行政準(zhǔn)備工作支持流程

1、行政部對(duì)總經(jīng)辦工作支持流程（適用于各地區(qū)域公司、各地百貨公司）一、行政部對(duì)總經(jīng)辦的服務(wù)支持（一）上班前工作準(zhǔn)備（責(zé)任人 ）每天提前15分鐘到公司為總經(jīng)辦工作進(jìn)行準(zhǔn)備。 工作準(zhǔn)備內(nèi)容：1、開房門，配有窗戶的房間，春、夏、秋季無(wú)風(fēng)或微風(fēng)情況下開窗通風(fēng)。2、 檢查辦公室內(nèi)各部位和設(shè)備、用品，如存在故障或不正?，F(xiàn)象，及時(shí)聯(lián)系維修或采取 其他應(yīng)對(duì)措施：（1）飲水機(jī)飲用水是否充足。（2）空調(diào)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（3）電話座機(jī)是否存在故障。（4）照明燈具是否存在故障。（5）綠植是否有枯葉。（6）文件柜、衣柜柜門能否正常開啟。（7）屋內(nèi)衛(wèi)生狀況：桌面、地面、垃圾框、煙缸、（8）每三天查看辦公室配發(fā)的簽字筆等文具能否

2、正常使用。（9）雜志架：刊物是否開封、報(bào)紙等是否需要清理。（10）沙發(fā)、座椅等辦公家具是否完好。（11）打印機(jī)、加濕器、傳真機(jī)等辦公設(shè)備能否正常使用。（12）有無(wú)天花板、地面滲水、破損等情況。（13）紙巾、打印紙是否需添加。（14）其他需要檢查的內(nèi)容（如有其他需要，請(qǐng)各地公司根據(jù)本公司實(shí)際情況增加 內(nèi)容）（二）商務(wù)接待（責(zé)任人 ）1、總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)宴請(qǐng)時(shí)行政部負(fù)責(zé)訂餐。（1）行政部負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)本公司周邊的餐飲（包括咖啡廳、茶樓）場(chǎng)所的信息， 根據(jù)公司實(shí)際需要，確定高、中、低檔餐廳各 3家，作為本公司相對(duì)固定的商 務(wù)宴請(qǐng)場(chǎng)所。（2）根據(jù)公司實(shí)際需要，可與餐廳簽定長(zhǎng)期合作協(xié)議。餐廳情況統(tǒng)計(jì)表

3、檔次餐廳 名稱地點(diǎn)菜品 風(fēng)味餐廳環(huán)境風(fēng)格價(jià)位（元 /人）聯(lián)系方 式高檔中檔低檔咖啡廳/茶樓情況統(tǒng)計(jì)表咖啡廳/茶樓 名稱地點(diǎn)環(huán)境風(fēng)格價(jià)位（元/人）聯(lián)系方式2、 進(jìn)行商務(wù)宴請(qǐng)時(shí)根據(jù)需要安排車輛接送總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)和客人。（如不需要公司司機(jī) 接送，可安排代駕服務(wù)。）3、其他商務(wù)接待類工作（如有其他需要，請(qǐng)各地公司根據(jù)實(shí)際情況增加內(nèi)容）二、行政部對(duì)總經(jīng)辦的工作支持（一）總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)工作日程安排及工作提醒（責(zé)任人 ）1、每周五下午下班前，行政部了解公司總經(jīng)理下周工作日程安排，填寫以下表格，并提交總經(jīng)理，如一周工作安排發(fā)生變動(dòng)，及時(shí)更新此表: 一周工作日程安排表時(shí) 間工作 內(nèi)容工作涉及的部門備注周 一周 二周三周

