會展策劃方案

1、.：.；會展謀劃方案第一部分會展預(yù)備階段的文案第一節(jié)會展預(yù)備階段的文案簡介一、 會展預(yù)備階段的文案的概念：會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、搜集信息、進展展覽工程立項謀劃不斷到會展正式開幕前的預(yù)先預(yù)備階段涉及到的一切文本文案。二、 會展預(yù)備階段的文案種類：普通來說，會展預(yù)備階段的文案包括展會立項謀劃書、展會工程立項可行性研討報告、參展闡明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度方案、觀眾約請函、參展合同、展出任務(wù)方案、展會費用預(yù)算表、展會宣傳推行方案、廣告文案等。第二節(jié) 會展預(yù)備階段的文案寫作一、的寫作一的概念：所謂展會立項謀劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉行的展覽會的有關(guān)事宜進

2、展初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的根本框架，提出方案舉行的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會稱號和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展方案、宣傳推行和招商方案、展會進度方案現(xiàn)場管理方案、相關(guān)活動方案等。是為謀劃舉行一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、戰(zhàn)略和方法，它是對以上各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。二 展會立項謀劃書的內(nèi)容構(gòu)造：普通地，主要包括以下內(nèi)容：1、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉行地市場的分析等。2、提出展會的根本框架：包括展會的稱號和舉行地點、辦展機構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻

3、率、展會規(guī)模和展會定位等。3、 展會價錢及初步預(yù)算方案。4、 展會任務(wù)人員分工方案。5、 展會招展方案6、 展會招商方案。7、 展會宣傳推行方案。8、 展會籌備進度方案。9、 展會效力商安排方案。10、 展會開幕和現(xiàn)場管理方案。11、 展會期間舉行的相關(guān)活動方案。12、 展會結(jié)算方案。三 展會立項謀劃書的寫作要求：1 展會稱號展覽會的稱號普通包括三個方面的內(nèi)容：根本部分、限定部分和行業(yè)標識。如“第93屆中國出口商品買賣會，假設(shè)按上述三個內(nèi)容對號入座，那么根本部分是“買賣會，限定部分是“中國和“第93屆，行業(yè)標識是“出口商品。下面分別對這三個內(nèi)容作一些闡明： 根本部分：用來闡明展覽會的性質(zhì)和特征

4、，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、買賣會和“節(jié)等。 限定部分：用來闡明展會舉行的時間、地點和展會的性質(zhì)。展會舉行時間的表示方法有三種：一是用“屆來表示。二是用“年來表示，三是用“季來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達方法里，用“屆來去示最常見，它強調(diào)展會舉行的延續(xù)性。那些剛舉行的展會普通用“年來表示。展會舉行的地點在展會的稱號里也要有所表達，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連。展會稱號里表達展會性質(zhì)的詞主要有“國際、“世界、“全國、“地域等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際闡明本展會是一個國際展。 行業(yè)標識：用來闡明展覽題材和展品范圍。

5、如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝闡明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標識通常是一個產(chǎn)業(yè)的稱號，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。2、展會地點謀劃選擇展會的舉行地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉行，二是展會在哪個展館舉行。謀劃選擇展會在什么地方舉行，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉行。謀劃選擇展會在哪個展館舉行，就是要選擇展會舉行的詳細地點。詳細選擇在哪個展館舉行展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在詳細選擇展館時，還要綜合思索運用該展館的本錢的大小如何、展期安排能否符合本人的要求以及展館本身的設(shè)備和效力如何等要素。3、辦展機構(gòu)辦展機構(gòu)是指擔任展會的組織、謀

6、劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉行展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構(gòu)普通有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。主辦單位：擁有展會并對展會承當主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的一切權(quán)。承辦單位：直接擔任展會的謀劃、組織、操作與管理，并對展會承當主要財務(wù)責任的辦展單位。協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位擔任展會的謀劃、組織、操作與管理，部分地承當展會的招展、招商和宣傳推行任務(wù)的辦展單位。支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會謀劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推行等任務(wù)起支持作用的辦展單位。4

