模塊3日常事務(wù)訓(xùn)練課件

1、模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練安排領(lǐng)導(dǎo)日程辦公室管理印信與保密工作接打電話與處理郵件故事-啟迪 故事： 第15塊紗布細(xì)節(jié)決定成敗 手術(shù)室里，一臺(tái)手術(shù)正在緊張地進(jìn)行。主刀的是一位著名的外科醫(yī)生。一位年輕的護(hù)士第一次有幸與他合作，并且擔(dān)任責(zé)任護(hù)士。手術(shù)進(jìn)行了很長(zhǎng)一段時(shí)間，在即將對(duì)傷口進(jìn)行縫合時(shí)，女護(hù)士嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)主刀醫(yī)生說(shuō):“手術(shù)中我們總共用了15塊紗布，可您只取出了14塊?！贬t(yī)生看都沒看她一眼，就搖著頭說(shuō)：“紗布一塊也沒漏下，別耽擱時(shí)間了?！薄安?！”女護(hù)士執(zhí)拗地說(shuō)：“肯定是用了15塊紗布，還有一塊沒有取出來(lái)，我們不能縫合傷口?！贬t(yī)生沒有理睬她，對(duì)其他人說(shuō)：“手術(shù)一切正常，現(xiàn)在聽我的，縫合傷口?！薄澳荒苓@樣

2、”女護(hù)士叫了起來(lái)：“我們得為病人負(fù)責(zé)?！贬t(yī)生臉上露出了一絲笑容，他攤開了他的手心，現(xiàn)出了那第15塊紗布。醫(yī)生高聲對(duì)年輕的護(hù)士說(shuō)：“從今天以后，你就是我的正式助手了。”啟迪：細(xì)節(jié)是一種精神，一種用專業(yè)去敬業(yè)的精神! 不注重細(xì)節(jié)的人大致上有兩種原因：一是沒有用行動(dòng)來(lái)體現(xiàn)；二是根本就沒有意識(shí)到注重細(xì)節(jié)的重要性，就是所謂的不敬業(yè)的態(tài)度。所以，注重細(xì)節(jié)是一種態(tài)度，一種在工作中責(zé)任心和積極性的態(tài)度。 有人說(shuō)：“態(tài)度決定一切!”是的，一個(gè)技術(shù)很專業(yè)的人一定是非常的注重細(xì)節(jié)的人，否則他就不可能稱為專業(yè)。靠精工細(xì)活而聞名于世并經(jīng)久不衰的瑞士表，每一部件的尺寸及重量都是要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的測(cè)驗(yàn)與考核；建造復(fù)雜而神秘的古埃

3、及金字塔，每塊巨石與巨石之間絕妙的吻合，叫現(xiàn)代人嘆為觀止；這無(wú)一不體現(xiàn)著制造者的專業(yè)與敬業(yè)。 因此，一個(gè)不注重細(xì)節(jié)的人，一定是一個(gè)專業(yè)不合格，敬業(yè)精神不足的人。那些急功近利的做法是失敗的罪魁禍?zhǔn)?，正如西方的一句諺語(yǔ)“魔鬼在細(xì)節(jié)中”。有專業(yè)技能的人憑借他的敬業(yè)精神就會(huì)把這些細(xì)節(jié)中的魔鬼各個(gè)殲滅，從而使整體完美。 “千里之行，始于足下；千里之堤，毀于蟻穴”，細(xì)節(jié)決定成敗給以我們啟迪。秘書人員能夠在瑣碎的工作中，尤其在日常事務(wù)的工作中，必須有專業(yè)的技術(shù)與敬業(yè)的態(tài)度，才有可能不因“細(xì)節(jié)”而影響工作質(zhì)量。第一部分知識(shí)點(diǎn)介紹模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練知識(shí)結(jié)構(gòu)圖模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練一、辦公室環(huán)境管理（一）辦公室布置的

