規(guī)范化數(shù)字檔案室

1、規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)及數(shù)字化加工探討余姚市檔案局 (姚軍達(dá)）主要內(nèi)容 數(shù)字化加工2規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)1規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)軟、硬環(huán)境建設(shè)1技術(shù)層面建設(shè)2制度建設(shè)3一、軟、硬環(huán)境建設(shè)1、組織保障建設(shè)建立檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組檔案信息化納入信息化總體規(guī)劃（電子政務(wù)建設(shè)）有專門制度電子文件歸檔制度數(shù)字化技術(shù)規(guī)范檔案數(shù)據(jù)安全保密制度檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查閱制度檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度2、硬件設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括兩方面，硬件設(shè)施和軟件設(shè)施 硬件設(shè)施 （規(guī)范第二章第五條）服務(wù)器 終端機(jī)（計(jì)算機(jī) ）掃描儀 、數(shù)碼相機(jī)等光盤、磁帶、刻錄機(jī)等備份設(shè)備 UPS（不間斷）電源 打印機(jī)服務(wù)器用于滿足數(shù)字化檔案管理的海量存儲(chǔ)、海

2、量查詢和按需擴(kuò)展的彈性部署需求，具有高可靠性、高性能、高呑吐能力、大內(nèi)存容量等特點(diǎn)，為各用戶端的訪問提供各種共享服務(wù)的計(jì)算機(jī)。最低要求為：2U/PIII Xeon 2.0GHz/1GB硬件設(shè)施計(jì)算機(jī)做為客戶端用于訪問服務(wù)器或進(jìn)行檔案數(shù)字化處理的終端設(shè)備，一般為個(gè)人計(jì)算機(jī)。最低要求為P4級2.0GHZ主頻CPU，256M內(nèi)存，80G硬盤空間硬件設(shè)施掃描儀、數(shù)碼相機(jī)用于紙質(zhì)、照片檔案的數(shù)字化。各單位應(yīng)根據(jù)室藏檔案數(shù)量、紙張幅面和質(zhì)量等情況，合理配置不同規(guī)格的掃描儀等數(shù)字化設(shè)備。對于工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)單位應(yīng)該配備大型掃描儀；需要批量掃描的單位，一般應(yīng)配備具備自動(dòng)進(jìn)紙功能的掃描儀，以提高掃描工作效率；掃描

3、紙張質(zhì)量較差或珍貴的檔案，一般應(yīng)采用平板掃描儀，以保護(hù)檔案原件。硬件設(shè)施光盤、磁帶、刻錄機(jī)等存儲(chǔ)備份設(shè)備用于紙質(zhì)、數(shù)碼照片、多媒體檔案數(shù)字化的備份（ 一般用光盤、磁帶、移動(dòng)硬盤等載體的脫機(jī)備份。對于檔案數(shù)量較多的單位可以采用SAN存儲(chǔ)構(gòu)架的海量存儲(chǔ)設(shè)備等）硬件設(shè)施UPS（不間斷）電源用于終端機(jī)和服務(wù)器等數(shù)字設(shè)備的斷電保護(hù)，使數(shù)字設(shè)備在斷電之后仍能正常運(yùn)行，提升系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性、可靠性、確保檔案信息的安全運(yùn)行。硬件設(shè)施打印機(jī)用于各類檔案目錄和圖文的輸出。硬件設(shè)施浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求： 配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、檔案專用服務(wù)器等 硬件每缺1項(xiàng)扣1分，最多扣4分

4、。 軟件設(shè)施（規(guī)范第二章第六條）操作系統(tǒng) 掃描軟件 檔案管理應(yīng)用平臺(tái)（檔案管理系統(tǒng) ）二、技術(shù)層面建設(shè)軟件設(shè)施操作系統(tǒng)選擇運(yùn)行穩(wěn)定、安全可靠、與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。服務(wù)器的操作系統(tǒng)要求運(yùn)行WINDOWS2000 SERVER客戶端計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)要求運(yùn)行WINDOWS2000 軟件設(shè)施掃描軟件 使用掃描儀自帶或其它掃描軟件（有些是默認(rèn)的），并根據(jù)需要采用photoshop等圖像處理軟件進(jìn)行后期處理。軟件設(shè)施檔案管理應(yīng)用平臺(tái)（檔案管理系統(tǒng)） 應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、功能齊全、擴(kuò)展性好、安全可靠、后期維護(hù)有