7、、辦展時間辦展時間是指展會方案在什么時候舉行。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉行展的詳細開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。展覽時間的長短沒有一個一致的規(guī)范，要視不同的展會詳細而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會的展期長達幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期普通是3-5天為宜。5、展品范圍展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機構(gòu)的優(yōu)優(yōu)勢和其他多種要素來確定。根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會和“買賣會的展品范圍就很廣，如“廣交會的展品范圍就超越10萬種，幾乎是無所

8、不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只需汽車產(chǎn)業(yè)一個。6、辦展頻率辦展頻率是指展會是一年舉行幾次還是幾年舉行一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實踐情況看，一年舉行一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80，一年舉行兩次和兩年舉行一次的展會也不少，不定期舉行的展會曾經(jīng)是越來越少了。辦展頻率確實定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有艱苦影響。產(chǎn)品的投入期和生長期是企業(yè)參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。7、 展會規(guī)模展會規(guī)模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展

9、單位的數(shù)量是多少，三是觀賞展會的觀眾有多少。在謀劃舉行一個展會時，對這三個方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分思索產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會遭到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。8、展會定位通俗地講，展會定位就是要明晰地通知參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么和“有什么，詳細地說，展會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)本身的資源條件和市場競爭情況，經(jīng)過建立和開展展會的差別化競爭優(yōu)勢，使本人舉行的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中構(gòu)成一個鮮明而獨特的印象的過程。展會定位要明確展會的目的參展商和觀眾、辦展目的、展會的主題等。9展會價錢和展會初步預(yù)算展會價錢就是為展會的展位出租制定一個適宜的價錢。展會展位的價錢往往包括室

10、內(nèi)展場的價錢和室外展場的價錢，室內(nèi)展場的價錢又分為空地價錢和規(guī)范層位的價錢。在制定展會的價錢時，普通遵照“優(yōu)地優(yōu)價的原那么，即那些便于展現(xiàn)和觀眾流量大的展位的價錢往往要高一些。展會初步預(yù)算是對舉行展會所需求的各種費用和舉行展會預(yù)期以獲得的收入進展的初步預(yù)算。在謀劃舉行展會時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個適宜的價錢，這樣對吸引目的參展商參與展會非常重要。10、人員分工、招展招商和宣傳推行方案人員分工方案、招展方案、招商和宣傳推行方案是展會的詳細實施方案，這四個方案在詳細實施時會相互影響。人員分工方案是對展會任務(wù)人員的任務(wù)進展統(tǒng)籌安排。招展方案主要是為招徠企業(yè)參展而制定的各種戰(zhàn)略、措施和方法。招商

11、方案主要是為招徠觀眾觀賞展會而制定的各種戰(zhàn)略、措施和方法。宣傳推行方案那么是為建立展會品牌和樹立展會籠統(tǒng)，并同時為展會的招展和招商效力的。11、展會進度方案、現(xiàn)場管理方案和相關(guān)活動方案展會進度方案是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推行和展位劃分等任務(wù)進展的統(tǒng)籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些任務(wù)，直到展會勝利舉行。展會進度方案安排得好，展會籌備的各項預(yù)備任務(wù)就能有條不紊地進展。現(xiàn)場管理方案是展會開幕后對展會現(xiàn)場進展有效管理的各種方案安排，它普通包括展會開幕方案、展會展場管理方案、觀眾登記方案和撤展方案等?，F(xiàn)場管理方案安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會次序良好。展會相關(guān)活

12、動方案是對預(yù)備在展會期間同期舉行的各種相關(guān)活動作出的方案安排。與展會同期舉行的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種扮演等，它們是展會的有益補充。二、的寫作一的概念完成了，并不意味著該立項的展會就可以舉行了。工程立項只是對舉行什么題材的展會和如何舉行該展會提出了一個初步的意見，制定了一套初步的方案，至于該展會能否真的可以舉行和該方案能否真的可行，還需求對該展會工程及方案進展可行性分析?？尚行苑治龅慕Y(jié)論及其他必需思索的要素，才是決議最后能否可以舉行該展會的最終根據(jù)。就是在對展會立項進展可行性分析的根底上完成的研討報告。展會立項可行性分析是展會工程立項謀劃的繼續(xù)。展會工程立項謀劃主要是在掌握各

