商務(wù)秘書工作基礎(chǔ)內(nèi)容文案的課件

1、商務(wù)秘書工作基礎(chǔ)2 筆趣閣項(xiàng)目一 掌握秘書工作內(nèi)容項(xiàng)目目標(biāo)：以商務(wù)秘書典型一日為案例，介紹秘書工作內(nèi)容，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生閱讀分析、信息收集與處理能力。項(xiàng)目?jī)?nèi)容：閱讀商務(wù)秘書典型一日搜索畢業(yè)生“工作經(jīng)驗(yàn)”解讀秘書招聘信息項(xiàng)目導(dǎo)入 一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)聘某公司秘書崗位，面試中學(xué)生禮貌地問(wèn)考官：“請(qǐng)問(wèn)貴公司秘書的崗位職責(zé)有哪些？”主考官面帶微笑地說(shuō)：“這個(gè)問(wèn)題正是我們想問(wèn)你的?！睂W(xué)生立即意識(shí)到犯了大錯(cuò)，迅速改口說(shuō)：“我是想問(wèn)貴公司的主要業(yè)務(wù)是什么？”但為時(shí)已晚，面試結(jié)果也可想而知。任務(wù)一 閱讀商務(wù)秘書典型一日任務(wù)描述高職文秘專業(yè)畢業(yè)生主要去向是各類中小型企業(yè)，主要崗位或崗位群包括：文員、秘書、檔案員、人

2、事薪酬專員、公關(guān)人員、行政助理、經(jīng)理助理、總經(jīng)理助理、會(huì)計(jì)員、營(yíng)銷人員、客戶經(jīng)理、倉(cāng)儲(chǔ)管理員等。閱讀商務(wù)秘書典型一日，思考小許秘書在公司里擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧桶l(fā)揮的作用，并概括秘書的主要工作內(nèi)容。任務(wù)實(shí)施任務(wù)引導(dǎo)秘書工作“兩眼一睜，忙到熄燈”，你能從小許秘書身上體會(huì)到嗎？有人說(shuō)：“一個(gè)公司可以沒(méi)有副總，但不可以沒(méi)有秘書?！闭?qǐng)談?wù)勀銓?duì)秘書工作崗位作用的認(rèn)識(shí)。秘書工作的內(nèi)容日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理） 接待事務(wù)（來(lái)訪接待、安排服務(wù)等） 會(huì)議事務(wù)（會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等） 信訪事務(wù)（群眾的來(lái)信來(lái)訪或顧客的投訴處理等） 調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供

3、可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇） 文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理） 寫作事務(wù)（各種文體的寫作） 協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等) 督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況） 其他任務(wù) 新時(shí)期的秘書工作 四個(gè)轉(zhuǎn)變 四項(xiàng)工作 四項(xiàng)技能四個(gè)轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。四項(xiàng)經(jīng)常性工作辦文：寫文、收文、發(fā)文辦會(huì)：會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后辦事：常規(guī)、臨時(shí)辦商：策劃、執(zhí)行四項(xiàng)技能 輔助決策技能 處理事務(wù)技能 協(xié)調(diào)關(guān)系技能 檢查督辦技能任務(wù)二 搜索畢業(yè)生“工作經(jīng)驗(yàn)

4、”任務(wù)描述往屆文秘畢業(yè)生的求職簡(jiǎn)歷上一般都會(huì)有“工作經(jīng)驗(yàn)”或“工作經(jīng)歷”介紹。上網(wǎng)搜索往屆文秘畢業(yè)生的求職簡(jiǎn)歷，重點(diǎn)關(guān)注他們?cè)?jīng)的“工作經(jīng)驗(yàn)”或“工作簡(jiǎn)歷”。任務(wù)實(shí)施任務(wù)引導(dǎo)（1）“有問(wèn)題Google一下”或“有問(wèn)題問(wèn)百度”。如今，網(wǎng)絡(luò)搜索已成為人們學(xué)習(xí)、生活和工作的重要組成部分。搜索引擎（Google）（Baidu）。（2）設(shè)計(jì)關(guān)鍵詞，一般情況下兩個(gè)關(guān)鍵詞就夠了，關(guān)鍵詞與關(guān)鍵詞之間以空格隔開?？梢韵扔煤?jiǎn)單關(guān)鍵詞測(cè)試，仔細(xì)查看搜索結(jié)果，從搜索結(jié)果頁(yè)面里尋找更多信息，再設(shè)計(jì)一個(gè)更好的關(guān)鍵詞重搜，這樣重復(fù)幾次后，就能設(shè)計(jì)出很棒的關(guān)鍵詞，也就能搜索到滿意結(jié)果了。 任務(wù)三 解讀秘書招聘信息任務(wù)描述利用