4、原則辦公室空間布局的合理化原則；色彩搭配相宜的原則；辦公室設(shè)備優(yōu)化的原則；辦公環(huán)境美化的原則。領(lǐng)導(dǎo)辦公室 員工辦公區(qū)模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練一、辦公室管理（二）辦公室的整理1領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理要點(diǎn)（1）桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當(dāng)，有沒有歪斜和灰塵；（2）時(shí)鐘是否拔準(zhǔn)，并保持走動(dòng)；（3）日歷上的日子是否準(zhǔn)確；（4）辦公室內(nèi)溫度與濕度是否調(diào)到適意的程度；（5）盆景、掛畫的掛置是否得體，并整理好了；（6）花卉是否定期澆水并保持新鮮；（7）報(bào)紙、雜志是否最新的一期；（8）書架是否歸置妥當(dāng)；（9）擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否整理好了。模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練一、辦公室管理（二）辦公室的整理2秘書整理辦公室

5、的技巧（1）坐在辦公桌旁，面對(duì)桌子，伸直雙臂，再雙手合攏，在高于桌面15CM左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品。（2）電話一般放在左邊，電腦一般放在桌子的右邊。（3）多準(zhǔn)備一些存放各類文件的文件夾。（4）把各種筆、剪刀、回形針等文具分門別類放在文具盒內(nèi)。（5）辦公桌抽屜里的物品擺放整齊，且要經(jīng)常清理，井然有序。（6）公章、介紹信、機(jī)密文件等重要及貴重物品應(yīng)放在帶鎖的抽屜里。（7）辦公室內(nèi)各類文件柜要分門別類存放文件、資料和物品。（8）如果用架子，應(yīng)該把容易傾翻的墨水和較重的物品放置在底層。（9）每天下班前，要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好以免丟失和泄密。模塊三日

6、常事務(wù)訓(xùn)練一、辦公室管理（三）辦公環(huán)境的安全管理1識(shí)別辦公室安全隱患秘書要能夠識(shí)別辦公室常見的有礙健康和安全的隱患與潛在危險(xiǎn)2正確處理安全問(wèn)題秘書要定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)防范。 安排領(lǐng)導(dǎo)日程需注意的事項(xiàng)如下：1注重實(shí)效，不搞形式主義；2按事情的輕重緩急，將事情科學(xué)合理排序；3要留有充分的機(jī)動(dòng)時(shí)間；4要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見；5要注意保守機(jī)密。模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練二、安排領(lǐng)導(dǎo)日程（一）接打電話1拔打電話的流程模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練三、接打電話與處理郵件（一）接打電話2接聽電話的流程 模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練三、接打電話與處理郵件（二）處理郵件1代領(lǐng)導(dǎo)拆信的注意事項(xiàng)

7、（1）機(jī)要郵件和私人郵件秘書不應(yīng)拆封，除非領(lǐng)導(dǎo)特別授權(quán)。（2）寫明領(lǐng)導(dǎo)親啟的信件應(yīng)直接交給領(lǐng)導(dǎo)處理。（3）如果秘書無(wú)意拆開了，在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，將信件交給領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要致歉。模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練三、接打電話與處理郵件（二）處理郵件2郵件拆封的注意要點(diǎn)（1）拿到信件后應(yīng)在桌子上磕幾下，使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊，以免在拆封時(shí)遭到損壞。（2）用剪刀從信封的右側(cè)剪下一個(gè)小邊，注意不要損壞信封上的文字、郵戳或其他標(biāo)志。（3）信拆開后，信封不能丟掉，應(yīng)該用回形針把它與信紙或附件等夾在一起，以供查閱、回復(fù)之需。模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練三、接打電話與處理郵件模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練

8、（一）印信的管理與使用1印章的管理（1）保管印章，必須指定政治上絕對(duì)可靠的專職或兼職秘書人員保管。（2） 印章的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖。（3）保持印章清晰，保管人員對(duì)所保管的印章應(yīng)定期清洗。2印章的使用（1）審批檢查制度健全（2）用印都要進(jìn)行詳細(xì)的登記（3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）3介紹信或證明信的管理和使用（1）介紹信的保管。介紹和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視。（2）介紹信的使用。開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，應(yīng)注意填寫有效期。介紹信的存根要妥善保管，并加以歸檔。填寫錯(cuò)的介紹信或證明信，應(yīng)在其上劃一斜線或打“ / ”號(hào)，并注明

