第10節(jié) 合同移交與歸檔

1、大連新東昌投資集團有限公司 合同管理制度 行政辦公PAGE 第 PAGE 11 頁 共 NUMPAGES 11 頁第十節(jié) 合同移交與歸檔編制：綜合部 審核：制度委員會批準：陳亞東 日 期：2013年10月22日修 改 記 錄序號修改日期修改條款內(nèi)容修改人審批人生效日期第一條 目的實現(xiàn)合同交接、歸檔過程的規(guī)范化、標準化，明確合同交接、歸檔工作的分工與職責，規(guī)避公司風險，維護公司利益，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度。第二條 適用范圍2.1公司及其分支機構(gòu)。第三條 引用文件無定義4.1合同移交：包含兩層含義，一是合同起草人將簽章后的合同文本及附件歸到合同法務部綜合管理員處，二是合同法務部綜合管理員按

2、相關流程審核登記后歸入公司檔案室。4.2合同文本歸檔：是指合同簽章后，為了方便查找和使用而將合同文本原件及相關資料進行整理、分類、排序并存入檔案室管理的過程。4.3合同檔案電子文本：是指合同簽章后將合同原件及相關資料進行掃描制作而成的PDF格式的電子文本。4.4合同檔案電子文本庫：是指在信息系統(tǒng)中建立的專門用于存放合同檔案電子文本的數(shù)據(jù)庫。4.5 合同補充資料歸檔：是指合同簽訂完畢、合同文本首次歸檔之后，因合同履行、變更或終止而產(chǎn)生的其他資料，依據(jù)主合同的編碼進行后續(xù)歸檔的過程。第五條 頒布和執(zhí)行 本制度自二0一三年十月二十二日起執(zhí)行。第六條 職責6.1 合同起草人的職責6.1.1掃描合同原件

3、及相關資料，并制作成PDF格式的電子文本。6.1.2簽訂完成的合同分別移交簽約對方、合同執(zhí)行部門及財務部，將合同文本和相關資料的原件及電子文本交法律事務部綜合管理員進行歸檔，并在合同移交臺帳上履行簽字手續(xù)。6.1.3 整理合同歸檔臺帳，電子版合同歸檔臺帳隨時更新，并協(xié)同綜合管理員。6.1.4合同延期歸檔申請須經(jīng)批準后遞交原件給法律事務部綜合管理員。6.2法律事務部綜合管理員的職責6.2.1 審查合同和相關資料的原件是否齊全，合同簽約對方資料是否齊全及年檢，合同原件和電子文本是否一致。6.2.2審查合同文本左下角處是否有法律人員及經(jīng)辦人確認簽章。6.2.3復核合同延期歸檔申請，并登記合同管理臺帳

4、，及時跟蹤歸檔。6.2.4 整理歸檔合同，及時更新合同管理臺帳。6.2.5整理合同及相關附件資料的掃描件，錄入合同檔案電子文本庫，并與合同管理臺賬中的合同對應建立連接。6.2.6 將合同原件、相關資料定期送交檔案室，與檔案管理員核對無誤后存檔。6.2.7整理合同歸檔明細，每個周一移交檔案室存檔，經(jīng)檔案室檔案管理員審核無誤后確認簽收，一式兩份分別由檔案室和法律事務部綜合管理員各執(zhí)一份。如遇節(jié)假日提前移交檔案室。6.3 合同執(zhí)行部門的職責6.3.1 接收簽約部門移交的電子合同，建立管理臺帳。6.3.2 仔細閱讀合同，掌握合同內(nèi)容。6.3.3 依據(jù)相關業(yè)務流程，將本部門制作、收集的與合同履行、變更、

5、終止相關的資料進行流轉(zhuǎn)和歸檔。6.4財務部門財務人員職責：6.4.1 接收簽約部門移交的合同文本并做書面簽收，建立管理臺帳。6.4.2 仔細閱讀合同，掌握合同內(nèi)容。6.5檔案室檔案管理員的職責6.5.1按照合同管理制度，建立合同臺帳。6.5.2接收、復核法律事務部綜合管理員移交的合同及相關附件，24小時內(nèi)核對完畢，確認無誤后在合同歸檔臺帳上簽字。6.5.3 根據(jù)檔案管理制度對接收的合同資料進行存檔管理。6.6動回遷團隊職責6.6.1合同簽訂完畢移交檔案室，并提交合同歸檔明細，經(jīng)檔案室管理員核對無誤后，雙方簽字確認。并將此合同歸檔明細確認單復印件遞交給法律事務部綜合管理員。6.7人力資源部職責6