4、四周五2、行政部每個(gè)工作日查閱一周工作日程安排表，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)總經(jīng)理進(jìn)行 工作提醒。3、行政部根據(jù)一周工作日程安排表，提前一天提醒各相關(guān)部門配合總經(jīng)理的 工作。4、及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)參加重要的全公司人員參加的會(huì)議（如新員工介紹會(huì)、重要的 培訓(xùn)）5、其他需要提醒的事宜：（二）差旅安排（責(zé)任人_ _ ）1、行政部協(xié)助安排總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)差旅行程,負(fù)責(zé)機(jī)票和酒店預(yù)訂，了解日程安排, 并填寫下表，于出行前一天提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。差旅行程表日期時(shí)間行程安排地點(diǎn)備注例：2011.2.110 : 00 12： 00北京-上海航班CA1501移動(dòng)入住X X酒 店2011.2.113 : 00 17： 00會(huì)見供應(yīng)商XX會(huì)議室20

5、11.2.117 : 30 20： 00宴請(qǐng)供應(yīng)商XX酒店2、提醒相關(guān)部門準(zhǔn)備資料，包括但不限于會(huì)議資料、會(huì)見公司簡(jiǎn)介、會(huì)見人員簡(jiǎn)介，會(huì)同差旅行程表提交領(lǐng)導(dǎo)。3、其他需要提醒的事宜：（三）會(huì)議組織（責(zé)任人 :行政部負(fù)責(zé)協(xié)助公司總經(jīng)理召集會(huì)議。1、根據(jù)總經(jīng)理一周工作日程安排表（或總經(jīng)理臨時(shí)交辦）安排會(huì)議2、會(huì)議準(zhǔn)備：（1）在會(huì)議召開前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，并填寫此表： 會(huì)務(wù)工作表會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議議題參加人員會(huì)議記錄人需要準(zhǔn)備的 資料、物品或提供的會(huì) 議服務(wù)（2） 通知參會(huì)人員出席會(huì)議、告知會(huì)議議題（或提醒進(jìn)行參會(huì)準(zhǔn)備），并確認(rèn)是 否參加。（3）在會(huì)議召開前對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理，如有需要，調(diào)試電腦、視

6、頻設(shè)備或進(jìn)行 其他準(zhǔn)備（提供飲用水、茶點(diǎn)等）。（4）行政部安排人員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。3、會(huì)議結(jié)束后行政部填寫以下表格，跟進(jìn)會(huì)議提出的要求的落實(shí)情況，并在會(huì)議召開后一周內(nèi)向總經(jīng)理反饋（會(huì)議有時(shí)間要求的，根據(jù)時(shí)間要求反饋） 會(huì)議跟進(jìn)表會(huì)議形成的 要求時(shí)間節(jié)點(diǎn) 要求責(zé)任人落實(shí)情況未能完成原 因（四）文件起草和審核（責(zé)任人）1、行政部負(fù)責(zé)協(xié)助總經(jīng)辦主要領(lǐng)導(dǎo)起草文件。2、根據(jù)工作需要起草以下文件：（1）通知（2）總結(jié)（3）計(jì)劃（4）商務(wù)信函（5）其他文件（各類文件的模板另行提供）3、文件起草流程：根據(jù)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)要求起草文件一一行政部負(fù)責(zé)人修改文件一 總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)審核文件定稿（五）資料、信息收集匯總（責(zé)任人 ）行政部負(fù)責(zé)收集、整理以下資料提交給總經(jīng)辦主要領(lǐng)導(dǎo)：1、集團(tuán)或百貨總部發(fā)布的重要通知。（應(yīng)于通知發(fā)布當(dāng)日提醒總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)查看）2、協(xié)助總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)整理重要客戶或合作伙伴的名片（每?jī)芍苷硪淮危?、每月25日前收集匯總各部門工作總結(jié)和計(jì)劃，提交總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)。各部門月度工作總結(jié)表部門本月主要工作 內(nèi)容（不超過(guò) 五項(xiàng)）本月工作存在 的不足本月工作的 優(yōu)點(diǎn)與本公司、百貨總部各部 門的工作配合是否存在 問題各部門月度工作計(jì)劃表部門下月工作計(jì)劃下月擬改進(jìn)工作中的哪些方面需要本公司和百貨總 部的相關(guān)部門提供何 種支持（六）工作督辦（責(zé)