Excel表格的一些小技巧

1、Excel 表格的 35 招必學秘技也許你已經(jīng)在 Excel 中完成過上百張財務報表，也許你已利用 Excel 函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復雜運算，也許你認為 Excel 也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel 全部技巧的百分之一。本專題從 Excel 中的一些鮮為人知的技巧入手， 領略一下關于Excel 的別樣風情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000 元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于 1500 元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。.打開“工資表”

2、工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式-條件格式” 命令， 打開 “條件格式” 對話框。 單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕， 選中 “大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000” 。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色” 。.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于1500，字體設置為“藍色” ；小于1000，字體設置為“棕色”） 。.設置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中， 為了保持名稱的一致性， 利用 “數(shù)據(jù)有

3、效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。.在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、 “商業(yè)企業(yè)” 、 “個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。.選中A 列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”.切換到Sheets,選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許” 右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列（各元素之

4、間用英文逗號隔開），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如 D 列 ），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式： =INDIRECT（C1） ，確定退出。.選中C 列任意單元格（如 C4）， 單擊右側(cè)下拉按鈕， 選擇相應的 “企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示： 在以后打印報表時， 如果不需要打印 “企業(yè)類別” 列， 可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用

5、的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容” 按鈕， 在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔” ）。.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項） ，在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜

6、單中，選“分配超鏈接-打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時， 常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號， 為了方便輸入， 我 們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號

7、”工具欄。.執(zhí)行“工具-宏-錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“ fuhao1” ?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏” 。.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱“專業(yè)符號” ，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏” ，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有

8、多少個特殊符號就拖多少個按鈕） 。.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第 2 個秘技的第1 點對它們進行命名。.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏（如 fuhao1 等），確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“

9、隱藏”選項，將不需要打印的行 （或列）隱藏起來。.執(zhí)行“視圖-視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面” 對話框，輸入一個名稱（如 “上報表”）后，單擊“確定”按鈕。.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作， “添加” 好其它的打印視面。.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序， 這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自

10、定義序列來排序。.執(zhí)行“格式-選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等） ，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式-單元格”命令，打開“單 元格格式”對話框，

11、在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“； ； ； ” （三個英文狀態(tài)下的分號）。.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。.執(zhí)行“工具-保護-保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后， “確定”返回。經(jīng)過這樣的設置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用 Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護”標簽下，請不要消除“鎖定”前面復選框中的“V”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時， 有的單元格中要輸入英文， 有的單元格中要輸入中文， 反復切換

12、輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢 ?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后， “確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1 個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如電腦報而煩惱呢?那就往下看吧。.執(zhí)行“工具-自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。.在“替換” 下面的方框中輸入 “ pcw” （也可以是其他字符，“

13、 pcw ” 用小寫 ），在“替換為”下面的方框中輸入“ 電腦報” ，再單擊“添加”和“確定”按鈕。.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“ pcw ”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫？，然后確認一下就成了。十、在 Excel 中自定義函數(shù)Excel 函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)， 來完成一些特定的運算。 下面， 我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：.執(zhí)行“工具-宏-Visual Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11 ”快捷鍵）, 打開Visual Basic編輯窗口。.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊”菜單命令，插入一個新的模塊一一模塊1。.在

14、右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Function.關閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景， 是襯在整個工作表下面的， 能不能只襯在表頭下面呢 ?.執(zhí)行“格式-工作表-背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。.在按住 Ctrl 鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域 )。.按“格式”工具欄上的“

15、填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色” 。經(jīng)過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格 ( 區(qū)域 )下面就沒有襯圖片了(其實， 是圖片被 “白色” 遮蓋了 )。提示 ?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“ & ”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中， 不需要利用函數(shù)， 一個小小的連字 符“ &”就能將它搞定(此處假定將B、 C、 D 列合并到一列中 ) 。.在 D 列后面插入兩個空列 (E、 F 列)，然后在D1 單元格中輸入公式：=B1&C1&D1 。.再次選中 D1 單元格，用“填充柄”將上述公式復制到 D 列下面的單

16、元格 中， B、 C、 D 列的內(nèi)容即被合并到 E 列對應的單元格中。.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼” 命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按 鈕， E 列的內(nèi)容 (不是公式)即被復制到F 列中。.將 B、 C、 D 、 E 列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、 2 步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B 、 C、D 列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第 3 步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值” 。 生 成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或 VBA 的方法來實現(xiàn)， 這對于初學者來說有一定難度。 出于