13、種信息的根底上，初步提出方案舉行的展會“是什么樣的；展會立項可行性分析那么是在仔細研討各種信息的根底上，深化分析舉行展會立項謀劃提出的“那樣的展會能否可行，為最后能否舉行該展會提供科學的決策根據(jù)。假設(shè)展會立項謀劃經(jīng)過可行性分析，證明方案舉行展會的市場條件具備，工程具有生命力，各種執(zhí)行方案謀劃合理，工程在經(jīng)濟上可行，風險較小且有一定的社會效益，就可以經(jīng)過該展會立項謀劃，決策舉行該展會了。二的內(nèi)容構(gòu)造要對展會立項是可行還是不可行作出系統(tǒng)的評價和闡明，并為最終完善該展會工程立項謀劃的各詳細執(zhí)行方案提供改良根據(jù)和建議。因此，主要包括以下幾項內(nèi)容：1、 市場環(huán)境分析1宏觀市場環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境

14、、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。2微觀市場環(huán)境：包括辦展機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目的客戶、競爭者、營銷中介、效力商、社會公眾等。3市場環(huán)境評價：SWOT分析法，即內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部優(yōu)勢、外部時機、外部要挾分析。2、 展會工程生命力分析1工程開展空間：即分析舉行該展會所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間、政策空間等能否具備。2工程競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構(gòu)的品牌影響力、參展商和觀眾的構(gòu)成、展會價錢、展會效力等。3 辦展機構(gòu)優(yōu)優(yōu)勢分析3、展會執(zhí)行方案分析1對方案舉行的展會的根本框架進展評價，詳細包括：(1)展會稱號和展會的展品范圍、展會定位之間能否有沖突。(2)辦展時間、辦展頻率能否符合展

15、品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。(3)展會的舉行地點能否適宜舉行該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。(4)在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉行如此規(guī)模和定位的展會。(5)展會的辦展機構(gòu)在方案的辦展時間內(nèi)能否舉行如此規(guī)模和定位的展會。(6)辦展機構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)能否熟習。(7)展會定位與展會規(guī)模之間能否有沖突。2招展招商和宣傳推行方案評價1 招展方案評價2 招商方案評價3 宣傳推行方案評價3、 展會工程財務(wù)分析1 價錢定位2 本錢預(yù)測舉行一個展會的本錢費用普通包括：1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產(chǎn)生的各種費用。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調(diào)費、層位特裝費、規(guī)范層位搭建費、展館地毯及鋪設(shè)地毯的

16、費用、展位搭裝加班費等。2)展會宣傳推行費。包括廣告宣傳費、展會資料設(shè)計和印刷費、資料郵寄費、新聞發(fā)布會的費用等。3)招展和招商的費用。4)相關(guān)括動的費用。包括技術(shù)交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現(xiàn)場布置、禮品、請展會暫時任務(wù)人員的費用等。5)辦公費用和人員費用。6稅收7其他不可預(yù)測的費用3 收入預(yù)測舉行一個展會的收入普通包括：1 展位費收入2 門票收入3 廣告和企業(yè)資助收入4 其他相關(guān)收入4 盈虧平衡分析5 現(xiàn)金流量分析1 凈現(xiàn)值分析2 凈現(xiàn)值率分析3 獲利指數(shù)4 內(nèi)部收益率5、風險預(yù)測1 市場風險2 運營風險3 財務(wù)風險4 協(xié)作風險6、存在的問題包括經(jīng)過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展

17、會工程立項存在的各種問題、研討人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的能夠?qū)φ箷a(chǎn)生影響的其他問題等。7、改良建議針對上述問題，提出對展會工程立項謀劃的改良建議，指出要勝利舉行該展會應(yīng)該努力的方向等。8、努力的方向根據(jù)展會的辦展目的和辦展目的，在上述分析的根底上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需求具備的其他條件和需求努力的方向。三的寫作要求是辦展機構(gòu)進展決策能否要舉行該展會的重要根據(jù)，因此，的寫作必需做到資料真實充分，分析客觀科學，判別準確有理。1、市場環(huán)境分析市場環(huán)境分析是展會立項可行性分析的第一步，它是根據(jù)展會立項謀劃提出的展會舉行方案，在曾經(jīng)掌握的各種信息的根底上，進一步分析和論證舉行展會的各種市

