房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文書管理制度

1、4/4房地產(chǎn)開發(fā)有限公司第一章 總 則第一條 文書管理工作包括公文的收發(fā)管理、文印及印章管理.第二條 檔案管理工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。第三條 公文包括指示、批復(fù)、通知、通報(bào)、公告、通告、請(qǐng)示、報(bào)告、公函、會(huì)議紀(jì)要等。第四條 綜合辦負(fù)責(zé)文檔的統(tǒng)一管理。 第二章 收文處理第五條 凡屬外來文件或信函，均由綜合辦統(tǒng)一簽收、登記、拆封、傳遞、擬辦或催辦，不得直接傳遞。第六條 凡省、市主管部門和業(yè)務(wù)主管部門的文件以及各類掛號(hào)信、機(jī)要文件和需要公司作出答復(fù)的函件,均應(yīng)統(tǒng)一登記、造冊(cè)。第七條 來文登記編號(hào)后，綜合辦按來文內(nèi)容和性質(zhì)分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，再送給承辦部門辦理；文件承辦涉

2、及到兩個(gè)部門以上的，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批示順序依次傳遞辦理，不得橫傳.第八條 屬于一般業(yè)務(wù)性文件、會(huì)議紀(jì)要,直接送對(duì)口部門閱辦.第九條 文件材料的傳閱時(shí)間原則上以一天為限.綜合辦應(yīng)加強(qiáng)催閱工作,在當(dāng)天或第二天將文件送至領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門。承辦部門接到文件后，要立即指定專人辦理并及時(shí)反饋情況.第十條 重要文件、公司領(lǐng)導(dǎo)指示、會(huì)議紀(jì)要、參考資料，由綜合辦處理后及時(shí)組織傳閱。第十一條 傳閱文件應(yīng)抓緊時(shí)間，閱后及時(shí)將文件退至綜合辦,并簽名、附建議或意見。閱批文件一般不超過兩天（特殊情況除外）.第十二條 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍、傳閱程序及保密規(guī)定.第十三條 各部室上報(bào)公司文件,一律上報(bào)給綜合辦，由綜合辦按公文運(yùn)轉(zhuǎn)

3、程序集中處理。第三章 行文規(guī)定第十四條 發(fā)文用紙一律用16開紙。第十五條 公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文實(shí)行統(tǒng)一格式，正規(guī)文件要用標(biāo)準(zhǔn)的文頭紙發(fā)。第十六條 發(fā)文文號(hào)由綜合辦統(tǒng)一擬定，文件文號(hào)后要注明文件簽發(fā)人。第十七條 文件撰稿要求內(nèi)容詳實(shí)，觀點(diǎn)明確,文字精練.第十八條 核稿工作由綜合辦領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)；各部門起草的以公司名義對(duì)外或跨部門發(fā)出的文件（不包括簡報(bào)、信息、函件等）送分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā).第十九條 已經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人審簽的文稿,所涉及的人名、地點(diǎn)和數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，稿面修改要清楚.文印人員如遇辯認(rèn)困難，可退回送文單位重新抄寫清楚.第二十條 打印件由擬稿部門校對(duì)。審閱清樣或校對(duì)者均簽署姓名、日期，以示負(fù)責(zé)。第

4、二十一條 打印人員要確保打印件質(zhì)量.第二十一條 發(fā)文底稿連同打印好的正式文件兩份,送交檔案管理人員統(tǒng)一保管存檔。第二十三條 通過郵局發(fā)出的文件，應(yīng)在信封上寫明收件單位全稱及郵政編碼;急件掛號(hào)要向經(jīng)辦人員說明；涉及公司機(jī)密的,須使用掛號(hào)或特快專遞郵寄。 第四章 文件借閱、清退第二十四條 經(jīng)辦部門確因工作需要閱辦或備查存檔，需到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，或予以復(fù)印和摘抄,原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)并歸檔.第二十五條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)守登記、簽收手續(xù)，遵守借閱時(shí)間，按期歸還。第二十六條 嚴(yán)格文件清退制度.綜合辦除對(duì)需要承辦的公文進(jìn)行日常催辦外,對(duì)要求限期清退的文件及時(shí)催交,不得延誤積壓；如文件丟失，必須查明原因和

5、責(zé)任,寫出書面報(bào)告,按情節(jié)輕重給予必要的處分。第五章 文件歸檔、保管第二十七條 凡記述和反映公司主要職能活動(dòng)的具有查證價(jià)值和參考價(jià)值的文件，均應(yīng)由綜合辦檔案管理人員立卷歸檔、保管。重點(diǎn)是：省、市政府、開發(fā)區(qū)、業(yè)務(wù)主管單位及其他相關(guān)單位文件、通報(bào)、簡報(bào),以及他們轉(zhuǎn)給公司或公司領(lǐng)導(dǎo)的批文和重要電話、談話、記錄；公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員外出開會(huì)帶回的文件材料。第二十八條 公司組織活動(dòng)及內(nèi)部管理中形成的文件、信函、信息、報(bào)表、憑證、照片、聲像帶的原件或復(fù)印件;公司干部任免考察審查材料；各種介紹存根;會(huì)計(jì)資料等.第二十九條 業(yè)務(wù)主管單位的重要往來文件等。第三十條 公司辦理的其他重要事項(xiàng)的資料.第三十一條 公司

6、領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員外出帶回的文件,傳達(dá)匯報(bào)后應(yīng)及時(shí)交綜合辦登記歸檔；以公司名義召開的各種會(huì)議所形成的會(huì)議材料，由有關(guān)部門送交綜合辦整理歸檔。第三十二條 各部門在工作活動(dòng)中形成的其他文件材料，需要?dú)w檔的，由負(fù)責(zé)文書管理工作的人員收集立卷，集中保管,于年底或次年一季度前送交綜合辦歸檔.第六章 印章管理第四十五條 公司印章分機(jī)構(gòu)印章和合同專用章兩類，分別由綜合辦專人保管。第四十六條 合同用章按合同管理制度規(guī)定的程序進(jìn)行。第四十七條 其他以公司名義對(duì)外發(fā)文用印應(yīng)由公司分管副總以上批準(zhǔn)后方可啟用.第四十八條 印章保管人員須謹(jǐn)慎啟用印章,不蓋空白紙,不蓋空白介紹信。凡使用印章必須登記，造冊(cè)存檔,特殊情況由分管副總以上領(lǐng)導(dǎo)決定。第四十九條 印章必須放在安全、保險(xiǎn)的地方,由專人妥善保管，原則上不許個(gè)人攜帶外出。特殊情況需要攜帶使用須經(jīng)分管副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并按規(guī)定辦理正常借用手續(xù)。第五十條 印章保管人員須維護(hù)公司利益，嚴(yán)格按章辦事，如發(fā)現(xiàn)盜用印章、先斬后奏者將給予嚴(yán)肅查處。第五十一條 公司職員應(yīng)以公司利益為重，自覺遵守用章制度,保守公司機(jī)密,不得泄露用章內(nèi)容。第五十二條 公司職員不得借情況緊急之名強(qiáng)用印章