17、此種考慮， 我在這里給出一 種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學生成績保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 單元格區(qū)域中，其中第 1 行為標題，第2 行為學科名稱。.切換到Sheet2工作表中，選中 A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW(), 3)=0, ，IF(0MOD?ROW() , 3(=1, sheetl! A u , INDEX(sheet1! $A: $G, INT(ROW()+4)/3)+1) ， COLUMN() 。.再次選中A1 單元格， 用“填充柄” 將上述公式復制到 B1 至 G1 單元格中；然后，再同時選中 A1 至 G1 單元格區(qū)域，用“填充柄”將上

18、述公式復制到 A2 至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1 至 G2 單元格區(qū)域（第 1 位學生的成績條區(qū)域 ） ，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作） 。.同時選中A1 至 G3 單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自 A4 拖拉至 G186 單元格區(qū)域，為所有的成績條添加 邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合

19、適。 Excel 的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入-函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求（如“計數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表（Sheetl）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖-工具欄-監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添 加監(jiān)視”按

20、鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后， 再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點” 。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口” ，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在 Excel 2002 以前的版本中， 為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩， Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊 “格式” 工具欄上 “邊框” 右側(cè)的下拉按鈕， 在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖-工具欄-邊框”命令，展開“邊框”工 具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕， 選中一種邊框樣式， 然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中

21、拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下， 就可以清除掉錯誤的邊框。 如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后， 再畫邊框即可。 這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)， 或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候， Excel 就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊! 要實現(xiàn)這一功能，對Excel 來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記

22、“年份” 的單元格中， 為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度” 。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于” ，且“長度”為“ 4” 。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設為“停止” ，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法 !”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽印：茱@然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時， Excel 就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。

23、神奇吧?其實，在Excel 的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊， “序列大小”啊， “時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格由此就可看出我們知道每次打開Excel ，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽

24、名“Sheet1” ，然后按住Shift 鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3” （如果我們想關聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl 鍵進行點選）。此時，我們看到Excel 的標題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組” 字樣， 我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)， “工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內(nèi)容了。但是， 僅僅同步輸入是遠遠不夠的。 比如， 我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表” 。這時， Exce

25、l 會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內(nèi)容， Excel 都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在 Excel 2002 中， 至少提供了三種有關文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。 它們分別是：“二UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“二LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文 本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“二PROPER解數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“

26、適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的 A1 單元格中輸入小寫的“excel” ，然后在目標單元格中輸入“=UPPER（A1）” ，回車后得到的結果將會是“EXCEL” 。同樣，如果我們在A3 單元格中輸入“ mr.weiwei” ，然后我們在目標單元格中輸入 “=PROPER（A3）” ， 那么我們得到的結果就將是“ Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外， 從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入， 絕對是一種 省時又省事的方法， 特別是對一些樣式雷同的信息更是如此， 比如員工名單、 籍 貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂

27、的話，最好使用“ =RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)) ”函數(shù)，它表示“從A4 單元格最右側(cè)的字符開始提取2 個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5 單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“ =MID(A5,4,2) ”就可以了。意思是：在A5 單元格中提取第 4 個字符后的兩個字符，也就是第4 和第 5 兩個字。二十一、 把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復雜的問題。 因為它沒有一個十分固定的模式：

28、 大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“ 1”、“2”、“3”結尾的數(shù)字卻分別是以“ st”、“nd” 和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然 是以“th”結尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找 準函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(V ALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th，IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2), st， nd， rd), th)”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以

29、“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；如果第1原則無效，則檢查最后一 個數(shù)字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”； 如果第 1、 2 原則都無效，那么就用“ th” 。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法” ， 那就是將金額中的空位補齊， 或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“ $” 之類的符號。其實，在 Excel 中也有類似的輸入方法，那就是“REPT ”函數(shù)。它的基本格式是“ =REPT( “特殊符號”，填充位數(shù)) ” 。比如，我們要在中

30、 A2 單元格里的數(shù)字結尾處用“#”號填充至16 位，就只須將公式改為“=(A2&REPT( #，16-LEN(A2) ”即可；如果我們要將A3單元 格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“二REPT(#，16-LEN(A3)&A3 ；另外，如果我們想用“ #號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填 充，貝U需要改為 “=REPT( #，8-LEN(A4)/2)&A4&REPT( #)8-LEN(A4)/2) ” ； 如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5 單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：” =(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT( # ，16-LEN(TEXT(A5, $#,#0