5、保障的檔案管理應(yīng)用平臺(tái)。檔案軟件系統(tǒng)應(yīng)同時(shí)具備對檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的采集、加工、管理和利用等基本功能。浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：軟件包括相關(guān)的數(shù)字檔案應(yīng)用平臺(tái)和管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)同時(shí)具備檔案數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的采集、管理和利用等功能；單位有OA系統(tǒng)的應(yīng)與檔案管理系統(tǒng)有效鏈接。系統(tǒng)軟件功能不全的酌情扣分，最多扣5分；檔案管理系統(tǒng)未與單位OA系統(tǒng)有效鏈接的扣1分。3、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 建設(shè) （規(guī)范第二章第七條）檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò) 數(shù)據(jù)交換網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò) 應(yīng)配備高性能的符合信息安全要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和設(shè)施，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲(chǔ)管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)相對獨(dú)立，與外部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)

6、物理或邏輯隔離。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)數(shù)據(jù)交換 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換應(yīng)分層授權(quán)，專人負(fù)責(zé)，保證數(shù)據(jù)的安全。各單位應(yīng)積極搭建安全、穩(wěn)定、高性能、跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨應(yīng)用的信息交換平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)應(yīng)用數(shù)據(jù)交換的快捷、方便、安全，并且具有良好的穩(wěn)定性、安全性及可擴(kuò)展性。（三）檔案數(shù)字化建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)） 以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為滿足多個(gè)用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計(jì)算機(jī)中以備使用的數(shù)據(jù)形式。（如：文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型、數(shù)據(jù)型、程序型等歸檔電子文件數(shù)據(jù)。 ）數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫定義：1、目錄數(shù)據(jù)庫定

7、義： 將檔案信息以二維數(shù)據(jù)表的形式保存的集合。通俗地講，所謂目錄數(shù)據(jù)庫就是用檔案管理軟件將檔案信息按照一定格式錄入到計(jì)算機(jī)中保存，形成的數(shù)據(jù)集。也就是將我們以前手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計(jì)算機(jī)，形成機(jī)檢目錄，以待查詢利用。目錄數(shù)據(jù)庫浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：100%的室藏檔案有電子目錄，建立室藏各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。檔案實(shí)體與電子目錄一一對應(yīng)，合格率應(yīng)達(dá)99%；目錄數(shù)據(jù)錄入完整準(zhǔn)確規(guī)范，合格率達(dá)到95%以上。 建立2種以上專題數(shù)據(jù)庫。（職務(wù)任免、編研成果、新聞媒體報(bào)道、各類榮譽(yù)等） 2、全文數(shù)據(jù)庫定義： 是電子文件的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借

8、助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將紙質(zhì)等載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為可用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。 歸檔電子文件的數(shù)據(jù)格式建議為：文字型電子文件推薦采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式；圖像型電子文件推薦采用TIFF或JPEG格式（掃描文件）；音頻型電子文件推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文件推薦采用MPEG或AVI格式；CAD文件建議采用DXF、DWF格式。其他類型的電子文件推薦采用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或通用格式。（如電子文件元數(shù)據(jù)。推薦采用XML等格式） 全文數(shù)據(jù)庫浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：紙質(zhì)檔案保管期限為永久、長期（或30年）的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案和科技

9、檔案；保管期限為永久的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)完成全文數(shù)字化掃描。每完成1年得1分。檔案數(shù)字化成果質(zhì)量符合國家和省有關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。建立多媒體數(shù)據(jù)庫，完成室藏重要照片、聲像、實(shí)物等檔案數(shù)字化。全文數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)方式：紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化一般采用掃描方式進(jìn)行.注意：1、一般的民用數(shù)碼相機(jī)不可做為紙質(zhì)和照片檔案的數(shù)字化工具2、錄音錄像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化 小結(jié)數(shù)字檔案建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)室藏照片實(shí)物檔案聲像檔案小結(jié)數(shù)字檔案建設(shè)目錄數(shù)據(jù)建設(shè)案卷級文件級檔案全文數(shù)據(jù)建設(shè)文書永久、長期或30年的業(yè)務(wù)、科技、會(huì)計(jì)永久的掃描的具體要求小結(jié)電子文件歸檔實(shí)物檔案聲像檔案規(guī)范化數(shù)字檔案室具體建設(shè)

