有效會議管理課件

1、有效會議管理行政管理專業(yè)化標準化系列教材 調查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。 會議是一種管理的手段 會議是管理溝通的方式 會議體現(xiàn)了團隊管理能力 會議是人際交往的平臺 會議是一種非程序化解決方案一夫當關的英雄時代已經(jīng)過去；我們必須與他人愉快合作才能順利成事。會議是團隊合作最常用的溝通協(xié)調方式，會議的能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力；90%以上的重大決策是通過會議制定的。企業(yè)花在開會上的時間越來越多 開會頻率越來越高每天都在開會，您會開會嗎？本課程學習的目標1.了解會議的目的、種類和體系2.掌握會議操作流程3.了解會議效率不高的原因及對策4.掌握

2、有效為會議做準備的要領5.掌握會議中的溝通和反饋技巧6.掌握會議主持人的會議管理技巧7.學會提高會議效率和質量的技巧會議常識會議管理流程課程回顧開會的原因會議的成本效率不高的原因會前準備會中控制會后追蹤高效會議清單情景模擬課程結構會議常識開會的原因會議的成本影響效率的原因會議常識 會議是一個集思廣益的渠道 會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議是一種群體溝通的方式，是群體成員間思想、情感、信息和行為的交流過程算算看，你一周內總共開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會耽誤多少工作？人際交往的主要形式是溝

3、通管理的過程控制依賴于溝通溝通是解決問題的手段問題的產(chǎn)生來自于溝通的障礙為什么要開會？開會的目的開展有效溝通傳達重要資訊協(xié)調員工矛盾項目執(zhí)行追蹤達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣 管理者必須盡早有效的進行溝通。他們必須對組織的未來發(fā)展方向產(chǎn)生共識。如果他們不能在這些“計劃”上統(tǒng)一步調，那么他們就會向不同方向用力，團隊/組織就會垮臺。明茲伯格制定決策 解決問題交流匯報為什么要開會？會議的基本模式觀念情感意向信息行為傳遞者1、編碼2、傳遞通道：甲乙 接受者1、譯碼2、內心反映觀念情感意向信息行為 接受者1、譯碼2、內心反映個體甲通道：甲乙傳遞者1、編碼2、傳遞個體乙干擾變量 包括六個基本要

4、素：傳遞者、接受者、溝通內容、 通道、干擾和反饋為什么要開會？會議分類與頻率 按人數(shù)分類按開會方式分類 按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當眾表揚或批評別人的會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團隊會議5.集思廣益的會議會議類別建議頻率注意事項固定例會至少每月一次不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。全體會議至少每季度一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負擔。處理突發(fā)事件的會議隨時切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日

5、有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。一對一會議按需要可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。無論是對危機作出反應，還是制定長期計劃，有效溝通來自于對聽眾激情的敏銳洞察力開會讓您小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓您工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多耽誤重要工作或客戶會議成本會議成本的計算1.會議的時間成本會議成本的計算2.會議的直接成本3.效率損失成本會議成本的計算思考：會議低效的原因？現(xiàn)實中，僅有49稱得上是有效率的會議，會議浪費了經(jīng)理人13還多的時間什么是必要的會議？ 會議目的單純化 會議資料有準備 會

6、前先行溝通 書面解決無法當場決定的事項 報告內容有摘要 有負責會后考核的部門 不開會的五個如果已按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）必開會的五個如果必須把信息同 時傳達給很多人 有些事情需要當眾表揚或批評 要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務高效會議的特征高效會議的八大特征 只有必要時才召集 好好籌劃過 擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時間 一切按部就班 請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席 作出了評論和歸納 記錄所有決定、建議和負責人有效會議溝通的特征準確：不準確的典型形式包括：數(shù)據(jù)不足；

7、資料解釋錯誤；對關鍵因素的無知；沒有意識到的偏見；夸張清晰：“KISS”原則Keep It Simple and Stupid：邏輯清晰；表達清晰簡潔：繁瑣的會議意味著重點不突出活力：應該生動并易于記憶項 次 原因 具體表現(xiàn) 1時間 會議安排在即將就餐的時間，每個人都饑腸轆，無心開會。2地點 會議地點設在辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。3開會對象的選擇 必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。4主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。5參會者的技能 參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。6會議的準備工作 開

