六西格瑪社團財務(wù)流程改造

1、改善項目：社團經(jīng)費申請項目設(shè)計步驟項目名稱的確定項目背景的介紹1234567六西格瑪項目設(shè)計2社團因素Corporation社聯(lián)財務(wù)部門因素Treasurers Department個人因素Person一.項目名稱的確定項目選定的原因31）社團財務(wù)部門方面社團財務(wù)部門人員流動率高，變更速度快，人員不足，對于財務(wù)管理流程認識度較低，社團經(jīng)費申請的細則不了解導(dǎo)致效率低下，社團對財務(wù)管理存在一定不滿。2）社聯(lián)財務(wù)監(jiān)控部門方面針對社團經(jīng)費申請的財務(wù)流程規(guī)定較為繁雜，審批人員數(shù)量多，歷時時間長，同時財務(wù)部工作復(fù)雜繁多，財務(wù)部門工作人員僅有11人，難以應(yīng)付全校五十四個社團的工作壓力。3）項目負責(zé)人方面擔(dān)任

2、管理學(xué)校所有社團財務(wù)情況的財務(wù)部副部長，就讀人力資源管理專業(yè)，并非科班出身，但是經(jīng)過兩年的工作實踐經(jīng)驗，對于社團的財務(wù)管理工作具有較為深入的了解和認知。二、項目背景介紹43.1 項目描述我院校社聯(lián)財務(wù)監(jiān)控部作為管理學(xué)校所有社團的唯一校級財務(wù)管理部門，需要對社團的保管金、自留金和發(fā)展金進行日常管理，其中社團活動經(jīng)費申請為財務(wù)部門主要負責(zé)的工作之一。社團收取的會員費將按一定比例被分為三部分，社團自身保管自留金，發(fā)展金作為社聯(lián)活動管理經(jīng)費，保管金由財務(wù)監(jiān)控部門暫為保管。因此社團每次舉辦活動都需要向財務(wù)監(jiān)控部申請保管金作為活動經(jīng)費。由于社團經(jīng)費申請過程冗長繁雜，人員工作量大，社團財務(wù)人員難以適應(yīng)活動經(jīng)

3、費申請體制，因此本項目旨在精簡申請經(jīng)費的流程，明確具體有關(guān)細則，將流程制度化、科學(xué)化和合理化，最終達到提高申請效率，降低社團與社聯(lián)財務(wù)部人員的工作量，減少工作負擔(dān)，增強社團財務(wù)人員熟練度和財務(wù)監(jiān)控部威信度的效果。 三、項目描述與定義（D )53.2 項目風(fēng)險（1）社團財務(wù)部門方面 社團數(shù)量多，存在的問題各不相同而導(dǎo)致項目目標(biāo)無法顯現(xiàn)。同時社團工作人員流動率大，測量難度較大，信息傳達不對稱，改善新制度下達存在一定滯后性。（2）指導(dǎo)老師和財務(wù)監(jiān)控部方面 指導(dǎo)老師對于新制度新流程的認可程度可能不高，導(dǎo)致項目的改善計劃無法實施。而項目的改善工作可能會導(dǎo)致財務(wù)監(jiān)控部門工作量的增加，影響部門正常的工作運轉(zhuǎn)

4、。（3）項目負責(zé)人方面 由于項目負責(zé)人并非財務(wù)管理或者是會計專業(yè)出身，對于財務(wù)管理知識有限，處理項目經(jīng)驗少，可能存在經(jīng)費申請流程制度改善的不合理的地方。同時項目負責(zé)人除了日常學(xué)習(xí)、考證外，還參加學(xué)術(shù)調(diào)研比賽，工作較為繁忙，是否能兼顧并保證項目進程是一個問題。 三、項目描述與定義（D )63.3社團經(jīng)費申請宏觀流程圖財務(wù)監(jiān)控部部長審核第一關(guān)社聯(lián)指導(dǎo)老師審核第二關(guān)社聯(lián)主席審核第三關(guān)社團財務(wù)人員上交活動經(jīng)費申請表財務(wù)監(jiān)控部干事三、項目描述與定義（D )1.上交表格2.提交表格3.信息反饋4.信息反饋7三、項目描述與定義（D )Entitlementgoalbaseline消除財務(wù)部人員工作的疲憊和消

