總經(jīng)理辦公室規(guī)章制度范本

1、總經(jīng)理辦公室規(guī)章制度總經(jīng)理辦公室規(guī)章制度目錄酒店組織機構(gòu)圖4總經(jīng)理辦公室人員崗位職責5總經(jīng)理(常務副總經(jīng)理)崗位職責.6辦公室主任崗位職責8辦公室主管崗位職責10大堂副理崗位職責11總經(jīng)理秘書（行政秘書）崗位職責13駕駛員崗位職責15金鑫大酒店行政管理制度16酒店處理賓客投訴的方法.17公務接待（工作流程）.19辦公事務管理.22介紹信管理規(guī)定.22名牌印制管理規(guī)定.23印單管理規(guī)定.24值班經(jīng)理制度.25總值經(jīng)理檢查報表.27值班經(jīng)理管理制度.28文書管理.291、酒店基本行文規(guī)范.29 公文格式.29報告格式29請示格式.30決議格式31通知格式32公函格式33政策程序格式34內(nèi)部通函格式

2、352、公文管理辦法（公文處理單、來文登記簿）373、酒店辦公室公文撰寫程序414、總經(jīng)理辦公室文件處理程序435、辦公室工作總結(jié)工作流程44（七）檔案工作管理制度.45四、酒店檔案工作管理條例.45總則45檔案機構(gòu)及其職責45文件材料的立卷歸檔45檔案的管理46檔案的利用46附則46金鑫大酒店檔案保密制度.47金鑫大酒店檔案保管期限條例.48總則48綜合類48財務會計類49基建工程類49客房、餐飲類49黨務工作49工會、共青團工作49安全保衛(wèi)工作.49經(jīng)營、銷售管理工作.49檔案資料借閱制度.50金鑫大酒店文件材料立卷范圍.51五、會議制度（工作流程）.55六、金鑫大酒店組織管理體制57總經(jīng)

3、理負責制.59職工民主制度.60組織管理條例61 七、酒店公共衛(wèi)生管理制度.62總則.62公共衛(wèi)生.63物品位置.64餐飲食品和其他商品衛(wèi)生.65衛(wèi)生防疫.65獎懲.66附則 .66金鑫大酒店公共衛(wèi)生管理.67 = 1 * GB3 餐飲部衛(wèi)生管理制度67 = 2 * GB3 公共衛(wèi)生制度68 = 3 * GB3 商場衛(wèi)生制度.69 = 4 * GB3 美容中心衛(wèi)生制度.69 = 5 * GB3 員工浴室衛(wèi)生制度70 = 6 * GB3 高層水箱衛(wèi)生管理制度70娛樂場所衛(wèi)生制度71八、金鑫大酒店計量管理制度.72酒店組織機構(gòu)圖董事長總 經(jīng)理 總經(jīng)辦營銷部客房部餐飲部前廳部采購部財務部廚房部保安部

4、工程部崗 位 職 責與工 作 內(nèi) 容所屬部門：總經(jīng)理辦公室 崗位：總經(jīng)理（常務副總經(jīng)理）直接上級：董事長 直接下級：總經(jīng)理助理、辦公室主任、各部門負責人（經(jīng)理、主管）任職要求：1、35歲以上，大專以上文化程度；2、從事四星級酒店以上管理工作八年以上，從事高層管理工作三年以上。 3、具有優(yōu)秀的管理素質(zhì)，敏銳的市場分析能力，較強的組織協(xié)調(diào)能力。崗位職責按照董事長要求，帶領(lǐng)酒店做好經(jīng)營管理工作。工作內(nèi)容：一、全權(quán)負責處理酒店的一切事務，帶領(lǐng)全體員工努力工作，完成酒 店所確定的各項目標；二、制定酒店經(jīng)營方向和管理目標，包括制定一系列規(guī)章制度和服務操作規(guī)程，規(guī)定各級管理人員和員工的職責，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。

5、制定酒店一系列價目，如房價餐飲毛利等。對本行業(yè)各種動向有高度的敏感性，制定市場拓展計劃，帶領(lǐng)銷售部進行全面的推廣銷售。詳細閱讀和分析每月報表，檢查營業(yè)進度與營業(yè)計劃完成情況，并采取對策，保證酒店經(jīng)營業(yè)務順利進行；三、建立健全酒店的組織系統(tǒng)，使之合理化、精簡化、效率化。主持每周的總經(jīng)理辦公會檢查情況匯報，并針對有關(guān)問題進行重點講評和指示。傳達政府或董事會的有關(guān)指示、文件、通知，處理好人際關(guān)系，協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，使酒店有一個高效率的工作系統(tǒng)；四、健全各項財務制度。閱讀分析每日、每月督促監(jiān)督財務部門做好成本控制，財務預算等工作；指導財務工作；每季財務報表；檢查分析每月營業(yè)情況；檢查收支情況，檢查

6、應收帳款和應付帳款，五、有重點地定期巡視公眾場所及各部門工作情況，檢查服務質(zhì)量題，并將巡視結(jié)果傳達至有關(guān)部門；六、督促檢查酒店維修保養(yǎng)工作；七、與各界人土保持良好的公共關(guān)系，樹立酒店形象，并代表酒店出面接待酒店重要貴賓；八、指導訓導工作，培養(yǎng)人才，提高整個酒店的服務質(zhì)量和員工素質(zhì)；九、以身作則，關(guān)心員工，獎罰分明，使酒店有高度凝聚力，并要求員工以高度熱情和責任去完成好本職工作；十、選聘、任免酒店副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、部門經(jīng)理等重要人事變動。負責酒店管理人員的錄用、考核，決定酒店機構(gòu)設(shè)置，員工編制及獎懲、晉升等工作。所屬部門：總經(jīng)理辦公室 崗位：辦公室主任直接上級：總經(jīng)理、副總經(jīng)理 直接下級：辦

7、公室主管、大堂副理、文秘、駕駛員任職條件：1、30歲以上，大專以上文化程度；2、從事四星級酒店工作五年以上，從事辦公室管理工作二年以上；3、具有較強的寫作、公關(guān)及組織協(xié)調(diào)能力。崗位職責：組織制定酒店行政管理規(guī)定，起草處理酒店的公文函件，協(xié)調(diào)酒店內(nèi)外關(guān)系，組織收集分析酒店內(nèi)外信息，為總經(jīng)理決策提供咨詢。工作內(nèi)容：根據(jù)上級指令，負責起草酒店綜合性的業(yè)務報告、計劃、總結(jié)、請示、通知等公文函件。收集分析市場信息、各部門工作動態(tài)，協(xié)調(diào)平衡各部關(guān)系，發(fā)生矛盾時，應及時疏導，調(diào)查分析，明確責任并向有關(guān)上級匯報。負責起草制訂酒店行政管理規(guī)定。匯總各部門的規(guī)章制度，會同有關(guān)部門檢查落實。組織制定酒店公文管理的各

