采購管理策劃

1、萬達商業(yè)WANDA COMMERCE品質(zhì)管理策劃文件編號：WDSY/XA-CH-PZ01版本狀態(tài)：A / 1PAGE 項目工作要點工作標(biāo)準(zhǔn)管理控制責(zé)任人工作記錄支持文件1供方管理合格供方選擇評價各部門根據(jù)物料采購和服務(wù)分包需求，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)組織進行供方調(diào)查及初選評價工作，收集必要的供方信息資料，填寫供方基本信息審查表，并提交部門經(jīng)理確定是否進行現(xiàn)場考察。決定不進行現(xiàn)場考察的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人直接依據(jù)供方評價準(zhǔn)則進入評分，達到合格供方分數(shù)的填寫供方合格評定審批表。決定進行現(xiàn)場考察的，考察人員應(yīng)至少包括2名來自不同部門的人員?？疾旖Y(jié)束后經(jīng)辦部門人員負責(zé)填寫供方現(xiàn)場考察記錄表，并由參加考察的人員簽名。

2、經(jīng)批準(zhǔn)的合格供方由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門列入合格供方清單，上報集團商管公司審查，批準(zhǔn)后作為物料采購和業(yè)務(wù)分包的選擇依據(jù)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理負責(zé)審查供方相關(guān)住處，并決定是否需要進行現(xiàn)場考察，簽署意見。主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)審核供方基本信息審查表、供方現(xiàn)場考察記錄表及相關(guān)信息資料，并簽署意見。總經(jīng)理負責(zé)審批以上記錄。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人部門經(jīng)理供方基本信息審查表供方現(xiàn)場考察記錄表供方合格評定審批表合格供方清單供方評價準(zhǔn)則合格供方日常管理發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題或服務(wù)不能滿足要求時，及時督促供方改進，必要時發(fā)出糾正預(yù)防措施報告。對整改效果不能達到公司要求的供方，提出取消合格供方資格申請?？偨?jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)取消合格供方資格。業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人供方管

3、理規(guī)定1供方管理供方監(jiān)督評估每年度至少進行一次供方的監(jiān)督評估，依據(jù)供方評價準(zhǔn)則對供方過去一年或合同期的表現(xiàn)進行綜合評價，填寫供方年度復(fù)評審批表，提出監(jiān)督評估結(jié)論。供方監(jiān)督評估結(jié)論包括：保持合格供方資格；限期整改，視整改效果決定；取消合格供方資格。對供方的監(jiān)督評估由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門主持，業(yè)務(wù)部門主管副總、財務(wù)部副總（或經(jīng)理）、行政部經(jīng)理參加對供方的監(jiān)督評估，并簽署意見。對整改進行跟蹤，如仍達不到要求的應(yīng)取消其合格供方資格，及時更新合格供方清單，并選擇新的合格供方。1.供方年度復(fù)評審批表須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理供方年度復(fù)評審批表合格供方清單供方管理規(guī)定分包方監(jiān)督與評審各業(yè)務(wù)相關(guān)部

4、門必須對供方的履約過程表現(xiàn)進行階段性的監(jiān)督和評審，做好供方的履約評估記錄。合同執(zhí)行期間，業(yè)務(wù)部門指定人員牽頭在付款前每月對分包方進行工作評價，填寫分包方工作評定表，作為付款的依據(jù)之一。在分包合同到期時，根據(jù)每月的分包方工作評定表及其它表現(xiàn)，填寫分包方評審記錄，作為下一個分包期是否優(yōu)先選擇的依據(jù)之一。在付款評審及分包過程中，如出現(xiàn)分包服務(wù)不符合要求時，填寫分包方不合格通知單限期整改。如分包方未按要求提交糾正措施，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)取消該項目分包方資格，向分包方發(fā)出取消不合格分包方通知單，并將其從合格供方清單中除名。合同履行完畢評審的結(jié)果，作為其他項目優(yōu)先入圍和保留合格供方資格的條件。1.行政部、財務(wù)

