六西格瑪社團(tuán)財(cái)務(wù)流程改造

1、改善項(xiàng)目：社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)項(xiàng)目設(shè)計(jì)步驟項(xiàng)目名稱的確定項(xiàng)目背景的介紹1234567六西格瑪項(xiàng)目設(shè)計(jì)2社團(tuán)因素Corporation社聯(lián)財(cái)務(wù)部門因素Treasurers Department個(gè)人因素Person一.項(xiàng)目名稱的確定項(xiàng)目選定的原因31）社團(tuán)財(cái)務(wù)部門方面社團(tuán)財(cái)務(wù)部門人員流動(dòng)率高，變更速度快，人員不足，對(duì)于財(cái)務(wù)管理流程認(rèn)識(shí)度較低，社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)的細(xì)則不了解導(dǎo)致效率低下，社團(tuán)對(duì)財(cái)務(wù)管理存在一定不滿。2）社聯(lián)財(cái)務(wù)監(jiān)控部門方面針對(duì)社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)的財(cái)務(wù)流程規(guī)定較為繁雜，審批人員數(shù)量多，歷時(shí)時(shí)間長，同時(shí)財(cái)務(wù)部工作復(fù)雜繁多，財(cái)務(wù)部門工作人員僅有11人，難以應(yīng)付全校五十四個(gè)社團(tuán)的工作壓力。3）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人方面擔(dān)任

2、管理學(xué)校所有社團(tuán)財(cái)務(wù)情況的財(cái)務(wù)部副部長，就讀人力資源管理專業(yè)，并非科班出身，但是經(jīng)過兩年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于社團(tuán)的財(cái)務(wù)管理工作具有較為深入的了解和認(rèn)知。二、項(xiàng)目背景介紹43.1 項(xiàng)目描述我院校社聯(lián)財(cái)務(wù)監(jiān)控部作為管理學(xué)校所有社團(tuán)的唯一校級(jí)財(cái)務(wù)管理部門，需要對(duì)社團(tuán)的保管金、自留金和發(fā)展金進(jìn)行日常管理，其中社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)為財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)的工作之一。社團(tuán)收取的會(huì)員費(fèi)將按一定比例被分為三部分，社團(tuán)自身保管自留金，發(fā)展金作為社聯(lián)活動(dòng)管理經(jīng)費(fèi)，保管金由財(cái)務(wù)監(jiān)控部門暫為保管。因此社團(tuán)每次舉辦活動(dòng)都需要向財(cái)務(wù)監(jiān)控部申請(qǐng)保管金作為活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。由于社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)過程冗長繁雜，人員工作量大，社團(tuán)財(cái)務(wù)人員難以適應(yīng)活動(dòng)經(jīng)

3、費(fèi)申請(qǐng)?bào)w制，因此本項(xiàng)目旨在精簡申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)的流程，明確具體有關(guān)細(xì)則，將流程制度化、科學(xué)化和合理化，最終達(dá)到提高申請(qǐng)效率，降低社團(tuán)與社聯(lián)財(cái)務(wù)部人員的工作量，減少工作負(fù)擔(dān)，增強(qiáng)社團(tuán)財(cái)務(wù)人員熟練度和財(cái)務(wù)監(jiān)控部威信度的效果。 三、項(xiàng)目描述與定義（D )53.2 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)（1）社團(tuán)財(cái)務(wù)部門方面 社團(tuán)數(shù)量多，存在的問題各不相同而導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)無法顯現(xiàn)。同時(shí)社團(tuán)工作人員流動(dòng)率大，測(cè)量難度較大，信息傳達(dá)不對(duì)稱，改善新制度下達(dá)存在一定滯后性。（2）指導(dǎo)老師和財(cái)務(wù)監(jiān)控部方面 指導(dǎo)老師對(duì)于新制度新流程的認(rèn)可程度可能不高，導(dǎo)致項(xiàng)目的改善計(jì)劃無法實(shí)施。而項(xiàng)目的改善工作可能會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)監(jiān)控部門工作量的增加，影響部門正常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)