5、極情緒提高社團對財務(wù)監(jiān)控部的滿意度減少社團經(jīng)費申請的流程時間3.4項 目 目 標(biāo)83.5 團隊成員三、項目描述與定義（D )指導(dǎo)老師：某老師（項目支持者）B社團財務(wù)部(項目OWER）C社團財務(wù)部(項目OWER）D社團財務(wù)部(項目OWER）校社聯(lián)財務(wù)監(jiān)控部(項目主要支持者）項目負責(zé)人：A社團財務(wù)部(項目OWER）備注：余下社團省略表示93.6 項目流程具體時間安排時間DefineOctoberNovemberMeasureAnalyzeImproveControlDecember開始日期:12.10.01完成日期:12.10.05開始日期:12.12.13完成日期:12.12.31開始日期:12

6、.11.26完成日期:12.12.12開始日期:12.11.01完成日期:12.11.25開始日期:12.10.06完成日期:12.10.31 OctoberNovember三、項目描述與定義（D )104.1 目前我院的社團情況截止至項目調(diào)查開始，我院共有五十四個社團，分為四大類，詳細分類如下表：.四、項目的測量（M )社團類別社團名稱學(xué)術(shù)類社團電腦協(xié)會、英語俱樂部、心理健康與個人發(fā)展協(xié)會、金融學(xué)會、貨幣研究協(xié)會、韓語學(xué)社、人力資源管理學(xué)會、保險學(xué)社、數(shù)學(xué)協(xié)會、痕跡原創(chuàng)文學(xué)工作社、會計學(xué)會、法學(xué)會 文娛文化類社團音樂協(xié)會、燎原文學(xué)社、舞蹈協(xié)會、書畫協(xié)會、西椎動漫社、影視演藝協(xié)會、笛簫協(xié)會、魔

7、術(shù)協(xié)會、桌游協(xié)會、粵talk社、金風(fēng)燈謎協(xié)會、梨園文化協(xié)會、微博協(xié)會體育類社團籃球協(xié)會、乒乓球協(xié)會、足球協(xié)會、羽毛球協(xié)會、跆拳道協(xié)會、武術(shù)協(xié)會、毽球協(xié)會、楚天棋友會、自行車協(xié)會、游泳協(xié)會、輪滑協(xié)會、瑜伽俱樂部、桌球協(xié)會、排球協(xié)會綜合類社團演講與口才協(xié)會、管理學(xué)社、攝影協(xié)會、銀行實踐社、大學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃研究協(xié)會、大學(xué)生創(chuàng)業(yè)者協(xié)會、市場營銷協(xié)會、綠時環(huán)保協(xié)會、傳媒協(xié)會、旅游協(xié)會、商學(xué)會、翼起潛能開發(fā)協(xié)會、Enactus（原SIFE)團隊、精英分享協(xié)會（CIC）、財務(wù)經(jīng)理人協(xié)會、公關(guān)協(xié)會 114.2 目前財務(wù)監(jiān)控部情況財務(wù)監(jiān)控部人員如下： 財務(wù)監(jiān)控部部長：1名 財務(wù)監(jiān)控部副部長：2名 財務(wù)監(jiān)控部干

8、事：8名 主要負責(zé)的工作如下： 1.校社聯(lián)發(fā)展金的管理 5.財務(wù)報表的制作 2社團保管金的管核 6 .財務(wù)管理物資的審核 3.社團賬本的核查 7.社聯(lián)與社團活動經(jīng)費申請審批 4.財務(wù)制度的編寫 .四、項目的測量（M )124.3 微觀社團活動經(jīng)費詳細申請流程圖134.4 調(diào)查期間社團活動經(jīng)費申請花費時間統(tǒng)計表 經(jīng)過25天的調(diào)查測量得出，社團申請活動經(jīng)費的共有 16個，申請所需時間從財務(wù)監(jiān)控部人員接收到申請書到審核批準(zhǔn)通過為界定標(biāo)準(zhǔn)，具體如下（按申請順序排列）： 平均值Mean=7.69 最大值Max=10 最小值Min=5 四、項目的測量（M )社團名稱經(jīng)費申請時間（天）英語俱樂部8貨幣研究協(xié)

