無紙化之最佳管理實(shí)務(wù)提升溝通能力與運(yùn)作效率課件

1、無紙化之最佳管理實(shí)務(wù)（提昇溝通能力與運(yùn)作效率）喬篷科技股份有限公司首席顧問黃端祥2006/5/121Agendae化現(xiàn)象實(shí)際案例（人家怎麼做??？）效益分析How to do成功關(guān)鍵因素與風(fēng)險電子表單實(shí)例展示Q&A2e化現(xiàn)象32005排名應(yīng)用系統(tǒng)總計(jì)教育排名金融服務(wù)排名政府排名醫(yī)療排名製造排名零售批發(fā)排名1業(yè)務(wù)流程管理33%7%1641%131%238%136%237%22商業(yè)智慧/資料探勘28%17%722%529%323%545%141%13資料整合26%17%735%235%136%328%422%34CRM（客戶資源管理）20%10%1433%312%113%1719%64%75網(wǎng)路安全

2、19%41%123%419%533%49%1122%36網(wǎng)路服務(wù)17%20%615%929%38%129%1111%117知識管理15%12%1310%1019%1915%713%74%178ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）14%22%21%102%713%936%222%39協(xié)同運(yùn)作14%15%94%1715%1113%913%77%1510災(zāi)難復(fù)原/營運(yùn)永續(xù)12%15%1017%812%1523%54%1611%1211服務(wù)導(dǎo)向架構(gòu)11%7%1622%58%93%176%150%2112自我服務(wù)技術(shù)11%22%29%1213%1410%114%1611%1213無線網(wǎng)路10%22%21%1910%1

3、138%14%1615%714內(nèi)容管理/數(shù)位資產(chǎn)管理10%10%149%1212%173%170%204%1715企業(yè)效能管理10%0%2022%54%173%179%1115%716企業(yè)入口網(wǎng)站10%22%27%144%128%129%1111%1217VoIP（網(wǎng)路電話）10%15%107%1413%165%1611%1015%718儲存系統(tǒng)9%15%1010%1015%715%74%167%1519供應(yīng)鏈管理7%0%200%212%145%1428%422%320行動需求6%2%195%168%145%1413%715%721數(shù)位辨識管理2%5%182%182%210%210%204%1

4、74知識企業(yè)將成為未來企業(yè)的主流，知識密集亦將取代勞力密集、資本密集成為企業(yè)的競爭優(yōu)勢。知識企業(yè)與知識密集5成功進(jìn)行流程再造的企業(yè)公司流程效益AMOCO資本配置降低33%的冗員British Nuclear Fuels燃料處理加倍燃料處理率Federal Mogul新產(chǎn)品發(fā)展降低循環(huán)時間Ford應(yīng)付帳款降低75%的數(shù)量Xerox供應(yīng)鏈降低30%的庫存Rank Xerox帳款將循環(huán)時間從112天降至3天增加每年現(xiàn)金流量五百億美元資料來源：Harvard Business School，Business Process Reengineering:Its Past, Present and Pos

5、sible，2003年6為何要導(dǎo)入Work Flow?（企業(yè)流程現(xiàn)況）訂單簽核流程5-16個章請購單驗(yàn)收流程4-14個章收入立帳沖銷流程4- 9個章費(fèi)用立帳沖銷流程6-14個章78馬上省掉三分之二的流程時間省掉更多的流程時間流程跑到哪裡??？一目了然！容易稽催9企業(yè)流程管理的價值（一）降低成本讓企業(yè)流程的執(zhí)行在較少的人力資源介入的情況下，仍不阻礙服務(wù)品質(zhì)。改善品質(zhì)、降低錯誤依據(jù)即時與歷吃績效來產(chǎn)生報告，協(xié)助經(jīng)理人降低每個流程步驟中的錯誤。應(yīng)用系統(tǒng)間資料的自動轉(zhuǎn)換，也大幅降低資料輸入的錯誤機(jī)率。增加對企業(yè)的了解是決策者了解企業(yè)流程的窗口，讓他們能掌控每項(xiàng)活動的狀態(tài)，例如是否延遲、為何延遲、以及做了

6、什麼加以補(bǔ)救。10企業(yè)流程管理的價值（二）管理、衡量及改善流程更多管理、衡量及改善流程所需的工具，讓經(jīng)理人在進(jìn)行流程再造時，擁有足以支持決策的可量化資料。自動化流程中的每一步驟這是企業(yè)流程管理解決方案的基本價值功能之一。依據(jù)企業(yè)規(guī)則安排員工及系統(tǒng)的工作程序，企業(yè)流程管理降低了流程間文件往返及處理複雜交易的時間。平衡工作量自動化流程的另一相關(guān)利益是平衡工作量，並安排適當(dāng)?shù)膯T工來從事適當(dāng)?shù)墓ぷ?1企業(yè)流程管理的價值（三）降低紙上作業(yè)這是企業(yè)流程自動化的主要利益之一。由於許多書面文件都透過電子化、網(wǎng)路化的環(huán)境來進(jìn)行，企業(yè)可以大幅降低建立、儲存、管理及傳送書面文件的成本。改善滿意度在更少錯誤的情況下，