4、。（3）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人方面 由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人并非財(cái)務(wù)管理或者是會(huì)計(jì)專業(yè)出身，對(duì)于財(cái)務(wù)管理知識(shí)有限，處理項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)少，可能存在經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)流程制度改善的不合理的地方。同時(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人除了日常學(xué)習(xí)、考證外，還參加學(xué)術(shù)調(diào)研比賽，工作較為繁忙，是否能兼顧并保證項(xiàng)目進(jìn)程是一個(gè)問題。 三、項(xiàng)目描述與定義（D )63.3社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)宏觀流程圖財(cái)務(wù)監(jiān)控部部長審核第一關(guān)社聯(lián)指導(dǎo)老師審核第二關(guān)社聯(lián)主席審核第三關(guān)社團(tuán)財(cái)務(wù)人員上交活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表財(cái)務(wù)監(jiān)控部干事三、項(xiàng)目描述與定義（D )1.上交表格2.提交表格3.信息反饋4.信息反饋7三、項(xiàng)目描述與定義（D )Entitlementgoalbaseline消除財(cái)務(wù)部人員工作的疲憊和消

5、極情緒提高社團(tuán)對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)控部的滿意度減少社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)的流程時(shí)間3.4項(xiàng) 目 目 標(biāo)83.5 團(tuán)隊(duì)成員三、項(xiàng)目描述與定義（D )指導(dǎo)老師：某老師（項(xiàng)目支持者）B社團(tuán)財(cái)務(wù)部(項(xiàng)目OWER）C社團(tuán)財(cái)務(wù)部(項(xiàng)目OWER）D社團(tuán)財(cái)務(wù)部(項(xiàng)目OWER）校社聯(lián)財(cái)務(wù)監(jiān)控部(項(xiàng)目主要支持者）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：A社團(tuán)財(cái)務(wù)部(項(xiàng)目OWER）備注：余下社團(tuán)省略表示93.6 項(xiàng)目流程具體時(shí)間安排時(shí)間DefineOctoberNovemberMeasureAnalyzeImproveControlDecember開始日期:12.10.01完成日期:12.10.05開始日期:12.12.13完成日期:12.12.31開始日期:12

6、.11.26完成日期:12.12.12開始日期:12.11.01完成日期:12.11.25開始日期:12.10.06完成日期:12.10.31 OctoberNovember三、項(xiàng)目描述與定義（D )104.1 目前我院的社團(tuán)情況截止至項(xiàng)目調(diào)查開始，我院共有五十四個(gè)社團(tuán)，分為四大類，詳細(xì)分類如下表：.四、項(xiàng)目的測(cè)量（M )社團(tuán)類別社團(tuán)名稱學(xué)術(shù)類社團(tuán)電腦協(xié)會(huì)、英語俱樂部、心理健康與個(gè)人發(fā)展協(xié)會(huì)、金融學(xué)會(huì)、貨幣研究協(xié)會(huì)、韓語學(xué)社、人力資源管理學(xué)會(huì)、保險(xiǎn)學(xué)社、數(shù)學(xué)協(xié)會(huì)、痕跡原創(chuàng)文學(xué)工作社、會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)、法學(xué)會(huì) 文娛文化類社團(tuán)音樂協(xié)會(huì)、燎原文學(xué)社、舞蹈協(xié)會(huì)、書畫協(xié)會(huì)、西椎動(dòng)漫社、影視演藝協(xié)會(huì)、笛簫協(xié)會(huì)、魔

7、術(shù)協(xié)會(huì)、桌游協(xié)會(huì)、粵talk社、金風(fēng)燈謎協(xié)會(huì)、梨園文化協(xié)會(huì)、微博協(xié)會(huì)體育類社團(tuán)籃球協(xié)會(huì)、乒乓球協(xié)會(huì)、足球協(xié)會(huì)、羽毛球協(xié)會(huì)、跆拳道協(xié)會(huì)、武術(shù)協(xié)會(huì)、毽球協(xié)會(huì)、楚天棋友會(huì)、自行車協(xié)會(huì)、游泳協(xié)會(huì)、輪滑協(xié)會(huì)、瑜伽俱樂部、桌球協(xié)會(huì)、排球協(xié)會(huì)綜合類社團(tuán)演講與口才協(xié)會(huì)、管理學(xué)社、攝影協(xié)會(huì)、銀行實(shí)踐社、大學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃研究協(xié)會(huì)、大學(xué)生創(chuàng)業(yè)者協(xié)會(huì)、市場(chǎng)營銷協(xié)會(huì)、綠時(shí)環(huán)保協(xié)會(huì)、傳媒協(xié)會(huì)、旅游協(xié)會(huì)、商學(xué)會(huì)、翼起潛能開發(fā)協(xié)會(huì)、Enactus（原SIFE)團(tuán)隊(duì)、精英分享協(xié)會(huì)（CIC）、財(cái)務(wù)經(jīng)理人協(xié)會(huì)、公關(guān)協(xié)會(huì) 114.2 目前財(cái)務(wù)監(jiān)控部情況財(cái)務(wù)監(jiān)控部人員如下： 財(cái)務(wù)監(jiān)控部部長：1名 財(cái)務(wù)監(jiān)控部副部長：2名 財(cái)務(wù)監(jiān)控部干