18、場條件能否具備，能否有舉行該展會所需求的各種政策根底和社會根底。市場環(huán)境分析不僅要研討各種現(xiàn)有的市場條件，還要對其未來的變化和開展趨勢作出預(yù)測使立項可行性分析得出的結(jié)論更加科學合理。市場環(huán)境分析是從方案舉行的展會工程的外部要素出發(fā)來分析舉行該展會的條件能否具備；展會工程生命力分析那么是從方案舉行的展會工程的本身出發(fā)，分析該展會能否有開展出路。分析展會工程的生命力，不是只分析展會舉行一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析假設(shè)本展會舉行超越五屆以上，本展會能否還有開展出路的問題。2、展會工程生命力分析市場環(huán)境分析是從方案舉行的展會工程的外部要素出發(fā)來分析舉行該展會的條件能否具備

19、；展會工程生命力分析那么是從方案舉行的展會工程的本身出發(fā)，分析該展會能否有開展出路。分析展會工程的生命力，不是只分析展會舉行一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析假設(shè)本展會舉行超越五屆以上，本展會能否還有開展出路的問題。3、展會執(zhí)行方案分析展會執(zhí)行方案分析是從方案舉行的展會工程的本身出發(fā)，分析該展會工程立項方案預(yù)備實施的各種執(zhí)行方案能否完備，能否能保證該展會方案目的的實現(xiàn)。展會執(zhí)行方案分析的對象是該展會的各種執(zhí)行方案，分析的重點是各種執(zhí)行方案能否合理、能否完備和能否可行。需求強調(diào)的一點是，對展會根本框架進展評價，重點不是分析構(gòu)成展會根本框架的某一個要素的謀劃安排能否合理和可

20、行，而是從總體上分析展會根本框架能否合理和可行。由于，雖然對構(gòu)成展會根本框架的每一個要素的謀劃安排能夠是合理和可行的，但由這些要素所構(gòu)成的展會根本框架從總體上看卻能夠是不合理和不可行的。所以，要防止這種“個體合理，群體沖突景象的出現(xiàn)，對展會根本框架進展評價就非常重要。4、展會工程財務(wù)分析展會工程財務(wù)分析是從辦展機構(gòu)財務(wù)的角度出發(fā)，分析測算舉行該展會的費用支出和收益。展會工程財務(wù)分析的主要目的是分析方案舉行的展會能否經(jīng)濟可行，并為即將舉行的展會指定資金運用規(guī)劃。5、風險預(yù)測從展會立項可行性分析的角度看，風險就是辦展機構(gòu)在舉行展會的過程中，由于一些難以預(yù)料和無法控制的要素的作用，使辦展機構(gòu)舉行展會

21、的方案和舉行展會的實踐收益與預(yù)期發(fā)生背叛，從而使辦展機構(gòu)舉行展會的方案落空；或者是即使展會如期舉行，但辦展機構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟損失的能夠性。6、存在的問題包括經(jīng)過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會工程立項存在的各種問題、研討人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的能夠?qū)φ箷a(chǎn)生影響的其他問題等。7、改良建議針對上述問題，提出對展會工程立項謀劃的改良建議，指出要勝利舉行該展會應(yīng)該努力的方向等。8、努力的方向根據(jù)展會的辦展目的和辦展目的，在上述分析的根底上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需求具備的其他條件和需求努力的方向。三、的寫作一的概念辦展機構(gòu)在確定了展會的有關(guān)日期安排，指定了展會承建商、展會運輸代理和展會旅游代

22、理以后，就可以著手編制展會的了。是辦展機構(gòu)將展會籌備、開幕以及參展商參與展會時應(yīng)注竟的其他問題匯編成冊，以方便參展商進展參展預(yù)備的一種小冊子。編制參展商手冊是展會籌備過程中的一項根底性的任務(wù)。二包含的主要內(nèi)容及寫作要求從某種意義上講，參展闡明書是協(xié)助 參展商進展參展籌備的綱領(lǐng)性文件，也是辦展機構(gòu)對展會布展、展覽和撤展等各環(huán)節(jié)進展有效管理的指點性文件，參展商手冊所包含的內(nèi)容涉及到舉行展會的各個環(huán)節(jié)。普通來說，參展闡明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容：(1)前言。主要是對參展商參與本展會表示歡迎，闡明本手冊編制的原那么和目的，提示參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。前言普通