8、項規(guī)定，使公文管理規(guī)范化、科學化，提高辦事效率。組織酒店網(wǎng)站或刊物的組稿、編輯、印刷、發(fā)行工作。負責組織本室人員做好公文收發(fā)、打字、文印、通信、文書檔案管理和印章管理工作。負責具體組織總經(jīng)理主持的店務會議、晨會等會議，做好會議紀要及發(fā)放工作，并負責會議精神落實的檢查協(xié)調(diào)工作。為總經(jīng)理準備月度工作報告及業(yè)務例會的要案。做好來信來訪工作，處理客人向總經(jīng)理的投訴。在總經(jīng)理授權(quán)下負責與外界有關(guān)政府部門、新聞媒介、行業(yè)管理部門進行聯(lián)系溝通。在總經(jīng)理授權(quán)下接待總經(jīng)理或酒店來訪的客人。組織或配合有關(guān)部門辦理酒店有關(guān)證照及協(xié)調(diào)有關(guān)部門關(guān)系。安排酒店管理人員的值班表。負責酒店車輛的管理。為上級出差辦理預訂車票、

9、訂房等具體事宜。負責對下屬進行業(yè)務指導、工作評估、獎罰等工作，并經(jīng)常關(guān)心他們的思想。完成上級交辦的其他各項具體事宜。所屬部門：總經(jīng)理辦公室 崗位：辦公室主管直接上級：總經(jīng)辦主任 直接下級：文員任職條件：1、25歲以上，大專以上文化程度；2、四星級酒店以上工作五年以上，從事辦公室管理一年以上；3、具有較強的組織協(xié)調(diào)能力。崗位職責：負責人事、勞資、質(zhì)檢及檔案管理，協(xié)助辦公室主任做好各項管理工作。工作內(nèi)容：1、根據(jù)用工計劃組織招聘工作，負責如招聘、招收、辭退、辭職、晉升、降級、調(diào)出的審核，負責員工內(nèi)部調(diào)配的審核。2、負責定崗定編，制定勞動定員編制方案，年度人員的編制報表。3、制定酒店培訓計劃方案和部

10、門預算。4、組織與實施酒店質(zhì)檢工作，通過各種形式檢查各部門服務質(zhì)量，提出加強管理和提高服務水平的建議。5、解決員工有關(guān)勞動方面的爭議和投訴、糾紛。6、負責人事檔案的管理工作，負責辦理職工調(diào)入、調(diào)出檔案的工作。7、負責員工工號牌的制作、發(fā)放與管理。8、負責酒店人員每月工資發(fā)放的計算工作和離店員工的工資結(jié)算，并做好各種社會保險交納和扣除工作。9、負責酒店員工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、等各項保險的建立、填寫和管理、轉(zhuǎn)移工作。10、負責核對部門上報的對員工的考核情況。11、負責酒店員工各項福利費用的造冊發(fā)放工作。12、負責員工宿舍、員工食堂、員工更衣室各項工作，嚴格執(zhí)行各項管理規(guī)定，合理安排并檢查

11、宿舍衛(wèi)生員工作，以保證衛(wèi)生情況處于良好狀態(tài)。13、完成上級交辦的其他工作任務。所屬部門：總經(jīng)理辦公室 崗位：大堂副理直接上級：總經(jīng)辦主任 直接下級：任職條件：1、25歲以上，大專以上文化程度，英語三級以上；2、從事三星級以上酒店前廳工作三年以上，從事酒店管理工作一年以上。3、形象氣質(zhì)好，執(zhí)行能力強，善于交流。崗位職責：大堂副理是酒店總經(jīng)理的代表，對外負責處理日常賓客的投訴和意見，平衡協(xié)調(diào)酒店各部門與客人的關(guān)系；對內(nèi)負責維護酒店正常的秩序和安全，對各部門的工作進行監(jiān)督和配合。工作內(nèi)容：掌握各種必要的信息，保持完整的隨時可用的檔案和記錄。代表總經(jīng)理和酒店迎送重要客人。在重要客人到達之前，通知各部門

12、做好充分的準備并檢查落實。與各部門協(xié)調(diào)，提供客人要求的特殊服務。高效穩(wěn)妥地處理客人投訴。加強對酒店各區(qū)域的巡視，保證安全，保持大堂的整潔有序。檢查各部門員工的儀容、儀表及服務態(tài)度。出席酒店的各種例會，提出服務管理中存在問題及改進建議。代表酒店向病客表示慰問。為外出但保留客房的客人雙鎖房間記錄。與其他部門協(xié)調(diào)，處理各類突發(fā)事件，如火警、財產(chǎn)遺失、被偷或損壞；客人逃帳、黑卡高消費；受傷或死亡。處理磁卡門鎖失效、客人保險箱無法開啟等工程問題，檢查每天房間的差異情況。為客人提供咨詢服務。領(lǐng)客人參觀酒店客房及其他設(shè)施。加強部門間的協(xié)調(diào)，發(fā)展酒店與客人員工之間的良好關(guān)系。完成總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任臨時指派的任

13、務。大堂副理早中班工作內(nèi)容早中班工作內(nèi)容閱讀交接本，了解掌握當天發(fā)生的事情。閱讀當天VIP報表、房態(tài)表、了解掌握當天VIP情況（到達時間，接待人員、宴請、用車、行程、安排、房間安排等）開房情況，團體到達情況。了解掌握每天送到大堂副理的各類有關(guān)賓館政策，施工安排、宴會安排情況。了解當天值班情況及各值班經(jīng)理處理的問題。跟查及完成上班未完成的工作。檢查大堂內(nèi)各部人員的工作情況（紀律、儀容、儀表等）。控制、管理好大堂內(nèi)流動的客人，維持好秩序。在VIP到達前一小時完成檢查VIP房準備工作。代表酒店在酒店門口迎接VIP，將客人帶上房間，辦理登記手續(xù)。代表酒店對入住行政樓層的客表示歡迎，并帶領(lǐng)客人到行政樓層

14、辦理入住手續(xù)。在總臺或其他部門工作繁忙時，應提供必要的幫助。隨時準備向客人提供一切必要的協(xié)助和幫助，回答客人的一切詢問。隨時準備處理客人的投訴和職責范圍內(nèi)發(fā)生的事情。對當班發(fā)生的每件事需做好詳細的記錄，要求包括時間、地點、房號、當事人姓名、身分、聯(lián)系地址、事件經(jīng)過、處理結(jié)果等。接收客人遺留物品，填寫客人遺留物品清單；交回客人遺留物品時，要求客人簽收；如客人要求郵寄回遺留物品，應盡力滿足。巡查大堂以外，發(fā)現(xiàn)問題及時處理（衛(wèi)生、員工紀律、燈光控制等）。如屬必要，對問題的處理需第一時間，請示匯報有關(guān)管理人員（值班經(jīng)理、總經(jīng)理）處理酒店與客人的有關(guān)來往信件。參加酒店內(nèi)部有關(guān)例會，提出意見和建議。所屬部

15、門：總經(jīng)理辦公室 崗位：總經(jīng)理秘書直接上級：總經(jīng)辦主任、主管 直接下級：任職條件： 1、大專以上文化程度，文秘類專業(yè)畢業(yè)，英語四級以上，具有較強的寫作能力。2、形象氣質(zhì)好，語言表達能力強。3、熟練運用辦公軟件，責任心強，工作細心認真，條理性強，具有團隊合作精神。崗位職責協(xié)助上級領(lǐng)導草擬酒店各類公文函件，處理各種日常行政文秘工作，為總經(jīng)理提供秘書性服務，負責酒店檔案室的管理工作。工作內(nèi)容：根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的要求，協(xié)助起草酒店綜合性的業(yè)務報告，計劃、總結(jié)、決議及本部門的公文函件。參加行政例會和總經(jīng)理辦公會議，做好會議記錄，了解各項決定、決議的貫徹情況，并及時反饋信息。做好酒店大事記錄和外事活動