9、“廢“字，保留在原處，不得隨意撕下丟棄。四、印信與保密工作模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練（二）保密工作1做好口頭信息的安全2做好紙面信息的安全3做好電子信息的安全4保密工作的措施（1）健全保密制度（2）開展保密教育（3）進(jìn)行保密檢查（4）處理失密事件四、印信與保密工作第二部分實(shí)踐訓(xùn)練一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)（一）實(shí)訓(xùn)目的本實(shí)訓(xùn)通過(guò)案例和情景模擬、現(xiàn)場(chǎng)演示、個(gè)案分析等不同的訓(xùn)練方法，強(qiáng)化秘書人員的辦公環(huán)境管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、電話與郵件處理、印信與保密工作等日常事務(wù)處理知識(shí)，切實(shí)將理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)際技能，使學(xué)生切實(shí)掌握基本的辦事技能，熟練不同日常事務(wù)性工作基本程序與處理方法，根據(jù)情況確定、安排各項(xiàng)日常事務(wù)工作。（二）實(shí)訓(xùn)

10、內(nèi)容1辦公環(huán)境管理。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)操作、情景訓(xùn)練，使學(xué)生能夠做好各種辦公環(huán)境的安全工作。2安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程。通過(guò)設(shè)計(jì)不同的場(chǎng)景，訓(xùn)練學(xué)生安排領(lǐng)導(dǎo)日程的基本方式方法，訓(xùn)練學(xué)生合理安排、科學(xué)調(diào)度的能力。3接打電話與處理郵件。設(shè)計(jì)一些日常工作場(chǎng)景，讓學(xué)生分角色演練，訓(xùn)練他們接打電話、處理郵件的基本技能，并能妥善處理特殊電話和特殊郵件。4印信與保密工作。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)操作，訓(xùn)練學(xué)生正確使用辦公室印章和介紹信，加深對(duì)印信嚴(yán)肅性的理解。能從硬件建設(shè)、軟件完善等方面履行保密工作職責(zé)。模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練（三）實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備1場(chǎng)地：實(shí)訓(xùn)準(zhǔn)備（1）實(shí)訓(xùn)室或教室：場(chǎng)地布置成前臺(tái)接待區(qū)、接待室、秘書室、領(lǐng)導(dǎo)室、集體辦公區(qū)、小型會(huì)議室。

11、（2）機(jī)房或多媒體投影教室、電視機(jī)及DVD，觀看專業(yè)碟片。2物品：（1）前臺(tái)接待處：前臺(tái)桌椅、文件柜、文件夾、電話、登記本、本子與筆、來(lái)訪證，飲水機(jī)、水杯、茶葉；（2）接待室：組合沙發(fā)或小型橢圓型辦公桌椅、飲水機(jī)、水杯、茶葉、書報(bào)架、衣帽架；（3）秘書室：電話、本子、筆。（4）領(lǐng)導(dǎo)室：電話、文具、文件柜、文件夾。（5）小型會(huì)議室：組合沙發(fā)或小型橢圓型辦公桌椅、飲水機(jī)、水杯、茶葉、書報(bào)架；（6）其他：專業(yè)碟片。（四）分?jǐn)?shù)計(jì)算本部分五個(gè)訓(xùn)練：辦公室環(huán)境管理、安排領(lǐng)導(dǎo)日程、接聽與撥打電話、處理郵件、印信與保密工作，每個(gè)訓(xùn)練總分為100分。如果教師選擇全部或其中的幾個(gè)訓(xùn)練，最后得分可以取平均分。模塊三