23、都很簡短，言簡意賅。(2)展覽場地根本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時，要留意標明展館各種效力設(shè)備所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時，要留意標明展館在該城市的詳細位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通道路、各指定接待酒店在該城市的詳細位置等；對于該展覽場地的根本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準確地列出地面承重、館內(nèi)通風條件、貨運電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)情況等。對展覽場地根本情況的引見對于協(xié)助 參展商準確地找到展館和本人的展位，進而進展展位搭裝和布展有著

24、很好的指引作用。3)展會根本信息。包括展會的稱號、舉行地點、展覽時間、辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時間，要詳細列明展會的布展時間、開幕時間、對專業(yè)觀眾和普通群眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，對以上時間盡量準確到小時；對于辦展機構(gòu)，要詳細列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要詳細列明各辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細、聯(lián)絡(luò)、和聯(lián)絡(luò)人，假設(shè)有網(wǎng)址和EMAlL也最好能公布，以便參展商在需求的時候方便聯(lián)絡(luò)各有關(guān)單位。(4)展會規(guī)那么。就是展會要求參展商和觀眾等參與展會時所必需

25、遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會有關(guān)證件運用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品貯藏的規(guī)定、現(xiàn)場運用水電的本卷須知、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)維護規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的本卷須知等。展會規(guī)那么是一切與會人員必需遵守的一些制度，對展會現(xiàn)場管理和維護現(xiàn)場次序非常重要5展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些根本要求和闡明，主要包括規(guī)范展位闡明和空地展位搭裝闡明等。由于一切的規(guī)范展位的根本構(gòu)造和配置都是一樣的，所以“規(guī)范展位闡明主要是對展位的規(guī)范配置作出闡明，列明參展商運用規(guī)范展位的本卷須知，提出假設(shè)參展商需求添加非規(guī)范配置以外的其他配置的處置方法等?！翱盏卣刮淮钛b闡明主要

26、是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如運用資料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防平安的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指點參展商順利、平安地搭裝展位和布展有較大協(xié)助 。(6)展品運輸指南。是對參展商將展品等物品運到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和闡明，主要包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南等。不論是海外還是國內(nèi)運輸指南，都要對展品等的運輸方式和運輸線路、各種貨品的交運和文件提交的期限、貨運文件的預(yù)備和交付、收費規(guī)范、包裝、海關(guān)報關(guān)、回程運輸、可供選擇的自選效力等作出詳細闡明。展品運輸指南對協(xié)助 參展商及時安排展品等物品的運輸有較大的作用。(7)會展旅游信息。是對處理參展商及觀眾等參與展會期間的交通

27、、吃、住、行等需求和展會前后的旅游需求等作出的一些闡明。會展旅游信息要詳細地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價錢、地址、聯(lián)絡(luò)和以及聯(lián)絡(luò)人、與展館的間隔 等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證方法、會展期間及前后可供選擇的商務(wù)調(diào)查和觀光休閑旅游的線路和安排等。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活效力的。(8)相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需求運用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家效力表、聘請暫時效力人員懇求表、額外任務(wù)證和約請卡懇求表、研討會和技術(shù)交流會懇求表、刊登會刊廣告懇求表等。參展闡明書編制勝利以后，可以印刷成冊，在展會開幕前適當?shù)?/p>

28、時間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，假設(shè)展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本。三的作用主要是為方便和指引叁展商順利進展籌展、布展、展覽和撤展等效力的，它不僅對參展商進展參展籌備有著非常重要的指引作用，也對辦展機構(gòu)對展會的布展、展覽和撤展等各壞節(jié)進展有效的現(xiàn)場管理有很大的協(xié)助 和影響：1、參展闡明書對參展商的指引作用。參展商手冊分別對展覽場地、展會根本情況、展會規(guī)那么、層位搭裝、展品運輸和會展旅游等作出詳細的闡明，參展商在得到參展闡明書以后，就可以按照該闡明書的指引對叁展的各項預(yù)備任務(wù)進展籌備，如安排展品的運輸、預(yù)備展位的搭裝資料和設(shè)計等；在展會布

