《會(huì)展項(xiàng)目策劃與組織》教學(xué)課件-模塊三-會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)策劃

1、會(huì)展項(xiàng)目策劃與組織START目錄模塊一 會(huì)展項(xiàng)目概述模塊二 會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)策劃模塊三 會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)策劃模塊四 會(huì)展項(xiàng)目營銷與招展招商策劃模塊五 會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃與控制模塊六 會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)模塊七 會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施與現(xiàn)場管理模塊八 會(huì)展項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識別與應(yīng)對模塊九 會(huì)展項(xiàng)目收尾與評估模塊三 會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)策劃任務(wù)一 認(rèn)識會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)任務(wù)二 展中會(huì)議策劃任務(wù)三 了解會(huì)展項(xiàng)目中常見的活動(dòng)會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)的含義和形式展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的策劃原則會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)的含義和形式會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)的含義會(huì)展相關(guān)活動(dòng)是指辦展期間，為營造現(xiàn)場氣氛、吸引在場人士或豐富會(huì)展功能而舉辦的各種活動(dòng)。一般情況下，只要場地條件允許，多

2、與展會(huì)在同一地點(diǎn)舉辦，這樣既有利于發(fā)揮相關(guān)活動(dòng)的作用，也有利于資源共享。任務(wù)一 認(rèn)識會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)任務(wù)二 展中會(huì)議策劃會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)的形式會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)可分為禮賓活動(dòng)、交流活動(dòng)、貿(mào)易活動(dòng)、表演活動(dòng)和娛樂活動(dòng)等，各類相關(guān)活動(dòng)的常見形式和作用如表3-1-1所示。表3-1-1 會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)的常見形式及作用任務(wù)一 認(rèn)識會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)類型常見形式作 用禮賓活動(dòng)開幕式 提升展會(huì)檔次 進(jìn)行宣傳推廣，擴(kuò)大展會(huì)影響力 為參與展會(huì)的各方提供拓展人脈的平臺(tái) 鼓舞展會(huì)參與人員的士氣閉幕式招待酒會(huì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見交流活動(dòng)行業(yè)會(huì)議 為展會(huì)參與者架設(shè)橋梁，增進(jìn)他們之間的友誼，促進(jìn)行業(yè)信息交流 進(jìn)一步豐富和完善展會(huì)的基本

3、功能 提高展會(huì)品質(zhì)，提升展會(huì)檔次，擴(kuò)大展會(huì)影響力專業(yè)研討會(huì)技術(shù)交流會(huì)學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)培訓(xùn)論壇比賽評獎(jiǎng)觀眾參與性活動(dòng)詳情表格見書本第80頁展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的策劃原則展會(huì)相關(guān)活動(dòng)能夠吸引潛在參展商和潛在觀眾、活躍現(xiàn)場氣氛、豐富展會(huì)功能，并不是所有展會(huì)相關(guān)活動(dòng)都能起到積極作用。展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的策劃要遵循以下原則：1、主題與形式應(yīng)符合展會(huì)的需要。展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的策劃不能脫離展會(huì)參與者的需求，內(nèi)容不能脫離展會(huì)的主題。否則，相關(guān)活動(dòng)不僅會(huì)與展會(huì)脫節(jié)，還可能與展會(huì)形成“爭搶觀眾”的內(nèi)部競爭，甚至還會(huì)擾亂展會(huì)現(xiàn)場秩序，給展會(huì)帶來安全隱患。任務(wù)一 認(rèn)識會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)任務(wù)一 認(rèn)識會(huì)展項(xiàng)目相關(guān)活動(dòng)2、在不影響企業(yè)展出和觀眾參觀

