民營企業(yè)檔案規(guī)范管理培訓

1、民營企業(yè)檔案管理*檔案局2010.6.101主講內(nèi)容企業(yè)管理檔案經(jīng)濟合同管理檔案2企業(yè)管理檔案3企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。 企業(yè)檔案的含義4民營企業(yè)檔案的分類序號內(nèi) 容代號1企業(yè)管理性檔案A2基建檔案B3科研檔案C4產(chǎn)品檔案D55設備檔案E6會計檔案F7合同檔案G8員工檔案H9特殊載體檔案J6企業(yè)檔案分類原則：以全部檔案為對象依據(jù)企業(yè)管理職能 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點7保持檔案材料的內(nèi)部有機聯(lián)系方便管理與利用協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動8A 企業(yè)管理性檔案一、檔案與文件的區(qū)別尚未辦理完畢

2、的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。對日后沒有查考價值的文件不是檔案 。9二、件的含義單份文件，每份文件為一件；各種報表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等，一冊（本）為一件；10正本與定稿為一件；正件與附件為一件；正文與文件處理單為一件；原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件；11來文與復文、去文與復文（具體包括請示與批等）可作為組合件，或各為一件。12三、歸檔的主要步驟和要求文件材料歸檔可分為11個步驟：1收集文件7文件著錄2區(qū)分年度8填備考表3劃分期限9文件裝盒4文件裝訂10打印目錄5文件排列11入庫裝箱柜6文件編號131、收集文件把反映本單位主要活動的，應該歸檔的文件

3、材料收集齊全、完整。（歸檔范圍見書P17-18）14對不需歸檔的文件要進行剔除。要注意“帳外”文件的收集，特別是各種上報圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會帶回的會議文件等。152、區(qū)分年度 根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。16一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。計劃、預決算、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。17長遠規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。多年的總結(jié)、報告，放在文件針對的最后一年。18跨年度的案件，放在結(jié)案的一年?？缒甓鹊臅h，放在閉幕年。193、劃分期限準確地判定每一份文件和每一組文件的價值，保管期限分別定為

4、永久（無限期）、長期（1650年）、短期（15年以下）。（保管期限表見書P25）204、文件裝訂修裱破損或頁幅過小的文件復制字紙模糊或易褪變的文件，對以純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進行復制。21超大紙張折疊 對報表、圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時，宜整份折疊22去除會生銹的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等裝訂用品）。23如果是組合件，按以下順序進行組合件內(nèi)的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，

5、來文在后。24裝訂 采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式 對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。25 不銹鋼釘26 三點一線裝訂275、文件排列由單位檔案室集中歸檔的單位:先將歸檔的文件材料按三個保管期限分開，同一保管期限的文件材料按照“機構(gòu)時間”或時間先后排列。28由各部門分別整理歸檔的單位，先將歸檔文件按機構(gòu)分開，在將同一機構(gòu)的文件按三個保管期限分開，同一保管期限內(nèi)按時間先后排列。 盡可能將關(guān)系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。29統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料、來文與復文、去文與復文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時間先后排列。30同一保管期限文件的排列順序應保持相對穩(wěn)

6、定。316、文件編號歸檔文件應逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。全宗號類別號期 限年 度機 構(gòu)件 號32全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機 構(gòu)件 號15全宗號：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫）33全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機 構(gòu)件 號15類別號：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為A34全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機 構(gòu)件 號15期限：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期35全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機 構(gòu)件 號15年度：以四位阿拉伯數(shù)字標注文件形成年度的公元紀

7、年。36全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機 構(gòu)件 號15機構(gòu)：填寫文件形成或承辦部門的簡稱或代號（不分機構(gòu)編檔號的單位此欄可空）。37全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機 構(gòu)件 號15件號：以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個流水號。件號應做到不重號，不空號。38不分機構(gòu)編件號年度期 限文件數(shù)量件 號2005永久45145長期2501250短期28512852005永久58158長期2101210短期280128039分機構(gòu)編件號年度機構(gòu)期 限文件數(shù)量件 號2005辦公室永久50150長期2001

