計劃管理與時間管理培訓(xùn)教材(PPT-50張)課件

1、計劃管理與時間管理Planning and Prioritizing掌握時間盤點方法用20/80或第二象限法區(qū)分日常工作能根據(jù)SMART原則有效制定目標掌握制定計劃的有效技術(shù)培訓(xùn)目標一、時間管理的原則二、有效設(shè)定目標的原則三、如何做計劃培訓(xùn)內(nèi)容本章重點1、時間盤點2、有效的時間管理原則一、時間管理的原則1、正在埋頭寫計劃，電話又響了無計劃（忙）2、正在辦公室寫匯報，客戶來了無計劃（忙）3、會議開了一整天了，還沒什么成果無計劃（茫）4、手上的工作越干越多，越干越亂無計劃（茫）5、比誰都忙，到處“救火”無計劃（盲）6、剛給下屬布置完工作，還是不放心事必躬親7、溝通了無數(shù)次，越溝越不清無計劃（茫）8

2、、辦事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天拖延癥9、工作抓不住重點，重要的不做，不重要的抓住不放分配不當(dāng)10、粗心大意，經(jīng)常陷入空想和瑣事不能自拔無計劃（盲）11、該說“不”卻不說，礙于情面答應(yīng)，卻無法按時兌現(xiàn)不善于拒絕常見問題什么是時間管理習(xí)慣思維：時間管理的對象是時間？1、時間本身并不需要管理，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣的（24小時）2、所以時間管理的問題本身不在于時間，而是在于自己如何善于運用及分配你自己的時間。時間管理的本質(zhì)本質(zhì)：時間管理就是自我管理，自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己的工作更富效率，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率；把事情很快又很對地做完，叫做效能。分析我們目前的

3、時間現(xiàn)狀請列出平時最浪費時間的三件事：1、 1 2、 13、 1網(wǎng)絡(luò)消息QQ或其他即時通訊工具電話、會議、會見客戶、下屬臨時談話等時間殺手工作緊急性分析 緊急性工作事項非常緊急（馬上要做）緊急（短時間內(nèi)要做）不很緊急（可從長計議）不緊急（無時間要求）頻次時間分析要點1、每日、每周、每月最緊急的是哪三項工作2、“非常緊急”的工作事項，如果頻繁發(fā)生，應(yīng)考慮授權(quán)，制度、產(chǎn)品質(zhì)量等重大問題與時間管理無關(guān)3、“緊急”事項越多，時間管理問題越大4、“緊急”、“非常緊急”、“不緊急”事項，時間比重越大，時間管理問題越大5、除“非常緊急”外，分析所謂“緊急”事項是否真那么急工作重要性分析重要性工作事項非常重要

4、（絕對要做）重要（應(yīng)該做）不很重要（可做可不做）不重要（可不做）頻次時間1、每日、每周、每月最重要的是哪三項工作2、“非常重要”的工作事項，如果很緊急，則與時間管理無關(guān)3、“重要”的工作事項越多，時間管理就越合理4、一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項5、特別注意對“重要”的工作事項進行分析分析要點時間管理啟示（授權(quán)）1、可以授權(quán)一定要授權(quán)，這樣才能騰出更多時間做更重要的事情2、下屬暫時沒你做得好不代表永遠沒你做得好3、授權(quán)剛開始會花費你較多時間，但下屬一旦勝任，你就會節(jié)省很多時間4、做那些應(yīng)該授權(quán)下屬去做的事情很可笑，意味著你在花時間做下屬的事。1、會見前或會見

5、開始時，約定會見所用時間2、事先約定會見的具體目標3、不良會見容易打亂其他時間安排，要堅決克服4、學(xué)會對付無故拖延時間管理啟示（會見）1、主管用于開會的時間約占工作時間的20%，如何用好時間很關(guān)鍵2、自行主持召開的會議主要有“部門例會”“專題討論會”等，自己可以決定的會議，要事先評估開會的必要性3、養(yǎng)成以簡明書面形式而非簡單口頭通知開會，即使只有幾個人或十幾個人4、嚴格會議紀律5、參加別人召集的會議，可請求召集人確定會議規(guī)則，以免浪費時間時間管理啟示（開會）1、外出頻繁的主管，需進行公出必要性評估，以便壓縮公出時間2、合理安排拜訪路線3、合理安排拜訪時間時間管理啟示（外出）1、突發(fā)性干擾的大小