4、的前提下活躍展會(huì)現(xiàn)場氣氛。如果展會(huì)現(xiàn)場氣氛過于熱烈，到會(huì)的無效觀眾太多，會(huì)干擾觀眾參觀和企業(yè)商談，從而對展出效果產(chǎn)生不利影響。3、能進(jìn)一步豐富和完善展會(huì)的基本功能。隨著會(huì)展行業(yè)的發(fā)展，參展商和觀眾的需求越來越多樣化。對于差異化的需求往往很難僅憑展會(huì)一一實(shí)現(xiàn)，因此，內(nèi)容豐富、形式多樣的展會(huì)相關(guān)活動(dòng)就起到了豐富和完善展會(huì)功能的作用。4、有助于展會(huì)吸引更多的潛在參展商和觀眾。展會(huì)必須有一定數(shù)量的參展商和觀眾，這是一個(gè)展會(huì)賴以生存的基礎(chǔ)，也是一個(gè)展會(huì)進(jìn)一步發(fā)展的根本。展會(huì)期間舉辦會(huì)議和豐富多彩的相關(guān)活動(dòng)，可對一些企業(yè)和觀眾形成一定吸引力，促使他們前來參展和參觀。展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的策劃原則常見的展中會(huì)議展中

5、會(huì)議策劃的流程及內(nèi)容常見的展中會(huì)議任務(wù)二 展中會(huì)議策劃展中會(huì)議是展覽相關(guān)活動(dòng)中最為常見的類型，主辦機(jī)構(gòu)通常也十分重視“以會(huì)帶展，以展帶會(huì)”。會(huì)議的種類繁多。最為常見的展中會(huì)議有專業(yè)研討會(huì)、技術(shù)交流會(huì)、行業(yè)會(huì)議、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)和投資洽談會(huì)。專業(yè)研討會(huì)策劃要點(diǎn)確立會(huì)議目標(biāo)選擇會(huì)議議題選擇會(huì)議議題一般來說，舉辦專業(yè)研討會(huì)最主要的目標(biāo)是為參與者理清思路、拓寬視野，加深他們對行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢的了解。由于專業(yè)研討會(huì)涉及的議題往往具有較強(qiáng)的理論性，且與社會(huì)的宏觀發(fā)展緊密聯(lián)系，所以，會(huì)議的主講人必須具有權(quán)威性。研討會(huì)的觀眾范圍十分廣泛，任何對會(huì)議主題感興趣的人士都可以參加。觀眾可以選擇旁聽，也可以在特定的會(huì)

6、議環(huán)節(jié)中參與話題討論。專業(yè)研討會(huì)一般傾向于選擇具有理論性和前瞻性的話題，經(jīng)過研討后，取得一些具有啟發(fā)性和借鑒意義的開放性成果。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃選擇會(huì)議主題由于技術(shù)交流會(huì)的主要內(nèi)容是進(jìn)行技術(shù)交流和傳播，會(huì)議主題既要與技術(shù)問題密切相關(guān)，又要能反映當(dāng)前技術(shù)的發(fā)展方向，還應(yīng)通俗易懂，以便一般技術(shù)人員學(xué)習(xí)和理解。準(zhǔn)備會(huì)場設(shè)施設(shè)備由于一些新技術(shù)需要通過特定的設(shè)施設(shè)備才能呈現(xiàn)，因此，需要提前與主講人進(jìn)行溝通，將其所需要的特殊設(shè)備和儀器提前存放在會(huì)場，以便工作人員進(jìn)行安裝和調(diào)試。由于技術(shù)交流會(huì)的主角一般是企業(yè)，且觀眾參會(huì)的目的性很強(qiáng)，因此，技術(shù)交流會(huì)往往會(huì)向有關(guān)企業(yè)及參會(huì)人員收取一定費(fèi)用，這是技術(shù)交流會(huì)的