8、200短期28012802005業(yè)務科永久78178長期1851185短期2501250.40在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應年度已歸檔文件之后編目歸檔。417、文件著錄 把歸檔文件的有關(guān)項目錄入檔案管理系統(tǒng)。著錄項目必須準確、詳細，以提高利用文件的查準率、查全率。42必須著錄的項目有：文件題名、責任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數(shù)、件號、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣）43全宗號類別號年度保管期限機構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知2005-0

9、6-025件號：以年度為界限，一個保管期限編一個大流水號。44全宗號類別號年度保管期限機構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知200506-025責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機關(guān)；聯(lián)合發(fā)文的，可只著錄第一責任者。45全宗號類別號年度保管期限機構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知200506-025文號：文件的發(fā)文字號，如“從府2005X號”46全宗號類別號年度保管期限機構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件

10、號責任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知2005-06-025題名：即文件的標題，一般應照實抄錄，不做隨意改動。如文件沒有題名或有題名但無實質(zhì)內(nèi)容，無法揭示文件的實際內(nèi)容或成份，應加擬或重擬，附于原題之后，外加“ ”號47全宗號類別號年度保管期限機構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知2005-06-025日期：指文件形成日期。48全宗號類別號年度保管期限機構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號

11、 關(guān)于的通知2005-06-025頁數(shù)：指歸檔文件的有效頁面數(shù)，文件處理單也要統(tǒng)計頁數(shù)。49全宗號類別號年度保管期限機構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005 號 關(guān)于的通知2005-06-025備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見檔號。508、填寫備考表 盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。51整理人：由負責本盒文件整理歸檔的人員簽名。檢查人：由負責本盒文件歸檔質(zhì)量審核的人員簽名。日期：填寫歸檔的年、月、日。529、文件裝盒將整理好的歸檔文件按照編號順

12、序裝入檔案盒，文件松緊要適當，盒滿為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。53在檔案盒的背脊上填上以下項目：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機構(gòu)（不分機構(gòu)的單位可空）、起止件號。（詳見下圖）54全宗名稱全宗號類別號年 度機 構(gòu)期 限起止件號檔案盒背脊式樣公司全宗號類別號A年 度2005機 構(gòu)期 限短 期起止件號 128已填好的檔案背脊事例5510、打印目錄按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式一份?！皺n案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。56（1）目錄夾封面全宗名稱公司全 宗 號類 別A期 限短期年 度200557（2）目錄夾背脊全宗號機 構(gòu)類別號

13、A期 限短期年 度200558（3）填寫歸檔情況登記表年度保管期限件數(shù)保 管接 收備注單位姓名單位姓名2002永久502003永久752004永久23.單位名稱：公司歸檔情況登記表59（4）擬寫歸檔說明，內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設機構(gòu)及單位領導人變化情況本年度管理性檔案（文書）歸檔情況 60公司二三年歸檔說明一、主要工作概況（此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫）二、機構(gòu)、領導人變化情況1、本公司內(nèi)設5個部門（、.）共有職工人。2、領導人變化情況 任總經(jīng)理 任財務總監(jiān) 任技術(shù)總監(jiān)三、本年度文書歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴格劃分

14、保管期限，及時歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久108件，編號1108件；長100件，編號從100件；短期100件，編號1100。二四年月61全宗號類別號年度保管期限機構(gòu) A2005 短 期歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005x號 關(guān)于的通知2005-06-025（4）打印歸檔文件目錄62裝訂“檔案目錄” 如果每年文件數(shù)量不多，形成目錄頁數(shù)較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個流水號）。63具體裝訂時，先放置“歸檔情況登記表”，再按時間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說明”排在前面，在按順序接

