物業(yè)公司檔案管理制度

1、XXXX編號：XXXX-XZ-04版本：1.0生效日期：管控體系文件檔案管理制度發(fā)放編號： 風之大陸 版本修訂記錄序號修訂日期修訂內容修訂人版本備注檔案管理制度編 號：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：一級類目二級類目文件收集基本歸檔范責任部門保管期限類目 號類目 名稱類目 號類目名稱4法律事務法律事務，法規(guī)文件，法律合同文本，授權委托書，商標申請書、商標 事務代理合同、協(xié)議等永久3工 程 管 理1工程管理工程工程開發(fā)管理目標、規(guī)劃、計劃、通知、各種規(guī)章制度、要求協(xié)助 執(zhí)行的法律文書、主管部門審批文件、上級來文等工程管理部永久2工程工程招標公告，招標文件、資格預審投標書，中標通知書

2、、工程合同、合同 審批表、變更審批材料、會議紀要、預算追加審批、審計報告、竣工驗 收資料等工程管理部（復印件）、 綜合管理部（原件）永久3工 程 管 理2工程工程工程立項報告、批復、消防等建審意見、各類驗收報告等工程管理部永久竣工圖（建筑、結構、水電、消防、通風、燃氣等）工程管理部、 各工程永久與電信、聯(lián)通、移動、網(wǎng)通、燃氣、水、電的協(xié)議等工程管理部（復卬件）、 綜合管理部（原件）永久3二次裝修特殊裝修審批表、二次裝修過程記錄、商家圖紙等各工程存檔， 工程管理部 保存明細30年檔案管理制度編 號：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：一級類目二級類目文件收集基本歸檔范責任部門保管期限類

3、目 號類目 名稱類目 號類目名稱4工程 拓展 檔案1合同管理招標合同、招商意向書、招商合同等品質管理部 （復印件） 綜合管理部 （原件）永久5會 計 檔 案1會計憑證類原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證財務管理部永久2會計帳簿類總帳，明細帳，日記帳，永久會計帳簿類固定資產卡片重要的：30年，一般的：10 年3納稅申報表國地稅申報表永久4其他類銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料永久5發(fā)票類各種發(fā)票存根聯(lián)永久5會 計 檔 案6財務報告類月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附注及文字說明等財務管理部永久7審計類公司年度審計報告、驗資報告等材料永久6設 備 檔1

4、汽車一車一檔：行駛證復印件，保險單正本，登記證，維修記錄等綜合管理部30年2辦公設備電腦設備、復印機、打印機、服務器等，設備開箱文件材料（安裝指導 說明書、保修卡等）、發(fā)票復印件、維修、維護、保養(yǎng)記錄材料等30年10檔案管理制度編 號：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：一級類目二級類目文件收集基本歸檔范責任部門保管期限類目 號類目 名稱類目 號類目名稱案3工具設備、 備品備件設備開箱文件材料（安裝指導說明書，保修卡）、發(fā)票復印件、維修、 維護、保養(yǎng)記錄材料，集團開發(fā)部移交的設施設備、備品備件資料等工程管理部 各工程30年7特 殊 載 體 檔 案1照片公司重大活動照片綜合管理部永久公

5、司重大活動底片永久2刻盤公司重大光盤、軟盤永久3聲像磁帶永久錄像帶永久4實物公司權證、營業(yè)執(zhí)照正副本、稅務登記證正副本、組織機構代碼證正副 本、開戶許可證、公司準予變更登記通知書、企業(yè)登記表、準予設立登 記書、組織機構代碼證IC卡、印章信息代碼證IC卡等；集團營業(yè)執(zhí)照、 稅務登記證、組織機構代碼證、開戶許可證等復印件等永久5公司證書、榮譽證書、獎牌、錦旗等永久6培訓證書永久7其他類證書永久8公司出版的宣傳刊物，宣傳資料等永久8各 項 目1行政類公司制度、工程管理手冊、文件審批表，發(fā)文審批表，上級來文、政府 批準意見書、接待資料、物業(yè)管理委托合同（復印件）各工程重要的：永久一般的：30年2人事管