5、部經(jīng)理參與介入分包方監(jiān)督與評審工作。2.經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務(wù)部負責(zé)人、相關(guān)部門主管副總、經(jīng)辦部門主管副總參與每月對分包方的工作評價，提出評審意見。3.取消分包方資格需報主管副總審核，總經(jīng)理審批。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理分包方工作評定表分包方評審記錄分包方不合格通知單取消不合格分包方通知單合格供方清單供方評價準(zhǔn)則供方管理規(guī)定2合同管理合同文件標(biāo)準(zhǔn)化管理使用集團商管公司發(fā)布的各類合同電子文本。類別：租賃類合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)服務(wù)合同、物管服務(wù)外包業(yè)務(wù)合同、物資采購類合同、管理類協(xié)議或公約。合同經(jīng)辦人合同經(jīng)辦部門文員合同內(nèi)容洽商合同談判應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)組織。經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同談判，應(yīng)由原招標(biāo)經(jīng)

6、辦部門負責(zé)。所有經(jīng)濟合同的談判，原則上至少有2名經(jīng)辦人員參與。與合同對方進行合同內(nèi)容洽商后，將雙方洽商的結(jié)果形成書面內(nèi)容，雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后作為合同文本形成的依據(jù)。1.合同文本的制定和流轉(zhuǎn)控制由主管副總經(jīng)理負責(zé)組織。合同經(jīng)辦人合同文本的制定與合作方簽訂合同時，應(yīng)要求己方草擬合同文本。若關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)格式合同范圍內(nèi)的合同文本的草擬，須參照集團商管公司發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)格式合同模板，根據(jù)雙方洽商的合同內(nèi)容進行修訂。對集團商管公司尚未發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)格式合同模板的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門自行編制，但應(yīng)確保合同的內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確，經(jīng)本公司法律顧問審核后，并將自行編制的合同文本報集團商管公司相關(guān)職能部門審核，并轉(zhuǎn)集團法務(wù)部審批后，

7、方可進入合同審批程序。必須采用合同對方的合同文本時，須由總經(jīng)理組織相關(guān)部門及人員認真審核合同文本內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)不符合本公司利益的條款須及時交涉修正。雙方確定后將合同文本報集團商管公司相關(guān)職能部門審核，并轉(zhuǎn)集團法務(wù)部審批后，方可進入合同審批程序。該文本未納入集團商管公司的標(biāo)準(zhǔn)格式合同模板的，應(yīng)及時將此合同文本納入標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本模板中。工程外包合同的制定須充分考慮質(zhì)量保證及保修內(nèi)容的確立和修訂。物資采購合同的制定須充分考慮質(zhì)量保證、保修、退換貨的內(nèi)容的確立和修訂。合同經(jīng)辦人物業(yè)管理合同模板匯編目錄物業(yè)管理合同模板匯編2合同管理合同報審、報批進行合同報審報批前，須準(zhǔn)備：集團商管公司與此合同相關(guān)的批復(fù)文

8、件、總經(jīng)理簽字的合同決策信息一覽表等合同審批條件材料。合同經(jīng)辦人員必須按合同辦理流程及審批權(quán)限執(zhí)行公司內(nèi)部的合同審批，將草擬合同及審批條件材料呈送相關(guān)授權(quán)人員審批簽署。須上報集團商管公司審批時，將本公司相關(guān)審批人簽字后的合同審批會簽單及相關(guān)的合同審批條件材料傳真及合同文本電子版上報集團商管公司行政部，集團商管公司行政部將合同文本打印，附上審批材料，再按合同辦理流程及審批權(quán)限流轉(zhuǎn)審批，完成相應(yīng)的“簽字組合”，并將各地商管公司上報的審批材料及合同文本電子版歸檔。根據(jù)辦退的合同簽批內(nèi)容，與合同對方交涉修正，并填寫合同會簽意見落實情況表后，再行上報。報批合同時，須預(yù)計充分的審批時間。合同附件作為合同重

