管理溝通第十章課件

1、書面溝通第十章 書 面 溝 通了解書面溝通的特點(diǎn)及原則了解書面溝通的基本形式掌握幾種常見公文的撰寫掌握有效書面溝通的策略學(xué)習(xí)目標(biāo)書面溝通基本認(rèn)知1幾種公文的撰寫2有效書面溝通的策略3第十章 書 面 溝 通目錄第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知書面溝通是以文字為媒介的信息傳遞，其形式主要包括文件、報(bào)告、信件、書面合同等。書面溝通，一般不受場(chǎng)地的限制，通常在解決較簡(jiǎn)單的問(wèn)題或發(fā)布信息時(shí)采用。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知一、 書面溝通的特點(diǎn)書面溝通的缺點(diǎn)書面溝通的適用情形面溝通的優(yōu)點(diǎn)第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知1. 書面溝通的優(yōu)點(diǎn)書面溝通從本質(zhì)上講是間接的，這使得其有許多優(yōu)點(diǎn)：可以是正式的或非正式的，可長(zhǎng)可短。第一節(jié)

2、 書面溝通基本認(rèn)知1. 書面溝通的優(yōu)點(diǎn)可以使寫作人能夠從容地表達(dá)自己的意思，詞語(yǔ)可以經(jīng)過(guò)仔細(xì)推敲、不斷修改，直到滿意表達(dá)出個(gè)人風(fēng)格。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知2. 書面溝通的缺點(diǎn)書面溝通的間接性給其造成了一些缺點(diǎn)和不足：發(fā)文者的語(yǔ)氣、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、表達(dá)特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被信息接收者忽略而使理解有誤；信息及其含義會(huì)隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時(shí)的部門而有所變更。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知3. 書面溝通的適用情形（1） 簡(jiǎn)單問(wèn)題于小范圍內(nèi)溝通時(shí)，如35人溝通產(chǎn)出物最終的評(píng)審結(jié)論等。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知3. 書面溝通的適用情形（2） 需要大家先思考、斟酌，短時(shí)間內(nèi)不需要或很難有結(jié)果時(shí)，

3、如項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)活動(dòng)的討論、復(fù)雜技術(shù)問(wèn)題提前知會(huì)大家思考等。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知3. 書面溝通的適用情形（3） 傳達(dá)非重要信息時(shí)，如分發(fā)周項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告等。（4） 澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)帶來(lái)影響時(shí)。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知二、 書面溝通的原則完整準(zhǔn)確 清晰 簡(jiǎn)潔 具體 禮貌 體諒第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知1. 完整書面溝通應(yīng)完整地表達(dá)想要表達(dá)的內(nèi)容和意思，包括何人、何時(shí)、何地、何種原因、何種方式等。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知2. 準(zhǔn)確文稿中的信息表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，從標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)法、詞序到句子結(jié)構(gòu)均無(wú)錯(cuò)誤。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知3. 清晰所有的語(yǔ)句都應(yīng)能夠非常清晰地表現(xiàn)真實(shí)的意圖，讀

4、者可以不用猜測(cè)就領(lǐng)會(huì)作者的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知4. 簡(jiǎn)潔用最少的語(yǔ)言表達(dá)想法，通過(guò)去掉不必要的詞，把重要的內(nèi)容呈現(xiàn)給讀者，節(jié)省讀者的時(shí)間。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知5. 具體文件內(nèi)容要具體且明確，尤其是要求對(duì)方答復(fù)或者對(duì)之后的交往產(chǎn)生影響的函電。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知6. 禮貌文字表達(dá)在語(yǔ)氣上應(yīng)該表現(xiàn)出一個(gè)人的職業(yè)修養(yǎng)，客氣且得體。最重要的禮貌是及時(shí)回復(fù)對(duì)方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計(jì)較對(duì)方的坦誠(chéng)。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知7. 體諒為對(duì)方著想，這是書面溝通一直強(qiáng)調(diào)的原則，即站在對(duì)方的立場(chǎng)來(lái)?yè)Q位思考。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知三、 書面溝通的基本形式根據(jù)