15、排相應年度的歸檔文件目錄。6411、入庫裝箱柜 室?guī)靸?nèi)檔案箱柜裝具應排列有序，統(tǒng)一編號。有利于提供利用。65一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點是便于存放和拿取檔案。66G 企業(yè)經(jīng)濟合同管理類經(jīng)濟合同檔案是本企業(yè)對各類企業(yè)和客戶授信活動中形成的，反映信用業(yè)務工作情況并且有保存價值的文件材料的總稱。主要指企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、銷售合同及客戶管理檔案。67根據(jù)企業(yè)的實際情況可設置為經(jīng)濟合同、客戶管理檔案類。 68合同材料的分類整理1可按合同形成的地區(qū)排列。2可按合同形成的時間順序進行排列。693可按合

16、同形成的內(nèi)容種類進行排列。70類目標識編制： （1） 適用中小型企業(yè)、合同材料不多： G 1 1 案卷號（順序號） 目錄號（第1本目錄） 大類代字 （企業(yè)經(jīng)濟合同管理 類） 71（2）適用大中型企業(yè)，合同、客戶材料較多的7273根據(jù)本單位的實際工作中產(chǎn)生的合同材料而定，類目設置可增可減。74 4.合同檔案保管期限分為長期（1650年）和短期（115年）。 755、合同檔案的整理（1）單份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法 a.卷內(nèi)文件排列 b.編頁碼 c.擬寫案卷標題 76順序號文號責任者題 名 日期頁號備注1公司 合同2002.02.051. 卷內(nèi)文件目錄全宗號目錄號G1.1案卷號1d.填

17、寫卷內(nèi)目錄77案卷封面公司 公司與公司簽定合同、協(xié)議書自 2002年2月至2005年2月保管期限長期本卷共 1件 23頁歸檔號全宗號目錄號G1.1案卷號13e.編制封面7879 f.案卷裝訂 g.入盒 h.編制“檔案目錄”80卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注13 公司與公司簽定合同、協(xié)議書2002.02.10-2005.02.2023長期案卷目錄案卷目錄式樣81全宗名稱公司全 宗 號目 錄 號G1.1起止年度2002-2005“檔案目錄”封面式樣82全宗號目錄號G1.3年 度2002-2005案卷號1-50保管期限長期“檔案目錄”背脊式樣83謝 謝84主講內(nèi)容會計檔案員工檔案特殊載體

18、檔案室?guī)旃芾?5民營企業(yè)會計檔案管理86一、什么叫會計檔案按照財政部、國家檔案局制發(fā)的會計管理辦法規(guī)定，會計檔案是指：會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算材料。87二、企業(yè)會計檔案的具體內(nèi)容（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會計憑證；88（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。89（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。90（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。91三、會計檔案歸檔要求（一）企

19、業(yè)每年形成的會計檔案，應當由會計部門負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊；92（二）會計檔案應做到齊全、完整。93四、企業(yè)會計檔案保管期限表序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限1 會計憑證15年2 現(xiàn)金賬25年 總賬、各明細賬15年943 月、季財務報告3年 年度財務報告永久4 保管、銷毀清冊永久 移交清冊15年95五、企業(yè)會計檔案分類大類代號一級屬類代號二級屬類代號會計檔案F會計憑證1會計賬簿21. 現(xiàn)金賬212. 總賬、明細賬22財務報告31.年度財務報告312.月、季財務報告32其他496六、企業(yè)會計檔案編號例：97七、企業(yè)會計檔案整理 參照辦法的規(guī)定要求，各企業(yè)每年形成的會計檔案

20、，應由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。98全宗號目錄號案卷號件 號F1.1.1.116整理方法： 1. 編頁號（年度財務報告） 2. 蓋檔號章993. 編案卷號（1）年度財務報告 1（2）月季財務報告 1 （3）現(xiàn)金賬 1（4）總賬、明細賬 1（5）憑證 1（6）其他 1100會計檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標題起止時間保管期限卷類張數(shù)備考21財務報告公司2003年財務報表自2003年12月至2003年12月永久84. 填寫會計檔案卷類目錄順序號：同一本目錄內(nèi)流水編號101會計檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標題起止時間保管期限卷類張數(shù)備考21財務報告公司2