10、探討數(shù)據(jù)庫管理存儲(chǔ)設(shè)備專人負(fù)責(zé)維護(hù)管理定期檢查記錄安全保管制度和備份制度電子文件、數(shù)字檔案脫機(jī)保存需一式三份（可選用一次寫光盤、磁帶）按規(guī)定備份電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子公文、檔案數(shù)字化成果規(guī)范化數(shù)字檔案室具體建設(shè)探討數(shù)據(jù)庫管理涉密電子檔案有專用的存儲(chǔ)設(shè)備涉密電子檔案銷毀審批手續(xù)規(guī)范化數(shù)字檔案室具體建設(shè)探討開發(fā)利用制定電子檔案利用制度建立利用登記表在本單位的網(wǎng)頁上發(fā)布檔案信息及編研成果1、制度建設(shè)（規(guī)范第五章第十六條） 建立健全本機(jī)關(guān)的數(shù)字檔案室管理制度，具體包括電子文件歸檔與管理辦法、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度、電子檔案鑒定銷毀制度等部分。以

11、上制度應(yīng)由機(jī)關(guān)檔案部門根據(jù)實(shí)際需要提出，可根據(jù)需要形成一個(gè)制度，也可分別形成多個(gè)制度，按有關(guān)程序以正式文件的形式頒布實(shí)施。 三、制度建設(shè)電子文件歸檔與管理辦法。明確電子文件歸檔范圍、責(zé)任、格式、程序、方法和質(zhì)量要求等。檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。明確本機(jī)關(guān)各種門類、載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的具體要求，針對不同載體形式的檔案逐一制定，具體應(yīng)包括需要數(shù)字化的檔案門類、數(shù)字化的范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。檔案安全保密制度。明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)要求、措施方法，網(wǎng)上利用權(quán)限的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及檔案閱讀使用范圍等。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度。明確規(guī)定網(wǎng)上查詢利用檔案的范圍，查詢利用的程序方法及安全要求。檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度。明確

12、規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的具體程序和方法。電子檔案鑒定銷毀制度。明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術(shù)要求。2、數(shù)據(jù)管理（規(guī)范第四章第十二條）各機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)的安全管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的安全工作。數(shù)據(jù)入庫數(shù)據(jù)修改數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)刪除數(shù)據(jù)入庫。電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、有效性鑒定，確認(rèn)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)要求后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫保管。數(shù)據(jù)修改。入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤確需修改的，應(yīng)形成書面報(bào)告，按相關(guān)制度規(guī)定的程序進(jìn)行批準(zhǔn)后方能修改數(shù)據(jù)備份。電子檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套脫機(jī)備份，一套封存，一套異地保存，

13、一套提供利用，并定期進(jìn)行更新備份。有條件的機(jī)關(guān)，建議采用雙機(jī)熱備份加磁盤陣列存儲(chǔ)管理。各機(jī)關(guān)應(yīng)按照檔案行政管理部門的要求，向國家綜合檔案館報(bào)送列入登記備份范圍的檔案數(shù)據(jù)（包括各類電子文件和檔案數(shù)字化成果）數(shù)據(jù)備份形式在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，電子文件和檔案數(shù)字化成果備份數(shù)據(jù)的移交工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。未聯(lián)網(wǎng)的情況下，采用脫機(jī)移交的方式，脫機(jī)載體按優(yōu)順序依次推薦為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。建議采用一次寫光盤（推薦DVD數(shù)據(jù)光盤）作為脫機(jī)移交的主要載體。也可以根據(jù)各單位實(shí)際，采取在線備份、離線備份，完全備份、差異備份、增量備份等不同技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。數(shù)據(jù)備份時(shí)間電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可根

