科技檔案管理(PPT-47頁)課件(1)

1、科技檔案管理(PPT 47頁)(1)2022/7/25科技檔案管理(PPT 47頁)(1)科技檔案概念和種類一、科技檔案的概念 科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。二、科技檔案的基本種類主要包括基建、設(shè)備、產(chǎn)品、科研等專業(yè)技術(shù)檔案。2科技檔案管理(PPT 47頁)(1)三、科技檔案代字、代號(hào)表以拼音縮寫首字母為代字序號(hào)科技檔案種類名稱代字1基建檔案JJ2設(shè)備檔案SB3科研檔案KY4產(chǎn)品檔案CP3科技檔案管理(PPT 47頁)(1)第一節(jié) 基建檔案管理一、基建檔案定義基建檔案是在各種建筑物、構(gòu)筑

2、物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。即一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。其特點(diǎn)是建設(shè)項(xiàng)目成套，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。4科技檔案管理(PPT 47頁)(1)二、基建檔案收集工作（一）基建檔案收集歸檔范圍主要包括：基建管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖等材料。5科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（二）收集要求：1、基建檔案的管理工作必須納入項(xiàng)目的工作計(jì)劃，待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)整理齊全、裝訂整齊，移交檔案部門，并辦理移交手續(xù)。2、周期長的工程項(xiàng)目，可按階段分期進(jìn)行歸檔，大項(xiàng)目可在各小項(xiàng)目主

3、管單位工程結(jié)束后分期歸檔。 3、竣工圖是工程實(shí)際反映，是工程的重要檔案，要做到字跡工整，圖樣清晰，嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆或易褪色的書寫材料書寫。 4、基建檔案的歸檔材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，底圖要按規(guī)定繪制，不得有污垢、受潮、破裂等現(xiàn)象。 5、檔案人員要參加工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作。6科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（三）收集方法： 1、按基建檔案歸檔范圍的規(guī)定接收基建文件材料 2、將基建檔案工作納入計(jì)劃管理 （1）把材料形成工作納入有關(guān)的管理制度；納入工作程序及網(wǎng)絡(luò)圖；納入科技人員的職責(zé)范圍；納入有關(guān)承包合同；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。 （2）把科技文件材料的形成、積累整理、歸檔和歸檔后的修改補(bǔ)充納入工作計(jì)劃。7

4、科技檔案管理(PPT 47頁)(1)三、基建檔案整理工作（一）基建檔案整理的原則 1、遵循自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 2、充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)基建檔案進(jìn)行分門別類的整理 3、便于保管和利用8科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（二）基建檔案整理步驟1、歸檔鑒定鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一是是否留存，對(duì)照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒有保存價(jià)值的文件；二是剔除重份文件。 9科技檔案管理(PPT 47頁)(1)2、分類 基建檔案分類方法一般采用工程項(xiàng)目分類組卷，一個(gè)工程項(xiàng)目組成一卷或數(shù)卷；例如：某單位新建辦公樓項(xiàng)目，歸檔時(shí)設(shè)置分類為“辦公樓工程”，后又建了一棟職工宿舍樓

5、，其歸檔時(shí)設(shè)置分類為“職工宿舍樓工程”。10科技檔案管理(PPT 47頁)(1)3、組卷 （1）對(duì)圖紙進(jìn)行折疊，統(tǒng)一幅面為A4紙大?。?97mm210mm），形式為“手風(fēng)琴式”。（2）組織案卷案卷的基本特征： 案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料；案卷內(nèi)的文件應(yīng)齊全、完整；案卷內(nèi)的文件有一個(gè)相對(duì)的數(shù)量界限（以卷盒厚度為準(zhǔn)）；案卷應(yīng)采用規(guī)范的卷皮、卷盒兩種形式的裝具。11科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（3）卷內(nèi)文件排列圖樣材料的排列：有圖紙目錄的按圖紙目錄排列，沒有圖紙目錄的按總體與局部的關(guān)系順序排列。文字材料的排列基本方法：按重要程度、時(shí)間、邏輯關(guān)系和譯文在前，原文在后四種排列方法。圖文混合