9、會9金風(fēng)燈謎協(xié)會6毽球協(xié)會10管理學(xué)社8綠時環(huán)保協(xié)會7數(shù)學(xué)協(xié)會9韓語學(xué)社9社團名稱經(jīng)費申請時間（天）法學(xué)會 6粵talk社7排球協(xié)會7武術(shù)協(xié)會10保險學(xué)社6公關(guān)協(xié)會 5商學(xué)會8人力資源管理學(xué)會8144.5 社團財務(wù)人員對申請工作滿意度調(diào)查結(jié)果 匿名調(diào)查測量54個社團的財務(wù)人員對財務(wù)監(jiān)控部申請活動經(jīng)費的服務(wù)滿意程度，統(tǒng)計具體如下：四、項目的測量（M )154.6 社團財務(wù)人員對經(jīng)費申請工作意見調(diào)查結(jié)果 通過匿名問卷的調(diào)查方式對54個社團進行調(diào)查，用柏拉圖統(tǒng)計出了社團財務(wù)人員對經(jīng)費申請意見，主要不滿的原因為審批時間長、流程繁雜、要求不明確，具體如圖所示：四、項目的測量（M )人數(shù)21131145百

10、分比38.8924.0720.377.419.26累積38.8962.9683.3390.74100164.7 財務(wù)監(jiān)控部門人員工作情況由于社團經(jīng)費申請的工作由部門的干事負責(zé)，因此觀察干事的工作情況： 1）行為舉止 每次完成社團經(jīng)費申請后，干事人員較為疲憊，情緒較為暴躁，容易發(fā)脾氣。 2）言語表達 較為抱怨申請流程過為復(fù)雜，需要找審批人員的多，且審批人員行蹤較難確定，與自己的學(xué)習(xí)課程沖突，可能需要逃課完成工作，影響學(xué)習(xí)效率。 3）工作情況 能較好的完成經(jīng)費申請工作，但對于社團經(jīng)費申請結(jié)果沒有及時登記，并且有時初次審核表格有誤，導(dǎo)致需重新填寫申請表，對于錯誤能夠及時改正。 .四、項目的測量（M

11、)17五、項目的分析（A )存在的問題工作人員方面申請制度方面4.財務(wù)監(jiān)控部干事時間與工作沖突2.處理數(shù)量多，工作過程重復(fù)1.申請制度繁復(fù)，審批人員過多5.財務(wù)人員不熟悉規(guī)定，操作失誤多3.處理時間規(guī)定不明確5.1社團活動經(jīng)費申請流程存在問題的分析注：通過因果關(guān)系強弱打分，找到重點解決的5個問題，下面將逐條展開分析 和改善。185.2 針對存在問題的詳細分析 1）申請制度繁復(fù)，審批人員過多 通過社團經(jīng)費流程圖可得知，申請需經(jīng)過財務(wù)監(jiān)控部部長、社聯(lián)主席和指導(dǎo)老師的簽名方可下?lián)鼙９芙?，申請時間長。 2）處理數(shù)量多，工作過程重復(fù) 社團數(shù)量多，每個社團一般每學(xué)期舉辦活動的次數(shù)至少有1次，最多達到5次。

12、根據(jù)上學(xué)期的統(tǒng)計，活動申請數(shù)量為63項。一個學(xué)期大概有4個月左右，每個月需處理也就是說需要處理將近16項，工作量相當(dāng)大。 3）處理時間規(guī)定不明確 社團上交申請表的時間距離活動開展日期太短，導(dǎo)致經(jīng)費無法申請完成。按規(guī)定經(jīng)費申請時間不得超過活動舉辦日期，否則無效，因此經(jīng)費無法下?lián)埽顒訜o法舉辦，大大降低了效率。 .五、項目的分析（A )195.2 針對存在問題的詳細分析 4）財務(wù)監(jiān)控部干事時間與工作沖突 由于審批人員如書記和指導(dǎo)老師的工作時間和干事的學(xué)習(xí)上課時間沖突，遇到緊急的申請時財務(wù)監(jiān)控部干事需逃課完成經(jīng)費申請，影響干事的學(xué)習(xí)和增加了干事對部門工作的厭煩感。 5）財務(wù)人員不熟悉規(guī)定，操作失誤多

