商務英語寫作的簡潔禮貌原則及寫作技巧

1、 商務英語寫作的簡潔禮貌原則及寫作技巧 (0)商務英語寫作的簡潔禮貌原則及寫作技巧：商務信函在國際商務中扮演著極其重要的角色。為了寫出成功的信函，在寫作時應嚴格遵守并且靈活運用7“C”原則。本文通過詳細的例證，闡釋了商務英語信函寫作中應該遵循的簡潔、禮貌原則，進一步探討和揭示了各自的寫作技巧。一、引言 隨著經(jīng)濟全球化，國際商務的發(fā)展日益蓬勃，商務書信的溝通在各種商務情景中扮演著極其重要的角色?！耙环夂玫纳虅招藕兄诖龠M和發(fā)展同客戶的關(guān)系，在促進達成新的業(yè)務方面起著積極的作用”(2003丹尼爾肯尼迪)。因此，在寫作時嚴格遵守并且靈活運用7“C”原則是必不可少的：Completeness(完整)

2、、Concreteness(具體)、Correctness(正確)、Conciseness(簡潔)、Clearness(明晰)、Courtesy(禮貌)和Conscientiousness(誠意)。這七個原則是商務信函寫作的最基本的指導原則，在這7“C”原則中，簡潔、禮貌原則又是極其重要的兩個原則。本文主要研究這兩個原則及探討寫作中所能運用的技巧。 二、簡潔、禮貌原則及寫作技巧 (一)簡潔原則及寫作技巧 商務信函的寫作重點應始終放在“效率”二字上，要做到簡潔。簡潔就是用最簡單的話語準確地表達自己的意思，語言精練，言簡意賅。一般不需要禮節(jié)性的寒暄，最好是開門見山、直入主題，讓對方很清楚地了解你想

3、說什么，輕易地領(lǐng)會你的意圖，從而快捷迅速地做出反應。 13W 的文章組織結(jié)構(gòu)。一封商務信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W 來表示，即：Why do you write the letter?(fg一部分)；WhatS the detailed reason?(第二部分)；What do you expect your reader to do?(第三部分)。 第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：W ill you please send me information about your dress m

4、aterial# l 23，especially as to its fabric content? I am replying to your letter of April 5 asking US to clear our M arch payment這樣的開頭直接提出要求和詢問，可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖，在讀信的時候可以把注意力集中在問題的重點上。 第二部分(whats the detailed reason?)：即敘述事實或者理由來支持信里的第一句。會顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實或者理由合并成最重要的一點或者兩點，在不影響清楚準確的基礎(chǔ)上越簡潔越好。如：We ar

5、e in urgent need 0f the ab0vP information as the exhibition is to be open next month簡明地向?qū)Ψ浇忉屃诵枰脑?，沒有一句多余的話。 第三部分(What do you expect your reader to do?)：結(jié)尾是提出要求或者提請注意。不要有任何多余的話，簡潔的表達更能突出重點，以便對方對你的來信及信中提到的內(nèi)容做出及時迅速的處理。如：Thank you in advance for your cooperation短短的一句話既表達了感謝，又暗示希望與對方合作的意愿。 2段落要一段一意。在商務英

6、語寫作中，我們要小心避免寫出“臃腫”段落的信函。寫作者應該想盡一切辦法給它們“瘦身。把較長的段落拆解成幾段。一般的劃分段落的原則是“一個段落只表達一個意思”(周邦友1997)。 3句子要避長就短。句子是寫作的基礎(chǔ)，清楚、簡潔的信函是以結(jié)構(gòu)合理、有說服力的句子為基礎(chǔ)的。寫信要求長話短說，在不影響意思表達清楚準確的前提下，句子越短越好。想要做到句子的簡潔，必須做到以下兩點： (1)用簡單句代替復合句。如果我們按照意思或者邏輯關(guān)系將它們拆分為一些簡單的單句，就能使閱讀變得更為簡單明了，使讀信人更容易理解和把握信函的要旨。如：Regardless of these seniority，all empl

7、oyees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company，scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff

8、Development office這是一個過長的從句，我們可以用項目符號將其改寫為簡單的句子：Regardless of this seniority，all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the tWO ways： by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company，scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning o

9、n January 24，orby taking approved c0rrespondence courses selected from a list available in the Staff Development offlee (2)使用簡潔的詞來代替冗長累贅的短語Wordy：He went to the fair for the purpose of finding a partnerConcise：He went to the fair to find a partner 4使用簡單高頻詞匯。寫作者在擬就一封商務信函時，要做到以下兩點： (1)用簡單常見的短單詞代替復雜生僻的詞