31、.00)，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復輸入之外，“ REPT” 函數(shù)另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。 它的原理也很簡單， 就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“ E 列”作為直方圖中“預算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“ G 列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結果“ D歹的數(shù)值，用“ Wingdings”字體的“ N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在 E3 單元格中寫入公式 “=IF(D30,REPT( n，ROUND(D3*100,0), )”，

32、也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖 已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字數(shù)有時候， 我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣， 需要計算單元格中的總字數(shù)。要解決這個問題，除了利用到“ SUBSTITUTE ”函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“ TRIM ”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在 A1 單元格中輸入有“ how many words?字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), :)+1)”該式的含義是先用“ SUBSTITUTE ”

33、函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM ” 函數(shù)刪除其中字符間的空格， 然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關于歐元的轉(zhuǎn)換這是 Excel 2002 中的新工具。 如果你在安裝Excel 2002 時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的 “加載宏” ， 然后在彈出窗口中勾選 “歐元工具” 選項， “確定” 后 Excel 2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換” ，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Ex

34、cel 的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域” ，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“ 100 歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel 工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了經(jīng)在 Excel 中完成過上百張財務報表，也許你已利用 Excel 函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復雜運算，也許你認為 Excel 也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關于 E

35、xcel 的別樣風情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000 元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于 1500 元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式-條件格式” 命令， 打開 “條件格式” 對話框。 單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕， 選中 “大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000” 。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色” 。.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于1500

36、，字體設置為“藍色” ；小于1000，字體設置為“棕色”） 。.設置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中， 為了保持名稱的一致性， 利用 “數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。.在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)” 、 “商業(yè)企業(yè)” 、 “個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。.選中A 列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)

37、”.切換到Sheets,選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退 出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列 （如 D 列 ），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式： =INDIRECT（C1） ，確定退出。.選中C 列任意單元格（如 C4）， 單擊右側(cè)下拉按鈕， 選擇相應的 “企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格（如D4）,單擊

38、下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示： 在以后打印報表時， 如果不需要打印 “企業(yè)類別” 列， 可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容” 按鈕， 在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項） ，在右邊“命

39、令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接-打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我

40、們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時， 常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號， 為了方便輸入， 我 們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。.執(zhí)行“工具-宏-錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名？如“ fuhao1” ?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入

41、“宏” 。.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱“專業(yè)符號” ，確定后，即在工作區(qū)中出 現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏” ，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕） 。.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第 2 個秘技的第1 點對它們進行命名。.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏（如 fuhao1 等），確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一

42、樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行 （或列）隱藏起來。.執(zhí)行“視圖-視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面” 對話框， 輸入一個名稱（如 “上報表”）后，單擊“確定”按鈕。.將隱藏的行（或列 ）顯示出來， 并重復上述操作， “添加” 好其它的打印視面。.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中

43、需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序， 這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。.執(zhí)行“格式-選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關,車隊,一車間 ,二車間 ,三車間”等） ，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項

44、”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式-單元格”命令，打開“單 元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“； ； ； ” （三個英文狀態(tài)下的分號）。.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。.執(zhí)行“工具-保護-保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后， “確定”返回。經(jīng)過這樣的設置以后，上述單元格中的

45、內(nèi)容不再顯示出來，就是使用 Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護”標簽下，請不要消除“鎖定”前面復選框中的“V”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時， 有的單元格中要輸入英文， 有的單元格中要輸入中文， 反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢 ?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后， “確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1 個中文

46、輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如電腦報而煩惱呢?那就往下看吧。.執(zhí)行“工具-自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。.在“替換”下面的方框中輸入“ pcw” （也可以是其他字符，“ pcw ” 用小寫 ），在“替換為”下面的方框中輸入“ 電腦報” ，再單擊“添加”和“確定”按鈕。.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw ”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫？，然后確認一下就成了。十、在 Excel 中自定義函數(shù)Excel 函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)， 來

47、完成一些特定的運算。 下面， 我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：.執(zhí)行“工具-宏-Visual Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11 ”快捷鍵）, 打開Visual Basic編輯窗口。.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊”菜單命令，插入一個新的模塊一一模塊1。.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Function.關閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景， 是襯在整個工作表下面的， 能不能只襯在