5、不同的形式，書面溝通可以分為備忘錄、電子郵件、商務(wù)信函、建議書、報(bào)告和摘要等。根據(jù)不同的用途，書面溝通又可分為內(nèi)部的和外部的。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知三、 書面溝通的基本形式商務(wù)信函電子郵件備忘錄第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知1. 備忘錄備忘錄是組織內(nèi)部信息傳遞的方式，它可以寫在空白紙上，而不一定要寫在印有組織抬頭的信箋上。備忘錄均比較簡(jiǎn)明扼要，較長(zhǎng)的信息應(yīng)采用附件的形式。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知2. 電子郵件電子郵件一般遵循備忘錄的格式，它是通過(guò)采用軟件或服務(wù)器程序來(lái)實(shí)現(xiàn)溝通的。電子郵件既可作為組織內(nèi)部的書面溝通媒介，也可作為組織外部的書面溝通渠道。第一節(jié) 書面溝通基本認(rèn)知3. 商務(wù)信函商務(wù)信函主

6、要作為組織外部信息傳遞的方式。信函應(yīng)該寫在印有組織抬頭的信箋上，通常使用質(zhì)量較好的紙張。第二節(jié) 幾種公文的撰寫撰寫紀(jì)要的撰寫通知的撰寫商務(wù)信函的撰寫報(bào)告的撰寫第二節(jié) 幾種公文的撰寫一、 商務(wù)信函的撰寫商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場(chǎng)合或商務(wù)往來(lái)過(guò)程中所使用的簡(jiǎn)便書信。第二節(jié) 幾種公文的撰寫1. 商務(wù)信函的特點(diǎn)語(yǔ)氣口語(yǔ)性格式規(guī)范性內(nèi)容直接性主旨單一性地位平等性態(tài)度真誠(chéng)性要求時(shí)限性第二節(jié) 幾種公文的撰寫2. 商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)信頭正文信尾第二節(jié) 幾種公文的撰寫（1） 信頭信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號(hào)、稱謂、收信人地址和單位等組成。第二節(jié) 幾種公文的撰寫

7、（2） 正文正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。第二節(jié) 幾種公文的撰寫（3） 信尾信尾部分包括祝頌語(yǔ)、簽署、日期和附件四部分內(nèi)容。第二節(jié) 幾種公文的撰寫3. 商務(wù)信函的寫作范例第二節(jié) 幾種公文的撰寫二、 報(bào)告的撰寫這里的“報(bào)告”是行政機(jī)關(guān)和黨的機(jī)關(guān)都廣泛采用的重要上行文。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法對(duì)報(bào)告功能的表述是適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。第二節(jié) 幾種公文的撰寫1. 報(bào)告的特點(diǎn)1. 單向性2. 陳述性3.事后性第二節(jié) 幾種公文的撰寫2. 報(bào)告的類型報(bào)送報(bào)告答復(fù)報(bào)告建議報(bào)告情況報(bào)告工作報(bào)告第二節(jié) 幾種公文的撰寫3. 報(bào)告的寫法報(bào)告的正文報(bào)告的標(biāo)題和主送機(jī)

8、關(guān)第二節(jié) 幾種公文的撰寫（1） 報(bào)告的標(biāo)題和主送機(jī)關(guān) 報(bào)告的標(biāo)題。 報(bào)告的主送機(jī)關(guān)。第二節(jié) 幾種公文的撰寫（2） 報(bào)告的正文報(bào)告導(dǎo)語(yǔ)報(bào)告主體報(bào)告結(jié)語(yǔ)第二節(jié) 幾種公文的撰寫三、 通知的撰寫通知的寫作格式1通知的寫作范例2第二節(jié) 幾種公文的撰寫1. 通知的寫作格式通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或聘用干部。通知大多屬于下行公文。第二節(jié) 幾種公文的撰寫四、 紀(jì)要的撰寫1. 紀(jì)要的寫作格式12. 紀(jì)要的寫作范例2第二節(jié) 幾種公文的撰寫2. 紀(jì)要的寫作范例第三節(jié) 有效書面溝通的策略正確運(yùn)用語(yǔ)氣克服書面溝通的心理障礙對(duì)不同的個(gè)體進(jìn)行分析第三節(jié) 有效書面溝通的策略一、 正確運(yùn)用語(yǔ)氣語(yǔ)氣可以揭示撰寫者對(duì)待讀者的態(tài)度，它對(duì)書面溝通的有效性起到了制約作用。第三節(jié) 有效書面溝通的策略二、 克服書