8、事：8名 主要負(fù)責(zé)的工作如下： 1.校社聯(lián)發(fā)展金的管理 5.財(cái)務(wù)報(bào)表的制作 2社團(tuán)保管金的管核 6 .財(cái)務(wù)管理物資的審核 3.社團(tuán)賬本的核查 7.社聯(lián)與社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)審批 4.財(cái)務(wù)制度的編寫 .四、項(xiàng)目的測(cè)量（M )124.3 微觀社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)詳細(xì)申請(qǐng)流程圖134.4 調(diào)查期間社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)花費(fèi)時(shí)間統(tǒng)計(jì)表 經(jīng)過25天的調(diào)查測(cè)量得出，社團(tuán)申請(qǐng)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的共有 16個(gè)，申請(qǐng)所需時(shí)間從財(cái)務(wù)監(jiān)控部人員接收到申請(qǐng)書到審核批準(zhǔn)通過為界定標(biāo)準(zhǔn)，具體如下（按申請(qǐng)順序排列）： 平均值Mean=7.69 最大值Max=10 最小值Min=5 四、項(xiàng)目的測(cè)量（M )社團(tuán)名稱經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)時(shí)間（天）英語俱樂部8貨幣研究協(xié)

9、會(huì)9金風(fēng)燈謎協(xié)會(huì)6毽球協(xié)會(huì)10管理學(xué)社8綠時(shí)環(huán)保協(xié)會(huì)7數(shù)學(xué)協(xié)會(huì)9韓語學(xué)社9社團(tuán)名稱經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)時(shí)間（天）法學(xué)會(huì) 6粵talk社7排球協(xié)會(huì)7武術(shù)協(xié)會(huì)10保險(xiǎn)學(xué)社6公關(guān)協(xié)會(huì) 5商學(xué)會(huì)8人力資源管理學(xué)會(huì)8144.5 社團(tuán)財(cái)務(wù)人員對(duì)申請(qǐng)工作滿意度調(diào)查結(jié)果 匿名調(diào)查測(cè)量54個(gè)社團(tuán)的財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)控部申請(qǐng)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的服務(wù)滿意程度，統(tǒng)計(jì)具體如下：四、項(xiàng)目的測(cè)量（M )154.6 社團(tuán)財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)工作意見調(diào)查結(jié)果 通過匿名問卷的調(diào)查方式對(duì)54個(gè)社團(tuán)進(jìn)行調(diào)查，用柏拉圖統(tǒng)計(jì)出了社團(tuán)財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)意見，主要不滿的原因?yàn)閷徟鷷r(shí)間長、流程繁雜、要求不明確，具體如圖所示：四、項(xiàng)目的測(cè)量（M )人數(shù)21131145百

10、分比38.8924.0720.377.419.26累積38.8962.9683.3390.74100164.7 財(cái)務(wù)監(jiān)控部門人員工作情況由于社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)的工作由部門的干事負(fù)責(zé)，因此觀察干事的工作情況： 1）行為舉止 每次完成社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)后，干事人員較為疲憊，情緒較為暴躁，容易發(fā)脾氣。 2）言語表達(dá) 較為抱怨申請(qǐng)流程過為復(fù)雜，需要找審批人員的多，且審批人員行蹤較難確定，與自己的學(xué)習(xí)課程沖突，可能需要逃課完成工作，影響學(xué)習(xí)效率。 3）工作情況 能較好的完成經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)工作，但對(duì)于社團(tuán)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)結(jié)果沒有及時(shí)登記，并且有時(shí)初次審核表格有誤，導(dǎo)致需重新填寫申請(qǐng)表，對(duì)于錯(cuò)誤能夠及時(shí)改正。 .四、項(xiàng)目的測(cè)量（M