6、材料的排列：文字材料在前，圖樣材料在后。 12科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（4）編寫件號(hào)、頁號(hào)裝訂案卷以每卷為單位編寫頁號(hào)，不裝訂案卷先以每卷為單位編寫每份文件的件號(hào)，再以每件為單位從“1”開始編寫頁號(hào)。卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律要編寫頁號(hào)，正面在右下角，反面在左下角。13科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（5）加蓋檔號(hào)章、填寫檔號(hào)基建檔號(hào)的編制：由基建代字+項(xiàng)目名稱或編號(hào)+案卷編號(hào)組成，最好設(shè)置三個(gè)層次，力求簡明。JJ 10 1基建檔案代字工程項(xiàng)目名稱編號(hào)案卷順序號(hào)示例一：某單位基建檔號(hào)JJ 辦公樓工程 1基建檔案代字工程項(xiàng)目名稱示例二：某單位基建檔號(hào)案卷順序號(hào)14科技檔案管理(

7、PPT 47頁)(1)在案卷內(nèi)每一件文件首頁右上角空白處加蓋“檔號(hào)章”。檔號(hào)章格式如下：檔 號(hào)件 號(hào)JJ 10 1115科技檔案管理(PPT 47頁)(1)檔號(hào)：JJ 10 1（6）抄寫卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件排列的順序抄寫，卷內(nèi)目錄應(yīng)放在文件最前邊，用鋼筆填寫。卷內(nèi)文件目錄包括以下項(xiàng)目，如圖： 16科技檔案管理(PPT 47頁)(1)卷內(nèi)文件目錄說明：序號(hào)：卷內(nèi)文件的順序號(hào)，從1開始流水編制。文 號(hào)：即文件的發(fā)文字號(hào)，圖紙為圖號(hào)。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)。文件名稱：文件的標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范時(shí)須重新擬制標(biāo)題，并加“ ”號(hào)。日 期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”

8、。頁 數(shù)：每份文件的總頁數(shù)。備 注：文件需要說明的情況。17科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（7）填寫卷內(nèi)備考表注：備考表放在卷內(nèi)文件的最后18科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（8） 填 寫 案 卷 封 面 JJ 10 119科技檔案管理(PPT 47頁)(1)基建檔案案卷封面的填寫項(xiàng)目及要求 ：檔號(hào)：即本卷基建檔案的編號(hào)（具體見編號(hào)方法）；檔案館（室）號(hào)：不填；縮 微 號(hào)：不填；案卷題名：即案卷的標(biāo)題。擬寫時(shí)要求題名結(jié)構(gòu)完整，包括工程名稱、分項(xiàng)名稱和文種，一般不超過50個(gè)字；編制單位：本卷內(nèi)所有文件的形成單位，編制單位必須用全稱或通用簡稱；多個(gè)編制單位的可按照其重要程度有選擇地填寫兩

9、到三個(gè)；編制時(shí)間：本卷內(nèi)文件形成時(shí)間跨度；保管期限：基建檔案的保管期限根據(jù)基建檔案歸檔范圍及保管期限表確定；密 級(jí)：基建檔案的密級(jí)一般為“秘密”；20科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（9）檔案盒脊背填寫檔案盒脊背所填項(xiàng)目與案卷封面一致JJ 10 121科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（10）基建案卷排列一般采用流水號(hào)排列法，即按工程先后順序進(jìn)行大流水編號(hào)。22科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（11）編制基建檔案案卷目錄 目錄所填項(xiàng)目與案卷封皮項(xiàng)目相同23科技檔案管理(PPT 47頁)(1)四、基建檔案歸屬問題基建檔案隨其實(shí)體歸屬。即其建筑物產(chǎn)權(quán)是哪個(gè)單位，其基建檔案就應(yīng)該屬于哪個(gè)單