6、理員工人事檔案各工程永久11檔案管理制度編 號：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：備注：凡公司用印的協(xié)議、合同、及相關的招投標、審批等過程資料原件，公司各工程商戶的租賃合同，均需保存在綜合管理部，使用部門可保存復印件。一級類目二級類目文件收集基本歸檔范責任部門保管期限類目 號類目 名稱類目 號類目名稱3商務合同類商戶租賃合同（復印件）、P0S機協(xié)議、商盟協(xié)議、物業(yè)卡協(xié)議、房屋經 營管理協(xié)議、場地租賃協(xié)議等協(xié)議復印件（各工程根據(jù)本工程具體情況 整理，原件保存綜合管理部）工程保存復 印件,原件綜 合管理部永久4客戶檔案商戶營業(yè)執(zhí)照（復印件），稅務登記證（復印件），衛(wèi)生許可證（復印 件）

7、，裝修單位營業(yè)執(zhí)照（復印件），稅務登記證（復印件），環(huán)保建 審意見，環(huán)保合格意見，消防意見，消防合格，商戶撤場資料等各工程永久5專業(yè)外包單 位專業(yè)外包合同（復印件），月度評估報告等，外包合同相關資料原件保 留綜合管理部合同原件綜 合管理部，復 印件各工程合同：永久評估報告:30年7工程資料工程圖紙，工程移交文件，設備保養(yǎng)記錄，消防建審意見（復印件）等各工程永久工程各工程交付的竣工資料、工程建設合同等各工程保存 資料，工程管 理部保存明 細永久地產開發(fā)公司開發(fā)條線移交的資料永久特殊裝修審批表、裝修圖紙、二次裝修相關記錄等各工程30年12檔案管理制度編號版本生效日期XXXX-XZ-041.0目的維

8、護公司檔案資料的完整、系統(tǒng)、平安保密，防止因管理上的疏漏導致文件資料的遺失，給公 司造成不必要的損失。適用范圍適用于公司總部、各物業(yè)服務中心的檔案管理。術語和定義公司檔案：指公司各部門、各物業(yè)服務中心在經營和管理活動中形成的，能充分反映和記錄公 司各種活動全過程的，同時具有保存價值的各種載體形式的文件材料，各部門、各物業(yè)服務中 心業(yè)務檔案是公司檔案的有機組成局部。職責權限綜合管理部1）負責統(tǒng)籌規(guī)劃公司的檔案管理、檔案的業(yè)務建設和制度建設。2）監(jiān)督、指導、檢查各部門、各物業(yè)服務中心業(yè)務檔案管理工作。各部門、各物業(yè)服務中心1）負責對本部門、本物業(yè)服務中心在業(yè)務活動中形成的文件材料的收集、整理、歸檔

9、、編目、 保存及移交工作。管理規(guī)定檔案管理組織體系1. 1總部綜合管理部為公司檔案業(yè)務工作對口管理部門。公司各部門、各物業(yè)服務中心為本部門、本工程業(yè)務檔案的對口管理部門。.2檔案管理責任制：公司檔案管理實行：總部綜合管理部為對口管理部門和各部門、各物業(yè)服務中心負責人負責制。. 2.1綜合管理部負責人檔案管理職責：1）貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策，建立健全檔案管理各項規(guī)章制度。2）負責規(guī)劃、協(xié)調、組織、管理公司的全部檔案的業(yè)務建設工作，及時提出對檔案管理工作的 新要求，解決檔案工作中的具體困難和問題。3）負責指導、監(jiān)督、檢查各部門、各物業(yè)服務中心業(yè)務檔案工作，審查業(yè)務檔案材料組卷

10、是否 科學、完整、準確、系統(tǒng)，不斷提高公司檔案管理整體水平，使檔案管理適應現(xiàn)代化管理的 需要。檔案管理制度編號版本生效日期XXXX-XZ-041.04）對本部門業(yè)務檔案的系統(tǒng)、平安、完整負全責。5）抓好檔案信息的分析和加工整理工作，使檔案資源得到開發(fā)利用，為提高公司管理水平、增 加經濟效益提供服務。各部門、各物業(yè)服務中心負責人檔案管理職責：1）對本部門、本工程業(yè)務檔案的系統(tǒng)、平安、完整負全責。2）催促本部門、本工程人員做好本部門、本工程業(yè)務工作中形成和積累的文件材料的收集、整 理、歸檔、組卷、編目、移交工作。3）配合總部綜合管理部搞好公司檔案業(yè)務建設工作。綜合管理部職責：1）在綜合管理部負責人