7、主要經(jīng)費(fèi)來源，企業(yè)贊助一般較少。落實(shí)主講人和觀眾技術(shù)交流會(huì)的主講人應(yīng)能夠回答觀眾提出的專業(yè)問題，這樣才能讓觀眾產(chǎn)生信任感。技術(shù)交流會(huì)的觀眾一般是企業(yè)的技術(shù)骨干或技術(shù)研究員，具有相同的技術(shù)背景可讓會(huì)議的交流和討論更專業(yè)、更順暢。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃技術(shù)交流會(huì)策劃要點(diǎn)籌集會(huì)議經(jīng)費(fèi)任務(wù)二 展中會(huì)議策劃1、選擇主題和議題：首先，行業(yè)會(huì)議的主題和議題應(yīng)具備行業(yè)特征、關(guān)注行業(yè)發(fā)展，并具有前瞻性和總結(jié)性。其次，行業(yè)會(huì)議的主題和議題應(yīng)具有吸引力。2、確定地點(diǎn)、時(shí)間和規(guī)模：行業(yè)會(huì)議的舉辦地點(diǎn)一般不固定，根據(jù)每年的實(shí)際情況變化。舉辦時(shí)間通常相對固定，多選擇在年初或年末，一般為25天，最長不超過6天，除非會(huì)議后還有

8、其他活動(dòng)安排。規(guī)模一般在400人以下，較大規(guī)模的行業(yè)會(huì)議可能達(dá)上千人。3、落實(shí)會(huì)議參與人員：行業(yè)會(huì)議的主講人一般是政府主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、科研機(jī)構(gòu)和業(yè)界名人等，由主辦單位負(fù)責(zé)確定和邀請。行業(yè)會(huì)議的觀眾基本都是行業(yè)內(nèi)的企業(yè)員工。有些影響力大的行業(yè)會(huì)議，其觀眾大多是企業(yè)的高層管理者。為了擴(kuò)大輻射范圍，會(huì)專門邀請新聞媒體記者到會(huì)旁聽，并進(jìn)行現(xiàn)場采訪。4、安排會(huì)議議程：由于行業(yè)會(huì)議一般有政府主管部門領(lǐng)導(dǎo)和行業(yè)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)出席，在會(huì)議議程安排上，通常會(huì)增加領(lǐng)導(dǎo)致辭環(huán)節(jié)。有時(shí)還會(huì)在會(huì)前或會(huì)后安排新聞媒體記者對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行單獨(dú)采訪。行業(yè)會(huì)議策劃要點(diǎn)行業(yè)會(huì)議策劃要點(diǎn)05準(zhǔn)備會(huì)議資料舉辦行業(yè)會(huì)議需要準(zhǔn)備的資料有邀請

9、函、會(huì)議議程、會(huì)前新聞稿、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議總結(jié)、會(huì)后新聞稿等。另外，還需要為出席行業(yè)會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言辭和相關(guān)新聞稿。06確定會(huì)議召開方式行業(yè)會(huì)議的召開方式多且靈活，主要根據(jù)會(huì)議的主題和議題而定。07籌集會(huì)議經(jīng)費(fèi)行業(yè)會(huì)議的資金來源與普通會(huì)議基本相同，其中，企業(yè)贊助日益成為行業(yè)會(huì)議重要的資金來源。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃產(chǎn)品發(fā)布會(huì)1明確會(huì)議目的主要內(nèi)容是發(fā)布新產(chǎn)品的有關(guān)信息或宣傳推廣新產(chǎn)品，為新產(chǎn)品的上市造勢。是為了通過新聞效應(yīng)，獲取消費(fèi)者對產(chǎn)品的反饋，以便更好地將產(chǎn)品推向市場。2確定會(huì)議形式由于產(chǎn)品發(fā)布會(huì)所發(fā)布的新產(chǎn)品通常具有新穎性和一定的新聞價(jià)值，因此，產(chǎn)品發(fā)布會(huì)適合采用新聞發(fā)布會(huì)的形式進(jìn)行組織實(shí)

10、施。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃產(chǎn)品發(fā)布會(huì)3確?，F(xiàn)場效果產(chǎn)品發(fā)布會(huì)的目的決定了其對會(huì)議的展示功能有較高的要求。產(chǎn)品發(fā)布會(huì)往往十分注重會(huì)議的環(huán)境布置。4了解觀眾需求產(chǎn)品發(fā)布會(huì)的觀眾來源廣泛，他們往往希望從產(chǎn)品發(fā)布會(huì)上獲取最新的產(chǎn)品信息，了解產(chǎn)品的發(fā)展趨勢。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃投資洽談會(huì)策劃要點(diǎn)1精選投資項(xiàng)目潛在投資者除了關(guān)心投資項(xiàng)目本身外，對項(xiàng)目所在地的投資環(huán)境也十分關(guān)注，為了吸引投資者，取得他們的信任，有關(guān)政府部門要做好政策說明和解釋工作。任務(wù)二 預(yù)防與管理會(huì)展項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)投資項(xiàng)目是投資洽談會(huì)的主角，在選擇投資項(xiàng)目時(shí)，既要結(jié)合引資地的實(shí)際需要，選擇具有一定發(fā)展前景的項(xiàng)目，又要符合潛在投資者的需求。2做好投