6、順序為2、拖延性干擾中，最需要克服的為：缺乏自律，許多因素你無法把握，但是你可以把握自己。3、誰干擾了你，偷走你的時間？誰對你的干擾最大，別人？你自己？下屬、上司、同事、客戶、朋友、自己大小時間管理啟示（干擾）時間管理的原則1、80/20原則例如：80%的銷售量來20%的客戶20%的工作占整個工作80%的價值，集中80%的精力做那20%的工作。一天中的15件要做的事，占80%價值的只有三件，認真挑選這三件事。誤區(qū)：面面俱到、完全主義、平均分配80/20原則的運用1、列出一天內(nèi)所有的工作2、對工作進行分類價值80%的工作價值20%的工作事項一事項二事項三事項四事項五事項六80/20原則的運用3、

7、時間和精力分配4、工作價值分類5、時間和精力分配價值80%的工作分配價值20%的工作分配事項一：需2小時集中精力事項二：需1小時不受干擾事項三：需2小時高效時間事項四：可往后推事項五：沒時間就不做事項六：可委托下屬四象限工作法1第一象限緊急重要2第二象限不緊急重要3第三象限緊急不重要4第四象限不緊急不重要緊急不緊急重要不重要四象限原理解析1緊急狀況迫切問題限期完成的會議或工作2準備工作預(yù)防措施，價值觀澄清計劃人際關(guān)系建立真正的再創(chuàng)造能力增進自己的能力3造成干擾的訪問、電話信件、報告某些會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事4忙碌瑣碎的事處理文件電話浪費性時間逃避性活動緊急不緊急重要不重要養(yǎng)成習(xí)

8、慣1、每周將工作排出優(yōu)先次序2、在高效時間里完成重要工作3、授權(quán)4、有效對付干擾5、明確的生活和工作目標6、保證一天內(nèi)有一段時間不受干擾7、會利用零星時間8、有得力助理或文員、充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備養(yǎng)成習(xí)慣9、文件柜、辦公桌整潔、條理清晰10、在固定的時間處理往來函件11、丟掉無用的文件12、將每件事善始善終，避免多頭處理13、萬不得以才召開會議14、常年使用工作效率手冊15、學(xué)會休息、娛樂與業(yè)余愛好一、時間管理的原則二、有效設(shè)定目標的原則三、如何做計劃培訓(xùn)內(nèi)容本章重點1、什么是目標管理2、如何根據(jù)SMART原則設(shè)定目標二、有效設(shè)定目標的原則目標管理的六個要素1、上司與下屬共同參與制定2、

9、與高層一致3、可衡量4、關(guān)注結(jié)果5、及時的反饋與輔導(dǎo)6、以事先設(shè)定的目標評估績效目標管理的好處1、抓住重點2、關(guān)注結(jié)果3、考核的依據(jù)明確4、激發(fā)下屬的承諾和工作的主動性5、統(tǒng)一目標，勁往一處使6、在各自層面上工作7、下屬能力提升和職業(yè)發(fā)展快目標設(shè)定常見的問題1、目的與目標的混淆2004年的目的：增收節(jié)支2004年的目標：行政費用比去年下降15%目標設(shè)定常見的問題2、定量目標與定性目標定量目標：下半年銷售額增加產(chǎn)15%定性目標：下半年制定新的行政考核標準定性目標的誤區(qū)：無法衡量方法：制定時同時定出標準SMART原則Specific 具體的Measurable 可衡量的Attainable - 可