11、的領導下，全面做好本公司各類檔案的業(yè)務建設和日常工作，定期匯報 全面工作。2）負責做好本公司文件材料的收集、保管、整理、編目、歸檔工作，并保證歸檔材料的完整、 齊全、準確、系統(tǒng)、平安。3）協(xié)助兼職檔案員做好業(yè)務檔案的分類、整理、裝訂、編目工作。4）協(xié)助本部門領導做好對公司各部門、各工程業(yè)務檔案進行指導、催促、檢查工作。5）負責對所管檔案的查閱、借閱、復印等管理，做到主動、熱情、迅速、準確。各部門、各物業(yè)服務中心兼職檔案員職責：1）認真執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，充分認識檔案管理的重要性，積極、細致地做好本部門、本項 目文件材料的收集、保管、整理、編目、歸檔、移交工作，并保證歸檔材料的完整、齊全、 準

12、確、系統(tǒng)、平安。2）業(yè)務上接受總部綜合管理部的指導，積極參加綜合管理部召集的業(yè)務活動，并交流本部門、 本工程業(yè)務檔案工作情況。3）對本部門、本工程業(yè)務活動中產生的有關公司重大活動的、各類合同、協(xié)議及相關的審批等 及公司領導認為應交總部綜合管理部存檔的重要文件材料，有責任收集齊全后定期向綜合管 理部辦理移交手續(xù)。5. 3檔案的收集及歸檔5. 3.1公司各部門、各工程在經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料、圖紙、報表、憑證（包 括光盤、磁帶、聲像、照片及底片、膠片、實物等各類載體形式）等原件，由各部門、各工程 按其業(yè)務歸檔范圍做好平時的收集、積累、保管、歸檔工作。任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸

13、 檔。5. 3.2歸檔的文件材料應按照其中自然形成規(guī)律和保持有機聯(lián)系的原那么，分門別類進行歸檔，要求歸 類做到合理、準確，查找迅速，方便利用。檔案管理制度編號版本生效日期XXXX-XZ-041.05. 3.3歸檔的文件材料要求齊全、完整、準確、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料應耐久保存。5. 3.4各部門、各物業(yè)服務中心業(yè)務文件材料在每月10日前應將上個月提供的文件材料內容標題填寫 平時歸檔文件目錄表，發(fā)電子郵件報綜合管理部備案，以供檔案的管理、利用、檢查。5. 3.5凡公司繕印發(fā)出的公文、合同、協(xié)議等（含定稿和打印的正件與附件、上級批復及請示、采購 過程中的記錄原件等），運營工程建審意見，政府各類批

14、復意見，公司所獲得的各類證書及榮譽 等（含以上內容的公司相關請示、上級審批函件等），一律由綜合管理部收集歸卷。使用部門可 保存隱去機密內容后的復印件。各部門、各物業(yè)服務中心在用印后填寫文書檔案移交、接收 清單，交綜合管理部歸檔。5. 3.6公司商戶租賃合同原件由綜合管理部歸檔，公司財務部門、商戶所在工程可保存復印件。工程 需注意合同內容的保密性，除商戶合同管理人員及物業(yè)服務中心負責人外，不得將合同中的商 務條款泄露給其他員工。5. 3.7 一項工作如有幾個部門共同參與辦理并在活動中形成的文件材料，那么由主辦部門收集歸卷。會 議文件由會議主辦部門收集歸卷。如為上級頒發(fā)的紅頭文件，需公司領導批閱和