29、展現(xiàn)場，參展商將按該闡明書的有關(guān)要求進展展位搭裝和布展，防止布展期間的盲目和違規(guī)；在展覽期間，參展商可以按該闡明書的要求布置展品演示；在撤展期間，參展商可以按照該闡明書的指引有條不紊地撤展；展會終了后，參展商還可以按照該闡明書的指引選擇適宜本人需求的會展旅游。在參展闡明書的指引下，參展商可以更有效地預(yù)備和完成參與展會各任務(wù)環(huán)節(jié)的各項事務(wù)。2、參展闡明書對展會現(xiàn)場管理的作用。參展闡明書對展會在籌展、布展、展覽和撤展期間的各項規(guī)定，不僅有利于指點各參展商按規(guī)定辦事，也有利于辦展機構(gòu)按該手冊的規(guī)定監(jiān)視展會現(xiàn)場的各種事宜，并按手冊的規(guī)定為參展商提供各種效力。參展商手冊是辦展機構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和

30、撤展等環(huán)節(jié)進展現(xiàn)場管理的重要根據(jù)之一，它為展會各階段制定了大家必需遵守的行為規(guī)范，有利于辦展機構(gòu)按此規(guī)范對展會各環(huán)節(jié)的現(xiàn)場進展管理。3、參展闡明書對觀眾的作用。除了對參展商的指引和對展會現(xiàn)場管理的作用外，參展闡明書對展會觀眾也能起一定的作用。比如，手冊對展館平面圖、館內(nèi)效力設(shè)備分布圖、交通道路、指定接待酒店和展會開放時間的闡明，就對觀眾觀賞展會有較大的協(xié)助 。觀眾在展館交通道路圖的指引下可以更方便地到達展館，在館內(nèi)效力設(shè)備分布圖的指引下可以找到本人需求的效力提供點，可以享用展會指定接待酒店的優(yōu)惠價錢待遇在展會開放時間闡明的指引下可以合理地安排本人的觀賞時間等等。普通來說，展會的觀眾有很大一部分

31、是各參展商本人約請來的，參展商普通都會將上述信息通知其約請的觀眾，這樣，參展闡明書對觀眾所起的作用將更大。四、編制的根本原那么從參展闡明書所起的作用我們可以看出，參展闡明書是展會籌備過程中的一個重要文件。要讓參展闡明書在展會籌備過程中真實地起到上述作用，在編制參展商手冊時，我們必需做到：第一、適用。參展闡明書所包含的內(nèi)容必需是對參展商進展籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用，或者是對辦展機構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進展管理有較大協(xié)助 ，或者對參展商約請其老客戶來展會觀賞有輔助作用，否那么，該內(nèi)容就不能進入?yún)⒄股淌謨?。第二、簡約明了。參展闡明書對各方面內(nèi)容的闡明和表達應(yīng)該簡約，文字

32、不要太多，篇幅不要太長，能闡明問題就行；參展闡明書對各方面內(nèi)容的闡明和表達必需準確、詳細，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產(chǎn)生歧義否那么，在展會籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)的詳細執(zhí)行中就會引起爭議，既不利于參展商展出，也不利于辦展機構(gòu)對展會現(xiàn)場進展管理。第三、詳細全面。對于參展闡明書提到的各項內(nèi)容要盡量詳細，如對布展和撤展加班時間的規(guī)定可以詳細到小時和分鐘，對各種表格的前往最后期限的規(guī)定詳細到某月某日等等，這樣更有利于展會詳細操作和管理；對于參展闡明書提到的各項內(nèi)容要做到?jīng)]有脫漏，如對展覽場地根本情況的闡明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重才干、對消防的本卷須知等要一一列