5、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等媒體收集秘書招聘信息，概括商務(wù)秘書的工作職責(zé)和基本要求。任務(wù)實(shí)施 任務(wù)引導(dǎo)（1）從招聘信息分析秘書崗位的主要職責(zé)和基本要求，更有說(shuō)服力，更有針對(duì)性。（2）要盡可能多地收集可供選擇的就業(yè)信息。一般來(lái)講，收集就業(yè)信息的主要渠道是學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心、政府舉辦的各類人才市場(chǎng)、新聞媒體發(fā)布的各類就業(yè)信息、各種人才網(wǎng)站等。（3）要把各種信息按行業(yè)、地域、單位等條件分類整理，還要多收集目標(biāo)單位的有用信息。 什么是“秘書”？國(guó)際職業(yè)秘書組織：秘書是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)敦促即能主動(dòng)負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?！鼻疤K聯(lián)：一項(xiàng)普通的職業(yè)，其職能主要為機(jī)關(guān)提供

6、稱作秘書的輔助性、事務(wù)性和信息性的服務(wù)。秘書國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（2006年版）：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策和實(shí)施提供服務(wù)的人員。 秘書的涵義 秘書是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）實(shí)施管理的人員。 三個(gè)角度來(lái)理解: 秘書服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主） 秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù) 秘書活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性“秘書”概念的發(fā)展變化“秘書”最早出現(xiàn)漢代，最初指物帶有神秘色彩的圖書。東漢后期“秘書”不僅指物，也指機(jī)構(gòu)和人員。古代秘書工作者史官、御史大夫、尚書、長(zhǎng)史、主簿、幕客、師爺?shù)?。清?一：“秘書”擺脫了圖書的含義，特指從事秘書工作的人或職位。

7、 二：對(duì)秘書人員舊式稱謂退出了歷史舞臺(tái)，政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均稱為“秘書”。英文Secretary，保守國(guó)家和私人秘密的人。秘書各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等。XX主管（行政主管、培訓(xùn)主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）秘書的類別從屬和服務(wù)對(duì)象：公務(wù)秘書、私人秘書組織內(nèi)部的分工：行政秘書、機(jī)要秘書、生活秘書、會(huì)議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書等從事工作的行業(yè)：法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等秘書職位的高低：初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)秘書。初級(jí)秘書以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)為主。一般來(lái)說(shuō)，初級(jí)秘書應(yīng)包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。

8、他們的職責(zé)比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)較低。中級(jí)秘書能夠?qū)懸话阈藕?，起草?bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等，多為大?；虮究飘厴I(yè)。中級(jí)秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對(duì)較高 。高級(jí)秘書能起草重要的合同文本，懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力。高級(jí)秘書是隨著市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)橫向聯(lián)系的加強(qiáng)以及現(xiàn)代化辦公手段對(duì)企業(yè)的滲透而出現(xiàn)的?，F(xiàn)代高級(jí)秘書特別強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)有公關(guān)才能、外語(yǔ)水平和辦公行政管理的能力等。高級(jí)秘書包括跨國(guó)公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書以及總經(jīng)理的高級(jí)行政助理等，目前屬于人才市場(chǎng)上的稀有資源。面向市場(chǎng)、面向企業(yè)、面向地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)，立足南通，

9、服務(wù)全省，輻射長(zhǎng)三角，培養(yǎng)德、智、體、美全面發(fā)展，具有良好的職業(yè)道德、人文素養(yǎng)和創(chuàng)新精神，具備較強(qiáng)的寫作功底和溝通能力，掌握商務(wù)活動(dòng)的基本運(yùn)作，熟悉各種現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，能夠勝任中小企業(yè)辦公室工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理商貿(mào)事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施提供服務(wù)的高級(jí)技能型秘書人才。傳統(tǒng)與現(xiàn)代秘書比較秘書行業(yè)是一個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)。改革開放前，就數(shù)量講，秘書人員相對(duì)較少，從技能講，傳統(tǒng)的秘書職責(zé)是公文制作、文書處理和辦公室日常管理。信息化時(shí)代和全球經(jīng)濟(jì)一體化，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)頻繁，經(jīng)濟(jì)組織大量增加，社會(huì)的企事業(yè)單位對(duì)秘書的需求量大大增加，對(duì)技能也提出更高要求：既能處理辦公室日常事務(wù)，又能進(jìn)行商務(wù)運(yùn)作、公關(guān)宣傳、輔助管理。從近