12、日常事務(wù)訓(xùn)練二、訓(xùn)練內(nèi)容訓(xùn)練一辦公室環(huán)境管理 P47-49訓(xùn)練二安排領(lǐng)導(dǎo)日程 P49-50訓(xùn)練三接聽與撥打電話 P50-53訓(xùn)練四處理郵件P53-54訓(xùn)練五印信與保密工作P54-56訓(xùn)練內(nèi)容略，請(qǐng)參見教材。模塊三日常事務(wù)訓(xùn)練第三部分拓展訓(xùn)練電子教案模版配色（1）模塊一禮儀訓(xùn)練閱讀以下故事，開拓你的思維，訓(xùn)練你的行為：提示：以下兩則故事，可謂是秘書日常事務(wù)工作的心靈雞湯，自己建造的房子側(cè)重于闡述在工作中保持一貫認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度的重要性；牛仔大王發(fā)家史則側(cè)重于闡述工作中善于思考，勇于行動(dòng)的重要性。請(qǐng)閱讀。故事兩則故事一：自己建造的房子永遠(yuǎn)保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度有個(gè)木匠，精于建筑工藝，他這一輩子不知道建造了

13、多少座精美的木房子，人們都尊敬地稱他為“小魯班”。但隨著年齡的增長(zhǎng)，小魯班漸漸地老了。有一天他告訴老板，說(shuō)自己準(zhǔn)備退休，回家與妻子兒女共享天倫之樂。老板舍不得他的好工人走，問(wèn)他是否能幫忙再建一座房子，老木匠答應(yīng)了下來(lái)。但是大家后來(lái)都看得出來(lái)，他的心已不在工作上，他用的是軟料，出的是粗活，懶洋洋地用了四個(gè)月的時(shí)間，他終于把這座房子給建好了(如果是以前，大概只要兩個(gè)月的時(shí)間)。房子建好后，他把所有門鎖好，拿著一大串鑰匙交給老板，說(shuō):“老板，最后一座房子我也給你做好了，我可以回家了吧？”老板看著他一幅疲憊的表情，把這串鑰匙鄭重地交還在他的手上，認(rèn)真地說(shuō):“你在我這里工作了一輩子，這就算是我送給你的禮

14、物吧，從今天起，這就是你的房子?！甭牭竭@句話，小魯班震驚得目瞪口呆，看著老板一點(diǎn)都不像是開玩笑，想起自己做這座房子的態(tài)度，頓時(shí)羞愧得無(wú)地自容。從此以后，小魯班便和他的家人住在這幢粗制濫造的房子里面。故事延伸：認(rèn)真負(fù)責(zé)是工作敬業(yè)的表現(xiàn)。一個(gè)缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度的員工，無(wú)論他的學(xué)歷多高，他的技術(shù)多好，他永遠(yuǎn)都不可能得到公司領(lǐng)導(dǎo)的重任，永遠(yuǎn)不可能得到別人對(duì)他的尊敬。認(rèn)真是一種品德，是一種無(wú)需別人監(jiān)督而能將工作做到最好的良好的習(xí)慣，最重要的是，認(rèn)真還要有一種持之以恒的精神!每個(gè)人都可能會(huì)因?yàn)楣镜捏w制、待遇、領(lǐng)導(dǎo)的為人等等多種原因離開一家公司，但遺憾的是，很多人一旦對(duì)公司有一點(diǎn)點(diǎn)不滿的情緒，或者心生去意，

15、他的工作態(tài)度就會(huì)立即變得消極起來(lái)，企圖以此來(lái)平衡自己不滿的情緒。殊不知這種表現(xiàn)正好揭露了自己虛偽的“敬業(yè)”面具，降低了自己的職業(yè)道德形象。故事二：牛仔大王發(fā)家機(jī)會(huì)總是垂青那些善于思考的人牛仔服是一個(gè)美國(guó)人發(fā)明的，他叫李維斯 (Levi Strauss)，是美國(guó)著名的“牛仔大王”，他的西部發(fā)跡史堪稱一段傳奇。當(dāng)年，這位德國(guó)移民像許多其他年輕人一樣，帶著夢(mèng)想前往美國(guó)西部追趕淘金熱潮。有一天，一條大河擋住了他前往西部的道路?？嗫嗟却撕脦滋?，被阻隔的行人越來(lái)越多，但都無(wú)法過(guò)河。于是，陸續(xù)有人向上游、下游繞道而行，也有人打道回府，更多的人則是怨聲一片。當(dāng)時(shí)的情景，令李維斯動(dòng)起了腦筋。經(jīng)過(guò)充分考慮，他想