33、明，不能脫漏，否那么，現(xiàn)場操作就會出現(xiàn)問題，比如，假設(shè)沒有提到展館入口的高度和寬度，就有能夠會使一些較大較長的物品進不了展館。第四、美觀。參展闡明書的排版和制造要美觀大方，印刷講究，盡量不要出現(xiàn)錯別字和其他印刷錯誤；參展闡明書的制造和用紙與展會的檔次和辦展機構(gòu)的品牌與聲譽相符，不能讓人產(chǎn)生不好的聯(lián)想。第五、專業(yè)。參展闡明書的遣詞造句要符合行業(yè)習慣和規(guī)范，要運用行業(yè)熟習的言語，所涉及的術(shù)語要規(guī)范，不能想當然地運用一些行業(yè)比較陌生的詞語；內(nèi)容編排要符合參展商籌展的籌備程序，不能讓他們翻來覆去地尋覓本人需求了解的內(nèi)容。第六、國際化。假設(shè)展會是國際性的展會，或者展會有向國際化方向開展的計劃，那么，參展

34、闡明書的內(nèi)容編排和制造也要盡量做到符合國際參展商的需求，如除要有中文的文本外還要有外文的文本。外文文本的參展闡明書，其翻譯一定要準確，由于海外參展商就是根據(jù)該闡明書來籌備各項參展事宜的；假設(shè)翻譯不準確，將會給他們帶來極大的不便。展會流程展覽，展會，會展一、方案立項1、任務(wù)時段安排；包括可行性報告分析、實施的詳細方案、宣傳費用方案表。1包括可行性報告分析立項的條件；進展市場調(diào)查對行業(yè)而言工程的利潤增長點能否夠大地域性的思索。要結(jié)合本地的實踐特點，立項要符合當?shù)氐牡赜蛐?。時間性或者季節(jié)性的思索。工程內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風扇展之類的。同時時間上要思索防止國內(nèi)知名展會的沖突。2實施的詳

35、細方案3宣傳費用方案表A、廣告時間段的投入以4-6個月為例，普通的廣告投入時間段為：工程開場前兩個月為總宣傳費用的10%20%在專業(yè)媒體上投入；三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%40%主要在專業(yè)媒體上投入，少量在群眾媒體上投入；開展前一個月，為總宣傳費用的40%主要在群眾媒體上投入，以20%的群眾媒體，20%的專業(yè)媒體B、廣告投放的方式戶外廣告主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間雜志報紙媒體廣告主要是專業(yè)雜志媒體和群眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進展2、尋覓主辦單位。1主辦單位的條件：在當?shù)匾袡?quán)威性、知名度等2協(xié)作

36、方式：一種協(xié)作方式為對方單位為我們提供一些效力，費用方式為展會利潤的百分之幾；另一種方式為對方單位只是掛名方式，采用一次性付款。3、懇求各種批文4、場地聯(lián)絡(luò)以成都為例，四川省展覽館主要是進展群眾性的展會,主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會展中心主要進展專業(yè)性的展會.5、聯(lián)絡(luò)宣傳媒體1對象：專業(yè)媒體和群眾媒體2方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。6、制造約請函曾經(jīng)附7、建立客戶名錄經(jīng)過會刊搜集和雜志、網(wǎng)站等二、實施招展1、招展方式：主要是聯(lián)絡(luò)，其次可以郵寄信封、上門訪問、朋友引見等2、招展的步驟：1發(fā)布信息主要經(jīng)過、郵件等方式把工程約請函發(fā)給客戶名錄中的單位2跟蹤訪問找準擔任人A、在對方收

37、到約請函后進展第一次跟蹤訪問，這一次訪問會產(chǎn)生三種客戶：即時決議型、斷然回絕型、提出異議型分別以5%、10%、75%的比例分布；針對第一種客戶：問清客戶需求要求進一步促成購買愉快地答應(yīng)客戶的針對第二種客戶：了解客戶回絕的緣由為面談作好預(yù)備二次面談向客戶引薦下一屆展覽會要求客戶引見其它客戶堅持關(guān)系，待以后聯(lián)絡(luò)針對第三種客戶：問清客戶需求和異議進展第二次訪問消除顧客顧慮3、招展中用到的文書：工程約請函、展位確認書、參展商指南三、實施招商1在招展過程中，可以把回絕型客戶轉(zhuǎn)換成觀賞商2經(jīng)過媒體可以間接招來一些觀賞商3主要的招商任務(wù)還是在開展前12周，承辦單位組織招商任務(wù)，比如出差到二級市場進展專業(yè)觀眾