48、表頭下面呢 ?.執(zhí)行“格式-工作表-背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需 要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。.在按住 Ctrl 鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域 ）。.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色” 。經(jīng)過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（ 區(qū)域 ）下面就沒有襯圖片了 （其實， 是圖片被 “白色” 遮蓋了 ）。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“ & ”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中， 不需

49、要利用函數(shù)， 一個小小的連字符“ &”就能將它搞定（此處假定將B、 C、 D 列合并到一列中 ） 。.在 D 列后面插入兩個空列 （E、 F 列），然后在D1 單元格中輸入公式：=B1&C1&D1 。.再次選中 D1 單元格，用“填充柄”將上述公式復制到 D 列下面的單元格中，B、 C、 D 列的內(nèi)容即被合并到 E 列對應的單元格中。.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼” 命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕， E 列的內(nèi)容 （不是公式 ）即被復制到 F 列中。.將 B、 C、 D 、 E 列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、

50、 2 步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B 、 C、D 列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第 3 步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值” 。生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或 VBA 的方法來實現(xiàn)， 這對于初學者來說有一定難度。 出于此種考慮， 我在這里給出一 種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學生成績保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 單元格區(qū)域中，其中 第 1 行為標題，第2 行為學科名稱。.切換到Sheet2工作表中，選中 A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW(), 3)=0, ，IF(0MOD?ROW() , 3(=1, sheetl!

51、 A u , INDEX(sheet1! $A: $G, INT(ROW()+4)/3)+1) ， COLUMN() 。.再次選中A1 單元格， 用“填充柄” 將上述公式復制到 B1 至 G1 單元格中；然后，再同時選中 A1 至 G1 單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到 A2 至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1 至 G2 單元格區(qū)域(第 1 位學生的成績條區(qū)域 ) ，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作) 。.同時

52、選中A1 至 G3 單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自 A4 拖拉至 G186 單元格區(qū)域，為所有的成績條添加 邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。 Excel 的“搜索 函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入-函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查

53、看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表(Sheetl)時，需要查看其它工作表中(SheetsSheet3）某個單元格的內(nèi)容，可以利用 Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖-工具欄-監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添 加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點” 。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口” ，即可查看所有被監(jiān)視 點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在 Excel 2002 以前的版本中， 為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩， Excel 2

54、002對此功能進行了全新的拓展。單擊 “格式” 工具欄上 “邊框” 右側(cè)的下拉按鈕， 在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖-工具欄-邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕， 選中一種邊框樣式， 然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下， 就可以清除掉錯誤的邊框。 如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后， 再畫邊框即可。 這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制

55、特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)， 或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候， Excel 就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊! 要實現(xiàn)這一功能，對Excel 來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記 “年份” 的單元格中， 為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度” 。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于” ，且“長度”為“ 4” 。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出

56、錯警告”設為“停止” ，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法 !”和“請輸入四位數(shù)年份。 ”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時， Excel 就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel 的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊， “序列大小”啊， “時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel ，軟件總是默認打開多張工作表。由此就

57、可看出Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1” ，然后按住Shift 鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3” （如果我們想關聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl 鍵進行點選 ）。此時，我們看到 Excel 的標題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組” 字樣， 我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)， “工作組”中所有表

58、格的同一位置都顯示出相應內(nèi)容了。但是， 僅僅同步輸入是遠遠不夠的。 比如， 我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表” 。這時， Excel 會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內(nèi)容， Excel 都有對它編輯的特殊函

59、數(shù)。例如改變文本的大小寫。在 Excel 2002 中， 至少提供了三種有關文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。 它們分別是：“二UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“二LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文 本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“二PROPER解數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當”的大小寫,如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的 A1 單元格中輸入小 寫的“excel” ，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)” ，回車后得到的結果將會是“EXCEL” 。同樣，如果我們在A3 單元格中輸入“ mr.weiwei” ，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)” ， 那么我們得到的

60、結果就將是“ Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外， 從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入， 絕對是一種 省時又省事的方法， 特別是對一些樣式雷同的信息更是如此， 比如員工名單、 籍 貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“ =RIGHT(源數(shù)據(jù) 格，提取的字符數(shù)) ”函數(shù)，它表示“從A4 單元格最右側(cè)的字符開始提取2 個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5 單元格中提取“武漢”兩個字時，