8、會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。7開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議低效的原因會議信息傳遞的歪曲溝通中的參考框架，過去的經(jīng)驗和期望的影響傳遞者和接受者差異性知覺的選擇性語義上的差異對溝通內容價值的判斷多層次的組織過濾溝通的時機溝通信息太多、太集中否定反面的意見和先入為主溝通技能溝通氣氛溝通雙方的信任程度德魯克：溝通的四項基本原則溝通是理解力溝通是期望溝通創(chuàng)造要求溝通和信息是不同的，實際上它們大部分是相對的會議管理流程會中控制會議前準備會后追蹤會議管理流程有效借助團隊的集思廣益,解決個人無法完成的問題 ,達

9、到會議目標。 和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感，發(fā)揮個人才能。 參與參與的人用心關注,才能讓會議得到健全發(fā)展。 效率當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內完成開會,這就是效率。 學習在參與開會的同時有更多學習的機會1.明確會議舉行的目的2.合理安排會議時間3. 邀請適當?shù)娜顺鱿?. 準備背景資料5. 設定會議議程會前準備明確舉行會議的目的 信息傳播共享 動員激勵 問題解決和決策制定準備背景資料 有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。 提前發(fā)放會議資料，讓與會者做好準備。 會議結束2-3天內，所有與會者應拿到會議記錄。會前準備合理安排會議時間不要遲到 浪費時間等于浪費生命，

10、浪費別人的時間等于謀財害命！不要隨意推遲和變更開會時間打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；還會導致召集部門（人）的威信下降。嚴格按照議程進行，不要超時會前準備邀請適當?shù)娜藚藛T的選擇 知情者 決策參與者 執(zhí)行者 重大關系人 預約參會人員 找出最適宜所有參會人的開會時間。 會議通知（目的、時間、地點）。制定議程 列出團隊會議的目標 為會議制定規(guī)則 確定與會者名單 確定會議召開的時間、地點和持續(xù)時長 指定會議角色會前準備5W1H法Where-Who-When-What-Why-How 會議準備工作核對單1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7

11、.決定會議的地點9.確定出席人數(shù)11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后娛樂并做好事先通知由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成

12、挫折感。會前準備會議議程設計題目1.前言2.跟進上一次會議的決議/行動3.行動狀況報告4.為下星期/月作出計劃5.里程碑6.后續(xù)步驟希望達到的成果-清楚知道我們今天嘗試達到的成果和我們如何做到-了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我們可在中途進行修訂-了解每項活動根據(jù)計劃進行的狀況-列出問題和得出建議 時間（分）101050會中控制會議議程會議的準備會后的跟蹤兩個基本點一個中心會中控制會議基本規(guī)則與注意事項會議基本規(guī)則1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準時開始、準時結束5.負責人對決議能否達成負主要責任6.在會上要維護別

13、人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責10.要請第三方監(jiān)控會議質量會議注意事項1.要守時,堅持到底 2.要做事前準備 3.針對主題發(fā)言,簡短扼要 4.對事不對人5.予以真誠的肯定及贊美 6.傾聽他人發(fā)言 7.用積極的話代替消極發(fā)言 8.以探詢、謙虛代替主觀論斷會中控制開場白 歡迎詞 講明會議背景及目的：除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待，以促進與會人員及會議氣氛的融洽。 宣布會議議程：會議中欲討論之事項及其先后順序和預估時間。 制定紀律規(guī)則與會者行為守則會前充分準備；會后總結會中全情投入，貢獻創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持

14、開放心態(tài)，摒除部門之見耐心聆聽，尊重他人意見；盡可能獲取信息勇于發(fā)言，言之有物不進行人身攻擊；避免出現(xiàn)不當肢體語言會中控制 會議主持（掌握與控制會議節(jié)奏）主持人作用鼓勵發(fā)言：讓大家暢所欲言。分配工作：鼓勵大家主動認領工作。激發(fā)創(chuàng)意：提出觀點，激發(fā)大家創(chuàng)意。提出問題：讓與會人員了解狀況。 感情支持：創(chuàng)造和諧氣氛。主持人會前準備主持人注意事項獨占發(fā)言 占用大家交流意見時間。容忍支持 不可情緒化與他人沖突。優(yōu)柔寡斷 對決議事項要果斷明確。 保持理性 站在中立立場化解沖突。操控議程 應以流程引導會議進行。設定溝通目標制訂行動計劃預備可能的爭執(zhí)主持人發(fā)言多的原因對會議的議題特別熟悉地位最高而且聲音較大負

15、擔較多的行政責任主持人發(fā)言時間應掌握在20%以內，保證每個人發(fā)言機會均等，形成互動的會議氛圍。短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨常見問題會中控制會議中的常見問題會中控制會議常見問題的對策人身攻擊對雙方進行安撫重申議事規(guī)則重提主體進行討論離題兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論請他做歸納或替他做歸納事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時間爭議暫停該項議題，容后再議參與第三者的意見將雙方意見列表比較進行不記名投票重整雙方意見提出新的方案重申共同利益抱怨同情其不滿的情緒歸納其不滿的原因尋求解決的方法獨占發(fā)言主持人制止其行為。說明規(guī)則強制執(zhí)行嘮嘮叨叨清楚其具