38、的組織；發(fā)短信息約請；打約請。4組辦單位為展會提供的任務(wù)四、相關(guān)活動展覽會的相關(guān)活動，是指研討會、技術(shù)交流等。舉行這些活動的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加效力，從而提高展覽會的籠統(tǒng)與檔次。五、展會現(xiàn)場1布展：參展商提早兩天進展布展任務(wù)。展臺的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運輸?shù)?開展：現(xiàn)場的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的效力等六、展會后的控制任務(wù)包括觀賞參展的意見反響等，后期了解任務(wù)出國參展簽證秘笈隨著中國經(jīng)濟的蓬勃開展，中國企業(yè)正逐漸加快走出國門邁向海外的步伐。但出于歷史和政治的緣由，中外之間的人員流動并不非常順暢，出境簽證這種本來不應(yīng)該出問題的技術(shù)環(huán)節(jié)，如今卻經(jīng)常成為打亂企業(yè)赴外參展

39、全盤部署的絆腳石。怎樣做才干減少簽證中不確定要素，保證企業(yè)的正常參展活動少受或不受干擾，本文將會同勵展國際銷售部的專業(yè)人士，一同為寬廣參展企業(yè)支招。保證簽證資料的真實有效一提到要和政府機構(gòu)打交道，國內(nèi)企業(yè)的反響能夠首先是有沒有竅門或者捷徑可走。對于生存在中國特有環(huán)境中的企業(yè)來說，有這樣的想法并不奇異。但在懇求赴外商務(wù)簽證時，這種想打擦邊球、鉆空子、圖省事的念頭就非常有害了。由于國外大型展會的主要舉行地普通是在歐美國家，他們的入境管理措施非常嚴密，均是預(yù)設(shè)懇求人有移民或滯留意圖，所以簽證官員會對懇求人所提供的資料進展非常詳細的核實與甄別，絕不會“走過場，只需發(fā)現(xiàn)有任何作假的痕跡，懇求人將會被拒之

40、門外。比如，國內(nèi)一家石材工具公司由老板親身帶隊去東歐某國參展，在遞送過程中只是由于秘書忘了讓參展人員簽名，而公司內(nèi)的一個老業(yè)務(wù)員自作主張的代簽，最終導致被簽證官認定為造假。即使后來該公司的人全部去了領(lǐng)事館，還是無法防止被拒簽，就連那位曾經(jīng)出國三十幾趟的老板本人也未能幸免。另有一家企業(yè)在懇求赴加拿大參與一個五金展時，只是由于隨附的宣傳資料上夸張了企業(yè)的消費規(guī)模，也同樣被拒簽?？梢?，對于出國參展企業(yè)的人員來說，仔細預(yù)備并照實的申報所被要求遞送的資料，才是勝利簽出的最大保證。細致合理的預(yù)備懇求資料在保證資料真實的前提下，資料預(yù)備的充分程度便成為影響簽證勝利與否的第二大要素，企業(yè)應(yīng)該挑選并預(yù)備提供那些具有證明力的有效文件，不要自動提供那些與出展目的無直接關(guān)聯(lián)、能夠呵斥誤解甚至費事的周邊資料。當然，假設(shè)是持因公護照組團出展，那事情就會簡單很多，由于簽證將由地方政府外辦或組團方一致送簽并領(lǐng)取。不過對多數(shù)企業(yè)來說，因私商務(wù)簽證才是他們最常用出展簽證方式，所以下面將著重引見為辦理因私商務(wù)簽證預(yù)備資料時，應(yīng)留意的事項。首先，要留意在提供信息上盡量堅持團隊與個人的一致性，比如，一切團員都在一個行業(yè)、隸屬于同一個協(xié)會、學會或組織機構(gòu)，大家都有固定任務(wù)和職業(yè)；然后要將出展的目的表述的簡單明了，不能模糊其辭，要保證出展目的能被簽證官接受并了解，不會出現(xiàn)認識上的誤區(qū)；第一次出國的人員能夠還會被要求