10、。寫作商務信函的目的是為了將信息準確有效地傳遞給對方，那些復雜生僻的浮華表達不僅使得信函的篇幅顯得冗長，而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩。如：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 1 5，SO we place this order of 100 sets如果此句中的endeavor用try來代替，approximately(大約)用about來代替，utilize用use來代替。這些替換詞較之被替換掉的單詞而言，更加常見，是大家都比較熟悉的，對于讀信人來說，更加易于理解。 (2)善于

11、運用縮略詞和縮略語。在商務信函中我們也可以適當?shù)剡\用縮略詞和縮略語以求精簡。一些在電視、報紙、新聞、雜志上頻繁出現(xiàn)的、大家都知道的縮略詞或者縮略語，我們不妨適當?shù)赜迷谏虅招藕?。這些縮略詞或者縮略語既能使自己的信函顯得短小精悍，又能使讀信人一目了然。如：表示時問的詞：am 或者pm；表示一些大型國際性組織的名稱或電器用品的詞如WT0 (WorldTrad 0rganization)，CD (Compact Disk)等；國際貿(mào)易術(shù)語就是一種縮略語，在商務信函中使用，簡單明了。如：FOB，CIF等。當然，我們不能只求簡潔而濫用縮略詞和縮略語，并不是所有的縮略詞和縮略語都為人們所熟知，所以，在商務

12、英語信函中恰當?shù)厥褂贸Ｒ姷暮腿藗兌际煜さ目s略詞和縮略語，可以使得信函更加簡潔明了。 (二)禮貌原則及寫作技巧 在商務英語寫作中，簡潔固然重要，但是，我們還需要注意到：要求簡潔并不是要使商務信函像電報一樣沒有一個多余的詞。禮貌是國際商務信函的又一重要原則。我們知道，信函的閱讀者是一些有生命的、有情感需求的人，他們希望自己的貿(mào)易合作伙伴是有文化素養(yǎng)的人。一封彬彬有禮的書信能使你在對方的心目中樹起一種正直、熱情、有良好文化素養(yǎng)和職業(yè)道德的形象，使之樂意與你合作。信函的書寫在語氣和態(tài)度上應體現(xiàn)出誠懇和禮貌，以示尊重對方。有時為了顯示禮貌與人情味，加上一些詞語和句子也屬于商務書信寫作的一種策略和技巧。禮

13、貌與簡潔并不是對立的，而是并存于信函的書寫中。問題是寫作者要把握好“禮貌”與“簡潔”之問的“度”。在寫作中，我們應注意以下幾個方面： 1避免使用有性別歧視的詞匯?，F(xiàn)代社會中，女性在商界所起的作用并不亞于男性，越來越多的女性，尤其是女權(quán)運動主義者對含有性別歧視的字眼很敏感。商務信件應尊重你的女性伙伴，盡量避免使用有性別歧視的詞語。如：chairman(應為chairperson)；在實際寫作中，可采用多種方法來避免性別歧視?？墒褂妹~的復數(shù)形式如：“Employees must decide for themselves”而不是“Emplyees must decide for himself”

14、；可用第二人稱代詞“you”代替有性別歧視的詞語如：“You must sell three cars every month”而不是“All salesmen must sell three cars every month”。 2避免使用否定和命令式的表達。有時使用否定的詞或短語常隱含對讀者的批評或責備，語氣顯得不禮貌，不利于商務溝通。商務郵件中應采用具有積極肯定的意義的詞語，盡量避免使用否定的表達。因為商務溝通的真正目的是為了提供信息或勸說對方采取有益的行動，解決問題。如：“You did not send US your LC by the end of the month”一句中的“

15、did not”就含有責備的語氣，暗示對方無能。如果這句改為：“Could you please send US your LC by the end of this month?”效果就好得的多。 3適當使用被動語態(tài)。有時，被動語態(tài)比主動語態(tài)顯得更有禮貌，因為它避免指責動作的執(zhí)行者。如可把句子You didnt enclose the price lists in your letter改成The price lists were not anclosed in your letter。 4避免使用帶有強迫語氣的詞語。商務信函中，要體現(xiàn)平等，不應出現(xiàn)任何凌駕于對方之上的強迫命令式言辭，否則會

16、失去商業(yè)良機。試比較You must visit our office next week和Please visit our office next Tuesday兩句，孰好孰壞一目了然。 5使用“Your attitude”。商務信件的撰寫中，要考慮讀者的態(tài)度。要時刻考慮對方的需求，應淡化“we”而強調(diào)“you”，要暫時忘掉自己，為對方著想。如：Your prompt process of this order will certainly help US to serve you better要勝過W e want you to process the order by the end of this month雖說商務信件中應使用“Your attitude”，但并非千篇一律，有時在指出對方的過失或答復對方抱怨信時，為了不惹怒、冒犯對方，盡量少用“Your attitude”，這樣也是為對方著想。 如把You did not send your payment on time