SAP-采購(gòu)發(fā)票校驗(yàn)流程-v11

1、.業(yè)務(wù)流程定義文檔采購(gòu)發(fā)票校驗(yàn)：.；最后修正日期：TCL部品光電科技SAP工程頁(yè)碼： DATE M/d/yyyy 5/20/2005 TIME h:mm am/pm 3:57 PM 劉慶模塊：MM PAGE 6 of NUMPAGES 6業(yè)務(wù)流程稱號(hào): 采購(gòu)發(fā)票校驗(yàn)流程編號(hào)及版本號(hào)編號(hào)：BPD-MM13版本：V1.0業(yè)務(wù)流程定義文件簽署表業(yè)務(wù)流程定義文件是描畫(huà)未來(lái)在SAP R/3中處置業(yè)務(wù)的詳細(xì)流程定義，其定義的業(yè)務(wù)流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下工程組成員的接受并已簽署。工程中職務(wù)姓名簽字日期TCL部品光電科技關(guān)鍵用戶謝芳TCL部品光電科技流程一切人王曉峰TCL光機(jī)關(guān)鍵用戶李龐晉閻曉莉

2、趙心亞TCL光機(jī)流程一切人朱林TCL顯示關(guān)鍵用戶王妙榮TCL顯示流程一切人戴謀新IBM顧問(wèn)劉慶TCL工程經(jīng)理林雪梅IBM工程經(jīng)理夏玲芳1. 業(yè)務(wù)流程目的：采購(gòu)發(fā)票校驗(yàn)指采購(gòu)發(fā)票的收票、校驗(yàn)和入帳。2. 業(yè)務(wù)流程的相關(guān)原那么：2.1本流程主要描畫(huà)的是在后勤物料管理模塊進(jìn)展的發(fā)票校驗(yàn)，即對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)展發(fā)票校驗(yàn)。2.2 后勤發(fā)票校驗(yàn)是采購(gòu)業(yè)務(wù)的后端，主要指收到供應(yīng)商的發(fā)票后，在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)發(fā)票的信息進(jìn)展檢查，結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)的訂單收貨紀(jì)錄、采購(gòu)訂單等信息綜合的進(jìn)展校驗(yàn)，確保發(fā)票信息無(wú)誤后再進(jìn)展發(fā)票的正式過(guò)賬，產(chǎn)生對(duì)供應(yīng)商的應(yīng)付款。 發(fā)票校驗(yàn)的對(duì)象包括采購(gòu)貨款和交貨本錢(qián)。交貨本錢(qián)主要包括運(yùn)費(fèi)和關(guān)稅。 后勤發(fā)票校

3、驗(yàn)的根本原那么是基于收貨做發(fā)票校驗(yàn)。假設(shè)出現(xiàn)票到未收貨的景象，除特殊 情況外，普通不做系統(tǒng)處置。 交貨本錢(qián)中的關(guān)稅和運(yùn)費(fèi)在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)可以選擇不同于采購(gòu)訂單的出票方，比如關(guān)稅可以選擇海關(guān)作為出票方，運(yùn)費(fèi)可以選擇物流公司。 在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商發(fā)票和采購(gòu)訂單的價(jià)錢(qián)或者數(shù)量不一致的情況：價(jià)錢(qián)差別,主要有以下幾種情況：價(jià)錢(qián)差別 發(fā)票金額與采購(gòu)金額的不一致小額發(fā)票差別 發(fā)票金額與采購(gòu)金額存在的尾數(shù)差別匯兌損益 假設(shè)是國(guó)外采購(gòu)，會(huì)存在采購(gòu)時(shí)的匯率與做校驗(yàn)時(shí)的匯率不一致的情況，這時(shí)候會(huì)產(chǎn)生匯兌損益以上幾種價(jià)錢(qián)差別可以在系統(tǒng)中設(shè)置詳細(xì)的容差限制，如百分比容差或者絕對(duì)值容差。當(dāng)發(fā)票校驗(yàn)時(shí)發(fā)生的差別超越容差

4、限制時(shí)，系統(tǒng)會(huì)凍結(jié)住該發(fā)票的付款。財(cái)務(wù)部門(mén)需求做差別分析，確認(rèn)該差別能否可以接受，如不能接受，需求沖銷(xiāo)發(fā)票校驗(yàn)。數(shù)量差別假設(shè)發(fā)票數(shù)量與收貨數(shù)量上存在差別，需求財(cái)務(wù)部門(mén)跟采購(gòu)部門(mén)一同確認(rèn)差別的緣由后再做發(fā)票校驗(yàn)，原那么是不允許數(shù)量上存在差別。 發(fā)票校驗(yàn)時(shí)的本卷須知：供應(yīng)商在出貨后，采購(gòu)部門(mén)需求敦促供應(yīng)商盡快將發(fā)票送達(dá)。采購(gòu)部門(mén)需求與供應(yīng)商溝通，在送達(dá)的發(fā)票上附上對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單號(hào)碼。發(fā)票送達(dá)后，先由采購(gòu)部門(mén)接受，進(jìn)展初步檢驗(yàn)合格后，然后再由采購(gòu)部門(mén)送至財(cái)務(wù)部門(mén)做發(fā)票校驗(yàn);財(cái)務(wù)完成發(fā)票校驗(yàn)后，付款必需以采購(gòu)部門(mén)的付款懇求為根據(jù)。3. 業(yè)務(wù)流程所帶來(lái)的相關(guān)規(guī)那么和政策改動(dòng)3.1 相關(guān)的規(guī)那么和政策改動(dòng)