11、)17五、項(xiàng)目的分析（A )存在的問題工作人員方面申請(qǐng)制度方面4.財(cái)務(wù)監(jiān)控部干事時(shí)間與工作沖突2.處理數(shù)量多，工作過程重復(fù)1.申請(qǐng)制度繁復(fù)，審批人員過多5.財(cái)務(wù)人員不熟悉規(guī)定，操作失誤多3.處理時(shí)間規(guī)定不明確5.1社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)流程存在問題的分析注：通過因果關(guān)系強(qiáng)弱打分，找到重點(diǎn)解決的5個(gè)問題，下面將逐條展開分析 和改善。185.2 針對(duì)存在問題的詳細(xì)分析 1）申請(qǐng)制度繁復(fù)，審批人員過多 通過社團(tuán)經(jīng)費(fèi)流程圖可得知，申請(qǐng)需經(jīng)過財(cái)務(wù)監(jiān)控部部長、社聯(lián)主席和指導(dǎo)老師的簽名方可下?lián)鼙９芙穑暾?qǐng)時(shí)間長。 2）處理數(shù)量多，工作過程重復(fù) 社團(tuán)數(shù)量多，每個(gè)社團(tuán)一般每學(xué)期舉辦活動(dòng)的次數(shù)至少有1次，最多達(dá)到5次。

12、根據(jù)上學(xué)期的統(tǒng)計(jì)，活動(dòng)申請(qǐng)數(shù)量為63項(xiàng)。一個(gè)學(xué)期大概有4個(gè)月左右，每個(gè)月需處理也就是說需要處理將近16項(xiàng)，工作量相當(dāng)大。 3）處理時(shí)間規(guī)定不明確 社團(tuán)上交申請(qǐng)表的時(shí)間距離活動(dòng)開展日期太短，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)無法申請(qǐng)完成。按規(guī)定經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)時(shí)間不得超過活動(dòng)舉辦日期，否則無效，因此經(jīng)費(fèi)無法下?lián)?，活?dòng)無法舉辦，大大降低了效率。 .五、項(xiàng)目的分析（A )195.2 針對(duì)存在問題的詳細(xì)分析 4）財(cái)務(wù)監(jiān)控部干事時(shí)間與工作沖突 由于審批人員如書記和指導(dǎo)老師的工作時(shí)間和干事的學(xué)習(xí)上課時(shí)間沖突，遇到緊急的申請(qǐng)時(shí)財(cái)務(wù)監(jiān)控部干事需逃課完成經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)，影響干事的學(xué)習(xí)和增加了干事對(duì)部門工作的厭煩感。 5）財(cái)務(wù)人員不熟悉規(guī)定，操作失誤多

13、 社團(tuán)財(cái)務(wù)人員不熟悉財(cái)務(wù)制度，出現(xiàn)了把申請(qǐng)表與預(yù)支表、反饋表弄混淆導(dǎo)致填寫無效，需要再與財(cái)務(wù)監(jiān)控部干事約定上交時(shí)間，增加了雙方工作量。 .五、項(xiàng)目的分析（A )20六、項(xiàng)目的改進(jìn)（I )6.1 針對(duì)存在問題的改進(jìn)方法 問題1：申請(qǐng)制度繁復(fù)，審批人員過多 6.1.1 改進(jìn)方法： 考慮到審批經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)謹(jǐn)性和監(jiān)管力度，將根據(jù)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)數(shù)額的多少來判定審批流程，經(jīng)部門討論過后確定如下： 1、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)數(shù)額小于等于200元，只需財(cái)務(wù)監(jiān)控部部長審批 2、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)數(shù)額小于等于500元，需財(cái)務(wù)監(jiān)控部部長、校社聯(lián) 主席審批 3、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)大于500元。需要財(cái)務(wù)監(jiān)控部部長、校社聯(lián)主席、指導(dǎo)老師審批 .21六、項(xiàng)目的改進(jìn)（