6、.7.1 人力資源部自行歸檔勞動合同。6.8 協(xié)助合同執(zhí)行的部門6.8.1 依據(jù)相關業(yè)務流程，將本部門制作、收集的與合同履行、變更、終止相關的資料進行流轉(zhuǎn)和歸檔。第七條 流程7.1合同移交7.1.1合同起草人于簽訂完成1日內(nèi)將合同文本分別移交簽約對方、合同執(zhí)行部門及財務部，接收人須在合同移交臺帳上履行簽字手續(xù)。合同起草人須在合同文本資料歸檔之前，將合同文本和相關資料的PDF格式的電子文本，OA協(xié)同給合同執(zhí)行部門、財務部門及相關部門人員。我方只有一份合同原件的，由公司檔案室保存。向合同執(zhí)行部門、財務部門移交PDF文件。合同執(zhí)行部門、財務部門必須建立并維護合同臺帳，便于查找合同及其履行跟蹤情況。7

7、.2合同歸檔7.2.1歸檔范圍：除下列情況外，所有合同均須按流程歸檔，由公司檔案室存檔一份原件。7.2.1.1勞動合同，由人力資源部門直接向檔案室歸檔。7.2.1.2財務合同，由財務部門自行歸檔，每月將已簽訂歸檔的合同清單請主管財務工作的高管簽字確認后移交檔案室、公司法律事務部登記。7.2.1.3房地產(chǎn)開發(fā)流程辦理前期手續(xù)的相關合同，需要作為項目檔案的，可以歸入項目檔案。合同起草人應在歸檔時限內(nèi)就此情況作出書面說明并由主管高管簽字（或OA審批）。合同起草人應于每月10日向法律事務部綜合管理員、辦公室檔案管理員報送上月度合同歸檔明細。7.2.1.4拆遷安置補償及回遷合同。貨幣補償及產(chǎn)權(quán)調(diào)換等動遷

8、合同編碼申請后10內(nèi)歸檔至檔案室；期房及現(xiàn)房的回遷合同待合同備案完畢后10日內(nèi)歸檔至檔案室；每次歸檔時須進行書面交接確認，同時將確認單移交法律事務部進行登記。7.2.1.5商品房買賣合同，待合同備案完畢后10日內(nèi)，將合同歸檔至檔案室，并進行書面交接確認，同時將確認單移交法律事務部進行登記。7.2.2歸檔資料： 包括紙質(zhì)資料和相應掃描件。7.2.2.1根據(jù)招標管理制度規(guī)定，通過標準招標方式簽訂的合同歸檔時需提交合同文本原件、招標需求、招標文件、投標文件、談判紀要、定標決議、招標比較表、供應商聯(lián)系情況表及評審意見。7.2.2.2根據(jù)招標管理制度規(guī)定，通過快速招標方式簽訂的合同歸檔時需提交合同文本原

9、件、招標需求、談判紀要、定標決議（OA定標表決）、招標比較表、供應商聯(lián)系情況表及評審意見，如有招標文件、投標文件，則亦需歸檔。7.2.2.3根據(jù)招標管理制度規(guī)定，通過委托招標方式簽訂的合同歸檔時需提交合同文本原件、招標需求、招標文件、投標文件、談判紀要、供應商聯(lián)系情況表及評審意見。7.2.2.4根據(jù)招標管理制度規(guī)定，通過免招標方式簽訂的合同歸檔時需提交合同文本原件、免招標申請及評審意見。7.2.2.5非招標的合同需提交合同文本原件及合同評審意見。7.2.2.6合同附件應當齊全并加蓋各方印章。7.2.2.7合同經(jīng)辦人不得擅自留存合同原件及相關附件，如相關工作需要保存合同原件時，由經(jīng)辦部門集中管理