9、要的組成部分，須與主體合同文本等同上報、審批及保存?？偨?jīng)理對合同決策信息一覽表內(nèi)容的真實性負責(zé)。集團商管公司相關(guān)部門的合同審批授權(quán)人員負有合同審查責(zé)任，就其職能范圍對合同進行審查，以保證合同主要條款及內(nèi)容的合法性、嚴密性、可行性。對相關(guān)條款內(nèi)容不清楚或需了解更多信息時，及時與地方商管公司經(jīng)辦人員溝通。須辦退的合同必須注明辦退原因。合同經(jīng)辦人合同經(jīng)辦部門文員合同決策信息一覽表合同辦理流程及審批權(quán)限主力店物業(yè)服務(wù)合同辦理流程圖租賃合同辦理流程圖合同會簽意見落實情況表合同簽訂簽訂前校審：合同通過審批后，將合同文本打印成正式文稿，根據(jù)合同金額按規(guī)定實施簽訂前審稿。簽訂過程控制：須按集團規(guī)定的程序及合同

10、簽訂的規(guī)范要求進行合同簽訂，嚴禁未經(jīng)正式授權(quán)的委托簽字行為。并在簽訂合同時驗證對方簽字代表人及印章的合法代表性。按雙方現(xiàn)場簽字原則，若雙方無法實現(xiàn)同時簽訂，原則由對方先簽。若己方先簽，則禁止己方簽訂且對方未簽的合同文本外流。1.合同金額在五萬元（含）以下的由經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門主管副總經(jīng)理實施簽訂前審稿，合同金額在五萬元（含）以上的由經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理實施簽訂前審稿。合同經(jīng)辦人已簽訂合同文本的保管與借閱已簽合同文本的保管與保密：財務(wù)部須采取雙本保存的方法，將合同正本與復(fù)印件共同保存，若有保密數(shù)據(jù)或條款，復(fù)印件應(yīng)消除保密數(shù)據(jù)或條款。已簽訂合同文本的借閱：合同正本不得外借，消除保密數(shù)

11、據(jù)或條款的復(fù)印件可由相關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門或人員借閱，但需經(jīng)過有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批。須建立合同借閱記錄，借閱時間不得超過一周。借閱人員不得將合同轉(zhuǎn)借，不得向公司外部的人員透露合同內(nèi)容。財務(wù)部為各種合同的保管部門。主管財務(wù)副總經(jīng)理負責(zé)合同復(fù)印件的借閱審批?？偨?jīng)理負責(zé)涉及主力店及總經(jīng)理確定為重要合同的復(fù)印件的借閱審批。財務(wù)部主管會計合同履行的監(jiān)督管理合同內(nèi)容的傳達與培訓(xùn)：合同履行負責(zé)人將相關(guān)合同內(nèi)容傳達到與之關(guān)聯(lián)的部門和人員，并組織與合同業(yè)務(wù)相關(guān)的人員進行合同條款的培訓(xùn)。合同履行的檢查監(jiān)督：按相關(guān)方管理的制度對合同對方的合同履行情況進行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)對方不符合合同條款要求時，及時采取相應(yīng)措施給予糾正。若

12、對方達到解除合同的條件，按非正常的合同期內(nèi)解除合同的要求執(zhí)行。合同履行評估：合同期較長且循環(huán)執(zhí)行的服務(wù)分包合同（如清潔、綠化、消殺、設(shè)備保養(yǎng)等的合同）評估：評估時機：每月進行定期評估；付款前進行付款評估（若為每月付款的與月評估合并）；合同到期前評估。b.評估結(jié)果的處理：評估結(jié)果作為業(yè)務(wù)改進分析、合同付款及合同續(xù)簽與否的依據(jù)。4.租賃類合同及多種經(jīng)營合同的執(zhí)行評估：a.評估時機：每季度進行一次定期評估。租金及其他費用收取達到預(yù)警程度時進行評估。合同對方經(jīng)營管理對商業(yè)廣場可能造成影響時進行評估。己方經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)生調(diào)整影響到合同續(xù)約時進行評估。其它需要評估的時機。b.評估結(jié)果處理：作為租金定位、租戶調(diào)