16、體的想法不要粗魯打斷對發(fā)言予以認可爭功諉過主持人應制止不當發(fā)言,并給予其適當肯定。引導組織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當?shù)目隙〞r間不足選擇重要的議題進行討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時間征求與會人意見，是否挪到下次會議為反對而反對請他提出更好的對策。引導他思考是否有考慮周全不斷施壓不參與發(fā)言設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。會中控制會議常見問題的對策會中控制會議常見問題的對策與“cicada蟬”相遇講故事（和討論的主題無關）講了很長才進入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的

17、主要觀點對于“cicada蟬”的解決可用話語或非語言的暗示事先提醒關于會議的程序和時間限制用總結的方式結束與“shark鯊魚”相遇 有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見對付“shark鯊魚”型發(fā)言者的辦法 非語言性打斷 重申會議規(guī)范 反問法與“donkey驢”相遇 過于敏感 防衛(wèi)性很強，心中有面墻 不能站在別人的立場看問題對付“donkey驢”型發(fā)言者的辦法 點名發(fā)言 重復問題 突出他的貢獻與“crab螃蟹（跑題者）”相遇 開會的同時一并做別的工作 私自進入小團體討論 時常接電話 瞌睡 其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處對“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法 強調時間壓力 重申會議規(guī)范

18、帶入別人 短暫沉默會中控制與會者的傾聽責任發(fā)言內容要有組織適時發(fā)言一次只討論一個重點口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點處可稍加大音量積極的傾聽不要多說共情目光接觸贊賞性的點頭及恰當?shù)谋砬樘?問避免分心的舉動和手勢復 述避免中途打斷 傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。會中控制會議溝通別人行動的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心里想的 100%溝通的漏斗自己對方設身處地溝通的金三角 環(huán) 境話題5%20%工作層面80%95%關系

19、層面溝通的冰山模式會中控制會議溝通有效溝通原則 有明確的溝通目標 有明確的時間約束 重視每一個細節(jié) 積極傾聽 努力達成目標如何建立信任 找共同點 適當展示自己的能力和水平 適當暴露自己脆弱的地方 不必說出所有的真相造成溝通困難的因素 缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠 重點強調不足或條理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成爭執(zhí) 準備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差會中控制會議溝通如何讓大家發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環(huán)境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,

20、不以言廢人。 帶動與會人員的參與。 主動、適時發(fā)問，塑造發(fā)言機會，予以正向肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。提問的技巧封閉性問題：要求進行簡單的回答開放性問題：鼓勵自由發(fā)揮。假設性問題：用于應變、解決問題能力和思維能力。連串性提問：主要在壓力情景下的反映能力引導性提問；主要用于引發(fā)面試人的思考提問題時常見問題問題過于寬泛開始的問題太難問引導性問題可能是最封閉的問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內容主持會議的原則以人為本停止操控目標與過程兼得對事不對人 感覺與理性兼顧解決問題也處理情緒會中控制會議決策如何達成決議彼德德魯克決議法： 用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達成共識列舉或圖示各提

21、案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益律估計有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案之認同對提案做適當?shù)男拚c妥協(xié)確認議事結果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。共識法多數(shù)票通過法權威決策法決策方式無異議決策法影響群體決策的因素心理定勢自尊、自信從眾行為合理化動機權威效應責任擴散、風險轉移會中控制會議記錄會議記錄要點 時間 地點 與會人 議題 重要發(fā)言 行動方案 會議決策或結論 完成時限 執(zhí)行追蹤檢驗會議記錄技巧 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主詞、動詞、形容詞 明確數(shù)字

22、運用關鍵詞 列點說明：可了解發(fā)言重點，歸納出主題方向 一言以蔽之 反應快、寫字快、 知識面廣 記憶力特別強 組織能力強 傾聽能力強 總結能力強記錄者能力會后追蹤會議記錄發(fā)放執(zhí)行督促按會議決議追蹤檢驗準備下階段會議會議的結束討論的主題要有結論形成會議記要形成執(zhí)行文件明確未決議的問題明確下一次議題注意處理未被尊重的意見感謝與會者參會者會后跟進拿到會議記錄以后要細讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務的完成方法會議是一項新任務的開始主持人的會后跟進請大家填寫會議評估表針對意見做出改進措施詢問和聯(lián)絡缺席的同事制定跟進計劃，負責跟進如有需要找高層協(xié)助如計劃進行順利，取消下次會議會議之后檢討得失課程回顧情景