11、資環(huán)境介紹和相關(guān)政策說明PART 3對投資方進(jìn)行資質(zhì)審定在滿足投資方要求的同時(shí)，也要對投資方資質(zhì)進(jìn)行仔細(xì)審定，以免在投資過程中出現(xiàn)欺詐行為。做好招商方和投資方的配對服務(wù)洽談會(huì)的本質(zhì)是一種貿(mào)易配對服務(wù)，即將項(xiàng)目招商方和有資質(zhì)、有需求的投資方進(jìn)行配對，并在平等、自愿的基礎(chǔ)上，促成雙方達(dá)成交易。PART 4投資洽談會(huì)策劃要點(diǎn)任務(wù)二 識別與管理會(huì)展項(xiàng)目關(guān)系人展中會(huì)議策劃的流程及內(nèi)容會(huì)議策劃的一般流程如下：確定會(huì)議主題落實(shí)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和贊助準(zhǔn)備會(huì)議方案落實(shí)會(huì)議主講人員組織會(huì)議觀眾布置會(huì)議現(xiàn)場制訂會(huì)議危機(jī)管理方案召開會(huì)議會(huì)后總結(jié)。會(huì)議策劃的內(nèi)容包括：會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議主題和議題、會(huì)議參加對象、會(huì)議發(fā)言、會(huì)議規(guī)模、

12、會(huì)議選址、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議方式、會(huì)議議程、會(huì)議日程、會(huì)議程序、會(huì)議公關(guān)與宣傳、會(huì)議預(yù)算和會(huì)議實(shí)施等。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃PART 1會(huì)議目標(biāo)會(huì)議目標(biāo)是說明組織者舉辦會(huì)議所要完成的具體任務(wù)，解決為什么開會(huì)這一核心問題。確定了會(huì)議目標(biāo)，方可確定與會(huì)人員范圍、會(huì)議的類型、會(huì)議議程、會(huì)議預(yù)算等其他要素。會(huì)議主題和議題會(huì)議主題是會(huì)議目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，是會(huì)議主要內(nèi)容的高度概括，也是會(huì)議的靈魂所在。確定會(huì)議的主題和議題，是安排好會(huì)議議程、提高會(huì)議質(zhì)量的關(guān)鍵所在。PART 2展中會(huì)議策劃的流程及內(nèi)容任務(wù)二 展中會(huì)議策劃展中會(huì)議策劃的流程及內(nèi)容3、會(huì)議參加對象：邀請是否得當(dāng)將關(guān)系到會(huì)議形象的樹立和會(huì)議目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，因

13、此要特別慎重。主要有以下4種：領(lǐng)導(dǎo)確定02規(guī)則確定03協(xié)商確定04選舉確定由會(huì)議組織者和領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)會(huì)議的目的、性質(zhì)、議題來確定。由會(huì)議發(fā)起者、主辦者或成員之間根據(jù)會(huì)議的目的和議題，通過平等協(xié)商來確定。由法律、法規(guī)、會(huì)議組織章程、議事規(guī)則等來確定。根據(jù)一定的方法，通過選舉程序來確定。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃PART 4會(huì)議發(fā)言高質(zhì)量的發(fā)言不僅有助于推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程，豐富會(huì)議內(nèi)容，還能樹立與會(huì)者的良好形象。在會(huì)議開始前，發(fā)言者應(yīng)做好準(zhǔn)備，準(zhǔn)備發(fā)言稿或發(fā)言提綱。會(huì)議規(guī)模會(huì)議規(guī)模即參加會(huì)議的人數(shù)，一般將會(huì)議分為小型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議和特大型會(huì)議。會(huì)議規(guī)模對會(huì)場大小的選擇、會(huì)議飯店的預(yù)訂等有著重要的影響。