16、日記。協(xié)助上級領(lǐng)導做好日常接待、來信來訪等有關(guān)事宜。負責核對外發(fā)文、對內(nèi)行文，做到文字通順，符合公文規(guī)范。負責總經(jīng)理的日常電話接轉(zhuǎn)，向總經(jīng)理提供秘書性服務。協(xié)助主任處理辦公室日常事務工作。負責外來文件的傳閱工作，內(nèi)部文件的簽收工作。負責酒店宣傳協(xié)助工作。負責酒店各類行政檔案的登記、歸檔、保管和機要檔案的管理、回收。切實做好保密工作，保管好各種文件、資料，不得遺失， 不得外泄，定期清理各種文件、資料。做好文件、資料的借閱、登記工作，外借文件、資料要按時收回，以防丟失。負責酒店印章、介紹信的保管和監(jiān)督使用。負責酒店禮品的接收、登記、保管負責酒店文稿打字、復印、傳真的管理工作。負責總經(jīng)辦人員的考勤工

17、作。負責總經(jīng)辦人員辦公用品的領(lǐng)發(fā)。完成上級交辦的其他任務。所屬部門：總經(jīng)理辦公室 崗位：駕駛員直接上級：辦公室主任 直接下級：任職條件： 1、20歲以上45歲以下，高中以上學歷，無不良嗜好 。2、三年以上駕駛經(jīng)驗，熟悉金華地區(qū)路況。3、服從安排，溝通協(xié)調(diào)能力強，具備良好的團隊素質(zhì)崗位職責：正確執(zhí)行辦公室主任指令，安全行車。 工作內(nèi)容：1、服從用車派遣，認真完成領(lǐng)導交辦的正常用車任務。2、做好車輛的保養(yǎng)、維護工作，使車輛保持良好狀況，3、做到出車時車身整潔、干凈，安全無事故。4、自學遵守交通法規(guī)，文明行車，禮貌待人，謙虛謹慎。5、注意學習交通法規(guī)和有關(guān)業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。6、完成領(lǐng)導交給

18、的其他任務。行 政管 理 制 度一、處理賓客投訴的方法一、客人投訴類型及實質(zhì)賓客投訴的類型理智型客人投訴失望型客人投訴發(fā)怒型客人投訴賓客投訴的實質(zhì)是客人酒店內(nèi)下塌付出的花費沒有換回他（她）預期的享受價值，也就是說客人在酒店內(nèi)的花費與酒店內(nèi)的服務產(chǎn)品質(zhì)量不成正比，從而造成客人的投訴。二、處理投訴的原則、程序以“客人永遠是對的”原則處理。承認賓客投訴的事實表示同情和歉意同意客人要求并決定采取措施感謝客人的批評指教快速采取行動，補償客人投訴損失要落實、監(jiān)督、檢查補償客人投訴的具體措施三、處理投訴的方法1、當發(fā)怒型客人提出抱怨時，首先要認真聽取他的抱怨，讓客人充分表達他的感情，最終達到消氣息怒的緩沖目

19、的。在客人發(fā)怒講話的每個間斷片刻，要不失時機的向客人道歉，承認酒店的過失，以便達到尊重客人，承認客人在酒店下榻期間有權(quán)對各項“付費產(chǎn)品”即：有權(quán)對各項服務和設(shè)施進行評論和挑剔。同時酒店有這種賓客意識，也能使客人一時間不愉快或受到的某項冷遇能得以安慰。對待發(fā)怒型投訴客人，酒店一定要時時保持冷靜、沉著、誠懇；同時與客人講話及處理投訴也要低聲、和藹、語句清晰、親切。當投訴客人講話述說投訴事宜較快，你就要講話稍慢，這是使發(fā)怒型客人漸漸冷靜下來的一種交際藝術(shù)和處理問題的原則。在處理發(fā)怒型客人投訴時，牢記不要打斷客人的話語，更不能與客人爭辯，要時時保持冷靜，不準使用一句粗魯語言，應把尊重客人放在首位，同時

20、在與講話或處理問題時，一定要與客人保持適當?shù)亩Y貌距離，即50公分為談話禮貌距離。在客人平靜下來以前，先不要急于向客人提出處理建議，否則客人會誤認為你作為酒店代表在與他爭辯問題。解決投訴后，要查明客人的滿意程度，即用電話了解、問明客人對實施最終的滿意程序是極為重要的。這一個環(huán)節(jié)是對發(fā)怒型客人投訴的效忠、尊重，也是對他的安慰及對酒店補救措施的驗證。二、酒店公務接待一、接待工作的意義與作用酒店是一個與社會交往十分廣泛、十分頻繁的單位。酒店經(jīng)營越好，與社會交往聯(lián)系就越廣。有交往，必有為這種交往服務的接待工作?？偨?jīng)理辦公室是溝通酒店內(nèi)外社會交往的樞紐。迎來送往賓朋的現(xiàn)象每天都會在酒店出現(xiàn)，困此誠懇、熱情

21、、耐心、細致地做好公務接待工作，具有重要意義與作用。有利于增進單位之間和人際的了解，加強酒店與社會的廣泛聯(lián)系，促進并提高酒店的社會效益和經(jīng)濟效益。有利于學習其他酒店的先進經(jīng)驗，開闊眼界。有利于擴大酒店影響，提高酒店知名度，樹立酒店良好形象。二、接待工作的內(nèi)容接待對象：視察接待酒店上級賓館部門檢查工作參觀接待接待外來參觀學習的人員事務接待上級業(yè)務主管部門、社會有關(guān)管理部門和協(xié)作單位來訪接待三、接待工作的程序1、弄清來賓的基本情況。包括單位、姓名、身份、人數(shù)、目的意圖、抵達日期時間等。外地人員來訪，還就了解掌握個體車次和航班。一般來賓，總經(jīng)理辦公室主任掌握即可。重要來賓，要向總經(jīng)理匯報。2、制訂和

22、落實接待計劃。計劃中應包括匯報內(nèi)容、陪同人員、活動內(nèi)容和方式、日期安排、交通工具等。3、客人到達后的服務工作?？腿说竭_后的服務工作是大量的?？偨?jīng)理辦公室應指定專人負責做好這些工作。按照接待順序，應做好這幾方面的工作。四、迎接客人。對來賓要以禮相待。一般來賓，可由辦公室主任或派人出面迎接。外地客人，擬派車至車站、機場迎接。如是領(lǐng)導或重要客人，則應通知并陪同總經(jīng)理去迎接。接站時，要在來賓抵達前到場候迎。上車時，應請來賓先上車，核對人數(shù)和隨身攜帶的行李后再開車。除了當?shù)乜腿送猓獮橥獾乜腿税才藕米∷?、就餐等?、安排來訪活動。根據(jù)客人要求，安排好接待工作。如開座談會和聽匯報，要安排好會議室，通知有關(guān)

