會計檔案管理方法

1、PAGE PAGE 11傲會計檔案整理方叭法講義扳一、會計檔案概埃念俺會計檔案是指會靶計憑證、會計帳絆簿和財務報告等安會計核算專業(yè)材辦料，是記錄和反懊映單位經(jīng)濟業(yè)務暗的重要史料和證叭據(jù)。（財政部和暗國家檔案局財會阿字1998霸32號會計檔哀案管理辦法第胺五條）壩二、會計檔案的礙內容與歸檔范圍半1、會計憑證類案：原始憑證，記哀帳憑證，匯總憑八證，其他會計憑八證；澳2、會計帳簿類版：總帳，明細帳埃，日記帳，固定霸資產(chǎn)卡片，輔助奧帳簿，其他會計皚帳簿；俺3、財務報告類把：敗月、季、澳年度財務報告，叭包括會計報表、哎附表、附注及文礙字說明，其他財哀務報告。八4板、其他類：銀行靶存款余額調節(jié)表頒，銀行對

2、帳單，奧其他應當保存的絆會計核算專業(yè)資拔料，會計檔案移爸交清冊，會計檔懊案保管清冊，會般計檔案銷毀清冊愛。藹奧注：實行會計電敗算化的單位，氨打印出的紙質會俺計檔案、案有關的電子數(shù)據(jù)案和相應軟件資頒料也應歸檔。三、歸檔時間氨當年形成的會計拜材料，芭由財務會計部門熬的專（兼）職人皚員在次年第一季奧度內按立卷要求搬分類整理裝訂，艾在財務會計部門耙保管一年后，由懊會計部門編制移板交清冊，向本單佰位綜合檔案室移哀交統(tǒng)一保管。四、保管期限稗會計檔案保管期礙限分為永久、定阿期兩類。定期保叭管期限分為稗3扳年、俺5吧年、盎10叭年、頒15癌年、斑25背年背5邦類。阿各類會計檔案的敗保管期限參照下頒表所列保管期

3、限瓣執(zhí)行按序號背檔案名稱敖保管期限佰備注哀一 八會計憑證類澳1翱原始憑證澳15年翱2哀記賬憑證懊15年阿3阿匯總憑證氨15年板二扳會計賬簿類拌4稗總賬罷15年霸包括日記賬佰5扮明細賬拜15年盎6啊日記賬挨15年暗現(xiàn)金和銀行存款芭日記賬25年懊7哎固定資產(chǎn)卡片壩固定資產(chǎn)報廢清斑理后保管5年稗8扒輔助賬簿拜15年耙三辦財務報告類般包括各級主管部俺門匯總財務報告癌9捌月、季度財務報敖告芭3年拜包括文字分析矮10絆年度財務報告敖永久白包括文字分析拔四癌其他類襖11啊會計移交清冊昂15年案12癌會計檔案保管清吧冊跋永久傲13叭會計檔案銷毀清唉冊邦永久矮14啊銀行余額調節(jié)表昂5年胺15班銀行對賬單按5年笆

4、五、會計檔案分壩類扒通常情況下一個昂全宗中會計八檔案為一級類目拜（9或kj），八不同單位的會計班部門有不同的分傲類方法，一般常案用的有叭以下兩種：擺（一）年度昂案形式（名稱）翱白保管期限分類法叭。即把一個單位芭形成的會計檔案拔首先按年度分開佰，再把一個年度柏的會計檔案按財吧務報告、賬簿、愛憑證、其他材料霸四種形式分為四霸大類，在四大類藹內按永久、矮25罷年、挨15叭年、拔10稗年、伴5扮年的順序排列。皚這種分類方法簡懊便易行，分類與骯保管統(tǒng)一，便于案查找和利用，適板用于單位預算會昂計、企業(yè)會計，皚是應用廣泛的一艾種分類方法。礙（二）形式（名扮稱）藹傲年度爸佰保管期限分類法暗。即把全部會計背檔案

5、分成財務報辦告、賬簿、憑證頒、其他材料四大癌類，在四大類內板按年度排列，每敗一年度內按保管叭期限長短依次排芭列。這種分類方板法實現(xiàn)了同一形礙式會計檔案的集隘中排列，爸方便查找利用，白適用于形成會計敗檔案數(shù)量不多的隘基層小型單位斑。懊六、會計檔案整絆理叭1、會計憑證類吧：憑證一般按月百整理，按憑證號壩順序排列，憑證般封面要寫清楚憑拜證起止號和總張爸數(shù)。隘裝訂時要摘除憑斑證內的金屬物（絆如釘書釘、大頭半針等），加上會背計憑證封面和封敖底，在左上角敗“翱兩孔一線邦”鞍或左側拔“班三孔一線挨”把線繩裝訂，再封班粘裝訂線，并在襖封粘處騎縫加蓋佰裝訂人印章，以凹示負責。澳2、會計財簿類擺：可以維護原來敗的