15、閱知的應交綜 合管理部進行收文、傳閱后整理歸檔。5. 3.8對應交綜合管理部歸檔的屬于公司基本材料的檔案，如：公司營業(yè)執(zhí)照正副本，業(yè)務部門需要 綜合管理部歸檔的文件材料，各部門、各工程有責任配合做好文件材料的歸檔工作。5. 3.9綜合管理部對各部門、各工程業(yè)務檔案的平時歸檔工作負有業(yè)務指導、監(jiān)督責任。5. 4檔案的分類整理5. 4.1業(yè)務檔案分類整理原那么：最大限度地保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。5. 4.2檔案分類：1）文書檔案：按年度+主題分類。2）業(yè)務檔案：按業(yè)務職能分類。在分類中，按照文件內容中最基本的主題/職能來設置類別，按 文件的主要內容有規(guī)律地進行歸類，類目體系力求簡明

16、、合乎邏輯，并能如實反映部門、項 目業(yè)務中最主要活動。3）工程基建檔案：以單項工程為單位，按階段收集、整理，以保持一項工程形成文件材料的成 套性為原那么，使組成的案卷能反映全過程，圖樣與實物保持一致。4）設備檔案：按設備性質分類。設備開箱必須有部門負責人指派專人參加負責接收有關技術文 件，并將設備清單目錄報備綜合管理部。5）會計檔案：按獨立核算單位+年度+形成分類。6）特殊載體檔案：有照片、光盤、錄像帶，按載體形式分類。7）實物檔案：有獎牌、獎狀、證書、證照等，按形式分類。8）人事檔案：按國家有關規(guī)定分類。檔案管理制度編號版本生效日期XXXX-XZ-041.05. 4.3檔案立卷：將具有共同點

17、和聯(lián)系密切的文件組合成單個案卷，并對卷內文件進行有序排列，同 時必須注意保持報告與批復、問文與復文、正文與附件、正本與原稿及草案等之間不可別離的 聯(lián)系。1）初步立卷的時間要求：每年2月底前，各部門、各工程須將上一年收集歸檔的文件材料進行 初步分類、立卷完畢。2）在初步立卷的同時，要對每個案卷先草擬標題放在卷首，以便查找。案卷標題由三要素構成: 部門/工程+主題+名稱。要求文字簡練、確切、通順，準確反映案卷內容。3）初步立卷完畢后，綜合管理部對各部門/各工程業(yè)務檔案立卷內容、案卷標題進行檢查，看是 否科學、合理、系統(tǒng)、規(guī)范，并確定案卷的保管期限，必要時作進一步調整。4）立卷確定后，各部門、各工程

18、應將排列好的卷內文件按次序統(tǒng)一編上頁碼，電腦輸入卷內 目錄表放在卷首，填寫備考表放在卷末。5. 4.4案卷的裝訂：由綜合管理部組織對各部門、工程檔案案卷進行統(tǒng)一裝訂工作，然后一起完成對 案卷封面的正式填寫工作。5. 4.5案卷的排列、案卷目錄的編制、裝盒、貼標簽：由專職檔案員負責對案卷進行有序排列，編制 檔號，逐卷地電腦登記在案卷目錄上，并將案卷裝盒，貼檢索標簽。5. 4.6檔案的移交、接收：綜合管理部和各部門、各工程完成對檔案的接受、移交工作，雙方在案 卷目錄表上簽字，各執(zhí)一份保存。1）會計檔案不作移交，繼續(xù)由財務管理部管理和保管。2）人事檔案不作移交，繼續(xù)由綜合管理部管理和保管。3）工程檔

19、案不作移交，繼續(xù)由工程管理部管理和保管。5. 4.7每年中，綜合管理部匯總編制公司年度案卷目錄明細表，并做好案卷庫藏量的統(tǒng)計工作。檔案的保管期限劃定和鑒定、銷毀5.1公司檔案及業(yè)務部門檔案的保管期限依據(jù)國家有關法律、法規(guī)的規(guī)定及檔案的作用來確定，一 般視檔案重要程度可劃分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。5.2檔案的鑒定、銷毀：每年末各檔案管理部門（綜合管理部、工程管理部、財務管理部等）對檔 案進行清理和鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊填寫檔案銷毀清單并按組織權責手 冊報批后方可銷毀。檔案銷毀必須有兩人以上在場，銷毀前應認真校對。銷毀后在銷毀清單 中注明銷毀日期、銷毀人簽字

