學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦流程與技巧課件

1、學(xué)術(shù)活動(dòng)舉辦的流程與技巧珠海健帆學(xué)術(shù)會(huì)議的開展不是最終目的，而是提升銷售的方法！活動(dòng)類型沙龍、病例交流會(huì)省、市級(jí)論壇專家講座科室會(huì)科室會(huì)：1、目的（開發(fā)、解決問題）2、主任支持3、準(zhǔn)備細(xì)節(jié)4、會(huì)后跟進(jìn)大型學(xué)術(shù)活動(dòng)籌劃確定時(shí)間確定地點(diǎn)確定內(nèi)容確定細(xì)節(jié)如何保證會(huì)議質(zhì)量及效果呢？會(huì)議準(zhǔn)備工作，您做好了嗎？案例分享 省級(jí)論壇的開展方案提交會(huì)后跟進(jìn)籌備會(huì)議客戶邀請(qǐng)會(huì)議當(dāng)天講者溝通組織流程一、會(huì)議方案提交會(huì)議意向溝通會(huì)議酒店選擇會(huì)議方案提交會(huì)議意向溝通1、根據(jù)公司相應(yīng)政策及市場需要，明確論壇的目的2、篩選論壇的大會(huì)主席、主講專家3、當(dāng)面與專家溝通論壇主題、講座內(nèi)容及時(shí)間安排計(jì)劃邀請(qǐng)客戶名單1、籌備會(huì)議中分

2、析市場情況及專家拜訪情況，講解會(huì)議必要性、緊迫性，從而調(diào)動(dòng)同事舉辦論壇的積極性。2、經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員上報(bào)擬邀請(qǐng)客戶名單（附車船費(fèi)預(yù)算及住宿意向），由總監(jiān)審批。會(huì)議酒店選擇1、根據(jù)公司相應(yīng)政策選擇酒店，實(shí)地考察會(huì)場、晚宴、茶歇、合影及配套設(shè)施（所有項(xiàng)目盡力在同一家酒店）2、與酒店業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通，爭取提供一些優(yōu)惠或免費(fèi)服務(wù)，明確收費(fèi)的項(xiàng)目。聯(lián)誼活動(dòng)安排1、根據(jù)論壇邀請(qǐng)的目標(biāo)客戶及聯(lián)誼時(shí)間選擇并考察酒店周邊的娛樂項(xiàng)目。2、新項(xiàng)目需現(xiàn)場考察，確保具有吸引力費(fèi)用預(yù)算及方案提交1、上述四項(xiàng)均確定后，列出較為詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算。2、與同事溝通好各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷流程，以防發(fā)生票據(jù)混亂及丟失的情況。二、籌備會(huì)議1、論壇活

3、動(dòng)舉辦意向確定后明確各項(xiàng)籌備工作的時(shí)限要求及人員分工。 2、論壇前一天，按細(xì)節(jié)準(zhǔn)備事項(xiàng)最后確認(rèn)各項(xiàng)工作的籌備情況，查漏補(bǔ)缺，并進(jìn)行會(huì)前動(dòng)員，明確會(huì)議當(dāng)天各項(xiàng)工作分工及負(fù)責(zé)人。 3、論壇前一天，按物品準(zhǔn)備明細(xì)表清點(diǎn)會(huì)議物品，并重點(diǎn)注意準(zhǔn)備現(xiàn)場簽到表、論壇日程表、客戶住宿安排表、電腦桌面及公司宣傳片（十分鐘版）。三、客戶邀請(qǐng) 客戶邀請(qǐng)必須在公司已批準(zhǔn)活動(dòng)方案主要嘉賓時(shí)間均確定無誤后方可啟動(dòng)。1、為順利邀請(qǐng)到客戶，保證參會(huì)人員的質(zhì)量，可爭取獲得醫(yī)學(xué)會(huì)蓋章的通知。2、為了確定參會(huì)客戶的數(shù)量，避免酒店房間及晚宴的浪費(fèi)，至少進(jìn)行三次客戶邀請(qǐng)情況的確認(rèn)。四、講者溝通1、會(huì)議前10天，學(xué)術(shù)人員現(xiàn)場簡述課件制作

