IT項(xiàng)目在采購(gòu)中降低項(xiàng)目成本(doc 7)

1、.：.；IT工程在采購(gòu)中降低工程本錢(qián) 摘要 工程管理是當(dāng)今一個(gè)倍受關(guān)注的領(lǐng)域，工程采購(gòu)管理又是其中一個(gè)重要的內(nèi)容方向，本文所討論的就是在工程的采購(gòu)管理中，從工程資金的合理運(yùn)用角度出發(fā)，降低采購(gòu)本錢(qián)、減少現(xiàn)金流出、提高工程資金運(yùn)用效率的幾條管理措施。 關(guān)鍵詞 工程采購(gòu)管理，本錢(qián)降低 工程管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)工程目的所采取的一系列管理活動(dòng)。1現(xiàn)代工程管理的知識(shí)體系被劃分為9個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，包括：工程綜合管理、工程范圍管理、工程時(shí)間管理、工程本錢(qián)管理、工程質(zhì)量管理、工程人力資源管理、工程溝通管理、工程風(fēng)險(xiǎn)管理以及工程采購(gòu)管理。本文所關(guān)注的是其中的工程采購(gòu)管理領(lǐng)域，并從工程資金的合理運(yùn)用角度出

2、發(fā)，討論在工程的采購(gòu)管理中應(yīng)該如何降低本錢(qián)、減少現(xiàn)金流出，并提高工程資金的運(yùn)用效率。 工程的執(zhí)行除了需求必備的人力資源之外，還必需具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)備、原資料、零件、效力和其它物質(zhì)資源，分開(kāi)了這些物質(zhì)資源，再高明的工程經(jīng)理也不能夠按要求完成工程的義務(wù)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和效力是經(jīng)過(guò)采購(gòu)活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外經(jīng)過(guò)采購(gòu)獲得工程所需求的產(chǎn)品或效力，就是所謂的工程的采購(gòu)管理。而這些資源的獲取又是需求破費(fèi)一定的工程資金的，如何合理而有效的運(yùn)用這些工程資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揚(yáng)其最大的成效？是在工程的采購(gòu)管理中所應(yīng)該關(guān)注的問(wèn)題之一。 梅瑞狄斯在中提到：“在采購(gòu)設(shè)備、原資料和分包效力的過(guò)程

3、中，我們必需清楚的界定出特定的需求，并且還要找到最低的價(jià)錢(qián)和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。在現(xiàn)實(shí)的工程采購(gòu)操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最字的目的是非常不容易的。但是，我們卻可以經(jīng)過(guò)對(duì)工程采購(gòu)管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來(lái)有效的降低采購(gòu)本錢(qián)，從而使工程資金到達(dá)最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡能夠多的資源，這是我們?cè)诠こ滩少?gòu)管理中所可以實(shí)現(xiàn)的本錢(qián)目的。以下，就將從本錢(qián)控制的角度來(lái)逐一論述在工程采購(gòu)管理中降低采購(gòu)本錢(qián)的一些措施。 1、制定采購(gòu)預(yù)算與估計(jì)本錢(qián) 制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種任務(wù)進(jìn)展稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是方案活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較規(guī)范的作用。

4、制定采購(gòu)預(yù)算是在詳細(xì)實(shí)施工程采購(gòu)行為之前對(duì)工程采購(gòu)本錢(qián)的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)工程資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)工程采購(gòu)資金進(jìn)展了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的運(yùn)用規(guī)范，以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金運(yùn)用進(jìn)展隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保工程資金的運(yùn)用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高工程資金的運(yùn)用效率，優(yōu)化工程采購(gòu)管理中資源的調(diào)配，查找資金運(yùn)用過(guò)程中的一些例外情況，有效的控制工程資金的流向和流量，從而到達(dá)控制工程采購(gòu)本錢(qián)的目的。 2、供應(yīng)商的選擇 供應(yīng)商是工程采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分，工程采購(gòu)時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)的原那么，給一切符合條件的承包商提供均等的時(shí)機(jī)，一方面表達(dá)市

5、場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)那么，另一方面也能對(duì)采購(gòu)本錢(qián)有所控制，提高工程實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問(wèn)題值得關(guān)注。 第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。 供應(yīng)商數(shù)量的選擇問(wèn)題，實(shí)踐上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問(wèn)題。從采購(gòu)方來(lái)說(shuō)，單一貨源添加了工程資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)展壓價(jià)，缺乏采購(gòu)本錢(qián)控制的力度。而從供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購(gòu)本錢(qián)。因此，在進(jìn)展供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要防止單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承當(dāng)?shù)墓?yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)錢(qián)和采購(gòu)本錢(qián)。這樣既能

6、保證采購(gòu)物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購(gòu)支出。普通來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商的數(shù)量以不超越34家為宜。 第二，選擇供應(yīng)商的方式。 選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)和直接簽署合同采購(gòu)，四種不同的采購(gòu)方式按其特點(diǎn)來(lái)說(shuō)分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)。我們以為，在工程采購(gòu)中采取公開(kāi)招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓低物資價(jià)錢(qián)，協(xié)助 采購(gòu)方以最低價(jià)錢(qián)獲得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合運(yùn)用，也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購(gòu)本錢(qián)。 3、采購(gòu)環(huán)境的利用 工程的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)戰(zhàn)略的制定、采購(gòu)方案的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏

7、觀環(huán)境是指能對(duì)工程組織怎樣及如何采購(gòu)產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的動(dòng)搖、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭(zhēng)罷工等各種要素。而微觀環(huán)境那么是指工程組織的內(nèi)部環(huán)境，包括工程組織在采購(gòu)中能夠采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購(gòu)的過(guò)程和程序。在符合微觀環(huán)境原那么的前提下，一個(gè)好的工程采購(gòu)戰(zhàn)略該當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為工程整體帶來(lái)利益。 充分利用采購(gòu)環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟習(xí)市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)工程所需求的貨物及效力的多方面市場(chǎng)信息。比如，結(jié)合所采購(gòu)貨物或效力的種類(lèi)、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)錢(qián)的要求等，了解熟習(xí)國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)的價(jià)

8、錢(qián)及供求信息，所購(gòu)物品的供求來(lái)源、外匯市場(chǎng)情況、國(guó)際貿(mào)易支付方法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國(guó)內(nèi)、國(guó)際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求工程組織建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機(jī)制，以到達(dá)有效利用采購(gòu)環(huán)境的目的，良好的市場(chǎng)信息機(jī)制包括： 建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便在需求時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或效力的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。 建立同一類(lèi)貨物的價(jià)錢(qián)目錄，以便采購(gòu)者能進(jìn)展比較和選擇，充分利用競(jìng)爭(zhēng)的方法來(lái)獲得價(jià)錢(qián)上的利益。 對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)展分析和研討，作出市場(chǎng)變化的預(yù)測(cè)，使采購(gòu)者在制定采購(gòu)方案、決議如何發(fā)包及采取何種采購(gòu)方式時(shí)，能有可靠而有效的根據(jù)作為參考。 只需建立了良好的市場(chǎng)信

9、息機(jī)制，才干在工程采購(gòu)中做到“知己知彼，并對(duì)采購(gòu)環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購(gòu)者能處于供需雙方的有力位置，獲得價(jià)錢(qián)上的優(yōu)勢(shì)，不僅獲得高質(zhì)量的貨物或效力，也能獲得本錢(qián)上的利益。否那么，假設(shè)缺乏了對(duì)相關(guān)信息的熟習(xí)，會(huì)呵斥采購(gòu)任務(wù)的延誤，采購(gòu)預(yù)算的超支，失去本錢(qián)控制的優(yōu)勢(shì)。因此，在工程采購(gòu)管理中充分利用采購(gòu)環(huán)境，建立良好的市場(chǎng)信息機(jī)制，同樣是有效降低采購(gòu)本錢(qián)的途徑之一。 4、供應(yīng)商的管理 基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)本錢(qián)的理念出發(fā)，我們以為，在工程的采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理的思想，也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入工程采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣既可經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的協(xié)作來(lái)獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(zhǎng)

10、短和購(gòu)買(mǎi)批量上獲得采購(gòu)價(jià)錢(qián)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低工程采購(gòu)中的本錢(qián)有很大的益處。有以下兩點(diǎn)值得留意： 第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略同伴關(guān)系。 對(duì)于采購(gòu)方來(lái)說(shuō)，一旦確定了可以長(zhǎng)期協(xié)作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略同伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的原那么，建立一種雙贏的協(xié)作關(guān)系，使采購(gòu)方在長(zhǎng)期的協(xié)作中獲得貨源上的保證和本錢(qián)上的優(yōu)勢(shì)，也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶(hù)，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略同伴關(guān)系確實(shí)立，能給采購(gòu)方帶來(lái)長(zhǎng)期而有效的本錢(qián)控制利益。 第二，供應(yīng)商行為的績(jī)效管理。 在與供應(yīng)商的協(xié)作過(guò)程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)展績(jī)效管理，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在協(xié)作過(guò)程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商

11、績(jī)效管理的信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)展評(píng)級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效目的等等，并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)協(xié)作：增大或減少供應(yīng)份額、延伸或縮短協(xié)作時(shí)間等，對(duì)供應(yīng)商以鼓勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商繼續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效的降低工程采購(gòu)總本錢(qián)。 5、全流程本錢(qián)概念，控制總本錢(qián) 在討論工程采購(gòu)管理中降低本錢(qián)的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該確立采購(gòu)全流程本錢(qián)的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)工程采購(gòu)流程中的本錢(qián)降低，是對(duì)總本錢(qián)的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或效力的價(jià)錢(qián)。獲得了低價(jià)的采購(gòu)物品固然是本錢(qián)的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的效力、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無(wú)疑是獲得了本錢(qián)上的利益。同時(shí)，降低采購(gòu)本錢(qián)不僅指降低采購(gòu)工程本身的本錢(qián)，還要思索相關(guān)方面的利益，本錢(qián)就像在U形管中的水銀，緊縮這邊的本錢(qián)，那邊的本錢(qián)就添加。單獨(dú)降