10、實現(xiàn)的Relevant - 相關(guān)的Time based 基于時間的制定符合SMART原則目標范例要做什么結(jié)果是什么條件是什么什么時間縮短18%開發(fā)達到或超越3.5級生產(chǎn)周期本年年底新的功能軟件包2004年12月1日正式推出SMART原則常用詞語：開發(fā)、設(shè)計、發(fā)送、修正、完成、訓(xùn)練、制作出、生產(chǎn)出、編寫出、檢驗出、銷售、執(zhí)行、解決、提高、研究、達到、降低、維持、運輸、修建 避免詞語：明白、了解、知道、有效地、成為、認識到、實現(xiàn)、合理地、精確地第一步：正確理解公司的整體目標第二步：分解目標并制定符合SMART原則的目標第三步：檢驗?zāi)繕耸欠衽c上司的目標一致第四步：列出可能的問題和障礙，找出相應(yīng)的解決

11、方法第五步：列出解決目標所需要的技能和知識第六步：列出達到目標所必須的合作對象和外部資源第七步：確定目標完成的日期設(shè)定目標的步驟設(shè)定目標的工具剝洋蔥法：實現(xiàn)目標的過程是由現(xiàn)在到將來，由小目標到大目標，一步步前進的；但是設(shè)定目標的最高效的方法則是與實現(xiàn)目標的過程正好相反，運用“剝洋蔥法”，由將來到現(xiàn)在，由大目標到小目標層層分解。大目標小目標更小目標即時目標設(shè)定目標實現(xiàn)目標設(shè)定目標的工具目標樹形圖：目標樹形圖用于對目標的分解。分解方式一般有四種：1、按部門（區(qū)域）分解2、按客戶分解3、按產(chǎn)品分解4、按時間分解案例：山田本一的智慧取勝山田本一是日本的一名馬拉松運動員，1984年，在東京國際馬拉松邀請

12、賽中，名不見經(jīng)傳的選手山田本一出人意外地奪得了世界冠軍。當(dāng)記者問他憑什么取得如此驚人的成績時，他說了這么一句話:憑智慧戰(zhàn)勝對手。當(dāng)時許多人都認為這個偶然跑到前面的矮個子選手是在故弄玄虛。馬拉松賽是體力和耐力的運動，所以只要身體素質(zhì)好又有耐性就有望奪冠，爆發(fā)力和速度都還在其次，說用智慧取勝確實有點勉強。兩年后，意大利國際馬拉松邀請賽在意大利北部城市米蘭舉行，山田本一代表日本參加比賽。這一次，他又獲得了世界冠軍。記者又請他談經(jīng)驗。山田本一回答的仍是上次那句話:用智慧戰(zhàn)勝對手。這回記者在報紙上沒再挖苦他，但對他所謂的智慧迷惑不解。10年后，這個謎終于被解開了，他在他的自傳中是這么說:每次比賽之前，我

13、都要乘車把比賽的線路仔細地看一遍，并把沿途比較醒目的標志畫下來，比如第一個標志是銀行;第二個標志是一棵大樹;第三個標志是一座紅房子這樣一直畫到賽程的終點。比賽開始后，我就以百米的速度奮力地向第一個目標沖去，等到達第一個目標后，我又以同樣的速度向第二個目標沖去。40多公里的賽程，就被我分解成這么幾個小目標輕松地跑完了。起初，我并不懂這樣的道理，我把我的目標定在40多公里外終點線上的那面旗幟上，結(jié)果我跑到十幾公里時就疲憊不堪了，我被前面那段遙遠的路程給嚇倒了。案例：今年銷售額增長30%今年銷售額增長30%細分目標市場強化渠道管理加強人員培訓(xùn)規(guī)范終端管理加強廣告宣傳提高促銷力度擴大直銷比例改善激勵機

14、制1、公關(guān)活動2、直接信函3、報紙廣告4、雜志廣告5、戶外廣告6、電視廣告電視廣告：1、選擇哪些電視臺？2、上哪些節(jié)目時段？3、廣告量（頻率、長度）？4、評估廣告的標準是什么？5、費用6、行動計劃表一、時間管理的原則二、有效設(shè)定目標的原則三、如何做計劃培訓(xùn)內(nèi)容本章重點1、計劃概述2、如何將目標轉(zhuǎn)化為計劃三、如何做計劃管理循環(huán)什么是計劃決定目標及如何達成目標的程序管理循環(huán)：計劃、組織、指導(dǎo)、控制、協(xié)調(diào)主管制訂計劃的目的1、能配合實現(xiàn)上級主管的目標策略2、能實現(xiàn)自己部門的任務(wù)3、能成為下屬行為的依據(jù)及評價下屬工作成果的重要基準計劃的好處1、成功完成預(yù)期工作目標的可能性增強2、使下屬更了解目標3、使