14、I )6.1 針對(duì)存在問題的改進(jìn)方法 問題2：處理數(shù)量多，工作過程重復(fù) 6.1.2 改進(jìn)方法： 由于社團(tuán)活動(dòng)較多，如果干事處理申請(qǐng)時(shí)只有一份申請(qǐng)書，工作過于重復(fù)，工作量大，因此與審批人共同設(shè)定每周周三為經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)?zhí)幚砣?，便于一次完成多?xiàng)申請(qǐng)，提高工作效率。 問題3：處理時(shí)間規(guī)定不明確 6.1.3 改進(jìn)方法： 許多社團(tuán)經(jīng)常趕在活動(dòng)開始前一天提交經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部干事無法聯(lián)系上所有審批人，導(dǎo)致申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)失敗。因此將明確規(guī)定社團(tuán)需在活動(dòng)舉辦前一周提交經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表，否則不接受社團(tuán)的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)。同時(shí)規(guī)定社團(tuán)需在活動(dòng)結(jié)束后三天內(nèi)提交發(fā)票。.22六、項(xiàng)目的改進(jìn)（I )6.1 針對(duì)存在問題的改進(jìn)方法 問題4：財(cái)務(wù)監(jiān)控部

15、干事時(shí)間與工作沖突 6.1.4 改進(jìn)方法： 設(shè)定每周周三為經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)?zhí)幚砣蘸鸵?guī)定了經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)書時(shí)間，便于干事根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整時(shí)間，避免影響自身學(xué)習(xí)進(jìn)度。建議干事多閱讀書本、聽音樂緩解工作的壓力。 問題5：財(cái)務(wù)人員不熟悉規(guī)定，操作失誤多 6.1.5 改進(jìn)方法： 更新制作新版財(cái)務(wù)指導(dǎo)手冊(cè)派發(fā)給社團(tuán)，并制作經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)流程小冊(cè)子分發(fā)給各社團(tuán)財(cái)務(wù)部。每學(xué)期定期舉辦財(cái)務(wù)管理知識(shí)培訓(xùn)，由財(cái)務(wù)監(jiān)控部人員講解具體細(xì)則，解答社團(tuán)財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)管理方面的疑惑。.236.2 微觀社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)改善后的申請(qǐng)流程圖24七、項(xiàng)目的控制（C ) 7.1 實(shí)施改善后的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)流程的情況 實(shí)施改善后方案，經(jīng)過18天的控制測(cè)量，社團(tuán)申請(qǐng)活

16、動(dòng)經(jīng)費(fèi)的共有 10個(gè)，申請(qǐng)所需時(shí)間從財(cái)務(wù)監(jiān)控部人員接收到申請(qǐng)書到審核批準(zhǔn)通過為界定標(biāo)準(zhǔn)，具體如下（按申請(qǐng)順序排列，下列日期已經(jīng)減去7天提前時(shí)間）： 改善前：平均值Mean=7.69 最大值Max=10 最小值Min=5 改善后： 平均值Mean=2.7 最大值Max=5 最小值Min=1 社團(tuán)名稱申請(qǐng)時(shí)間（天）桌游協(xié)會(huì)3微博協(xié)會(huì)2書畫協(xié)會(huì)1金融學(xué)會(huì)1會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)3社團(tuán)名稱申請(qǐng)時(shí)間（天）演講與口才協(xié)會(huì)3攝影協(xié)會(huì)2財(cái)務(wù)經(jīng)理人協(xié)會(huì)4舞蹈協(xié)會(huì)5會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)325七、項(xiàng)目的控制（C ) 7.2 改善后社團(tuán)財(cái)務(wù)人員對(duì)申請(qǐng)工作滿意度調(diào)查結(jié)果 改善后，匿名調(diào)查測(cè)量54個(gè)社團(tuán)的財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)控部申請(qǐng)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的服務(wù)滿意程度，統(tǒng)計(jì)具體如下： ：從控制結(jié)果可得出，申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)的天數(shù)降低，社團(tuán)財(cái)務(wù)人員滿意度有所上升，項(xiàng)目目標(biāo)基本達(dá)成。改善前情況：非常滿意滿意一般不滿意非常不滿意人數(shù)6141913226七、項(xiàng)目的控制（C )自己的時(shí)間增多提高了工作效率壓力感與焦慮感較少節(jié)約了時(shí)間減少工作量有更多空間安排工作財(cái)務(wù)人員對(duì)新流程制度的感受7.3 改善后財(cái)務(wù)人員對(duì)新流程制度的感受27七、項(xiàng)目的控制（C )7.4項(xiàng)目控制總結(jié)： 改善初期，