10、，建立管理臺帳。7.2.3歸檔時間 7.2.3.1合同起草人必須在申請編碼10日內(nèi)將合同原件和相關附件及合同電子文本送交綜合管理員。合同需要延遲歸檔的，合同起草人需要辦理合同延期歸檔申請，并在延期期限內(nèi)歸檔，延期歸檔流程詳見7.2.5。7.2.3.2法律事務部綜合管理員及時整理歸檔的合同及相關附件，登記并更新合同管理臺帳。 7.2.3.3法律事務部綜合管理員每周一整理本周收到的合同原件及相關附件，匯總合同歸檔臺帳，將本周合同送交檔案室存檔，與檔案室檔案管理員根據(jù)合同歸檔臺帳核對歸檔合同，并履行簽字手續(xù)。7.2.3.4法律事務部綜合管理員每月最后一個周一將合同歸檔臺帳移交檔案室存檔。7.2.3.

11、5法律事務部綜合管理員對合同檔案電子數(shù)據(jù)庫進行日常維護。7.2.4歸檔流程：7.2.4.1合同起草人應對歸檔資料進行自查，并填寫歸檔審查表。合同歸檔審查要點主要包括：供應商資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證、銀行開戶可證副本復印件、資質(zhì)證書副本復印件、安全生產(chǎn)許可證復印件、代理人身份證復印件合同編碼是否正確合同簽章是否規(guī)范（合同簽章頁簽章、法定代表人或授權(quán)委托書簽章、貨物工程量清單加蓋印章、質(zhì)量保修合同簽章頁、安全文明生產(chǎn)合同簽章頁、加蓋騎縫章、簽約主體與印章上的名稱一致）合同附件是否齊全。7.2.4.2合同起草人自查后，將歸檔資料及歸檔審查表（包括紙質(zhì)文本和電子版資料）在規(guī)定時間內(nèi)移交

12、法律事務部綜合管理員審核。對于招標流程產(chǎn)生的合同，合同起草人還需要將招標過程中產(chǎn)生的所有資料（招標需求表、招標文件、投標文件、答疑紀要、談判紀要、定標決議、比較表、供應商聯(lián)系表、合同及附件、評審意見等）的電子版（格式包括pdf、word或excle等）同時移交給合同主管審核。7.2.4.3綜合管理員、合同主管對歸檔資料審核后，填寫歸檔審查表，綜合管理員須將歸檔情況登記臺帳備案。7.2.4.4綜合管理員每周一將審查合格的歸檔資料移交公司檔案室，并做交接記錄。7.2.4.5綜合管理員隨時將歸檔資料掃描件整理，并保存到指定電腦中，以便合同電子文件的查找。7.2.4.6商品房買賣合同歸檔流程合同備案完

13、成后2日內(nèi)，編碼申請人整理歸檔明細，與公司檔案室檔案管理員交接，每周四將歸檔明細OA協(xié)同法律事務部綜合管理員登記。7.2.5延期流程7.2.5.1公司的合同第一次申請延期，延期歸檔期限原則上不超過10天，編碼申請人須根據(jù)合同信息填寫合同延期歸檔申請單，經(jīng)申請人及主管領導簽字批準后，在歸檔期限屆滿之前將合同延期歸檔申請單送交法律事務部綜合管理員。7.2.5.2若因特殊情況，一次延期后不能在期限內(nèi)及時歸檔的合同可以在歸檔期限屆滿之前申請二次延期。編碼申請人須根據(jù)合同信息填寫合同延期歸檔申請單，以OA的方式并發(fā)給主管高管、總經(jīng)理及公司合同管理流程主管高管批準，同時知會公司法律經(jīng)理、助理法律經(jīng)理和綜合管理員，延期方可生效。7.3 補充歸檔7.3.1合同執(zhí)行部門和協(xié)助合同執(zhí)行的部門，負責在其職責范圍內(nèi)制作、收集與合同履行、變更、終止相關的資料，并根據(jù)相關業(yè)務流程進行流轉(zhuǎn)和歸檔。第八條 激勵8. 1合同起草人或經(jīng)辦人沒有在編碼申請后10日內(nèi)將合同原件、相關附件及電子文