4、的主要思路。2、提供給講者的參考資料不得重復(fù)（特別是關(guān)于血液吸附原理、材料的PPT）3、參考資料不要使用公司LOGO模板4、會(huì)議前5天，確保講者的內(nèi)容與論壇的主題吻合。5、會(huì)議前1天，支付專家講課費(fèi)，通過最終版課件確保學(xué)術(shù)觀點(diǎn)植入效果。五、會(huì)議當(dāng)天會(huì)議當(dāng)天茶歇處集體合影場地安排會(huì)場外圍房間布置會(huì)場布置會(huì)議室酒店門口橫幅（注意橫幅內(nèi)容）簽到臺(tái)全景報(bào)到處指示牌會(huì)場地點(diǎn)指示牌會(huì)場門口擺放公司宣傳展架會(huì)場橫幅（注意橫幅內(nèi)容并懸掛于主席臺(tái)后）主席臺(tái)銘牌擺放（按照會(huì)務(wù)禮儀安排）主席臺(tái)物品擺放（話筒、茶水、紙筆、公司宣傳及產(chǎn)品資料）物品擺放（茶水、紙筆、公司產(chǎn)品資料）投影儀、電腦及音響效果調(diào)試立式獎(jiǎng)臺(tái)（鮮花

5、、寫真、話筒、電腦、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊、電源線、接線板、數(shù)據(jù)線、激光筆）茶歇處（專人負(fù)責(zé)提前半小時(shí)布置完成并注意看管）合影（攝影師提前半小時(shí)到位、座次按照會(huì)務(wù)禮儀將第一排座位名單貼于椅背上）房間布置（消費(fèi)品撤掉、水果洗后擺放、溫馨提示卡擺放）會(huì)場布置前臺(tái)接待用餐安排專家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜房牌號(hào)、簽到表，統(tǒng)一登記發(fā)放（為簡化流程，制作只需客戶打鉤的表格）會(huì)議議程注意每人發(fā)放一份引導(dǎo)專家于報(bào)到處題詞用餐安排1、會(huì)議當(dāng)日午餐 我方人員：需提前（11：00）分批吃飯 客戶：商務(wù)簡餐2、答謝晚宴會(huì)場布置前臺(tái)接待用餐安排專家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜會(huì)場布置前臺(tái)接待用餐安排專家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)

6、后事宜2、茶水茶歇1、開幕致辭3、照相6、提示會(huì)議進(jìn)行的議程4、提醒5、自由討論環(huán)節(jié)會(huì)議進(jìn)行嘉賓入場（投影歡迎詞并播放歡迎音樂）開幕致辭及嘉賓介紹（一般為公司領(lǐng)導(dǎo)）大會(huì)主席致辭（內(nèi)容需提前溝通，可以擬草稿）茶歇時(shí)間（各區(qū)域推廣人員積極參與促進(jìn)客情）第一講者授課（內(nèi)容需提前溝通、注意講課時(shí)間）自由討論（安排專人遞送話筒、預(yù)先安排提問或發(fā)言者）會(huì)場布置前臺(tái)接待用餐安排專家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜答謝晚宴（公司人員分散坐于客戶中間）會(huì)場布置前臺(tái)接待用餐安排專家接送會(huì)議進(jìn)行答謝晚宴會(huì)后事宜六、會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)限期完成各參會(huì)客戶的跟進(jìn)，包括通訊錄、合影及跟進(jìn)表。（注：大會(huì)主席及講者不適合填會(huì)后跟進(jìn)表

7、，可調(diào)整其內(nèi)容）及時(shí)進(jìn)行會(huì)議相關(guān)資料整理。按事先制定的跟進(jìn)計(jì)劃：（大、?。W(xué)術(shù)活動(dòng)跟進(jìn)、醫(yī)學(xué)顧問的培育謝謝聆聽！每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。8月-228月-22Sunday, August 7, 2022天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來。00:41:4300:41:4300:418/7/2022 12:41:43 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。8月-2200:41:4300:41Aug-2207-Aug-22得道多助失道寡助，掌控人心方位上。00:41:4300:41:4300:41Sunday, August 7, 2022安全在于心細(xì)，事故出在麻

8、痹。8月-228月-2200:41:4300:41:43August 7, 2022加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2022年8月7日12:41 上午8月-228月-22擴(kuò)展市場，開發(fā)未來，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)在。07 八月 202212:41:43 上午00:41:438月-22做專業(yè)的企業(yè)，做專業(yè)的事情，讓自己專業(yè)起來。八月 2212:41 上午8月-2200:41August 7, 2022時(shí)間是人類發(fā)展的空間。2022/8/7 0:41:4300:41:4307 August 2022科學(xué)，你是國力的靈魂；同時(shí)又是社會(huì)發(fā)展的標(biāo)志。12:41:43 上午12:41 上午00:41:438月-22每天都是美好的一天，新的一天開啟。8月-228月-2200:4100:41:4300:41:43Aug-22人生不是自發(fā)的自我發(fā)展，而是一長串機(jī)緣