23、人員，并提供與會人員名單。如來賓要參觀酒店、外出瀏覽，則要派專人陪同。一些領(lǐng)導人員或重要客人，安排總經(jīng)理或相關(guān)人員拜會活動。需要宴請的，按有關(guān)規(guī)定，根據(jù)來賓情況進行安排。并給客人預訂好返程車、機票。5、客人離去后的收尾工作對于當?shù)乜腿?，接待工作結(jié)束后，除了征求客人對接待工作待的意見和建議外，一般并沒有多大的事務處理。對于外地客人，協(xié)助客人結(jié)算住宿等費用，電話通知客人單位，告之客人何時乘何次車返回，以便接站；安排送客的車輛，把客人送到車站，最后告別。四、文明接待按照經(jīng)營活動的客觀規(guī)律，處理好員工、客人的投訴，以及做好公務接待工作。一是建立文明的接待程序。對來訪者，都要熱情、和藹、講文明、講禮貌，

24、做到“三有三要”。即來有迎聲，問有答聲，走有送聲；在耐心聽取陳述，要明確回答問題，要做好處理工作。二是掌握文明接待的技巧和人際交往中的禮節(jié)。儀容端莊，舉止穩(wěn)重，面帶笑容，給人以親切、自然、大方、禮貌的感覺，給對方留下一個良好的第一印象。服務周到，樹立賓客至上，全心全意的服務精神。態(tài)度謙恭和藹，熱情誠懇，平等相待，一視同仁。用語要文明，做到親切樸實，莊重柔和，簡練準確，真誠謙遜，語言表達上要“穩(wěn)、慢、輕、柔、情”。辦公室接待來訪工作流程圖禮貌在先起立招呼 讓座倒茶 問對方姓名 詢問來訪目的 問對方單位 問身份及來訪要求 決定對象和方式自己接待 領(lǐng)導接待 填寫訪客記錄單 接待完畢禮貌送客根據(jù)來訪者

25、情況,可送辦公室門口、酒店通道口、酒店大堂 向領(lǐng)導反饋接待情況三、辦公事事務管理介紹信管理規(guī)定一、介紹信種類1、信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達較為復雜的內(nèi)容。2、存根介紹信：用這種介紹信主要用于介紹某人到何處辦何事的一個憑證，這種介紹信存根要歸檔，保存期五年。3、證明信：以酒店的名義證明某人的身分、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實情況的專用書信。二、介紹信保管與使用酒店介紹信由辦公室專人負責保管和開具，開具介紹信要嚴格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門經(jīng)理簽署意見后，報經(jīng)分管總經(jīng)理審批，一般事宜需由部門經(jīng)理簽字，辦公室主任審批，方可開具介紹信，嚴禁開出空白介紹信。名片印制管理規(guī)定一、酒店各部門個人

26、名片需報辦公室統(tǒng)一印制，并實行統(tǒng)一徽章、統(tǒng)一底版，名片上坐機號統(tǒng)一印酒店總機，個人手機號印制酒店統(tǒng)一發(fā)放的手機號。二、酒店主管以上管理人員可以印制名片。三、各部門（主管以下級別的）員工確因工作需要印制名片，由所屬部門提出申請，請經(jīng)分管總經(jīng)理審批后方可辦理印刷事宜。四、酒店所有名片的印刷申請由總經(jīng)理辦公室負責審批、發(fā)放、采購部負責印刷。印章管理規(guī)定為嚴格本酒店的印章管理，特制訂本規(guī)定：一、酒店印章的種類酒店印章主要有酒店公章、合同章、各類財務章、法人代表章、部門印章。二、印章管理、審批權(quán)限公章、合同章由酒店辦公室專人專職負責保管。凡使用上述印章應填寫“印章使用審批單”或印章使用登記薄。1、公章的

27、使用凡申請使用公章的文件，均需辦公室主任審核。2、合同章的使用涉及有關(guān)費用開支的經(jīng)濟合同、協(xié)議等必須按管理權(quán)限，由總經(jīng)理或分管總經(jīng)理審批后用印。對在具有法律效力的文書（合同、協(xié)議）等用印，須經(jīng)法定代表或授權(quán)人審批后辦理。3、財務專用章、法人代表章的使用該章由財務部指定專人負責保管和使用。其中銀行印鑒必須分二人保管。使用上述印章由財務部經(jīng)理審批后方能用印。4、各部門印章的使用各部門印章由部門經(jīng)理本人或指定專人負責保管使用。部門印章限于部門之間的工作聯(lián)系，對外不具備法律效力。注：嚴禁酒店公章、財務專用章、法定代表人印章攜帶出酒店以外使用。無特殊情況不得先用印，后填寫單子審批。對不執(zhí)行規(guī)章，擅自用印

28、的，除按酒店規(guī)章制度處罰外，還將保留追查印章使用責任人的法律瀆職責任，對造成嚴重后果的，一切責任將自負。四、值班經(jīng)理制度一、工作職責1、酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理不在店期間，代為處理急需解決的問題及協(xié)調(diào)各部門工作，如遇難以決斷的問題，可請示總經(jīng)理或副總經(jīng)理后作出決定。2、值班過程中不定時巡視酒店的各個操作區(qū)域和后臺區(qū)域，檢查各區(qū)域的衛(wèi)生、安全、員工操作、服務態(tài)度及儀表儀容等狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時指出或通知有關(guān)部門。3、遇到突發(fā)性或非常性緊急事故，如火警、停電、嚴重漏水、騷亂、打架、意外傷亡等，要立即趕往現(xiàn)場處理，并及時電告總經(jīng)理或副總經(jīng)理。4、檢查當日有否重要客人到達或離店，做好重要客的接待工作。5、根

29、據(jù)HSKP發(fā)出的查房項目及標準，抽查三間房間，如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知客房中心或有關(guān)部門。6、拔打三個內(nèi)線或外線電話，檢查酒店總機接線生接聽電話的禮貌程度是否符合酒店標準。7、協(xié)助大堂副理各部門當值主管處理賓客投訴。8、核對每天的酒店自用房和免費房。9、當班結(jié)束時，將整個當班情況及發(fā)生的每一事件的具體內(nèi)容處理結(jié)果，詳細記錄在值班經(jīng)理工作日記中。二、值班經(jīng)理人員值班及時間1、值班經(jīng)理由總經(jīng)理指定的部門經(jīng)理或主管擔任。2、按照總經(jīng)理辦公室每月編排的“值班經(jīng)理排班順序表”輪流當值。3、當值時間為：周一至周五當天下午5：00至次日早上8：00 周六至周日早8：00至次日早上8：00三、值班經(jīng)理工作要求及工

30、作流程1、值班經(jīng)理根據(jù)總經(jīng)理辦公室制定的值班經(jīng)理排班表，明確自己的值班日期及班次，按時值班。2、值班經(jīng)理每天17：00前到總經(jīng)理辦公室、領(lǐng)取值班經(jīng)理工作日記和值班經(jīng)理報告表。3、值班經(jīng)理必須掌握酒店各項突發(fā)事件處理程序。4、值班經(jīng)理在處理所有事件過程中，必須本著代表整個酒店管理層的形象，本著嚴肅的工作態(tài)度，認真履行值班經(jīng)理職責，沉著、冷靜、謹慎、仔細地處理每一件事。確因某種原因無法完成，必須在值班經(jīng)理工作日記中作出說明。5、值班經(jīng)理應佩帶必要有通訊工作，以備及時聯(lián)系，并應著酒店服裝，注意儀容儀表。6、值班人員有特殊情況不能在酒店值班的，需提前一天通知辦公室調(diào)整。7、值班經(jīng)理在當班結(jié)束前，認真寫