15、工作更有系統(tǒng)4、減少危機出現(xiàn)可能5、更為輕松處理突發(fā)事件6、成員的工作更能互相匹配7、更為客觀評價結(jié)果制定計劃的要點1、分析要達到的目標2、判斷所處的工作環(huán)境3、找出影響目標實現(xiàn)的決定因素4、分析所擁有的資源，人員情況、產(chǎn)品優(yōu)勢、金錢、時間等5、依據(jù)所擁有的資源和決定因素，找出各種達到目標可行的方法6、選擇可能的方法7、根據(jù)所選定的工作擬定具體的實施方案，將各項工作分配給各個員工并建立相應(yīng)的評估和考核方法8、對行動進行有效而合理的排序，哪些可以同時進行，哪些需要按照一定的順序9、決定完成各個項目需要的時間，并推算出總體時間制定計劃常見誤區(qū)1、沒有注意到計劃的滾動2、沒有彈性3、沒有估計多種可能

16、4、沒有考慮資源和條件5、沒有事先溝通確認好計劃的特征1、詳盡并清晰：完成什么，誰來完成，什么時間完成2、完整，避免行動中造成脫節(jié)3、符合實際，現(xiàn)有的人員、資源、時間可以做到4、彈性，計劃能配合新的情況或者能充分利用新出現(xiàn)的機會5、優(yōu)先順序，行動成員都明白什么是最重要的6、界定行動，使成員明白哪些是一定要做到，哪些是你希望他/她做到的7、附有衡量計劃成功的標準8、事先同合作者進行充分的溝通9、定出日期以便定期檢查計劃的進展情況案例：月度工作計劃表六月份工作計劃表部門：辦公室 崗位：行政專員月度級別N工作項目計劃完成時間項目內(nèi)容/摘要實施進度實際完成時間完成情況備注上月遺留重點工作1市科技研發(fā)中

17、心申報工作2017/5/20科技項目2017/5/20已經(jīng)完成準備專家辯論會2市城鄉(xiāng)統(tǒng)籌示范項目2017/5/20科技項目準備論證會3歐盟認證2017/5/31出口貿(mào)易正在進行例行工作1工資考核制度制訂與實施2017/5/31對崗位、工資績效實施考核正在修訂暫行辦法2安全定置考核制度的制訂與執(zhí)行2017/5/31對生產(chǎn)現(xiàn)場實施考核2017/5/28已經(jīng)完成從5月30日起執(zhí)行3員工手冊制訂與實施2017/5/31公司文化和制度的修訂與執(zhí)行正在進行臨時工作1供電局A項缺說明書2017/5/31用電情況對比說明已核算2017/5/28已經(jīng)完成本月開展重點工作1工資考核制度制訂與實施2017/6/10

18、對崗位、工資績效實施考核下發(fā)實施2員工手冊制訂與實施2017/6/10公司文化和制度的修訂與執(zhí)行下發(fā)實施3科技項目申報后續(xù)工作2017/6/30科技項目的審批做好辯論論證的準備4名牌產(chǎn)品申報準備2017/6/30市名牌產(chǎn)品申報完成申報的全部基礎(chǔ)工作例行工作1根據(jù)公司需要完成人事招聘2017/6/20人事招聘及時招聘，滿足工作需要2現(xiàn)場管理考核實施的檢查日常3內(nèi)審2017/6/30內(nèi)審和管理評審臨時工作1總經(jīng)理下達的各項臨時性任務(wù)隨時完成案例：某項目工作計劃表總結(jié)與行動對你的計劃與工作合理安排進行重新審視。制定一份行動改善計劃。將所學(xué)到的技能遷移到工作中。感謝聆聽！激勵學(xué)生學(xué)習(xí)的名言格言220、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會向那些有目標和遠見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進身之階。223、銷售世界上第一號的產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說的多一倍。227、別想一下造出大海，必須先由小河川開始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦關(guān)終歸楚；苦心人，