2021秋期末考試《2180辦公室管理》復(fù)習(xí)資料

1、期末考試2180辦公室管理復(fù)習(xí)資料一、單項(xiàng)選擇題1.發(fā)放辦公用品的人員要求是（）A.使用者自行入庫取用B.不可指定人員發(fā)放C.發(fā)放者不必清點(diǎn)核實(shí)所發(fā)放辦公用品D.發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品.加濕器或除濕器的有效影響距離最遠(yuǎn)是（）A. 1米左右B. 2米左右C. 3米左右D. 5米左右.辦公室信息工作的要求不包括A.及時(shí)B.準(zhǔn)確C.信息量越大越好D.完整.辦公室人員引導(dǎo)客人前進(jìn)時(shí)，一般位于客人的（）A.右前方B,并肩位置C.左前方 D.側(cè)后方.公文寫作的規(guī)范要求。（）A.生動(dòng)地反映事實(shí)，鼓勵(lì)文學(xué)手法 B.具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)C.為組織管理服務(wù)，提倡個(gè)性化寫作D.采用生活語

2、言，拒絕公文式標(biāo)準(zhǔn)1.D2. D 3. C 4. C 5, B二、判斷題.辦公室工作人員要具備自律的職業(yè)素質(zhì),講規(guī)矩要到達(dá)拘謹(jǐn)?shù)某潭?。（X）.辦公用品最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。（義）.接待規(guī)格有三種，即高規(guī)格接待、低規(guī)格接待和對(duì)等接待。（V ）.火車、飛機(jī)的座位以靠過道位置為上。（X ）.上行發(fā)文的主送機(jī)關(guān)須為上級(jí)機(jī)關(guān)，而不是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。（V ）三、簡答題.談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：（D辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要 的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū)：一是“

3、參政”意識(shí)過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作 放到臺(tái)前；二是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于己都不利；三是出“饃主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動(dòng)。要防止改上誤區(qū)，就 要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠 油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。.簡述會(huì)議的積極作用。答：（1）交流信息，互通情報(bào)（2）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策（3）增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)（4）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)（5）帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)四、設(shè)計(jì)題.某次會(huì)議籌備工作中，為防萬一，進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案設(shè)計(jì)，會(huì)務(wù)人員列舉了以下 可能的意外事件：（1）人員問題。會(huì)議的發(fā)言人，演講人、主要領(lǐng)導(dǎo)、提供技術(shù)嘉

4、賓不能到會(huì)； 預(yù)先登記的與會(huì)人員不能按時(shí)到會(huì)。（2）場地問題。原租用的會(huì)議室或會(huì)場與實(shí)際人數(shù)不相匹配，會(huì)議室或會(huì)場過 大或過小；如是住會(huì)的會(huì)議，原預(yù)訂的房間與實(shí)際人數(shù)不相匹配，預(yù)訂的房間過 理或缺乏。（3）設(shè)備問題。會(huì)議室或會(huì)場的需用設(shè)備缺乏或出現(xiàn)故障，在會(huì)議組織過程中 辦公設(shè)計(jì)備缺乏等。（4）資料問題。準(zhǔn)備的宣傳資料缺乏，會(huì)議文件材料缺乏等。（5）與會(huì)人員的健康與平安問題。會(huì)議中出現(xiàn)意外事故，如火災(zāi)、食物中毒、 交通事故、傳染疾病等。（6）與會(huì)人員的情緒問題。與會(huì)人員對(duì)會(huì)議安排不滿意，對(duì)程序設(shè)置不滿意， 對(duì)演講人、發(fā)言人的演講或發(fā)言人不滿意，對(duì)會(huì)議的議程或日程的安排不滿意。（7）與會(huì)人員的返

5、程問題。為與人員預(yù)訂返程車票（機(jī)票）時(shí)，車票（機(jī)票）的 時(shí)間或車次（航班）同與會(huì)人員的要求不符。（8）與會(huì)人員的行為問題。發(fā)言人在發(fā)言過程中的語言、行為不當(dāng)，與會(huì)人員 的語言、行為不當(dāng)。請(qǐng)你針對(duì)以上問題，設(shè)計(jì)應(yīng)對(duì)的方案。答：（1）處理人員問題。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和類型事先準(zhǔn)備好備用的發(fā)言人選。如 發(fā)言人因車（飛機(jī)）遲到，可調(diào)整發(fā)言人的發(fā)言次序。實(shí)際到會(huì)的與會(huì)人員少于 原報(bào)名的與會(huì)人員時(shí)，可臨時(shí)設(shè)整會(huì)場、食宿等安排，盡量不要打亂原定的會(huì)議 議程。（2）處理場地問題。根據(jù)現(xiàn)場情況，靈活處理。（3）處理設(shè)備問題。根據(jù)現(xiàn)場情況，靈活處理。（4）處理資料問題。要將所有的會(huì)議文件或資料的原件或移動(dòng)存儲(chǔ)器隨身攜

6、帶。（5）處理與會(huì)人員的健康與平安問題。要加強(qiáng)會(huì)前平安檢查，必要時(shí)可進(jìn)行如 火災(zāi)等突發(fā)事件的演習(xí)，如發(fā)生突發(fā)事件，工作人員要按分工各負(fù)其責(zé)。大中型 會(huì)議可安排醫(yī)護(hù)人員值班，或掌握一些附近醫(yī)療機(jī)構(gòu)的情況，以便應(yīng)急。（6）處理與會(huì)人員的情緒問題。廣泛征求與會(huì)人員的意見，對(duì)合理要求和建議 應(yīng)給予采納。同時(shí)，在不影響會(huì)議整個(gè)過程的情況下對(duì)議程、日程可做適當(dāng)?shù)恼{(diào) 整。要注意做好與會(huì)人員的思想工作和解釋工作。（7）處理與會(huì)人員的返程問題。一定要提前預(yù)訂與人會(huì)人員的返程車票（機(jī)票）， 對(duì)時(shí)間、車次（航班）的變化要及時(shí)同與會(huì)人員協(xié)商，對(duì)因交通問題暫時(shí)不能離 會(huì)的人員要安排好食宿，確定準(zhǔn)確的返程時(shí)間。（8）處理

7、與會(huì)人員的行為問題。會(huì)前對(duì)發(fā)言人的發(fā)言稿做好審核工作，了解發(fā) 言人的思想動(dòng)態(tài)，做好發(fā)言前的溝通工作。五、案例分析題.新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為不影響公司的工作，在征得 上司的同意后，她請(qǐng)自己最好朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳 小姐大專剛畢業(yè)，比擬單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在 蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字， 鈴響了，陳小姐與來電者的對(duì) 話如下：來電者：”是利達(dá)公司嗎？ ”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎？ ”陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？ ”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z

8、手套多少錢一打？ ”陳小姐：“1.8美元?！眮黼娬撸骸?.6美元一打行不行? ”陳小姐：“對(duì)不起，不行的。”說完，“啪”掛上了 。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談 成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了 100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上 星期有人問L 6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8,就說不行的?！鄙纤?當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了 ，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？ ”上司說: “你犯了五個(gè)錯(cuò)?！眴栴}：陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在 禮儀方 面還犯了哪些錯(cuò)？答：五個(gè)錯(cuò)包括：（1）該問的沒有問（指對(duì)方情況，手套的需要量）;該記的沒有記錄（對(duì)方的姓名、公司、