14、PART 5展中會(huì)議策劃的流程及內(nèi)容任務(wù)二 展中會(huì)議策劃展中會(huì)議策劃的流程及內(nèi)容任務(wù)二 展中會(huì)議策劃會(huì)議選址會(huì)議選址應(yīng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、預(yù)算和規(guī)模等情況而定。還需考慮費(fèi)用情況，以及舉辦地的交通情況、會(huì)議歷史、住宿條件、安全保衛(wèi)條件、服務(wù)設(shè)施條件、附近景點(diǎn)狀況等。會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議的召開時(shí)間，也包括整個(gè)會(huì)議所需的時(shí)間和分會(huì)議所需的時(shí)間。會(huì)議時(shí)間的擬定要注意與會(huì)人員的時(shí)間安排，力求合理、緊湊。會(huì)議方式技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了會(huì)議方式的發(fā)展和更新，現(xiàn)在，許多企業(yè)都已開始采用“虛擬會(huì)議”或“遠(yuǎn)程會(huì)議”形式，這使得遠(yuǎn)距離溝通更為方便和通暢，也在一定程度上節(jié)約了成本，提高了效率。2016年G20峰會(huì)花落杭州 三

15、大理由告訴你為什么是這里2015年11月，習(xí)近平主席在二十國領(lǐng)導(dǎo)人峰會(huì)上宣布，2016年G20峰會(huì)花落杭州。主要有以下三大理由。1中國傳統(tǒng)文化的名片2發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)3外交上扮演過重要角色民間交流一直是國家友好的重要基礎(chǔ)，旅游則是一種最佳的民間交流形式。杭州作為中國民間外交的重要力量，逐漸登上了世界的舞臺(tái)。作為著名的旅游城市，杭州率先實(shí)踐了“旅游外交”。會(huì)議議程：是對會(huì)議已確定的議題，或者會(huì)議要解決和處理的問題進(jìn)行先后次序安排的會(huì)務(wù)文書。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃1、會(huì)議議程的順序會(huì)議議程的順序并無定式，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的需要進(jìn)行安排，可先主后次，也可先次后主，或根據(jù)事項(xiàng)的既定順序安排。應(yīng)遵循以下原則：首

16、先，一定要按議題的輕重緩急編排；其次，要合理分配時(shí)間，每個(gè)議題所需時(shí)間須做準(zhǔn)確估算；最后，要將議題順序事先通知與會(huì)者，以便他們做好準(zhǔn)備。2、會(huì)議議程的內(nèi)容大中型會(huì)議的議程一般包括開幕式、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、議題介紹、自由討論、總結(jié)發(fā)言、閉幕式等，可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行增添或刪減。3、會(huì)議議程的書面結(jié)構(gòu)任務(wù)二 展中會(huì)議策劃會(huì)議議程的書面結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、題注和正文。標(biāo)題：由“會(huì)議名稱+議程”組成，如“展覽公司辦公會(huì)議議程”。題注：應(yīng)在標(biāo)題下方的圓括號內(nèi)注明該會(huì)議的舉辦日期，如（2004年3月1721日）。正文：簡要說明會(huì)議每項(xiàng)議題和活動(dòng)的順序，并用序號標(biāo)注，句末一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。會(huì)議日程：也是會(huì)議實(shí)務(wù)性文件之一，

17、是把會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間進(jìn)行具體安排。它不僅包括會(huì)議議程的全部活動(dòng)，還包括其他輔助活動(dòng)。既可以采用文字形式，也可以采用表格形式。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃會(huì)議日程的編排原則會(huì)議日程的安排既要貫徹精簡、高效的原則，又要科學(xué)合理，做到緊中有松，勞逸結(jié)合。會(huì)議日程的書面結(jié)構(gòu)會(huì)議日程的編制要明確具體，使人一目了然，其書面結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、正文和落款。標(biāo)題：由會(huì)議名稱加上“日程”“日程安排”或“日程表”組成。正文：有表格式和日期式兩種。表格式日程如表3-2-1所示；日期式是按日期來排列會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)的。落款：一般為會(huì)議秘書處，也可省略。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃日期時(shí) 間活 動(dòng)地 點(diǎn)2月7日全天參會(huì)人員報(bào)到酒