31、好值班經(jīng)理工作日記和值班經(jīng)理報告表，在次日8：00前交到總經(jīng)理辦公室?？傊蛋嘟?jīng)理檢查報表 日期： 值班經(jīng)理： 項 目部 門服務質(zhì)量檢查項目勞動紀律衛(wèi)生情況設(shè)備（消防）完好情況早餐準備情況（或其它情況）著裝、儀容、站姿、微笑、問好、主動服務注：對前臺區(qū)域不少于二次檢查，對后臺區(qū)域（包括對各辦公室）必須抽查一次，本表只填寫存在問題及處理結(jié)果，若無問題就填寫正常，報表照交。值班經(jīng)理管理制度1、總經(jīng)辦制定值班經(jīng)理排班表，在上一輪值班結(jié)束前發(fā)放至各值 班經(jīng)理。2、總經(jīng)辦根據(jù)總經(jīng)理的要求，與有關(guān)部門聯(lián)系，處理值班經(jīng)理報告中的各種問題并及時將結(jié)果反饋給總經(jīng)理。3、總經(jīng)辦每日值班開始前準備好值班經(jīng)理交班記錄本

32、及空白值班經(jīng)理報告表，并通知值班經(jīng)理及時領(lǐng)取。4、總經(jīng)辦負責統(tǒng)計值班經(jīng)理報告中記錄的公共區(qū)域問題及客房問題，并在每月底將統(tǒng)計結(jié)果送呈總經(jīng)理審閱。5、總經(jīng)辦每月底負責向執(zhí)行總經(jīng)理匯報各值班經(jīng)理履行工作職責情況。6、值班名單臨時更改，總經(jīng)辦及時通知各部門并報告總經(jīng)理。7、總經(jīng)辦負責新值班經(jīng)理工作培訓安排。8、由總經(jīng)辦妥善保管值班經(jīng)理報告及值班經(jīng)理交班記錄本，并進行存檔。9、由總經(jīng)辦處理其他有關(guān)值班經(jīng)理事宜。文書管理酒店基本行文規(guī)范公文格式報告格式 金鑫大酒店 密級文號標題主送機關(guān)（全稱）正文（報告的起因、內(nèi)容）（要求一事一報）特此報告（以上報告，如有不妥，請指示）打報告單位名稱日 期用途：下級向上

33、級匯報工作，反應情況和問題；答復上級機關(guān)的詢問或要求用報告。報告在事前、事中、事后都可以行文，且不需批復請示格式 金鑫大酒店 密級文號標題主送單位（全稱）正文（詳細、準確地寫明請示事由）；明確提出本單位或個人對解決某一問題的意見；具體提出對上級的要求。以上請示，當否，請審批（妥當、請指示） 請示單位名稱 日 期相關(guān)抄送單位用途：下級向上級匯報工作，某個問題作用指示給予答復，審檢批準的公文。請示必須事先行文，請上級批復。決議格式 金鑫大酒店 密級文號標題主送部門：正文 提出決議單位 日 期抄送單位用途：對某些重大問題或重要事項，經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行或知曉的公文，運用于店級會議。決定格式

34、：同決議用途：對重要事項或行動作出安排的一種公文，具有規(guī)范性和行政約束力。通知格式：金鑫大酒店文號通知主體被通知單位正文特此通知 通知單位 日 期用途：是將某種規(guī)定、情況、事項告訴有關(guān)單位或個人的一種公文。公函格式：去函格式關(guān)于XX問題的函受函單位正文為感 發(fā)函單位 日期結(jié)束用話：上行函用“為盼” 平等函用“為感” 下行函用“為安”或“是荷”復函：格式、同去函，標題用“XX（單位）關(guān)于XX問題的復函”，結(jié)束語，下行函用“此復”，其余用“特此函復”。公函的用途：用于上下級和各平行單位或不相隸屬的單位之間、商洽、詢問、答復聯(lián)系具體工作問題的公文。政策程序格式金鑫大酒店政策程序起草部門：審核常務副總

35、經(jīng)理批準總經(jīng)理生效日期：主題：正文使用：政策程序必須由分管副總經(jīng)理或常務副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準方可生效。內(nèi)部通函格式INTEROFFICE MEMO/內(nèi)部通函FROM/由： 請示 報告 TO/致： 通知 工作聯(lián)系A(chǔ)PPROVED BY/審批人： DATE/日期： NO。 SUBJECT/事由： 正文CC/抄報： 用途：用于酒店部門之間、部門與總經(jīng)理室聯(lián)系具體工作問題的公文。 部門向總經(jīng)理室通函，必須由所屬部門經(jīng)理簽發(fā)，部門與部門之間通函除發(fā)函部門經(jīng)理簽字外必須由分管副總經(jīng)理加簽。公文行文規(guī)范要分清上行、平行、下行文關(guān)系，不能混淆。要分清主送機關(guān)（單位）和抄送機關(guān)（單位）。向上級行文時，要選準

36、主送機關(guān)（單位），主送給一個直接主管機關(guān)（單位），不能多頭分送，對其他有關(guān)領(lǐng)導可以抄送。在下行文或平行文時，為了讓上級掌握情況，支持或協(xié)助某項工作，可同時抄報。上行文不能越級。除酒店辦公室外，其他部門均無權(quán)對外行文。部門需要辦理公文，均由部門擬稿，并交上級簽字，送總經(jīng)理辦公室核稿，由總經(jīng)理辦公室簽發(fā)。公文管理方法一、收文管理1、凡送交金鑫大酒店的文件、信函統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室秘書收發(fā)簽收、拆封、登記、分揀、傳遞。機要文件、密碼電報和酒店董事長、總經(jīng)理（不包括個人信件）收的信函，除注明簽收要求的以外，均由總經(jīng)理辦公室秘書負責簽收、拆封、登記呈送。有關(guān)單位直接寄送至部門的公文，屬于應送金鑫大酒店的正

37、式公文，須送總經(jīng)理辦公室秘書收文登記，并按金鑫大酒店收文處理。2、收文登記范圍：凡屬于下列文件，總經(jīng)理辦公室秘書應收文編號登記：省、市政府辦的正式文件（包括工作通報、會議紀要）；金鑫大酒店轉(zhuǎn)發(fā)的上一級政府機構(gòu)公文、文電、抄件；金鑫大酒店發(fā)文，涉及到金鑫大酒店的重要法律文書。3、簽收公文的分類送辦原則對簽收公文、簽注分文意見（附貼金鑫大酒店公文處理單見附件）送總經(jīng)理辦公室主任審核后，進行登記、分送、傳送。省、市、縣政府辦的正式公文，人事任免公文等送總經(jīng)理閱批； = 1 * GB3 分送：上級部門轉(zhuǎn)發(fā)的一般性公文，視內(nèi)容送總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、財務經(jīng)理閱批。 = 2 * GB3 直送：一般性業(yè)務公