10、位。24科技檔案管理(PPT 47頁)(1)第二節(jié) 設(shè)備檔案管理一、設(shè)備檔案定義設(shè)備檔案是指各種機(jī)器設(shè)備、車輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料。其特點(diǎn)是型號(hào)成套，同一型號(hào)的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。25科技檔案管理(PPT 47頁)(1)二、設(shè)備檔案收集工作（一）設(shè)備檔案收集范圍：主要包括儀器設(shè)備購置文件材料、隨機(jī)文件材料，設(shè)備儀器安裝、使用、維修形成的材料。注：辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等的采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料，機(jī)動(dòng)車的調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料歸入文書檔案。 26科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（二）收集方法及要求1、歸檔的文件材料要求齊全、完整；

11、2、設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)必須有檔案員在場履行簽字手續(xù)，保證文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；3、設(shè)備檔案在開箱驗(yàn)收和正式運(yùn)轉(zhuǎn)后三個(gè)月內(nèi)，由承擔(dān)部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)積累，按材料的性質(zhì)和結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位，填好目錄，向檔案室移交，并辦理交接手續(xù)。27科技檔案管理(PPT 47頁)(1)三、設(shè)備檔案整理工作（一）分類設(shè)備檔案分類方法一般采用型號(hào)分類法，即同一型號(hào)的設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套。設(shè)備比較多的單位可采用性質(zhì)/工序型號(hào)分類法，例如按照設(shè)備性質(zhì)歸類，如金屬切削設(shè)備、鍛壓設(shè)備、起重設(shè)備等，然后在每一個(gè)類別內(nèi)，以型號(hào)為單元?jiǎng)澐謾n案類別。28科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（二）組卷1、設(shè)

12、備檔案組卷工作參照基建檔案整理。2、設(shè)備檔案檔號(hào)編制：SB T2000 01設(shè)備檔案代字設(shè)備型號(hào)案卷順序號(hào)分類號(hào)29科技檔案管理(PPT 47頁)(1)3、設(shè)備檔案題名擬寫例：東芝satellite L10筆記本電腦 使用說明書、合格證等。第一部分設(shè)備名稱：東芝satellite L10筆記本電腦第二部分科技文件的名稱：使用說明書、合格證等注：產(chǎn)品檔案案卷題名的編制與設(shè)備檔案相同。30科技檔案管理(PPT 47頁)(1)4、設(shè)備檔案保管期限設(shè)備檔案保管期限劃分參照設(shè)備檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行。31科技檔案管理(PPT 47頁)(1)四、設(shè)備檔案歸屬問題設(shè)備檔案隨其實(shí)體歸屬。即設(shè)備儀器所有權(quán)

13、歸哪個(gè)單位，其設(shè)備檔案就應(yīng)該屬于哪個(gè)單位。32科技檔案管理(PPT 47頁)(1)第三節(jié) 科研檔案管理一、科研檔案定義科研檔案是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)字和聲像等各種形式和載體的文件材料。其特點(diǎn)是課題成套。33科技檔案管理(PPT 47頁)(1)二、科研檔案收集工作（一）科研檔案收集的內(nèi)容：包括科研準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、推廣應(yīng)用階段形成的各類材料。34科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（二）收集要求及方法：1、科研檔案的歸檔時(shí)間應(yīng)在課題完成經(jīng)過鑒定并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后三個(gè)月內(nèi)立卷歸檔，歸檔材料要求齊全完整。2、歸檔的文