21、003年財務報表自2003年12月至2003年12月永久84. 填寫會計檔案卷類目錄類別：案卷所屬類別102會計檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標題起止時間保管期限卷類張數(shù)備考21財務報告公司2003年財務報表自2003年12月至2003年12月永久84. 填寫會計檔案卷類目錄卷（冊、袋）標題：概括案卷的內(nèi)容，例：公司2003年財務報告103會計檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標題起止時間保管期限卷類張數(shù)備考21財務報告公司2003年財務報表自2003年12月至2003年12月永久84. 填寫會計檔案卷類目錄起止時間：104會計檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標題起止時間保管期限卷類張數(shù)備考21財務

22、報告公司2003年財務報表自2003年12月至2003年12月永久84. 填寫會計檔案卷類目錄保管期限：根據(jù)會計檔案保管期限表確定105會計檔案目錄順序號類別卷（冊、袋）標題起止時間保管期限卷類張數(shù)備考21財務報告公司2003年財務報表自2003年12月至2003年12月永久84. 填寫會計檔案卷類目錄卷內(nèi)張數(shù)：案卷內(nèi)的張數(shù)1065. 裝盒、排架107民營企業(yè)員工檔案管理108一、企業(yè)員工檔案的含義 這里的員工檔案不是指一般意義上的企業(yè)職工檔案，也不是指流動人員檔案，而是民營企業(yè)為了管理企業(yè)聘用的員工而建立的有關(guān)員工個人情況的檔案。 109 每一各員工被企業(yè)正式錄用后，企業(yè)人力資源管理部門應及

23、時建立有關(guān)的員工檔案。110二、企業(yè)員工檔案的歸檔要求（一）企業(yè)人力資源管理部門對應反映員工上述方面的材料應及時整理歸檔；111（二）歸檔的材料必須真實，文字清楚；（三）企業(yè)員工檔案實行一人一檔的立卷方法。112三、企業(yè)員工檔案保管期限、代號（一）保管期限：“定期”（二）代號：H113四、企業(yè)員工檔案收集范圍（見書38頁）序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1員工錄用登記表定期2員工與企業(yè)的勞動合同等契約性文件定期1143員工身份證明材料（如身份證復印件等）定期4員工學歷、學位和專業(yè)技術(shù)職務證明材料（復印件）定期5員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績、鑒定材料定期115序號歸檔文件材料名稱或類型

24、保管期限備注6有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎懲方面的文件材料定期員工與本企業(yè)合同期滿后，企業(yè)應將有關(guān)材料交員工本人7員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓的證書定期8員工參加社會保險、醫(yī)療保險等方面的文件材料定期9有關(guān)該員工的其他應歸檔文件材料定期116五、企業(yè)員工檔案整理方法 按入職先后每一位員工分開管理，即在大類代號后直接跟案卷號；職工人數(shù)多的可先區(qū)分部門或年度，即大類代號后跟部門或年度代號，最后加案卷號。117企業(yè)員工檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1 員工檔案10定期卷號：1118企業(yè)員工檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1 員工檔案10定期題名：員工檔案11

25、9企業(yè)員工檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1 員工檔案10定期卷內(nèi)頁數(shù)：10120企業(yè)員工檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1 員工檔案10定期保管期限：定期121民營企業(yè)特殊載體檔案管理122一、特殊載體檔案的范圍（一）聲像檔案，包括： 1 照片 ， 2 底片 ，3 錄音帶 ， 4 錄像帶，5 磁盤 ， 6 光盤。123（二）實物檔案，包括： 1 獎旗 ， 2 獎杯 ， 3 獎狀 ， 4 牌匾， 5 證書等。二、特殊載體代號 “J”124三、特殊載體保管期限（P39）序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限一、聲像類1反映本企業(yè)主要職能活動和工作成果的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等永久1252領導人和著名人物參加本企業(yè)有關(guān)重大活動的照片、