38、文直接送職能部門閱辦，提出辦理意見后，送酒店分管副總經(jīng)理審簽。 = 3 * GB3 凡送總經(jīng)理的公文、材料，由總經(jīng)理辦公室秘書負責呈送。金鑫大酒店發(fā)文各部門的函件、文件，由各部門文員直接到總經(jīng)理辦公室領(lǐng)取。急需有關(guān)部室閱知、經(jīng)辦的重要公文，可同時復印送達有關(guān)部門?？偨?jīng)理有重要批示的，要進行登記，并做好督查落實工作。 = 4 * GB3 分送要及時、準確、安全，一般每日上下午二次，急件隨到隨拆，隨注隨送。二、公文的承辦和傳閱1、內(nèi)容重要，具有綜合性，且無具體承辦要求的公文，可復印送總經(jīng)理、常務副總、副總經(jīng)理、財務經(jīng)理或部門傳閱。傳閱要求在二天內(nèi)閱完。2、對總經(jīng)理明確部門辦理的公文事項，承辦部門要

39、落實人員，按要求辦理。對明確日期要求辦理的公文和事項，承辦部門應抓緊辦理，及時反饋辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。情況不復雜，承辦部門可以通過電話形式處理，不再另行辦文，但需在辦文單上作好記錄并歸檔?？偨?jīng)理辦公室將注明主辦和會辦部門，主辦部門就主動與會辦部門商議辦理。三、發(fā)文處理1、根據(jù)酒店的特殊性和適用范圍，對外公文只采用一種形式：即“畢節(jié)市大方縣金鑫大酒店文件”為文頭編“畢金鑫”字號。2、公文擬稿和簽發(fā)的要求： = 1 * GB3 擬文統(tǒng)一使用“畢節(jié)市大方縣金鑫大酒店發(fā)文稿紙”，主送欄下半部分由擬稿人列上主題詞，如有辦文根據(jù)應將此根據(jù)附在后面。 = 2 * GB3 觀點明確，條理清楚，情況確實，

40、文字簡煉，力求言簡意明。 = 3 * GB3 書寫工整，標點正確，用詞準確、規(guī)范。文件中的數(shù)字，除成文時間、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 = 4 * GB3 根據(jù)總經(jīng)理的要求以酒店名義擬定的對外發(fā)文，總經(jīng)理辦公室主任按規(guī)定核稿后，由秘書送總經(jīng)理審核簽發(fā)。 = 5 * GB3 凡各部門起草的、以酒店名義對外文件均應先送總經(jīng)理辦公室主任審稿簽注送簽意見，由分管部門負責人、總經(jīng)理審核后簽發(fā)。 = 6 * GB3 如果部門文稿涉及相關(guān)部門的，主辦部門應與有關(guān)部門會簽，取得一致意見后再送審，未經(jīng)會簽和總經(jīng)理辦公室主任審稿，不能送總經(jīng)理簽發(fā)。 = 7 * GB3

41、總經(jīng)理辦公室主任審稿后如有修改，將發(fā)回擬稿部門修訂并負責校核。 = 8 * GB3 公文無總經(jīng)理簽字、未經(jīng)核稿以及不符合辦文要求的，一律不得打印對外簽發(fā)。 = 9 * GB3 公文經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，由總經(jīng)理辦公室秘書編號、登記、用印。金鑫大酒店公文處理單收文（ ）字第 號 年 月 日來文單位歸檔案共 份文件性質(zhì)擬辦 批示傳閱人簽名 傳閱日期發(fā) 還 來文登記簿序號日期文號來文單位內(nèi)容提要份數(shù)備注三、酒店辦公室公文撰寫程序1、酒店文件： 酒店文件由總經(jīng)理指示內(nèi)容要點，辦公室擬稿，總經(jīng)理簽發(fā)。 辦公室文件撰寫、印制流程圖 紀錄總經(jīng)理要求、指示要點 會辦部門意見 規(guī)范擬稿程序 總經(jīng)理簽發(fā) 編 標題 內(nèi)

42、落款 打印校對 文 附件 容 發(fā)文 號 主送 事 時間 文件蓋章送發(fā) 抄送 項 份數(shù) 原文稿和打印文件 （蓋章）存檔 2、以酒店名義發(fā)送的部門文件： 由部門承辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理閱簽字后送辦公室核稿，總經(jīng)理簽發(fā)。以酒店名義發(fā)送文件的撰寫、印制流程圖：部門承辦人擬稿規(guī)范行文 部門領(lǐng)導簽字 有關(guān)部門領(lǐng)導會簽 辦公室核稿編文號標題 內(nèi) 主 落款 送總經(jīng)理簽發(fā)附件 容 送 發(fā)文擬稿 事 抄 時間 打印校對人 項 送 份數(shù) 打印件蓋章送發(fā) 原文稿和打印文件 （蓋章）存檔總經(jīng)理辦公室文件處理程序程 序標 準一、收文1、仔細清點、接收送達件數(shù)、核對送遞數(shù)清單和實收件。2、對專人遞送的機要、掛號及各種函件，要

43、仔細檢查其外部封套，發(fā)文單或回執(zhí)單是否相符，核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。3、對一些緊急文件，注明收件時間。4、登記來文登記簿。二、擬辦1、閱讀文件。2、擬出初步處理意見。3、明確閱批對象、部門、發(fā)放和閱讀范圍。4、急件先處理，并提出處理時限。5、簽署文件處理單似辦意見欄。三、批辦1、屬總經(jīng)理或副總經(jīng)理職權(quán)范圍相關(guān)事項的文件，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理受理2、屬總經(jīng)理辦公室受理的文件，由辦公室主任批辦。3、批辦意見必須明確，具體要指明承辦部門，辦法和承辦期限。4、發(fā)現(xiàn)上級批辦意見不具體，授權(quán)程序不清楚或其他疏漏之處，應及時提醒補充意見。四、承辦1、閱辦文件精神，立即組織貫徹執(zhí)行，或根據(jù)批辦

44、意見，提出執(zhí)行計劃。2、檢查文件精神執(zhí)行結(jié)果。五、傳閱1、根據(jù)擬辦和批辦的閱讀范圍、傳閱。2、注意應閱人員簽字或批復意見，如有漏閱、漏簽，應及時補辦（附文件傳閱單）。六、催辦1、根據(jù)文件的精神要求，按時面詢、電詢、核查工作落實情況。七、辦復1、承辦人將結(jié)果注明在公文處理單，并將情況報告有關(guān)領(lǐng)導。2、將文件原文存檔。辦公室工作總結(jié)工作流程圖根據(jù)總經(jīng)理需求 收集素材 列寫提綱 規(guī)范行文 總經(jīng)理閱改定稿打印 上報和分發(fā)有關(guān)部門和人員 歸檔格式標題 工作概況 成績經(jīng)驗 缺點教訓 改進措施 今后打算努力方向 落款金鑫大酒店檔案工作管理條例第一章 總 則第一條：為了加強酒店檔案管理工作，維護檔案的完整與安