14、據(jù)各單位業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全需求具體確定。對于數(shù)據(jù)變動(dòng)頻繁的，可每日備份；對于數(shù)據(jù)變動(dòng)較少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年備份，但每年至少一次以上。電子公文根據(jù)每年進(jìn)行一次登記備份，一般應(yīng)在第二年6月底前完成前一年度電子公文的登記備份。檔案數(shù)字化成果每年進(jìn)行一次登記備份。一般應(yīng)在第二年6月底前完成前一年度形成的檔案數(shù)字化成果的登記備份。數(shù)據(jù)刪除。入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，按相關(guān)制度規(guī)定的程序?qū)徟夂?，按要求刪除數(shù)據(jù)。刪除數(shù)據(jù)操作應(yīng)形成紙質(zhì)記錄并存檔。3、數(shù)據(jù)利用（規(guī)范第四章第十三、十四、十五條）在本機(jī)關(guān)局域網(wǎng)絡(luò)、專用網(wǎng)絡(luò)或其它安全網(wǎng)絡(luò)內(nèi)應(yīng)實(shí)現(xiàn)非涉密數(shù)字化檔

15、案信息在線查詢利用；根據(jù)需要提供電子郵件或其他通訊方式的非在線查詢利用。應(yīng)通過日志等手段建立網(wǎng)上查詢利用記錄，對檔案查詢利用進(jìn)行全程監(jiān)督。編制提供本機(jī)關(guān)基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等電子編研成果，通過辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)。浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：1、建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規(guī)定范圍內(nèi)的有效共享。2、采用網(wǎng)頁文件、CHM文件或PDF電子文檔等格式編制實(shí)用的電子檔案編研成果不少于3種。3、建立數(shù)字檔案室信息發(fā)布網(wǎng)站，有關(guān)室藏檔案、檔案工作和檔案管理的信息與成果均在檔案信息網(wǎng)上發(fā)布，并且更新及時(shí)，點(diǎn)擊率高、內(nèi)容豐富、效果顯著。示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室

16、的申報(bào)2010年6月1日浙江省檔案局關(guān)于開展規(guī)范化數(shù)字檔案室創(chuàng)建和示范數(shù)字檔案室評選活動(dòng)的通知（浙檔發(fā)201018號）1、申報(bào)時(shí)間：每年一次2、申報(bào)范圍：各級機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體及國有企業(yè)事業(yè)單位，其它企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。3、申報(bào)程序和評選標(biāo)準(zhǔn)程序：推薦、初審、復(fù)審、終審。 由各縣（市、區(qū)）檔案局組織申報(bào)，市檔案局審核推薦，省檔案局審定、命名和通報(bào)表彰。評選標(biāo)準(zhǔn)：測評標(biāo)準(zhǔn)得分在80分（含）以上的為“規(guī)范化數(shù)字檔案室”，由各市自行命名表彰；在創(chuàng)建“規(guī)范化數(shù)字檔案室”基礎(chǔ)上，測評得分在90分（含）以上，推薦評審“示范數(shù)字檔案室”。各縣（市、區(qū)）每年各評選23個(gè)。 數(shù)字化加工紙質(zhì)檔案照片檔案聲像檔案紙質(zhì)

17、檔案數(shù)字化規(guī)范（試行） 1.規(guī)范性引用文件 GB/T 17235.11998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼第一部分:要求和指南 GB/T l7235.21998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼第二部分:一致性測試 GB/T l88942004電子文件歸檔與管理規(guī)范 DA/T 312005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范2.術(shù)語和定義 2.1 數(shù)字化digitization用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。2.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization of paper-based records采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化

18、為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范2.3 數(shù)字圖像digital image表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。2.4 黑白二值圖像 Binary image只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范2.5 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像continuous-tone still image以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程

19、中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。2.6分辨率resolution單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。2.7 失真度distortion measure對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范2.8 可懂度intelligibility數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。2.9 圖像壓縮image compression消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF(LZW)、JPEG等壓縮格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范2.10 標(biāo)記圖像文件格式 T

20、agged Image File Format（TIFF）一種基于標(biāo)記的無損(不丟失信息)壓縮格式，用于在應(yīng)用程序之間和計(jì)算機(jī)平臺(tái)之間交換文件。主要適用于黑白二值、灰度及彩色模式下的圖像存儲(chǔ)。2.11 聯(lián)合攝影專家組 Joint photographic Experts Group（JPEG）一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要的計(jì)算機(jī)平臺(tái)和Web瀏覽器。主要適用于灰度以及彩色模式下的圖像存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求 3.1 數(shù)字化對象的確定原則 應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進(jìn)行確認(rèn)，屬于歸檔范圍且具有永久和長期保存價(jià)值