18、店 11:3013:30午餐酒店餐廳 17:3020:30晚餐酒店餐廳2月8日06:3008:30早餐酒店餐廳 08:4012:00乘坐磁懸浮列車磁懸浮站 參觀工廠（1）上海工廠 12:3012:50午餐自助餐廳 15:0018:00參觀工廠（2）上海工廠 乘坐磁懸浮列車磁懸浮站 18:3020:00晚餐酒店餐廳表3-2-1 全國經(jīng)銷商大會(huì)日程安排詳情表格見書本第91頁大會(huì)秘書處2019年2月1日會(huì)議程序是指某一會(huì)議或會(huì)議中某一項(xiàng)活動(dòng)的詳細(xì)步驟。會(huì)議程序可以讓與會(huì)者詳細(xì)了解會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間和順序，同時(shí)也是會(huì)議主持人掌握會(huì)議流程的依據(jù)。書面結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、題注、正文和落款。標(biāo)題：由會(huì)議或活動(dòng)全

19、稱加上“程序”或“順序表”組成。題注：標(biāo)明會(huì)議的基本信息。正文：可用序號標(biāo)引，詳細(xì)、明確地列出各項(xiàng)具體活動(dòng)的步驟和細(xì)節(jié)；也可用時(shí)間來標(biāo)引，以便控制各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間。落款：一般為會(huì)議秘書處，也可省略。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃會(huì)議程序會(huì)議公關(guān)會(huì)議的公關(guān)對象即參加會(huì)議的人員，包括會(huì)議貢獻(xiàn)者和會(huì)議影響者。會(huì)議貢獻(xiàn)者包括會(huì)議的發(fā)言人、支持者及服務(wù)人員。會(huì)議影響者包括傾聽會(huì)議的人、受會(huì)議結(jié)果影響的人，以及利用會(huì)議實(shí)現(xiàn)自身目的的人。會(huì)議組織者必須明確會(huì)議貢獻(xiàn)者和會(huì)議影響者分別是誰，屬于哪一個(gè)層次，他們的需求是什么。只有確定了公關(guān)對象，才能更好地開展公關(guān)活動(dòng)。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃會(huì)議預(yù)算：預(yù)算是一種將資源分配給特定

20、活動(dòng)的數(shù)字性計(jì)劃。在會(huì)議籌備過程中，會(huì)議預(yù)算決定了整個(gè)會(huì)議的選址、規(guī)模、規(guī)格、活動(dòng)方式等諸多要素。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃會(huì)議預(yù)算的類型會(huì)議預(yù)算大體分為收入預(yù)算和成本預(yù)算。收入預(yù)算是收入預(yù)測的一種特定類型，是對會(huì)議未來收入額的規(guī)劃。成本預(yù)算是指列出會(huì)議主辦方為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而開展的主要活動(dòng)，并將費(fèi)用額度分配給這些活動(dòng)的行為。會(huì)議預(yù)算表的一般格式如表3-2-2所示。編制會(huì)議預(yù)算的依據(jù)編制會(huì)議預(yù)算的依據(jù)主要包括：主辦方和承辦方的利潤目標(biāo)、上一年同類會(huì)議的預(yù)算情況及會(huì)議評估報(bào)告、最近的會(huì)議市場情況、公司在會(huì)議方面的政策和策略、公司外部環(huán)境的變化情況等。任務(wù)二 展中會(huì)議策劃表3-2-2 會(huì)議預(yù)算表 費(fèi)用名目占總