13、 社團財務(wù)人員不熟悉財務(wù)制度，出現(xiàn)了把申請表與預(yù)支表、反饋表弄混淆導(dǎo)致填寫無效，需要再與財務(wù)監(jiān)控部干事約定上交時間，增加了雙方工作量。 .五、項目的分析（A )20六、項目的改進（I )6.1 針對存在問題的改進方法 問題1：申請制度繁復(fù)，審批人員過多 6.1.1 改進方法： 考慮到審批經(jīng)費的嚴(yán)謹(jǐn)性和監(jiān)管力度，將根據(jù)申請經(jīng)費數(shù)額的多少來判定審批流程，經(jīng)部門討論過后確定如下： 1、經(jīng)費申請數(shù)額小于等于200元，只需財務(wù)監(jiān)控部部長審批 2、經(jīng)費申請數(shù)額小于等于500元，需財務(wù)監(jiān)控部部長、校社聯(lián) 主席審批 3、經(jīng)費申請大于500元。需要財務(wù)監(jiān)控部部長、校社聯(lián)主席、指導(dǎo)老師審批 .21六、項目的改進（

14、I )6.1 針對存在問題的改進方法 問題2：處理數(shù)量多，工作過程重復(fù) 6.1.2 改進方法： 由于社團活動較多，如果干事處理申請時只有一份申請書，工作過于重復(fù)，工作量大，因此與審批人共同設(shè)定每周周三為經(jīng)費申請?zhí)幚砣?，便于一次完成多項申請，提高工作效率?問題3：處理時間規(guī)定不明確 6.1.3 改進方法： 許多社團經(jīng)常趕在活動開始前一天提交經(jīng)費申請，財務(wù)部干事無法聯(lián)系上所有審批人，導(dǎo)致申請經(jīng)費失敗。因此將明確規(guī)定社團需在活動舉辦前一周提交經(jīng)費申請表，否則不接受社團的經(jīng)費申請。同時規(guī)定社團需在活動結(jié)束后三天內(nèi)提交發(fā)票。.22六、項目的改進（I )6.1 針對存在問題的改進方法 問題4：財務(wù)監(jiān)控部

15、干事時間與工作沖突 6.1.4 改進方法： 設(shè)定每周周三為經(jīng)費申請?zhí)幚砣蘸鸵?guī)定了經(jīng)費申請書時間，便于干事根據(jù)實際情況調(diào)整時間，避免影響自身學(xué)習(xí)進度。建議干事多閱讀書本、聽音樂緩解工作的壓力。 問題5：財務(wù)人員不熟悉規(guī)定，操作失誤多 6.1.5 改進方法： 更新制作新版財務(wù)指導(dǎo)手冊派發(fā)給社團，并制作經(jīng)費申請流程小冊子分發(fā)給各社團財務(wù)部。每學(xué)期定期舉辦財務(wù)管理知識培訓(xùn)，由財務(wù)監(jiān)控部人員講解具體細則，解答社團財務(wù)人員對財務(wù)管理方面的疑惑。.236.2 微觀社團活動經(jīng)費改善后的申請流程圖24七、項目的控制（C ) 7.1 實施改善后的經(jīng)費申請流程的情況 實施改善后方案，經(jīng)過18天的控制測量，社團申請活

16、動經(jīng)費的共有 10個，申請所需時間從財務(wù)監(jiān)控部人員接收到申請書到審核批準(zhǔn)通過為界定標(biāo)準(zhǔn)，具體如下（按申請順序排列，下列日期已經(jīng)減去7天提前時間）： 改善前：平均值Mean=7.69 最大值Max=10 最小值Min=5 改善后： 平均值Mean=2.7 最大值Max=5 最小值Min=1 社團名稱申請時間（天）桌游協(xié)會3微博協(xié)會2書畫協(xié)會1金融學(xué)會1會計學(xué)會3社團名稱申請時間（天）演講與口才協(xié)會3攝影協(xié)會2財務(wù)經(jīng)理人協(xié)會4舞蹈協(xié)會5會計學(xué)會325七、項目的控制（C ) 7.2 改善后社團財務(wù)人員對申請工作滿意度調(diào)查結(jié)果 改善后，匿名調(diào)查測量54個社團的財務(wù)人員對財務(wù)監(jiān)控部申請活動經(jīng)費的服務(wù)滿意程度，統(tǒng)計具體如下： ：從控制結(jié)果可得出，申請經(jīng)費的天數(shù)降低，社團財務(wù)人員滿意度有所上升，項目目標(biāo)基本達成。改善前情況：非常滿意滿意一般不滿意非常不滿意人數(shù)6141913226七、項目的控制（C )自己的時間增多提高了工作效率壓力感與焦慮感較少節(jié)約了時間減少工作量有更多空間安排工作財務(wù)人員對新流程制度的感受7.3 改善后財務(wù)人員對新流程制度的感受27七、項目的控制（C )7.4項目控制總結(jié)： 改善初期，