45、全，不斷提高科學管理水平，有效地為酒店經(jīng)營管理工作服務，根據(jù)“中華人民共和國檔案法”及其也有關(guān)規(guī)定，制定本條例。第二條：本條例所稱的檔案，是指“酒店或個人在從事公務活動中直接形成的對國家和本酒店有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”它們是酒店的寶貴財富，酒店每個管理人員和員工都有保護檔案的義務。第三條：本酒店檔案（除財務部檔案暫由財務部管理外）均由酒店辦公室實行集中統(tǒng)一管理，以維護檔案的完整與安全，更好地為領(lǐng)導科學決策和酒店的各項工作服務。第二章 檔案機構(gòu)及其職責第四條：酒店辦公室是檔案工作業(yè)務部門，其基本職責是：對酒店各部門形成的各種文件材料進行收集、整理、立卷、歸檔工

46、作。集中一管理酒店各種門類和載體的檔案，積極提供、利用檔案，為酒店各項工作服務。按規(guī)定向上級主管部門檔案室移交進室檔案。辦理領(lǐng)導交辦的其它有關(guān)檔案業(yè)務工作。第五條：檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。第三章 文件材料的立卷歸檔第六條：各部門內(nèi)部形成 的具有保存價值的文件材料應收集齊全，及時送交酒店辦公室存檔。第七條：歸檔范圍，具體按“酒店文件材料立卷范圍”執(zhí)行。第八條：歸檔案卷質(zhì)量總的要求是，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件附件的有機聯(lián)系，區(qū)別不同人價值，便于保管和利用。具體要求如下：歸檔文件材料的種類、份數(shù)均應齊全完整。每份材料的正件與附件、印件與定稿，請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原

47、件、外文分別立在一起.不同年度的文件一般應分別立卷,跨年度的請示與批復,放在復文年立卷，無批復的放在請示年立卷，跨年度的規(guī)劃、方針放在第一年立卷；跨年度的總結(jié)、方針最后一年立卷；跨年度的會議材料放開幕年立卷；非訴訟案件放結(jié)案年立卷。案內(nèi)文件材料應按問題、時間順序先后排列，密不可分的文件應按照批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非訴訟性案件結(jié)論、決定、判決性文件在前、依據(jù)材料在后排列。卷內(nèi)文件材料應按依次順序在每頁右上角，背面的左上角填寫頁號；圖表和聲像材料在裝具上或聲像材料背面逐件填號。每個案卷必須按規(guī)定格式填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不準更改和簡化，無題名的應擬

48、寫，沒有責任者和時間的文件要經(jīng)考證后填入，填寫字跡要公正，卷內(nèi)目錄放置卷首。聲像材料應用文字標出被攝、錄對象、時間、地點、責任者和中心內(nèi)容。有關(guān)卷內(nèi)材料說明應填寫在備考表內(nèi)，并填寫立卷人，檢查人姓名和時間以負責。按規(guī)定填寫案卷封面，案卷標題要簡明確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般由責任者、內(nèi)容、名稱三部分組成。文字應通俗易懂，用毛筆或鋼筆寫。卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對文件應予裝裱或加邊。字跡擴散應復制并與復制件一并立卷，案卷采用三孔一線方法裝訂。第九條：歸檔時間。文書檔案在次年六月底前移交，科技檔案在項目、課題完成后三個月移交，財會檔案在第三年四月底前移交。嚴格交接手續(xù)、移交草案一式二份，由移交部

49、門和檔案室分別保存。第四章 檔案的管理第十條：應當立卷的文件材料，及時向辦公室（檔案室）移交，集中管理，任何部門和個人都不得據(jù)為已有。第十一條：檔案應及時對已歸檔案卷進行整理、編制案卷號、案卷目錄和案卷說明，并按順序排列上架，以固定案卷位置。第十二條：檔案庫房（柜）應有防盜、防光、防高溫、防潮濕、防火、防塵、防鼠設(shè)施。并根據(jù)需要和可能，逐步增添溫濕度控制器、報警等裝置。第十三條：不準在檔案庫房辦公和其他工作，不準在檔案庫房內(nèi)存放無關(guān)物品，無關(guān)人員嚴禁進入檔案庫房。第十四條：對保密檔案，嚴格按照“中華人民共和國保密法”和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第十五條：對到期檔案，由酒店分管領(lǐng)導，業(yè)務人員和檔案管理

50、同級成的鑒定小組進行鑒定，對失去保存價值的檔案，經(jīng)酒店領(lǐng)導審定，登記選冊，由二人監(jiān)督銷毀。第五章 檔案的利用第十六條：檔案管理工作人員要熟悉保存檔案的情況，主動了解酒店各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。第十七條：本酒店工作人員因工作需要均可向檔案室借閱有關(guān)檔案資料；外單位因工作需要借閱本單位檔案時，需持本單位介紹信，經(jīng)辦公室領(lǐng)導批準，可提供查閱，但不予以外借，并按規(guī)定收取咨詢、復制費。第十八條：借閱檔案均需辦理借閱手續(xù)，查閱檔案人員要愛護檔案，不準在卷內(nèi)文件上圈注涂改，不準拆卷撕頁，對損壞遺失檔案資料者依法給予必要的處分。 第六章 附則第十九條：本條例自二0一三年五 月二十日起執(zhí)

51、行。第二十條：本條例與國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定相抵觸時，一律按國家規(guī)定執(zhí)行。金鑫大酒店檔案保密制度嚴格按照酒店確定的保密范圍和密級劃分，做好立卷、歸檔、保管、利用中的保密工作。保密文件立卷時，要嚴格執(zhí)行保密制度，要在案卷上注明密級。酒店內(nèi)部借閱保密檔案須經(jīng)辦公室負責人批準，并辦理登記手續(xù)；外單位因工作需要確需查閱本單位保密檔案的須經(jīng)酒店領(lǐng)導或辦公室負責人批準后，方可按批準范圍提供有關(guān)情況。借閱保密檔案者，要做好保密檔案的保管工作，不得擅自擴大閱讀范圍、摘錄、復制，如需摘錄、復印必須辦公室負責人批準。借閱的檔案用畢后應立即歸還，不得帶入家中，不得擱置、拖延，嚴防丟失。保密檔案做到單獨立卷、歸檔，存放在

52、保密柜內(nèi)，做到專柜、專用、專管。檔案人員要嚴格執(zhí)行保密守則，做到不該看的機密，絕對不看，不該問的機密，絕對不問，不得擅自摘錄、復印保密文件，不得擅自向他人借閱，不得向家屬、子女、親友、同事談論保密范圍內(nèi)的秘密。不得讓無關(guān)人員進入檔案庫房，嚴禁借閱人自拿自放檔案材料。做好檔案庫房的管理，嚴防失火、失竊事件。在檔案保管利用過程中如發(fā)生泄密事件，要視情節(jié)輕重，給予批評或處分。金鑫大酒店檔案保管期限條例一、總則（一）根據(jù)國家“檔案法”和上級檔案主管部門有關(guān)規(guī)定，結(jié)合酒店的實際情況，為準確地劃分檔案保管期限，使保存的檔案既有價值又精練完整，既能反映和維護酒店的主要職能活動及歷史面貌，又便于保管和利用，特