21、收入比例金額總計(jì)收入預(yù)算參會(huì)費(fèi) 贊助費(fèi) 廣告收入 冠名權(quán)費(fèi) 發(fā)言費(fèi) 其他相關(guān)收入 成本預(yù)算場地租金 會(huì)場設(shè)施及布置費(fèi)用 宣傳推廣費(fèi) 主講人及嘉賓接待費(fèi) 資料印刷費(fèi) 辦公及人員費(fèi)用 稅費(fèi) 其他不可預(yù)測費(fèi)用 利潤：會(huì)議實(shí)施任務(wù)二 展中會(huì)議策劃會(huì)議實(shí)施主要包括以下內(nèi)容：會(huì)議召開前的會(huì)場檢查，會(huì)場的迎賓、引導(dǎo)，會(huì)場秩序的維持，提供周到的會(huì)場服務(wù)，做好攝影、拍照工作，做好會(huì)議記錄等。開幕式比賽評獎(jiǎng)活動(dòng)表演活動(dòng)公眾人物見面會(huì)開幕式任務(wù)三 熟悉會(huì)展項(xiàng)目生命周期開幕式是國內(nèi)外大型會(huì)展項(xiàng)目的主要禮儀程序之一，其主要內(nèi)容是邀請國家領(lǐng)導(dǎo)、國家相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓出席開幕儀式，在重要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表講話后，宣布此

22、次展會(huì)正式開始。開幕式一般比較隆重，會(huì)吸引大量媒體記者和觀眾的注意，因此，對于展會(huì)本身及參展商而言，開幕式是絕佳的宣傳推廣平臺(tái)，也可為參展各方提供拓展人脈的機(jī)會(huì)。開幕式的策劃要尤其慎重，以保證活動(dòng)順利進(jìn)行。任務(wù)三 熟悉會(huì)展項(xiàng)目生命周期開幕大廳內(nèi)外的布置要提前完成，并進(jìn)行安檢。確定禮儀人員、接待人員的分工及任務(wù)。提前檢查、調(diào)試音響設(shè)備，確定播音員和樂隊(duì)人選。確定領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的排序并務(wù)必核準(zhǔn)其姓名、性別及職務(wù)。開幕式注意事項(xiàng) 確定致辭人、剪彩人的次序和站位。準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)參加開幕式時(shí)要佩戴的鮮花或貴賓標(biāo)志。確定開幕式的流程。開幕式的一般流程如下：主持人宣布開幕式開始、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓致辭、一位或多位領(lǐng)導(dǎo)宣布展會(huì)開

23、始、樂隊(duì)演奏曲目。 開幕式的時(shí)間最好控制在半小時(shí)左右，不宜超過1小時(shí)。開幕式后，領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓通常會(huì)率先前往展館參觀。因此，要提前勘察，規(guī)劃好參觀路線，安排人員陪同前往，并準(zhǔn)備簡要介紹。任務(wù)三 熟悉會(huì)展項(xiàng)目生命周期1、 成立專家評審團(tuán)負(fù)責(zé)比賽的評比工作。評審團(tuán)的成員要有公信力和影響力，在該行業(yè)或領(lǐng)域內(nèi)有一定身份及地位。評審過程須嚴(yán)格按照賽事規(guī)則操作，讓參賽者和觀眾充分了解，使他們對比賽結(jié)果心悅誠服。2、確定比賽結(jié)果的揭曉方式。一方面，可提前公示比賽結(jié)果的揭曉時(shí)間，以聚焦各界的關(guān)注；另一方面，可設(shè)計(jì)充滿懸念的揭曉流程，以提升大家的期待值，也能更好地宣傳推廣參賽作品和參賽選手。比賽評獎(jiǎng)活動(dòng)是吸引社會(huì)各界關(guān)注、增強(qiáng)會(huì)展號召力、提升會(huì)展品牌價(jià)值的重要形式。在策劃比賽評獎(jiǎng)活動(dòng)時(shí)，其內(nèi)容題材可豐富多樣，形式可靈活多變，但一般都要做好以下幾項(xiàng)工作：比賽評獎(jiǎng)活動(dòng)3、明確比賽范圍、規(guī)則和評獎(jiǎng)方法。這些賽事條件須向