21、、符合國家有關(guān)規(guī)定的紙質(zhì)檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范3.2 基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范3.3 過程管理加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，同時(shí)建立起完整、規(guī)范的數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)登記記錄。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范4.檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范4.1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備4.2 拆除裝訂4.3 區(qū)分掃描件和非掃描件4.4 頁面修整4.5 檔案整理登記4.6 裝訂紙質(zhì)檔

22、案數(shù)字化規(guī)范4.1 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備按照余姚市市級機(jī)關(guān)檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式的要求，規(guī)范檔案目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段類型和長度，并對錯(cuò)誤或不規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范4.2 拆除裝訂在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范4.3 區(qū)分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。掃描文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重復(fù)的文件，以及文件形成過程中所產(chǎn)生的最后稿本外的其他各種稿本、參考資料、文件處理單等要剔除。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范4.4 頁面修整破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)

23、先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范4.5 檔案整理登記制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范4.6 裝訂掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，案卷不漏頁、不掉頁，裝訂左邊和底邊整齊，不壓字，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范5.檔案掃描 5.1 掃描方式 5.2 掃描色彩模式 5.3 掃描分辨率 5.4 掃描登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范5.1 掃描方式5.1.1根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。大幅面檔案

24、可采用專用數(shù)碼平臺(tái)進(jìn)行掃描或者采用圖像拼接方式處理。同一頁面有兩個(gè)以上文件，需分別掃描。5.1.2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范5.2 掃描色彩模式5.2.1普通文件、檔案可采用黑白或灰度模式掃描。5.2.2需永久或長期保存、向市檔案館移交的檔案，一般應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范5.3 掃描分辨率5.3.1掃描分辨率一般建議選擇大于或等于150dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。5.3.2需要進(jìn)行OCR漢字識別、向市檔案館移交的檔案，掃描分辨率建議

25、選擇大于或等于300dpi。5.3.3圖紙類文件掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范5.4 掃描登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范6.圖像處理 6.1 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)6.2 糾偏6.3 去污6.4 圖像拼接6.1 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)6.1.1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。6.1.2發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。6.1.3發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致

26、時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。6.2 糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，圖像偏度不得大于3度。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。6.3 去污去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)。檔案數(shù)字化圖像的去污，應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌的原則。6.4 圖像拼接對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范7.圖像存儲(chǔ) 7.1 存儲(chǔ)格式7.2 圖像文件的命名 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范7.1 存儲(chǔ)格式7.1.1用于代替原件保存和需要移交至市檔案館的檔案，采用多頁TIFF格式存儲(chǔ)（如果做不了多頁，建議JPEG）。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮

27、模式的選擇，應(yīng)以保證畫面質(zhì)量無損的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則，建議選擇LZW壓縮模式。7.1.2用于提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為JPEG、CEB、PDF或其他格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范7.2 圖像文件的命名7.2.1命名原則每份檔案文件與其圖像文件通過檔號和圖像文件名的一致性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范7.2.2命名格式7.2.2.1 命名格式（一）對立卷改革之前的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，其圖像文件命名格式按照余姚市市級機(jī)關(guān)檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式規(guī)定執(zhí)行。存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)按全宗、目錄、案卷分級建文件夾存儲(chǔ)，其中的每一份

28、文件也需要單獨(dú)創(chuàng)建文件夾。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范文件夾命名：全宗號4位；目錄號3位；案卷號3位；頁號3位或7位（末份文件夾的命名為7位）。如有特殊情況需向余姚市檔局（館）協(xié)商處理。文件命名各組成部分名字長度為：全宗號4位；目錄號3位；案卷號3位；頁號3位；（不足以上位數(shù)的以“0”補(bǔ)齊。命名標(biāo)準(zhǔn)其組成格式簡單表述如下： 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范全宗號 目錄號 案卷號 頁號 4位 3位 3位 3位 0001-001-001-001紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范另注：末份文件夾內(nèi)文件命名部分名字長度為：全宗號4位；目錄號3位；案卷號3位；頁號7位（不足以上位數(shù)的以“0”補(bǔ)齊）。命名標(biāo)準(zhǔn)其組成格式簡單表述如下： 全宗號

