痕跡-確保用電線路安全隱秘活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)

9、現(xiàn)場布置舞臺布置-保障上場及下場通道暢通-后臺有方便快捷且安全的物品存放處-來賓上下舞臺通道地板檢查，是否有松動可能-舞臺布置的設備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線-確保來賓無法進入后臺活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)后勤安排安排專門工作人員負責用餐預訂及送達指定工作人員用車和司機文件打印資料裝袋、運輸和存放物品領取登記視頻、圖片資料活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)媒體接待基礎文件媒體接待基礎文件-邀請媒體名單-新聞夾內容-航班時刻表（接、送車輛安排）-住房登記表-媒介分工（活動現(xiàn)場位置）-接待物料-專訪安排活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)其他事項活動付款明細表供應商、額度、日期、付款形式、尾款結算日期現(xiàn)場指揮文件根據(jù)確定流程-音響（上場音樂/出車音樂）、燈光配合-攝影攝像預定位置和要求-重要環(huán)節(jié)時的前后銜接、人員補位-現(xiàn)場提問時的媒介人員位置-主持人臺本活動（專訪）結束后-匯集活動攝影攝像資料-挑選圖片或整理速錄文字，確認后上傳網(wǎng)絡-統(tǒng)計媒體對視頻資料的數(shù)量-準備活動總結報告和報賬材料。-費用的結算活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)執(zhí)行的8字方針認真第一，聰明第二活動策劃與執(zhí)行培訓教材(PPT25頁)活動策劃與執(zhí)行