16、出了一個(gè)絕妙的創(chuàng)業(yè)主意擺渡。他的生意好極了，因?yàn)闆]有人會(huì)吝嗇一點(diǎn)小錢坐他的渡船過(guò)河。很快，他人生的第一筆財(cái)富居然因大河擋道而獲得。過(guò)了一段時(shí)間后，別人也學(xué)著他開始擺渡，擺渡生意開始清淡起來(lái)。于是，他決定放棄，并繼續(xù)前往西部淘金。到了西部，他才發(fā)現(xiàn)到處都是淘金的人。他好不容易找到一塊合適的空地方，買了工具開始淘起金來(lái)。但沒過(guò)幾天，有幾個(gè)惡漢就來(lái)圍住他，叫他滾開，說(shuō)那是他們的地盤。他剛想理論幾句，那伙人便對(duì)他一頓拳打腳踢。好漢不吃眼前虧，無(wú)奈之下，他只好灰溜溜地離開。費(fèi)了那么大工夫，好不容易找到另二處合適地方，但沒多久，悲劇再次重演，他又被人轟了出來(lái)。出于生計(jì)所迫，他又開動(dòng)起腦筋來(lái)。他看到來(lái)這里淘

17、金的人經(jīng)常為了一點(diǎn)飲用水而煩惱不已。西部黃金不缺，但自己無(wú)力與人爭(zhēng)雄；西部缺水，可似乎沒什么人想到它。說(shuō)干就干，李維斯決定賣水。他賣水的生意很快就紅紅火火了。慢慢地，其他人參與了進(jìn)來(lái)，再后來(lái)，賣水的似乎比買水的都還多了。更不幸的是，有一天，在他旁邊賣水的一個(gè)壯漢對(duì)他發(fā)出通諜:“小個(gè)子，以后你別來(lái)賣水了，從明天早上開始，這兒賣水的地盤歸我了?！彼詾槟侨耸窃陂_玩笑，第二天依然來(lái)了，沒想到那家伙立即走上來(lái)，不由分說(shuō)，便對(duì)他一頓暴打，最后還將他的水車也一起拆爛。水不能賣了，又做什么呢?終于，他發(fā)現(xiàn)了改變他一生的機(jī)會(huì):他發(fā)現(xiàn)來(lái)西部淘金的人，衣服極易磨破，同時(shí)又發(fā)現(xiàn)西部到處都有廢棄的帳篷，于是他又有了一

18、個(gè)絕妙的好主意 把那些廢棄的帳篷收集起來(lái)，洗干凈，就這樣，他縫成了世界上第一條牛仔褲!由于牛仔褲穿著舒適而且耐磨，深受礦工、農(nóng)夫和牛仔們的歡迎。產(chǎn)品供不應(yīng)求，訂單源源不斷地涌來(lái)。從那以后，李維斯一發(fā)不可收拾，最終成為舉世聞名的“牛仔大王”。故事延伸：李維斯每次都能在機(jī)遇面前保持清醒而獨(dú)到的意識(shí)，能夠逢兇化吉，化危機(jī)為機(jī)會(huì)，這要?dú)w功于他善于思考，并且勇于落實(shí)到行動(dòng)上。由此及彼，秘書人員在日常的工作中，要勤于思考，善于思考，從思想上重視，從行動(dòng)上落實(shí)好各種日常事務(wù)性工作。附：?jiǎn)⒌纤季S的幾個(gè)名言機(jī)會(huì)不會(huì)上門來(lái)找；只有人去找機(jī)會(huì)。 狄更斯一個(gè)明智的人總是抓住機(jī)遇，把它變成美好的未來(lái)。 托富勒善于捕捉機(jī)會(huì)