10、年人才市場(chǎng)招聘看，商務(wù)秘書人才供不應(yīng)求，基層企事業(yè)單位、民營(yíng)企業(yè)難以招聘到專業(yè)的商務(wù)秘書人才。素質(zhì)高和能力強(qiáng)的復(fù)合型秘書人才。 商務(wù)秘書商務(wù)秘書是指在從事各種商務(wù)活動(dòng)的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營(yíng)者、企業(yè)管理者處理各種商務(wù)性事務(wù)，負(fù)責(zé)組織行政事務(wù)處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔(dān)負(fù)上司的近身參謀、助手和工作伙伴的工作人員，包含了從企業(yè)基礎(chǔ)文書、專職文秘到高級(jí)行政助理等一個(gè)完整的行政輔助人員體系。它集現(xiàn)代商務(wù)秘書專業(yè)理論、商務(wù)信息、項(xiàng)目活動(dòng)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作、商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用以及文秘工作于一身，是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代商務(wù)領(lǐng)域秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)和要求而出現(xiàn)的一支復(fù)合型高素質(zhì)人才隊(duì)伍，是確保在激烈競(jìng)爭(zhēng)中制

11、勝的戰(zhàn)略資源。拓展訓(xùn)練 P12閱讀題閱讀秘書日常工作程序，思考秘書該如何做好一天的工作？如何理解秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系？討論題秘書節(jié)為了肯定秘書的貢獻(xiàn)，1952年兩位美國(guó)芝加哥資深秘書向美國(guó)商務(wù)部部長(zhǎng)提議建立秘書周計(jì)劃，很快提出批準(zhǔn)，并且于2號(hào)到7號(hào)設(shè)立秘書周。但是正式“秘書節(jié)”的提出是在1955年，將秘書周定在每年4月份最后一個(gè)完整的星期，而這周的星期三為秘書日。國(guó)外秘書工作的發(fā)展趨勢(shì) 日益向智能型轉(zhuǎn)化 秘書工作日益終身化 秘書理論研究日益加強(qiáng)國(guó)外秘書工作的職業(yè)特點(diǎn) 1. 社會(huì)化、行業(yè)化 2. 專業(yè)化、知識(shí)化 3. 自動(dòng)化、高科技化 4. 科學(xué)化、制度化 馬里蘭州初級(jí)大學(xué)（例）公共課：速記、打字、

12、閱讀與寫作、健康生活原則、辦公工作程序、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、秘書學(xué)、體育、會(huì)計(jì)學(xué)。行政秘書專業(yè)課程：商業(yè)數(shù)學(xué)、企業(yè)法、演講、社會(huì)科學(xué)、聽寫和錄音、行政秘書準(zhǔn)則等。法律秘書專業(yè)課程：美國(guó)政府組織和企業(yè)法、法律秘書準(zhǔn)則、法律專門術(shù)語(yǔ)、法律秘書聽寫和錄音、法院及法律事務(wù)程序、聯(lián)邦及馬里蘭州法院條例等。 客戶的分類已有客戶：實(shí)行客戶檔案分類細(xì)化管理，分期定時(shí)進(jìn)行電話跟蹤。準(zhǔn)客戶：對(duì)現(xiàn)有客戶進(jìn)行分析并根據(jù)分析后的需求進(jìn)入準(zhǔn)客戶培養(yǎng)服務(wù)期，增強(qiáng)其對(duì)企業(yè)的信賴感，從而實(shí)現(xiàn)促成的效果。轉(zhuǎn)介紹的客戶：讓其感受優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和科學(xué)的管理?？蛻絷P(guān)系的維護(hù)親自拜訪 電子郵件函電致謝訪問(wèn)報(bào)告 訪問(wèn)報(bào)告是一種有助于客戶服務(wù)人員之間交

13、流的報(bào)告形式。 被你感動(dòng)的顧客，才是最忠誠(chéng)的顧客。秘書工作的新要求 “四個(gè)轉(zhuǎn)變” “六個(gè)要求秘書工作“四個(gè)轉(zhuǎn)變”1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。 這四個(gè)轉(zhuǎn)變其實(shí)是對(duì)秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展。秘書工作“六個(gè)強(qiáng)調(diào)”強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作強(qiáng)調(diào)信息工作 強(qiáng)調(diào)信訪工作 強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作 強(qiáng)調(diào)督察工作 強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作秘書工作的性質(zhì)根本性質(zhì)：輔助性 輔助性是秘書部門天生的屬性 輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書工作的必然要求 輔助性是由秘