6、賬冊分類。總拌賬、明細賬太薄按的賬冊相近的科巴目可以合并，太板厚的賬冊可以分伴開裝訂。現(xiàn)金日胺記賬、銀行日記辦賬是訂本式的一芭般不要拆開訂，頒維護原狀就行。哎訂本式賬簿中的敗空白帳頁要保留懊，保持其原來面昂目，對有字的帳按頁依次編寫頁號稗?；铐撌交蚩ㄆＪ劫~簿應去掉帳拌夾，抽出空白頁把，應保留已設置拌會計科目但無業(yè)把務發(fā)生的帳頁，霸對已記帳的帳頁懊依次編寫頁號。爸3、財務報告類隘：年度財務報告翱（包括年度會計隘報表、附表、附案注及文字說明）扮要單獨組卷，永埃久保管。月度、百季度統(tǒng)計報表一靶年一卷。財務報氨表太少的，年報捌、月、季報合一柏組卷的，保管期昂限從長為永久。般4、其他類：會擺計檔案保管

7、清冊疤抄寫好時作為查搬找目錄和移交目安錄放在外面用，昂待保管期限滿后擺與會計檔案銷毀氨清冊吧一起裝訂成冊歸爸檔，永久保存。癌會計移交清冊由邦會計裝訂在當年敖的會計檔案內，哀可以和報表一起拔裝訂。頒報表和賬冊的整襖理要與其他檔案把一樣編寫頁號，霸編頁號，只編有巴文字的頁面，正疤面編在右上角，鞍背面編在左上角案。芭抄寫卷內目錄，版裝訂，寫封面，拌填寫卷內備考表八。憑證不需要編暗寫頁號，也不用半抄寫卷內目錄。排列編號拜會計檔案唉的排列編號方法爸很多，常用的有?。喊ひ皇悄甓攘魉庌k號法，一年的會隘計檔案按財務報邦告、會計賬簿、挨會計憑證和其他翱類的順序排列，暗其中會計憑證按翱形成時間順序排跋列、會計賬

8、簿案俺卷按保管期限長安短結合賬簿科目哀順序排列、財務斑報告和其他類按暗保管期限長短排氨列，一年的全部斑會計檔案編一個盎大流水號（案卷把號）。癌二是形式流水編哎號法，按會計憑芭證、會計賬簿、傲財務報告和其他搬四種形式分開排版列，各編一個流胺水號（案卷號）安，每年延續(xù)上一案年度的案卷號分扒別編制四個案卷壩流水號。拔三、皚“盎年、限、類癌”擺的排列編號方法把。這一方法就是版以每一年度的會癌計檔案為一單元阿。將每個案卷按盎不同保管期限，頒從永久到三年依襖次排列，然后將拌同一保管期限的哎案卷分類排列，襖最后以第一卷芭“跋永久埃”百卷為1號，接下拌去是2號，按順氨序編制目錄號，壩這些號碼也作為把案卷號。這

9、種方隘法適用于一般的胺企業(yè)、單位。用搬這種排列編號方柏法，不僅簡便易安行，便于案卷按罷期移交檔案部門扳，而且較好地保佰持了會計檔案的背歷史和內容的聯(lián)佰系，避免因到期挨案卷被銷毀而出襖現(xiàn)排列號的中斷半或挨“艾無頭霸”邦的現(xiàn)象。（較實敖用）凹四、永久卷大流巴水與定期卷班“傲年、限、類艾”凹相結合的排列編艾號方法。這一方凹法就是將當年的八“跋永久巴”耙卷 中按時岸間先過去、后現(xiàn)澳在順序排列，用扮大流水方法編號奧，即首卷為般“俺1號笆”唉，以后各卷按順跋序編下去。其余背定期卷，仍以每壩一年度為一單元罷，按上述拌“挨年、限、類氨”艾方式排列編號。白企業(yè)會計檔案用唉9或KJ作為一哎級類號，歸檔號吧依次寫類

10、號、年般度、案卷號，如隘9皚哀2002-1,瓣 KJ2002矮-1,一年一個罷流水號。捌如采用形式流水傲編號法的，歸檔扳號應為901-1,把 KJ板0般1-1。D = 20、30、40單 位 統(tǒng) 一 ：mm比 例 ：1：2圖A3(d) 會計檔案盒脊格式板封面填寫：第一背行寫立檔單位全俺稱；第二行寫案巴卷標題，一般寫敗作者、年度、報八表癌、賬冊名稱，如凹“奧廠一九九八年度氨現(xiàn)金日記賬跋”扒 卷內目錄八順序號澳責任者俺文號瓣題爸版名巴日期胺頁號暗備注懊啊氨埃爸稗白備考表盎說明：罷斑骯立 卷 人：凹立卷時間：礙疤年埃罷月絆扒日藹檢 查 人：扳檢查時間：擺盎年扒矮月捌俺日案卷目錄俺案卷號盎類別唉題 擺俺名拜起止時間啊保管期限按卷內張數(shù)罷備注跋氨挨搬鞍澳爸扒七、會計檔案銷拌毀霸按會計檔案管哀理辦法第十條頒執(zhí)行。邦銷毀審批表模式叭：敗經(jīng)鑒定后，清出壩無保存價值的報扒表靶 敗卷（冊），帳簿搬 熬卷（冊），憑證盎 襖卷（冊）應予以盎銷毀，請審批。氨 瓣 笆 捌 案 板鑒定領導小組負矮責人（簽名）哀 搬 辦 哀 壩年邦 佰月伴 凹日絆 敗 敗 唉 壩 敗主管負責人（簽扳名）拌 把