29、目錄號 案卷號 頁號 4位 3位 3位 7位 0001-001-001-001-050紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范8.2.2.2 命名格式（二）立卷改革后形成的紙質(zhì)檔案的掃描，其圖像文件命名由全宗號、年度、保管期限、檔案室編件號等四部分組成，各字段間用“-”連接，即以xxxx-xxxx-xxxx-xxxx.tif(0001-2011-30年-0001.tif)表示，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)見下表： 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范字段名稱 字段類型 字段長度 字段值 全宗號 字符 4年度字符 4保管期限字符 410年、30年、永久件號字符 4紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范全宗號用四位代碼標(biāo)識，如“0002”表示2號全宗。年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注

30、公元紀(jì)年，如“2002”表示2002年。保管期限用“10年”、“30年”、“永久”標(biāo)識。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范檔案室編件號是歸檔文件的流水號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如“0002”表示第2個(gè)文件。對組織機(jī)構(gòu)或問題是指作為分類方案的組織機(jī)構(gòu)或問題名稱的規(guī)范化簡稱。一般單位沒有用到，需要的單位單獨(dú)向市檔案局商討、待定。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范8.目錄建庫 8.1 數(shù)據(jù)格式選擇 8.2檔案著錄8.3目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范9.數(shù)據(jù)掛接9.1匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過在線或離線方式加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目

31、錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的批量、快速掛接。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范9.2 交接登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范10.數(shù)據(jù)驗(yàn)收10.1 目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收以全宗的一個(gè)或多個(gè)目錄為單元，隨機(jī)抽查5%的數(shù)據(jù)，對條目數(shù)量及其著錄項(xiàng)目內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行逐條檢查。其中，檔號的合格率要求達(dá)到100%，其他項(xiàng)目抽檢合格率要求達(dá)到95%以上（含95%）。合格率抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)100%紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范10.2圖像數(shù)據(jù)驗(yàn)收以多個(gè)目錄為單位，隨機(jī)抽查5%的條目數(shù)

32、據(jù)相對應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)，對圖像數(shù)量及其圖像內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。圖像應(yīng)符合本規(guī)范中所規(guī)定的分辨率、文件格式及色彩模式。圖像文件的命名必須與條目檔號相一致，一致率要100%；掃描圖像完整性要求100%正確，完整性包括不準(zhǔn)缺頁、漏頁。圖像的傾斜度、清晰度、整潔度等技術(shù)指標(biāo)，要求抽檢合格率達(dá)到95%以上（含95%）。合格率抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)100%。紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范11. 數(shù)據(jù)備份 11.1 備份范圍 11.2 備份方式 11.2.1在線備份 11.2.2離線備份 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 11.3 數(shù)據(jù)檢驗(yàn) 11.4 備份標(biāo)簽 11.5 備份登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范12 數(shù)字化成果管理12.1 可

33、選用在線和離線方式，配合相應(yīng)的軟件對數(shù)字化成果進(jìn)行管理。12.2 應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。12.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。小結(jié)1、紙質(zhì)檔案 用掃描儀數(shù)字化時(shí)，掃描類型建議采用“黑白”和“灰度”兩種方式，如果要保留紅頭文件和印章可以選用“彩色模式”，采用哪種模式的標(biāo)準(zhǔn)是以掃描出來的文件要清晰，不失真為準(zhǔn)，也要考慮載體的容量問題。 對于頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，可采用黑白方式進(jìn)行掃描；對于清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面為多色文字的檔案采用灰度方式。 需要注意的幾個(gè)問題： 掃描方式一定要根據(jù)不同檔案材質(zhì) 來選擇，不能一概而論。 選取有效范圍進(jìn)行掃描，去除多余的 白邊，以有效縮小圖像文件的容量。 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)糾偏 對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾編處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。去污 對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)掃描的圖像應(yīng)保存為TIFF或JPEG格式。其中掃描類型選擇“黑白