5、實(shí)施SAP系統(tǒng)后，能改動(dòng)以往人工的大量對(duì)帳任務(wù)，任務(wù)量降低，效率提高。3.2 對(duì)組織構(gòu)造調(diào)整的要求采購(gòu)部門(mén)擔(dān)任接納供應(yīng)商送達(dá)的發(fā)票，然后送至財(cái)務(wù)部。4. 版本控制：版本作者日期更改內(nèi)容描畫(huà)V1.0劉慶2005.02.22創(chuàng)建5業(yè)務(wù)流程圖例解釋 本段主要描畫(huà)流程圖的符號(hào)。6. 業(yè)務(wù)流程圖在VISIO中畫(huà)流程圖業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)步驟： 物料管理模塊的發(fā)票校驗(yàn)業(yè)務(wù)流程步驟:步驟用戶系統(tǒng) 事務(wù)描畫(huà)下一步1供應(yīng)商系統(tǒng)外供應(yīng)商出具發(fā)票根據(jù)出貨情況開(kāi)出規(guī)范發(fā)票22采購(gòu)人員系統(tǒng)外收發(fā)票接納供應(yīng)商開(kāi)出的發(fā)票33采購(gòu)人員系統(tǒng)外發(fā)票檢查對(duì)收到的供應(yīng)商發(fā)票做普通性檢查，檢查內(nèi)容：發(fā)票抬頭，出票人，收票人，發(fā)票時(shí)間，單價(jià)，

6、數(shù)量，金額，稅率等無(wú)問(wèn)題轉(zhuǎn)4有問(wèn)題轉(zhuǎn)1由供應(yīng)商重新開(kāi)發(fā)票4采購(gòu)員系統(tǒng)外送交應(yīng)付會(huì)計(jì)定期將供應(yīng)商送來(lái)的發(fā)票整理后交給應(yīng)付會(huì)計(jì)55應(yīng)付會(huì)計(jì)系統(tǒng)外應(yīng)付會(huì)計(jì)檢查根據(jù)相關(guān)財(cái)會(huì)制度規(guī)定從財(cái)務(wù)專業(yè)角度對(duì)發(fā)票進(jìn)展檢查經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)7未經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)6將發(fā)票退回采購(gòu)6應(yīng)付會(huì)計(jì)系統(tǒng)外交回采購(gòu)?fù)斯?yīng)商將未經(jīng)過(guò)檢查的發(fā)票退回采購(gòu)處置17應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP發(fā)票校驗(yàn)進(jìn)展系統(tǒng)內(nèi)發(fā)票校驗(yàn)處置及預(yù)付款清賬處置88應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP發(fā)票能否有差別？對(duì)發(fā)票、收貨、訂單進(jìn)展三方匹配校驗(yàn)，確認(rèn)發(fā)票有無(wú)差別無(wú)轉(zhuǎn)9有轉(zhuǎn)109應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP發(fā)票過(guò)帳對(duì)正確的供應(yīng)商發(fā)票進(jìn)展過(guò)帳操作終了10應(yīng)付會(huì)計(jì)系統(tǒng)外能否接受差別？判別差別能否在可接受的范圍內(nèi)否轉(zhuǎn)11凍結(jié)是轉(zhuǎn)9過(guò)帳1

7、1應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP發(fā)票凍結(jié)在系統(tǒng)內(nèi)凍結(jié)有差別的發(fā)票1212應(yīng)付會(huì)計(jì)/采購(gòu)人員系統(tǒng)外差別分析與處置對(duì)發(fā)票差別進(jìn)展分析，如差別不可接受那么由應(yīng)付會(huì)計(jì)沖銷(xiāo)發(fā)票校驗(yàn)，并將發(fā)票退回給供應(yīng)商；如差別可接受那么到下一步1313應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP凍結(jié)解凍在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)展發(fā)票凍結(jié)解凍操作終了 8. 業(yè)務(wù)流程中所用到的報(bào)表：報(bào)表稱號(hào)目前能否在用描畫(huà)工具SAP規(guī)范報(bào)表/Report Painter/Report Writer/Query/ABAP/Excel/Word運(yùn)用頻率未收到發(fā)票的采購(gòu)訂單清單是列舉一切已收貨但未收到發(fā)票的采購(gòu)訂單SAP規(guī)范報(bào)表中發(fā)票校驗(yàn)清單否列出做過(guò)發(fā)票校驗(yàn)發(fā)票的清單SAP規(guī)范報(bào)表低9. 業(yè)務(wù)流程中所用到的表單：表單稱號(hào)目前能否在用描畫(huà)能否SAP表單/layout set?(是/否)運(yùn)用頻率發(fā)票是供應(yīng)商送來(lái)的發(fā)票否中發(fā)票問(wèn)題通報(bào)單否假設(shè)發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，那么通知供應(yīng)商時(shí)運(yùn)用的通報(bào)單否低付款懇求是發(fā)票校驗(yàn)做完后，財(cái)務(wù)付款需求以采購(gòu)部門(mén)的付款懇求為根據(jù)