7、讓企業(yè)能更快速地處理每筆交易，以滿足包括顧客、員工、合作夥伴等，希望達(dá)到幾乎即時處理其訂單或問題的期望。資料來源：HandySoft Corp，Business Process Management and Value to the Enterprise，2003年12知識就是力量有句話說13力量知識？知識如何變成力量14力量知識靠管理產(chǎn)生管理的價值15如何靠管理產(chǎn)生力量16Assets LifecycleEnterpriseAssetsValue$FixedAssetsManagedDocumentUnstructuredDocument增值的知識資產(chǎn)17逾時通知處理通知結(jié)案通知以電子表單及

8、流程串連各應(yīng)用系統(tǒng)訊息傳遞應(yīng)付帳款請款單採購價格異動表Invoice需求單業(yè)務(wù)報價單應(yīng)付帳款應(yīng)收帳款訂購單需求申請單月報週報季報年度計(jì)劃統(tǒng)計(jì)圖表請假系統(tǒng)整合加班作業(yè)出差申請教育訓(xùn)練系統(tǒng)工程文件管理設(shè)計(jì)文件管理文件公告調(diào)閱權(quán)限管理會議室申請派車申請會客洽公費(fèi)用申請單出差計(jì)劃報告Query SummeryERP系統(tǒng)績效管理HR系統(tǒng)ISO文管系統(tǒng)行政作業(yè)通知使用者處理工作流程18192021實(shí)際案例22EAI ServerDatabaseSQL ServerSharePoint 2003B2BiBiztalkCMSInternetWebFlow / EDMEIP(KM,EIS,KPI)Web Con

9、tentManagementRights Management ServiceWeb APServer GroupRMS / IRMIIS(ASP)IIS(ASP.NET)EnterpriseProject ManagementProject Server南亞科WebFlow系統(tǒng)整合架構(gòu)圖23南亞電: 整合 B2B 供應(yīng)鍊24INTEL授信檢查產(chǎn)銷排製, 投料成品繳庫交運(yùn)25南亞電:整合B2B供應(yīng)鍊目的 接單無紙化內(nèi)部接單簽核流程外部RosettaNet整合 (3B2, 3A*)26安泰人壽李科主管 以往人工要花2個月完成的程序，現(xiàn)在只需510天即可完成美商ING安泰人壽27土地銀行 28效益

10、分析29導(dǎo)入後效益分析 (I)有形效應(yīng)：電子化效益輔導(dǎo)前輔導(dǎo)後 效 益一、提昇效率1.庶務(wù)性方面紙本人工處理 電子線上簽核預(yù)計(jì)縮短三分之二以上時間2.技術(shù)資料查詢無資料可供查詢線上即時查詢可縮短資料蒐集時間約三分之一3.研發(fā)方面無歷史資料可參考線上即時查詢可縮短研發(fā)時間約四分之一4.文件分發(fā)控管人工控管分發(fā)/作廢線上即時自動分發(fā)及作廢可縮短分發(fā)/回收時間約二分之一二、降低成本1.庶務(wù)性方面紙本人工處理電子線上簽核節(jié)省人力及紙張約 100萬元/年2.技術(shù)資料查詢無資料可供查詢線上即時查詢節(jié)省人力60萬元/年3.研發(fā)方面 無歷史資料可參考線上即時查詢節(jié)省人力60萬元/年4.文件分發(fā)控管人工控管分發(fā)

11、/作廢線上即時自動分發(fā)及作廢節(jié)省人力及紙張約 50萬元/年30導(dǎo)入後效益分析 (II)無形效應(yīng)：流程管制可依條件設(shè)定簽核權(quán)限，解決人為判斷，而疏忽的簽核流程及管制行為。追蹤管理可於線上即時查詢案件簽核狀態(tài)，追蹤稽催簽核人員。文件版本控制可自動控制文件版本，有效管理變更狀態(tài)，以達(dá)資料之一致性，避免錯誤。文件權(quán)限管理可依權(quán)責(zé)設(shè)定使用權(quán)限，有效管理文件之安全性，杜絕機(jī)密文件外流，影響公司營運(yùn)。資料共享庶務(wù)性簽核資料可與第二階段之ERP系統(tǒng)整合，節(jié)省人力及減少錯誤。而文件資料分類彙整，可累積成知識庫，供其他研發(fā)人員在利用，達(dá)到個人經(jīng)驗(yàn)及知識的傳承之目的。決策參考可利用統(tǒng)計(jì)資料，提供管理決策作為營運(yùn)改善之參考，以提昇競爭力。31什麼樣的企業(yè)需要導(dǎo)入1.人數(shù)組織較多的企業(yè)2.地點(diǎn)分佈越廣、分點(diǎn)越多、距離越遠(yuǎn)的企業(yè)3.人員移動性越高、主管出差越頻繁4.對資訊累積對IT依賴性越高企業(yè)5.對時效及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化要求越高企業(yè)6.對於執(zhí)行力要求越嚴(yán)格企業(yè)What Company?32How to do?33How to do組成e化委員會審核流程流程修訂最佳化流程制定流程試行電子化流程管理系統(tǒng)流程檢討、監(jiān)控34電子表單分析部門表單名稱平均月使用量重要性權(quán)重備註人事請假單214 428消假單3 6加