會議活動策劃課件

1、會議活動策劃 會議的概念凡研究事理而為之解決,一 人謂之獨(dú)思,二人謂之對話, 三人以上而循有一定規(guī)則者, 則謂之會議。 孫中山:民權(quán)初步會議是人們懷著各種不同的目的，有組織地聚集在一起的議事活動。會議分類1）按會議的地域范圍和影響力分類 國內(nèi)會議 vs 國際會議（標(biāo)準(zhǔn)）2）按會議的性質(zhì)分類 營利性會議 vs 非營利性會議（舉例）3）按主辦者性質(zhì)分類（最主要的分類） 協(xié)會（行業(yè)）會議 vs公司會議 vs 其他組織會議4）按會議活動的內(nèi)容 商務(wù)會議，文化交流會議，專業(yè)學(xué)術(shù)會議，政治會議 及培訓(xùn)會議 5）按會議的組織形式分類 論壇vs 研討會 vs 報告會6）按會議的規(guī)模分類 小型會議 少于100人

2、 中型會議 1001000人 大型會議 100010000人 特大型會議 大于10000人 會議策劃的組成要素1.會議主題2.會議目的3.會議時間4.會議地點(diǎn)5.會議組織6.參會人員會議主題與議題開什么會（WHAT)會議主題：圍繞會議目標(biāo)確定并貫穿一次會一直各項議題的主線，是會議的靈魂。會議議題：緊扣主題付諸會議討論或解決的具體問題。議題策劃原則： 時代性 前瞻性 適度性 主次性 充分性 集中性會議目的為什么(WHY)會議的目標(biāo)：會議組織者的期望和會議所要完成的具體任務(wù)，它制約著會議的議題議程，決定會議的類型，引導(dǎo)會議的結(jié)果。會議時間什么時間開會（WHEN)會議時間策劃：什么時間召開會議，會議

3、時間長短時間策劃原則：時機(jī)原則（成熟時機(jī)） 合理原則（符合人的身心規(guī)律） 可操作性原則（行業(yè)特征，與會者時間）會議時間長短的考慮因素： 一是實際需要 二是會議的成本和效率 會議地點(diǎn)在哪里開會（WHERE）會議地點(diǎn)包括會議的舉辦地和場所。會議的地點(diǎn)策劃是一個系統(tǒng)的工程，需要綜合考慮?？紤]因素：聲譽(yù)和環(huán)境 接待能力（住宿，交通，基建） 服務(wù)， 花費(fèi) 安全與應(yīng)急措施G20峰會世界互聯(lián)網(wǎng)大會會議組織會議的利益主體1.主辦者：出資舉辦會議的組織協(xié)會等會員雇主公益性組織2.協(xié)辦者：連帶責(zé)任，提供支持， 包括經(jīng)費(fèi)人力物資智力支持3.承辦者：具體落實組織任務(wù)參會人員誰參加會議與會者：參加活動的對象會議主持人嘉

4、賓特別與會者 會議策劃的流程會前準(zhǔn)備策劃會議期間服務(wù)策劃會后評估與整理策劃 會前準(zhǔn)備策劃會場布置1.背景臺布置2.主席臺布置3.會場座位布置4.安排試聽設(shè)備會議宣傳推廣會議流程進(jìn)度甘特圖 甘特圖內(nèi)在思想簡單，即以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續(xù)時間?；臼且粭l線條圖，橫軸表示時間，縱軸表示活動（項目），線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況。它直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進(jìn)行，及實際進(jìn)展與計劃要求的對比。管理者由此可便利地弄清一項任務(wù)（項目）還剩下哪些工作要做，并可評估工作進(jìn)度。會議預(yù)算 交通安排 住宿安排 餐飲安排會議日程安排會議的議程是指會議主要活動順序安排。不同類型的會議議程有較大的差異。日程表設(shè)計考慮因素：（1）在一個對大多數(shù)聽眾都比較方便的時間開始（2）預(yù)留充足的登記時間（3）由會議主席作簡要介紹或致辭以正式開始活動（4）會議時間應(yīng)長短適中（5）會議間歇休息時間應(yīng)充分（6）確保充足的茶點(diǎn)供應(yīng)（7）安排一次總結(jié)性的