23、模擬高效會議清單有效會議的方法只有必要時才開會 會前要做準備事先頒發(fā)議程準時開會準時結束有意識把握會議的方向注意力集中在政策和行動上會議記錄應闡明最后的結論會議成功只有用結果衡量強調實施所有的決定鼓勵沉默人發(fā)言，闡明糊涂觀點，刪除重復話題有效的團隊（Team）會議明確角色有針對性的目標大家已同意的程序成熟的關系MTEA七種會議陷阱員工會議太頻繁 會議時間太長 會前缺乏準備主持人話說得太多 討論結構松散 發(fā)言內容重復 會議常流于形式 團隊式工作會議指引有針對性的目標明確角色大家同意的程序成熟的關系找出每個人的需要公開 個人的目標-發(fā)展需要-生活方式在小組目標上達成協(xié)議-發(fā)展需要-生活方式分享客戶

24、的目標-最后成果-建立技能清楚說明麥肯錫的目標-客戶開發(fā)-業(yè)務發(fā)展在誰做什么工作上達成協(xié)議厘定工作方面的角色-了解工作和最后成果-把你的技能和發(fā)展需要與工作配合-建立你的工作責任歸屬設計流程中的角色-了解所需角色-觀察是否有人扮演所需角色-愿意采取行動重新保持流程的平衡計劃有效率地運用時間設定溝通上的期望-就相互交流的方式和頻率達成協(xié)議-了解驅使他人參與所需的職權設定取得最后成果的限期設立檢查點-同意檢討流程-制定反饋和指導協(xié)議建立有建設性的氣氛老老實實講-要坦白、直率-提出和接受他人反饋-不要回避確保有平衡的參與-聆聽-尋求意見-測試理解程度/共識語調要保持正面-根據(jù)目標來連成一體-爭論時不

25、要作人身攻擊-適當時提供解決方案或選擇，而不是提出問題有效召開會議的規(guī)則 會議時間安排不超過30分鐘，除非是關鍵的檢討會或者季度、月度經(jīng)營分析會。 所有會議應有清晰書面的議程和明確的目標（如“會議結束時我們應已完成/決定了什么事情？”）。 會議主持人應控制進度/議程和需要時調整小組的進度。 主持人應總結每個議程項目的重點或就各項目作出決策，帶領小組討論另一題目。 會議結束時，應有清晰的決策、列出應采取的行動、分配好的職責和時間表，以及后續(xù)步驟計劃。有效召開會議的規(guī)則減少會議阻力的方法驗證根據(jù)我的理解，你的意見是是嗎？站在同一陣線讓我從你的角度去看試探告訴我多一點你關注的事項針對某方面我們如何努

26、力做好，達到？發(fā)問如要，需做些什么？會議糾紛的處理 驗證基本的假設 列出有共識和意見不一致的觀點 根據(jù)可取和不可取的地方進行辯論 找出調解糾紛所需的事實 把重點放在什么解決方案是不行的 把問題重新交予小組處理有效會議的預防措施會議開始時 每一節(jié)開始時 會議期間爭取對以下各項的理解和尋求協(xié)議 -目標成果 -議程 -流程 -角色 -決策方式 -基本規(guī)則 -參與人士希望進行的活動察看大家是否理解，并爭取大家對使用流程上的協(xié)議聆聽；嘗試理解鼓勵有建設性的參與避免評估式的意見爭取協(xié)議，讓大家可向前推進提高會議效率的清單會議準備 會議目的明確 與會人選合適 會議地點確定 所需會議資料已經(jīng)準備就緒并可用 已按時發(fā)出會議通知 會議通知應包括如下要點： 會議目的 待討論的日程要點 會議地點 會議開始、結束時間 與會者應作的準備提高會議效率的清單會議主持人 主持會議 與會議安排在時間上保持一致 鼓勵與會者 讓與會者充分交流他們的觀點 確保不偏題 總結會議要點 確保已做出了決定（誰？是什么？什么時候？）與會人員 按時到會 認真傾聽并盡力理解別人的發(fā)言 不要打斷別人的發(fā)言 創(chuàng)造一種開放的、創(chuàng)造性的氛圍 清晰地交流，井井有條、切中要點會議記錄 計時考勤 記下誰在何時做了何事 會議結論，行動方案 會后及時下發(fā)竅門一：在頭腦風暴會議上，絕不允許對別人的建議進行評判 竅門二：決