14、書部門在管理體系中的地位所決定的秘書工作的特征 1.中介性 “紐帶”和“橋梁”，也決定了秘書工作輔助性工作。 2.直接性 在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。 3.全面性 體現(xiàn)在職能輔助的全面性上 體現(xiàn)在過(guò)程輔助的全面性上 4.服務(wù)性“上管天文地理，下管雞毛蒜皮?！薄皼](méi)大沒(méi)小，沒(méi)完沒(méi)了。5.被動(dòng)性秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。秘書應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。6.潛隱性 活動(dòng)名義的假借性 活動(dòng)過(guò)程的幕后性 勞動(dòng)成果的潛在性 7.機(jī)密性秘書的職能1、輔助決策2、協(xié)調(diào)關(guān)系3、處理信息4、辦理事務(wù)1.輔助決策（1）輔助決策：在決策過(guò)程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)

15、和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。（2）輔助決策的特征 內(nèi)容的綜合性 時(shí)間的經(jīng)常性 環(huán)節(jié)的全過(guò)程性 （3）輔助決策的原則 超前原則 定位原則信息原則諫諍原則（4）輔助決策的過(guò)程 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋 2.協(xié)調(diào)關(guān)系（1）協(xié)調(diào)：秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。（2）協(xié)調(diào)關(guān)系的特征 從屬性廣泛性間接性 （3）協(xié)調(diào)關(guān)系的原則 政策指導(dǎo)客觀公正平等協(xié)商 注重整體靈活適度 （4）協(xié)調(diào)關(guān)系的過(guò)程 摸清情況找出癥結(jié)恰當(dāng)協(xié)調(diào) 督促落實(shí)

16、檢查反饋 3.處理信息 （1）處理信息的含義 信息是指客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。 （2）處理信息的原則 及時(shí)性、保真性、適用性、預(yù)測(cè)性原則 （3）處理信息的內(nèi)容 歷史、上級(jí)、內(nèi)部、公眾、社會(huì)信息 （4）處理信息的過(guò)程 信息收集、加工 、傳遞、反饋 、儲(chǔ)存 4.辦理事務(wù)（1）事務(wù)：一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作（2）辦理事務(wù)的特征 綜合性服務(wù)性繁瑣性突擊性 （3）辦理事務(wù)的原則 被動(dòng)中求主動(dòng) 原則中求靈活 繁雜中求規(guī)范 （4）辦理事務(wù)的程序 自然程序理論程序指令程序 法定程序

17、技術(shù)程序習(xí)慣程序 第一章 小結(jié)1、秘書的職業(yè)特征（ 6點(diǎn)）2、秘書工作內(nèi)容（10項(xiàng)）3、秘書工作特點(diǎn)（1+7點(diǎn)）4、秘書工作作用（5個(gè)）Thank You !內(nèi)容提要1、秘書的涵義與職業(yè)特征2、秘書工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用課外作業(yè)閱讀附錄秘書典型一日，談?wù)勀銓?duì)秘書工作的感性認(rèn)識(shí)。秘書的職業(yè)特征 服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性 知識(shí)化和專業(yè)化 年輕化和女性化國(guó)外秘書職業(yè)歐美和日本等發(fā)達(dá)國(guó)家秘書工作，不僅廣泛存在于政府機(jī)關(guān)、企業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體，而且滲透到社會(huì)的各個(gè)角落。秘書存在于現(xiàn)代社會(huì)的每一個(gè)行業(yè)，對(duì)社會(huì)的影響是巨大的。秘書是求職青年最樂(lè)于選擇的職業(yè)之一。據(jù)美國(guó)勞工統(tǒng)計(jì)局統(tǒng)計(jì)，從1980年至1990年，美國(guó)秘書人數(shù)凈增長(zhǎng)148.1萬(wàn)人，增長(zhǎng)率為38.2%（10年）。在26種職業(yè)中，秘書的就業(yè)增長(zhǎng)率占第一位。抽樣調(diào)查表明，日本的高中女生把秘書作為“理想職業(yè)”的約占20%。秘書工作的顯著特點(diǎn)是它的職業(yè)化、專業(yè)化、智能化、年輕化和女性化。秘書工作不僅存在于政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，而且遍布于社會(huì)各個(gè)角落。私人秘書人數(shù)更多。秘書人員年齡平均不到30歲，而且女性占90%以上。 秘書職業(yè)化是