20、，以示負責和查考。檔案的保管、利用、統(tǒng)計5. 6.1公司及各部門、各工程業(yè)務檔案的保管必須放在專門的檔案柜，檔案的保管實行“誰保管、誰 負責”原那么，即：移交前，由各部門、各工程指定人員保管；移交后，由綜合管理部負責保管。5. 6.2綜合管理部定期對公司檔案管理情況進行檢查，每年不得少于兩次，每次檢查應做好記錄，發(fā)檔案管理制度編號版本生效日期XXXX-XZ-041.0現(xiàn)問題及時解決。5. 6.3圖紙折疊應按規(guī)范要求，如有文字材料，應放在圖樣材料上面。5. 6.4底圖檔案應包邊、平放，不得折疊。5. 6.5檔案管理人員應按規(guī)定填寫檔案收進和移出登記薄，準確編制檔案工作情況。5. 6.6綜合管理部

21、負責抓好公司檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為公司提供及時、有 效的服務。5. 6.7公司檔案的統(tǒng)計工作：由綜合管理部負責按年度對公司全部檔案進行匯總統(tǒng)計工作，填寫年 度案卷數(shù)統(tǒng)計表（附表六）。5.7檔案的借閱與復制5. 7.1本單位人員借閱檔案，需填寫檔案借閱單，按組織權責手冊報批后在公司查閱，不得私 自翻閱檔案。查閱后在借閱文書檔案登記表上簽字，辦理歸還手續(xù)方可離開。5. 7.2借閱人如需進行復制檔案的，需在檔案借閱單中注明一并報批。5. 7.3借閱、復制檔案時，應保護檔案，要保護檔案的完整、平安與保密，不得擅自涂改，不得轉借 他人，閱完及時歸還。借閱絕密、機密檔案，還負有保密的

22、責任，違者按有關規(guī)定處理。5. 7.4檔案借閱主要為公司內部提供利用，對外單位需借閱的，應持有單位介紹信并經公司總經理批 準后方能借閱，但不得將檔案帶離公司。8檔案的平安保密1檔案管理人員必須樹立高度的保密觀念，自覺遵守國家的保密法和保密制度，確保檔案的 完整和平安。公司檔案室所有檔案、重要資料任何人不準攜至家中及公共場所。8. 3嚴禁以 形式答復閱者的有關機密問題和主要資料內容。對借閱檔案者，進行保密宣傳，防止喪失和泄密。非檔案人員，不得進入檔案室，檔案人員離開檔案室要鎖好門窗。相關附件附件一：文件收集基本歸檔范圍及責任部門表（參考）相關記錄平時歸檔文件目錄清單文書檔案移交、接收清單卷內目錄

23、卷內目錄備考表檔案案卷目錄檔案管理制度編 號：XXXX-XZ-04版 本：1.0生效日期：7. 6年度案卷數(shù)匯總表7. 7檔案借閱單7.8借閱文書檔案登記表7.9公司檔案庫藏量統(tǒng)計表7. 10檔案銷毀清單檔案管理制度編 號：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：附件一:文件收集基本歸檔范圍及責任部門表（參考）一級類目二級類目文件收集基本歸檔范責任部門保管期限類目 號類目名稱類目號類目名稱1行 政 類1行政管理辦公室管理，文秘，保密工作，管理制度，大事記，工商年鑒，公司基 礎資料辦公室綠化，車輛管理，辦公用品，各類協(xié)議、合同、協(xié)會資料， 相關證書，接待資料，其他綜合性行政事務工作等綜合管理部公司基礎資料：永久合同、協(xié)議、與之相關的文件 及審批資料等：永久 其他重要的：30年其他一般的：10年2法律法規(guī)法律事務，法規(guī)文件，法律合同文本，授權委托書，各類經濟糾紛案件 材料等綜合管理部 各部門/工程永久1行 政 類3人事勞資、 教育人事管理，招聘，錄用，員工花名冊，培訓，調配，薪資管理，考核， 獎懲，評比先進，行政干部任免、聘用，出國政審