53、制訂本條例。（二）檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年50年，短期為115年。（三）確定檔案保管期限原則：1、凡是反映本酒店主要職能活動和基本歷史面貌，對國家建設(shè)和歷史研究有長遠查考利用價值的檔案，應劃為永久保管。2、凡是反映本酒店一般工作活動，在較長時間對本酒店的工作活動有查考利用價值的檔案劃分為長期保管。3、凡是在短期時間內(nèi)對本酒店有參考利用價值的檔案為短期保管。（四）本條例所指的“重要的”和“一般的”別是：“重要的”是指方針政策性或重大問題，具有歷史價值的檔案?！耙话愕摹笆侵甘聞招缘幕驑I(yè)務性問題的檔案。（五）報表類：不設(shè)年報、只設(shè)季報的，季報作永久保管；年報、季報都不設(shè)，只

54、設(shè)月報的，月報作永久保管。二、綜合類（六）上級領(lǐng)導部門頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的條例、決議、決定、規(guī)定、辦法、指示。 1、屬于本酒店主管的業(yè)務并要執(zhí)行的：重要的永久；一般的長期 2、非本酒店主管業(yè)務，但同本酒店工作有密切關(guān)系并要執(zhí)行的短期（七）上級領(lǐng)導部門和領(lǐng)導人對本單位工作的指示、批示以及接見時的講話、記錄等文件材料永久、（八）本酒店參加全國會議及各種專業(yè)會議帶回來的文件材料。 重要的（會議材料、領(lǐng)導講話）永久 一般的（經(jīng)驗交流材料、簡報等）長期（九）本酒店辦公會議紀要永久（十）本酒店頒發(fā)的決定、規(guī)定、規(guī)章制度、崗位職責、辦法、條例、通知 重要的永久；一般的長期（十一）本酒店召開的有關(guān)專業(yè)會議 重要的（會

55、議文件、總結(jié)、紀要）長期（十二）酒店年度綜合性的工作意見、報告、總結(jié)永久（十三）本酒店的組織機構(gòu)成立、分設(shè)、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章等永久（十四）本酒店代上級機關(guān)草擬并被采用的計劃、規(guī)定、條例、通知、批文等長期（十五）本酒店編輯的簡報、通報長期（十六）本酒店對管理人員及員工的任免、獎懲的決定、通知、批復永久（十七）本酒店人員編制、勞動工資年報永久（十八）本酒店管理人員職稱評定材料永久（十九）本酒店對管理人員及員工的處分材料 影響大的、問題嚴懲的永久；一般的長期（二十）本酒店管理人員、員工的錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、職務聘用、憮恤、死亡等文件材料永久（二十一）評定職稱往來文件長期（二十二）員

56、工培訓工作計劃、總結(jié)長期（二十三）本酒店員工教育、保衛(wèi)、福利等，重要的長期；一般的短期三、財務會計類（二十四）本酒店編制的財務會計制度、財務分析、計劃、財務管理辦法及財產(chǎn)交接文件長期（二十五）本酒店會計報表 年度的永久，月度的長期（二十六）對本酒店一般財務、會計、資金問題的通知批復長期四、基建工程類（二十七）上級機關(guān)頒發(fā)的基本建設(shè)、地質(zhì)勘探、建筑安裝企業(yè)基建財務管理的條例、決定、批示、辦法：重要的長期；一般的短期（二十八）本酒店基建工程項目、維修改造項目（從醞釀決策到建成投產(chǎn)使用過程中形成的一切文件資料）永久（二十九）本酒店能源消耗資料長期（三十）本酒店設(shè)施維修資料：重要的長期；一般的短期（三

57、十一）本酒店新進設(shè)施設(shè)備產(chǎn)品說明、介紹：大型的永久；中上型的長期五、客房、餐飲類（三十二）前廳部住宿率月報長期（三十三）餐飲部月報表長期（三十四）娛樂部月報表長期（三十五）客人傷病事故報表：重大的永久；一般的長期（三十六）酒店重要廣告底圖、樣張短期六、安全保衛(wèi)工作（三十七）上級機關(guān)頒發(fā)的有關(guān)安全、保衛(wèi)工作方面的指示、規(guī)定長期（三十八）酒店“五防”重大案件的調(diào)查報告及處理結(jié)論長期（三十九）酒店員工違法犯罪、錯誤行為的處理決定和復查結(jié)論長期七、經(jīng)營、銷售管理工作（四十）酒店有關(guān)營銷方面的有關(guān)指示、規(guī)定長期（四十一）有關(guān)酒店的管理模式、營銷指導思想等材料長期（四十二）有關(guān)營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)濟合同永久（四十

58、三）有關(guān)酒店營銷狀況的年度統(tǒng)計報表等長期檔案資料借閱制度凡本酒店工作人員因工作需要，均可由本室借閱有關(guān)檔案資料。凡檔案存本酒店的單位工作人員因工作需要要借閱本室檔案 資料的，須經(jīng)本酒店辦公室領(lǐng)導批準后方可借閱。外單位因工作需要借閱本室檔案資料的，須持本單位介紹信，經(jīng)酒店領(lǐng)導批準后，只提供查閱，不予借用。并按規(guī)定交納檔案咨詢、復制費用。查閱檔案須遵守黨和國家保密規(guī)定，不準私自摘錄、翻印和轉(zhuǎn) 借，絕密檔案不外借，與本人業(yè)務無關(guān)檔案不提供。借閱檔案資料，須先在本室辦理借閱登記手續(xù)。查閱檔案資料人員，要愛護檔案，不準圈注涂改，不準損壞、 拆卷、撕頁。對損壞、遺失檔案資料的行為要給予必要的批評教育，直到

59、外分。查閱檔案在檔案室進行，無關(guān)人員不得進入檔案庫房。 利用者有義務向檔案室提供利用檔案的經(jīng)濟效益和社會效益的情況。金鑫大酒店文件材料立卷范圍一、上級政府機關(guān)的文件和材料。1、上級政府機關(guān)下達的屬本酒店主管工作并要貫徹執(zhí)行的文件，上級機關(guān)下達的批復件。2、參加上級政府部門召開的專業(yè)性會議，需要貫徹執(zhí)行或有參考價值的文件材料。3、代上級政府機關(guān)草擬被采用的文件的草稿和印本。4、上級政府機關(guān)和非隸屬機關(guān)發(fā)來的非本酒店主管業(yè)務，但需要貫徹執(zhí)行的通知、條例、規(guī)定、規(guī)章等文件。5、上級機關(guān)和領(lǐng)導視察、檢查本酒店工作中形成的文件、重要批示、講話、題詞、照片和具有特殊保存價值的聲像材料等。二、本酒店的文件材

60、料。1、本酒店辦公會議紀要、服務質(zhì)量簡報、安全治安、衛(wèi)生檢查情況通報。2、本酒店召開的工作會議、專業(yè)會議文件和材料的最后修改稿和打印稿。3、本酒店工作計劃、總結(jié)報告。4、本酒店及各部門編制和制定的各種計劃、規(guī)劃、崗位責任制、工作條例、情況分析、章程、制度等文件和材料。5、本酒店財會方面的憑證、賬簿、表冊、報表、財務分析等資料。6、消防安全計劃、演習計劃、情況匯報等資料。7、客人傷病事故報告。8、酒店重要廣告底圖、樣張。9、酒店的基建項目土地征用、工程設(shè)計、施工、竣工等環(huán)節(jié)形成的全部資料。10、酒店業(yè)務部門營業(yè)報表及工程部能源消耗表。11、工程重要設(shè)備設(shè)施維修情況材料。12、酒店與其他機關(guān)協(xié)商工