14、件材料不能用鉛筆、彩筆、圓珠筆和藍(lán)復(fù)寫紙。如復(fù)寫應(yīng)采用單面黑復(fù)寫紙。3、凡屬秘密級(jí)以上的科技檔案涉及專利與對(duì)外技術(shù)轉(zhuǎn)讓的項(xiàng)目資料不準(zhǔn)對(duì)外公開，專利實(shí)施與轉(zhuǎn)讓事宜統(tǒng)一由科技部門經(jīng)辦。4、課題組長負(fù)責(zé)對(duì)歸檔文件材料的齊全、完整、審核簽字，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核歸檔。 35科技檔案管理(PPT 47頁)(1)三、科研檔案整理工作（一）分類科研檔案適用于按課題法進(jìn)行分類，即在全部科研檔案范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元?jiǎng)澐謾n案。其特點(diǎn)是便于實(shí)現(xiàn)一個(gè)研究課題檔案材料的成套集中管理。36科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（二）組卷1、科研檔案組卷工作參照基建檔案整理。2、科研檔案檔號(hào)編制：KY 1 01科研

15、檔案代字課題代號(hào)案卷順序號(hào)分類號(hào)37科技檔案管理(PPT 47頁)(1)3、科研檔案題名擬寫例：新農(nóng)村建設(shè)檔案收集工作研究科研課題計(jì)劃任務(wù)書、結(jié)題報(bào)告等。第一部分科研課題名稱：新農(nóng)村建設(shè)檔案收集工作研究第二部分科研文件材料名稱：計(jì)劃任務(wù)書、結(jié)題報(bào)告38科技檔案管理(PPT 47頁)(1)4、科研檔案保管期限科研檔案保管期限劃分參照科研檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行。39科技檔案管理(PPT 47頁)(1)第四節(jié) 產(chǎn)品檔案管理一、產(chǎn)品檔案定義產(chǎn)品檔案又叫生產(chǎn)技術(shù)檔案 ，是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。其基本特點(diǎn)是型號(hào)成套，一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體。40科技檔案

16、管理(PPT 47頁)(1)二、產(chǎn)品檔案收集工作（一）產(chǎn)品檔案收集的內(nèi)容：一般包括產(chǎn)品檔案、工藝檔案和標(biāo)準(zhǔn)檔案。1、產(chǎn)品檔案主要內(nèi)容有：技術(shù)協(xié)議書、委托書及合同，技術(shù)任務(wù)書、可行性研究報(bào)告、行業(yè)調(diào)查報(bào)告、專題分析報(bào)告，產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)算材料，圖樣材料，技術(shù)條件，產(chǎn)品試制鑒定材料，產(chǎn)品定型報(bào)告，說明書，合格證，質(zhì)量證書，產(chǎn)品樣本，裝箱單等；41科技檔案管理(PPT 47頁)(1)2、工藝檔案主要內(nèi)容有：產(chǎn)品工藝方案，工藝流程圖，生產(chǎn)流程圖，工藝規(guī)程，技術(shù)操作規(guī)程，工藝裝備圖樣（包括刃具、夾具、量具、模具圖等）及說明書、技術(shù)定額，工藝技術(shù)總結(jié)等；3、標(biāo)準(zhǔn)檔案從等級(jí)上包括國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、部頒標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)

17、標(biāo)準(zhǔn)；從類型上則包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、工藝裝備標(biāo)準(zhǔn)、原材料標(biāo)準(zhǔn)等。42科技檔案管理(PPT 47頁)(1)（二）收集工作方法及要求1、產(chǎn)品檔案的歸檔一般是在該項(xiàng)目完成之后，由科技人員進(jìn)行系統(tǒng)整理，移交到檔案室保管；2、產(chǎn)品檔案一般歸檔一份，特別重要的、使用頻繁的則需要?dú)w檔一至幾份副本供日常借閱使用；3、歸檔的產(chǎn)品檔案要做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰、有利于長久保存；4、產(chǎn)品文件在進(jìn)行歸檔和移交時(shí)，要編寫歸檔文件簡要說明和移交清單。43科技檔案管理(PPT 47頁)(1)三、產(chǎn)品檔案整理工作（一）分類產(chǎn)品檔案最基本的分類方法是按照產(chǎn)品型號(hào)進(jìn)行分類，即型號(hào)分類法。其特點(diǎn)是同一型號(hào)的產(chǎn)品檔案集中在一起