13、整的依據(jù)。合同經(jīng)辦部門負責(zé)人為履行合同的主要負責(zé)人?？偨?jīng)理是本公司各種合同履行的指導(dǎo)及監(jiān)督人。集團商管公司相關(guān)部門是各地商管公司相應(yīng)業(yè)務(wù)的合同履行的監(jiān)督部門。合同經(jīng)辦部門負責(zé)人組織相關(guān)人員進行評估。租賃類合同及多種經(jīng)營合同的執(zhí)行評估部門是集團商管公司招商中心、租金部、各地商管公司營運部。財務(wù)部根據(jù)第7項規(guī)定的時機和條件時，組織人員對供應(yīng)商進行評估。合同經(jīng)辦部門負責(zé)人一次性業(yè)務(wù)合同（如工程施工合同、外墻清洗合同等）的評估：付款前由合同經(jīng)辦部門負責(zé)人組織進行業(yè)務(wù)效果評估，評估結(jié)果作為款項支付依據(jù)。尾款支付前的質(zhì)量保證評估（如有約定）。主力店物業(yè)服務(wù)合同的評估：a.物業(yè)管理邊界發(fā)生變化時，由集團物管

14、部組織人員進行評估，評估結(jié)果作為物業(yè)管理合同談判依據(jù)。b.對方不履行合同條款時由不執(zhí)行部分歸口部門組織進行評估，評估結(jié)果作為雙方交涉依據(jù)。c.雙方對合同條款產(chǎn)生重大分歧時進行評估，評估結(jié)果作為雙方交涉依據(jù)。供應(yīng)商的采購合同評估：a.物資采購金額明顯比市場高時。b.采購貨物經(jīng)常性供應(yīng)不足時。c.采購貨物質(zhì)量不符合要求或供應(yīng)商未按合同提供維修、退貨、換貨時。d.評估結(jié)果作為是否解除合同的依據(jù)。其它類別的合同參照以上合同評估時機和條件進行。所有合同執(zhí)行評估均需保留相關(guān)記錄。合同款項支付：a.須根據(jù)合同支付款項時，支付前須進行合同執(zhí)行評估。合同履行監(jiān)督責(zé)任人的書面檢查評估意見，須作為上級簽批合同款項支

15、付申請以及財務(wù)部支付款項的前提和依據(jù)。b.付款前評估標(biāo)準(zhǔn)須按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。c.嚴格執(zhí)行合同中適用于質(zhì)量保證的尾款（若有）延遲支付及質(zhì)量問題扣款的條款內(nèi)容。合同款項收取詳見集團商業(yè)管理公司制度中租費管理。集團商業(yè)管理公司制度合同續(xù)簽外包（采購）業(yè)務(wù)合同的續(xù)簽條件須均滿足以下要求：上個合同期間，合同對方提供的服務(wù)（物資）質(zhì)量符合甚至超越集團商管公司及地方商管公司要求，且雙方合作愉快。相關(guān)依據(jù)見合同到期前評價。上個合同期間，客戶對外包服務(wù)的滿意度高于公司質(zhì)量指標(biāo)。當(dāng)前外包（采購）業(yè)務(wù)在同等條件下符合或低于市場價格。租賃及多種經(jīng)營合同續(xù)簽時須考慮以下條件：上個合同期間，合同對方按時提交租金及其他費用的。守法經(jīng)營且經(jīng)營品類及檔次不影響商業(yè)廣場業(yè)態(tài)規(guī)劃及整體品牌形象的。下個合同期租金符合集團商管公司期望的。其他要